论信息技术提升高中档案管理质量

贾凡娥

关键词：信息技术;高中;档案管理;质量;策略

引言

随着人们全面进入信息化时代，信息技术悄然改变了人们的日常生活和工作方式，信息技术在教育领域中的运用也产生了许多优秀的成果。当前我国学校负责人逐渐意识到了管理工作对教学工作的开展具有重要意义。在此背景下，优化高中学校的档案管理工作，利用先进的科学技术来提高管理工作效率十分重要。

1在高中档案管理工作中使用信息技术的必要性

高中学校的档案自学校建校就一直积累，这些资料中涵盖了学校任职老师详细的工作情况和每一位就读学生的学习资料。这些资料具有宝贵的教学研究价值。但是随着资料数量的增多传统的纸质档案管理方式程序较多，管理质量不高。目前部分学校已经想到借助先进的信息技术来优化档案管理工作。信息技术在档案管理工作中的运用能够有效提高管理效率。传统管理模式下，我们通常采取纸质档案，这种档案管理起来较为复杂并且容易丢失。随着资料数量的不断增加，管理人员的工作压力也在不断增加，这就导致失误率大大提高。利用先进的信息技术能够帮助管理人员制定电子档案，利用科学技术识别和记录相关数据，能够快速进行档案分类，进而大大提高档案管理工作的质量和效率，此外这种管理方式还能够缓解管理人员的工作压力[2]。

在传统的管理模式下，管理人员具有较大的工作压力，同时这种模式下完成的管理工作效率和质量都不高。在传统的管理模式下，档案记录和档案分类等工作都需要工作人员完成。大量的数据和资料会导致档案管理人员在记录相关数据的过程中出现失误，进而档案资料的可信度不高。此外，纸质档案极易丢失并且具有不可复制性。先进的信息档案能够有效地解决传统档案资料存在的缺陷。同时利用先进的信息化管理能够有效提高档案管理工作效率，同时信息化档案具有可加密性，此外还可以进行备份保存。最后通过建立信息化档案，档案管理人员只需要通过搜索功能就能够快速调取档案，这些档案资料能够为学校的决策和改革工作提供指導。

2利用信息技术提升高中档案管理质量的策略建议

2.1改变管理理念，重视档案管理工作

如今依旧有小部分高中学校没有意识到档案管理工作对学校发展起到的重要价值，因此这些学校没有积极推进档案管理工作改革，档案管理工作依旧存在较为严重的缺陷。由此可知，推进档案管理工作改革首先需要进行观念上的改变。只有转变学校管理人员对档案管理工作的看法，让他们切实地感受到档案管理工作的重要性，才能够让学校领导积极培养和引进相关人才，进而顺利完成改革工作。此外，学校管理人员需要转变传统的管理观念，虚心学习和接受先进的管理理念。当前，信息化管理是时代发展的必然趋势，学校档案管理人员应当积极接纳和学习这一先进的管理方法，以此提高档案管理工作在学校决策和发展中所发挥的价值[2]。

2.2档案管理人员专业素养的提升，投入更多资金

随着现代科研的不断进行，我国信息技术水平得到了发展。在现代社会，我们需要大量的技术人才来支持各行各业的健康发展。随着信息化档案管理模式的提出和建设，对高中学校档案管理人员的信息技能提出了更高要求。现代档案管理模式下，档案管理人员不仅要学会核对、整理档案资料，还要熟练操作相关信息设备。如今我国大多高中学校已经建立起了完善的信息档案管理平台，档案管理人员需要熟练操作这一平台，将平台上自动生成的各类资料进行格式的转化以及电子归类，进而提高信息管理工作的规范化程度。由此可知，只有保证参与档案管理工作的工作人员具备相关的信息技能和管理技能，才能够保证信息化档案管理工作顺利高效地完成。此外，信息化设备建设也十分重要。

2.3档案管理重心转移，档案资料格式统一化

在高中学校档案管理工作的过程中，我们需要做到“快、广、准、精”。深入探究信息化档案管理工作，将档案管理工作的重心从简单地保存转移到传递信息和信息深加工的层次十分重要。计算机技术能够帮助档案管理人员简化档案管理流程。计算机档案能够帮助管理人员在不进入档案资料库的前提下实现档案查阅工作，这种查阅方式无须不断打开资料库，就有效降低了档案库资料丢失的风险，提高档案安全性。利用计算机管理是符合档案数据一体化的要求的，该技术的有效运用能够大大提高管理效率。在计算机档案管理模式下，相关管理人员需要承担起档案审查工作，保障档案具有连续性和准确性。此外，利用计算机设备能够统一档案字体，使打印下来的电子档案美观程度更高[3]。

结语

从上面的论述当中可以看到，利用信息技术进行档案管理工作，能够快速提高档案管理工作效率，帮助档案管理人员更加简便快捷地查阅相关档案。因此，信息技术在高中学校的档案管理工作中的实际运用，能够提高相关资料在学校决策工作中所发挥的价值。为了进一步提高高中学校档案管理工作水平，不仅需要积极引进先进的人才，还要加强信息化设备的建设。

参考文献

[1]吕文举.大数据信息技术在档案管理中的运用[J].中外企业家，2019（31）：99.

[2]郭淼.信息技术支持下的高校学生档案管理模式研究[J].戏剧之家，2019（32）：224-226.

[3]吴耀玲.高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].黑龙江史志，2020（09）：94-95.