医疗设备档案的建立与利用探讨

李碧玉

摘要：建立医疗器械档案，并且不断地对它的内容进行补充和改进，以便做好医疗器械的管理，最大限度地发挥档案数据作用。目前，尽管各大医院已建立了基本的医疗器械档案，但还有很多缺陷，医疗器械档案功能不能得到最大程度地发挥，基于此要对这一问题引起重视，本文主要内容探讨医疗设备档案的建立与利用。

关键词：医疗设备;档案;建立;利用

【中图分类号】 R197.3 【文献标识码】 A      【文章编号】2107-2306（2022）09--01

引言：医院在进行医疗设备采购、使用、维修以及管理的过程中均会产生大量的档案资料，对这些资料进行开发和利用可以助推医院管理工作的发展。建立医疗设备档案，持续补充完善其内容并对其中的数据资料进行合理利用，是做好医疗设备管理工作的基础条件。

一、医疗设备档案的分类

依据医院的日常工作和医疗器械的使用情况，医疗器械的归档分为三大类：一是商业文件，也就是在购买医疗器械时，所產生的文件、包含采购申请，审批文件，招标文件，商检证明，合同等。对批准的医疗器械，医院应设置医疗器械的归类编号。尤其要注意的是订单契约，包括设备型号，价值，厂家，销售公司，保修期限，培训要求，联系人等。商业文件的主要用途是为解决争议提供法律基础。二是技术文件，也就是与医疗器械的验收有关的信息，包含设备操作手册，备用零部件，设备验收报告，工厂提供的培训报告，和预先维修计划。这些文件主要是作为医疗器械的维护与维护的基础。三是档案的利用与保存，包括日常使用数据，计量报告，日常维护数据和工厂的出勤维修报告。这些文件主要是为了对医疗器械进行动态的管理，能帮助维修人员迅速掌握设备的使用状况，然后，锁定了设备的故障位置。改善维修的效能。还可以作为培训和研究的材料，协助新来的工程师积累经验，提升他们的技术水准[1]。

二、医疗设备档案管理的意义

医院的医疗器械档案是在设备采购和使用期间形成的，做好医疗器械的档案管理，是开发和使用档案资料的先决条件。其重要作用有：首先，对医疗器械的归档管理，可以为采购医疗器材提供一定的参考。就目前的技术而言，互联网和物联网的普及，让大部分的医疗设备在引进、使用、报废过程中都能做到“留痕”。

所以，在购买新的设备时，可以根据以前收集到的文献，增加设备采购的科学性和合理性，既可以满足医院的实际需要，这样既能避免资源浪费，也能避免成本过高。其次，可以最大限度地发挥医疗器械的作用。近年来，由于我国人民的卫生观念不断提高，同时，医院的业务也有了明显的增加，随着医疗器械的频繁使用，出现故障的概率也在不断增加，在使用的时候，难免会发生一些意外的问题，对设备的安全造成了威胁，严重者，会对病人的身体造成伤害。而医疗设备的存档，可以为设备的维修、维护提供依据，推动医疗器械的使用价值。比如，从医疗器械的维护情况来看，对经常发生故障的设备进行预防性维护，与故障后的维护相比，可以节约很多费用。此外，以往的维护经验也能为以后的维护工作提供有益的借鉴，减少维护周期。再次，医疗器械的档案管理能够为医院的经营提供有效地保障。《医疗器械监督管理条例》于2014年发布，新增加了医疗器械不良事件监控系统和产品召回系统。搞好医疗器械的档案管理，能够及时了解医疗器械的最新行情，可以根据现有的医疗器械资源，掌握有关技术的发展趋势，为医疗器械的引进和应用提供更好的服务。

三、医疗设备档案的建立与利用策略

（一）完善医疗设备档案管理内容，充分利用档案资源

3.1 商务档案

商业文件包含采购申请，审批文件，可行性论证报告，招标文件，供应商资质，商检证明，订货合同，海关申报书和发票的副本。档案管理员从医疗器械的批准，开始在因特网管理平台上建立文件，按照医疗器械的类别建立档案编号，文件号与医疗器械代码相符，为档案查询做好准备。其中，采购申请、审批文件、档案管理人员将可行性论证报告扫描、上传;招标文件，供应商资质，商检证明，订货合同，海关报关单和发票，经经销公司批准后，在网上上传。文件管理人员的审查。订购合约不但要上载扫描件，设备型号，价值，付款方式，培训要求，附加条件，联系人，重要的资料，如联系方式，为负责支付资金和工程人员的验收，维护设备的存档资料。商业文件是医疗器械的基本资料，在发生争议时，也是合法的，信息要齐全，数据要精确。

3.2 技术档案

医疗器械技术文件是有关设备到达和验收的有关信息，主要内容是设备验收时的设备使用说明书等相关资料，备用部件和初始测试部件，设备验收报告，培训记录，预修计划，由设备制造商提供。本公司将操作手册、培训记录、预维护方案扫描并上传至系统管理平台，验收报告提交给工程人员上传。建立技术档案的电子化文档，为工程师维护和维护设备提供基础，相比于阅读纸质，它更容易和快速。还有，这些文件都是建立在网络管理平台上的，维护期间，工程师可以通过智能手机登录网站查看操作手册，线路图，避免因借阅纸质文件而引起的损坏和遗失，有助于保存文件的完整性。

3.3 使用、维护档案

根据国外的数据，大约10%的不符合标准的器械会造成严重的损伤，33%会导致伤害，他可能造成轻度或潜在的损伤。医疗器械的质量和安全问题日益受到人们的关注，创建和维护档案特别是要时刻注意医疗器械的使用情况。使用和保养记录包含日常使用数据，日常维修记录，工厂派工维修工单，计量报告（不是必需的）。设备科的档案工作人员将日常的使用情况通过 H IS系统进行整理，并将其录入到网络管理平台中，为医疗器械的使用效益分析提供资料。每日维护记录，记录使用部门环境清洁，温湿度，使用前后电源，水路照明及其他附属设备的运行状况;常规的维修记录是指工程师为设备提供的电力供应是否满足要求，金属接头零件有无锈蚀、松动、易损零件的使用情况如何？记录连接线，气路和管道的老化和替换;定期维护记录是指医疗器械的故障修理，对零件的替换进行记录;工厂现场维护的档案;强制检验装置的检验周期、检验状态等，均通过网络管理平台由各使用部门和工程师进行[2]。

（二）健全医院医疗设备档案管理制度、强化管理意识

医院医疗器械的档案管理工作，主要是记录、整理和维护、建立和使用档案的关键步骤，它包括了从医院临床科室申请设备到设备寿命的全部过程，这是一件浩大而又繁复的工作，为了保证工作的顺利进行，要有一个健全的管理机制，这就需要医院的设备、使用部门、销售公司等多个部门的配合。医院医疗器械档案管理制度应当与医疗器械采购管理制度、维护管理、使用管理、报废管理三个环节形成联动，在醫院的运作水平上，进一步完善了医院的管理体制。基于体制结构，同时，也明确了医疗器械的文件管理程序，并组织各部门的员工定期参加培训，确保行政工作的规范化。尤其要注意的是：在信息时代，医院要健全医疗器械档案的数字化管理制度，加强档案管理工作。比如，要清楚地界定装备文件的存档范围。以采购医疗器械为切入点，可以分为采购前、采购中、运行和后期报废环节，每一步牵涉的文件都是不一样的，其中：购买之前的申购表，调研报告等;招标文件，合同，合格证，提货单，发票等;操作部分包括维修记录、故障检修单等;报废环节包括报废申请、技术鉴定书等[3]。

（三）完善网络建设、构建多渠道信息化管理体系

目前，国内许多医院已引进了医疗器械档案的信息化管理方法，一方面是技术上的成熟，另一方面，由于医院业务的增长，医学仪器的存档数量也越来越多，传统的经营方式在效率与品质上已显示出明显的不足，所以，为了提高工作效率，必须引进信息化管理。而医疗器械档案的形成，并不限于医院内部，也包括分销商和制造商，所以，要利用网络建设覆盖内外网的医疗器械管理平台，建立以医疗器械为基础的多通道管理模式。首先，构建一个覆盖所有科室和营销公司的网络管理平台，授权销售公司将医疗器械业务文件的数据上传到系统的管理平台，提高医院档案收集和整理工作的工作效率。同时，维修人员还可以随时通过智能终端将文件数据上传至系统的管理平台。其次，建立大规模的医疗器械网络。大型的医疗器械工作站能够与 HIS的内联网络相连接，档案工作者可以从 HIS中直接提取文件资料，保证了数据的完整性和准确性。

四、结束语

总之，在医院的发展过程中，医疗器械档案的建立与使用，对医院医疗服务工作和管理工作的提升均具有积极促进作用，因此，医院应积极运用现代科技，建立科学的档案管理制度，充分利用医疗器械档案的作用，为医院的经营提供有效地保障。

参考文献：

[1] 钟张庆. 医疗设备档案的建立与利用探究[J]. 办公室业务， 2021（3）：2.

[2] 王晓瑜. 医院医疗设备档案管理与使用的探讨[J].  2021（2018-14）：139-139.

[3] 黄玉增. 医院医疗设备档案特点，内容及管理研究[J].  2021（2018-2）：67-68.