行政事业单位政府采购工作风险探析及内部控制建设

张大超

摘 要：行政事业单位采购工作的开展与单位各项职能是否能正常运行拥有密切的联系，与群众的公共利益也有着密切的关系。采购工作是保证各类工作得以顺利开展的前提，在经济、社会等各方面全球化的大背景之下，我国借助政府采购可以实现对经济现状的调控，这也说明了行政事业单位采购工作如果开展不好是存在一定风险的。因此，如何做好行政事业单位的采购工作，形成良性的采购循环机制，实现内部建设的有利控评是亟待解决的重要问题。

关键词：政府采购;采购工作;内部控制

财政部对于行政事业单位内部的采购活动与管理工作的开展给予了高度重视，并将其视为能够提高资金使用效益、提升我国政府公信力的一种金融监督行为。但在实际的行政事业单位的采购工作中，内控与审计工作的开展并未得到太大的重视。一方面，缺乏相应的内部控制标准，行政事业单位所进行的采购活动“各行其道”，在市场、采购需求、单位财政状况等综合因素的影响下，导致行政事业单位面临着“次次采购次次不同”的尴尬局面，这令内部控制建设工作的开展效果不佳，另一方面，相关人员虽认为管理工作的开展非常必要，但却受到了许多不可控因素的阻碍：采购人员经常变动，导致采购需求与供给关系发生变化;采购制度不合理，不规范采购、非必要性采购等问题依旧存在。目前，部分管理方案明显不适合当前的行政事业单位采购工作，但通用性强、规范合理的采购形式也有待挖掘。

一、形成采购风险的主要原因

（一）采购内容多样化致使采购行为不规范

就我国行政事业单位采购工作的开展现状而言，许多单位都根据自身的实际情况制定了规范的采购标准，以明确采购主体的目的，伴随着各单位工作范围的拓展与变动，内部控制体制也在一同被改变。这种具有差异性的内部调控令各部门产生了完全不同的采购需求，但行政事业单位的采购工作多是由主管部门全权负责，还有一部分是由资产管理部门承担这部分工作内容，各单位并没有针对自己的采购需求设立独立、规范的采购部门。从行政事业单位的采购流程来看，执行与规划上的矛盾问题相对突出，导致采购行为不规范：行政事业单位本提出采购要求的同时，并不会对采购内容、采购时间、采购进度及支付等关键性要素进行统筹考虑，导致采购的有效性受到了严重影响。部分行政事业单位虽然给出了采购方案，但仅适用于部分采购阶段。采购内容的多样化加大了开展资产管理工作的困难程度，也导致了采购行为不规范的事件频频发生。

（二）未完善采购制度致使采购管理存在隐患

伴随着采购管理控制政策的不断推行，各单位都想仅以招标的形式达到规范采购流程的目的。但由于监管、采购环节的不规范，造成了采购管理控制工作趋于形式化。并且，各单位的采购还会受到不可抗力因素的影响，这之中不仅包括价格的浮动、物品的质量还包括售后的服务都存在着不同程度的不確定性，这阻碍着采购工作的顺利进行。

（三）采购预算的延迟加大了采购风险

行政事业单位对于采购设备的供货期有着严格的要求，但是采购流程从申请到批示都有着复杂的审批流程，需要较长的时间，这导致采购需求与实际到货时间不匹配。行政事业单位的采购工作是作为财政支出的一项重要范畴，必须与以往的采购计划进行对比，并且行政事业单位的内部结构复杂且管理权限分散，这就造成采购多种设备时依旧有着严格的时效性要求，且单位并不能在短时间内就对明确采购设备的参数信息，这必然会造成采购预算与实际采购情况存在出入的现象。

二、内部控制建设现状

（一）采购预算体制不完善

伴随着国家经济建设不断发展，政府采购已经成为了调控经济宏观现状的有效手段，政府行政事业单位采购管理机制的不完善增加了自身的采购风险。并且，行政事业单位进行采购工作时，工作人员往往将工作重心放在预算总结的执行上，各单位的预算编制又存在着粗放现象，并不能反映出单位真实的采购需求，致使财政资金效益比效率低。有的工作人员在制定采购计划时并未对单位需求与市场环境进行真实调研，不贴合实际的采购计划势必会受到价格虚高的不良引导。部分单位并未按照实际制定采购预算体系的相关条例，这造成了采购预算体制不完善的现状，当单位拥有实际采购需求时又要临时制定采购编制，这导致了采购资金分配的数额小且分散，不能形成规模效益就会形成采购价格高的现状。

（二）采购流程的监管不严谨

许多单位都设置了相应的采购监管流程，但由于监管流程不严谨，对单位采购工作的顺利开展也造成了不良的影响。部分单位为了满足单位的采购需求会采取招标的形式选取供货商，但由于只是在招标过程严格把关，招标前后的工作和标准并没有纳入采购考核的监管之中，当进行物资验收时就很容易出现许多意料之外的情况。部分行政事业单位对于采购工作依旧缺乏重视，将采购工作简单的定义为“在市场上购买相关物资”的工作，仅仅要求采购人员完成采购任务，给出相关材料，但并不会对采购过程与采购方法进行严格管理，导致采购工作的有效性受到严重影响。这样“只重结果不重过程”的采购理念放大了采购盲区，行政事业单位难以深入到采购管理的各个环节当中，大部分采购活动由采购人员独立完成，但采购的质量却并不能得到保障。采购之前要求，采购过程忽视，采购结果偏离，出现问题之后追责，这样的采购方法极为落后，行政事业单位很难解决内部采购过程中存在的漏洞问题。

三、行政事业单位政府采购工作风险探析及内部控制建设的有效策略

（一）梳理采购流程，创立完善的采购环节

采购流程不完善、采购过程脱节是影响采购活动的整体质量的重要因素：部分行政事业单位虽然在工作中给出了详细具体的采购方案，但大多数采购活动都是针对行政事业单位的日常工作需求开展，即耗材的采购、办公设备的采购、办公用品的采购等。这样的采购活动以碎片化、零散化为特点，行政事业单位虽然想规范采购活动，但采购流程相对复杂，且大部分采购以“碎片式”的形式出现。小额采购与零散采购的出现增大了行政事业单位的采购管理压力，使得采购活动中出现了更多的盲区问题。要全面消除行政事业单位的采购风险，加强内部控制建设，行政事业单位必须建立完善的采购流程，优化采购环节，保障采购工作的高质量。

完善合理的采购环节能大大提高单位采购工作的效率，也是组成单位内部控制建设的重要部分。梳理采购流程不仅能掌握之前采购方案中的不足之处，还能总结出有效的经验，这是创立完善合规的采购环节必经之路。完善采购环节的流程实际上实现了采购实践方案的有效输出，这为满足单位的实际采购需求奠定了坚实的基础。想要掌握单位的采购风险来源，就必须对行政事业单位的内部体制与特征拥有详尽的了解，才能更好地将采购方案与内部建设的核心内容达成互相制衡的工作体系，是进一步加强单位采购管理工作有效性的基准。而后，针对预算、资产、收支等方面制定有针对性的管理内容，保證账面的收支情况一清二楚。这为下一步实施与部署工作提供了有力支持，并且也可以将其他行政事务的采购工作与之进行结合，促进行政事业单位采购管理工作的进步。制定采购方案管理方案时，一定要将单位实际的工作内容考虑到其中，实现对采购管理方案的灵活应用，发挥其在单位中的工作效能，达到维护公众利益、促进单位工作质量再提升的目的。

（二）提高采购人员的职能素养

行政事业单位所发起的采购工作主要由采购人员来完成，在行政事业单位所发起的采购活动中，采购风险不仅受到采购资金、采购要求的影响，更受到行政事业单位采购人员素质的直接影响。要完善采购工作，必须建立高素质、高效率、执行力强的采购管理单位，保障采购工作的高效性。一方面，加深对于市场与采购需求的了解，控制成本的同时降低采购风险;另一方面，提高采购人员的综合素养，建立了解市场、能够精准完成采购任务、具备一定财务管理能力的人才梯队，以综合发展为基本条件，提高行政事业单位采购人员的相关素质，减少采购工作中存在的盲区问题。

许多行政单位不重视采购工作前期的准备工作，这间接影响了采购工作的顺利进行。单位应当提高对采购人员技能素养的培训，通过组建一支拥有专业性知识、拥有丰富实操经验的采购团队，保证合理的采购资金的支出，促进采购工作质量的提升。这就需要政府对工作人员进行各方面的评估与考察，保证工作人员能在自己的工作岗位上充分发挥自身作用。采购工作对人才的要求较高，不仅需要采购人员具备敏锐的市场感官力与相关法律知识，还要对国际情形的发展走势拥有全面地了解，能根据采购市场现状，大致预测出未来的市场环境。单位可邀请相关领域的专家为采购人员进行不定期的培训，帮助采购人员充实自我，促进其专业能力的进步和提升，令其在自己的工作岗位上最大程度地发挥个人价值。

（三）加强对采购预算工作的管理

采购工作从来都不是一项“临时起意”的工作，采购活动必须对行政事业单位的未来工作活动、整体财务开支负责，严格管理采购内容，控制采购开支，才能保障采购工作的科学性。部分行政事业单位所发起的采购活动带有极为明显的临时性、突发性特点，不懂得“未雨绸缪”，更不会在发起采购活动之前对采购工作进行规划，导致采购工作的有效性受到严重影响。在新时期下，必须重视采购环节的预算管理工作，根据市场价格、行政事业单位财务支出能力、采购要求等关键性因素制定可行的采购方案，在保障科学采购的同时实现“节流采购”的目标，控制采购开支。

采购计划是保证采购方案顺利开展的基础，在制定采购计划之前，行政事业单位应当针对采购需求给出合理的采购预算，保证财务的有效管理。这就需要采购人员将采购需求与单位的特殊因素考虑到其中，根据市场环境做出正确的预判方向，通过与各部门协调、敲定采购计划，制定最终的采购方案。在这个过程中，采购人员一定要将预算细化到采购内容之中，落实到部门采购需求之中，保证每一个与采购计划相关的工作人员都切实参与到采购管理工作的参与之中，以此达到强化各工作人员工作责任意识的目的，确保对采购预算的正确预判，保证采购预算的合理性与精确性。在确定采购预算的过程中，各个部门必须积极参与，避免采购人员的“独断专行”：采购人员根据行政事业单位的采购需求提出采购计划，并提出资金申请，对采购项目、相关项目的历史价格进行登记，保障采购工作的公开透明;财务部门负责对采购人员给出的采购方案、所采购的相关物品进行核查，保障财务开支与采购项目一一对应，保障采购工作的高效性。已经确定的采购预算方案要交由上级领导审阅，在批复之后才能实施。

（四）严格落实岗位职责，进一步提升工作内容的有效性

清晰的业务办理流程，是将内部采购建设方案落到实处的关键因素之一，使采购方案的工作效能得到最大程度地发挥。采购方案的落实效果与整个内部控制工作的开展有着密切的联系，与此同时，这也是行政事业单位采购工作中涉及面最广的工作内容，需要考虑的外在因素也是最多的一项。因此，明确采购预算与采购管理计划工作制度，保证采购环节的管理与采购之后审核工作的有效性，是实现落实岗位职责、合理分配任务权限的有效手段。在这之中明确采购预算与采购管理计划工作条例，主要包括了根据单位的实际需求制定采购计划，并作出详尽的方案，由财务部门根据采购方案核算采购预算的支出数额，并对采购方案作出权威有效的风险评估审核，尽可能地规避采购风险。确保采购计划与采购预算内容中的采购过程与目的都是符合采购审核标准的，并对采购预算与成本差距进行对比，使每一个采购方案、渠道都拥有详尽的备案手续。在这个过程中，单位不仅要对各部门的采购计划进行严格的审核，还要对采购计划进行责任备案，最大程度的把控采购风险，为后续的财务审查工作提供明确的文件凭证。

保证采购环节的管理与采购之后审核工作的有效性的工作内容主要包括：借助各部门的密切配合保证采购方案的顺利进行，对采购前的准备，采购的过程，采购后的审核都要有详尽的工作计划。采购计划进行前对各部门的采购申请进行审核和备案，不得批准不合理的采购计划，做到最大程度的维护单位资产安全，提高单位资金使用的有效性。与此同时还要对各部门的采购渠道进行严格的审核，通过完整的招标流程，选取合格的供应商。将符合要求的采购计划进行及时的公示，保证采购工作在透明可视下进行，进一步提升社会公众对行政事业单位的公信度。结束采购公示之后，还应当按照符合自身采购需求的内部管理制度开展内部控制工作。采购工作完成后，就需要相关人员按照内部控制方案开展下一步工作，这之中包括对采购设施的抽样检测，对其市场价值的评估，并制定采购计划的预算比。最后，则是将采购项目归纳整理，进行备案。想要最大程度地发挥管理采购工作的有效性，就要严格地审核每一个岗位的工作内容，通过严格地把控采购流程的每一个工作细节。

（五）总结采购经验，为全面构成内控体系打下基础

经验是推动行政事业单位采购工作稳定开展的有效元素，在完成采购工作之后，必须根据采购要求积极总结采购经验，以季度、月度为基本周期，加强对采购活动的管理力度。传统的采购管理理念下，部分行政事业单位将采购工作定义为一众“单向化”手段，认为采购工作只是偶然发生的财务开支行为，并不会对行政事业单位的未来各项工作产生影响。但对各个周期的采购过程进行记录，实行痕迹化管理，可以帮助行政事业单位有效总结采购经验，在完成采购任务的同时保障采购质量，控制采购成本。这样的采购以高效、积极为特点，是优化采购流程、消除采购风险的有效方法。

内部控制建设体系能使各部门的管理职能分配更加的合理，这不仅能保证单位工作的开展合理合法，还能最大程度地发挥资产使用效能，保证单位资产、财务数据的有效性与真实性，全面提高服务效率。这就需要单位总结采购经验，将内控管理贯穿到单位的各项工作之中，为全面构成内控体系打下基础。因此，还应当设立强有力的监督部门，针对采购过程形成有效的控评与指导，实现资金管理水平的切实提高，这有利于内控方案的进一步完善。在此基础之上，单位还应当提高对风险的预估与管理意识，通过收集与行政事业单位采购管理制度相关的政策，形成系统性的书面总结，制定符合本单位采购需求、优化采购流程，增强对采购工作的监管力度，达到加强行政事业单位采购工作人员工作意识的目的，确保资产合理化的运行。总结采购经验为全面构成内控体系打下了基础，提高风险评估意识，加强监管的有效执行，这进一步完善了政府采购内部体制的建设。

四、结束语

想要提高行政事业单位采购工作内部控制建设的有效性，不仅要针对单位的采购需求梳理采购流程，创立完整的采购环节，还应当对采购人员进行不定期的培训，促进其专业能力的提升。加强对采购预算工作的管理确保每一名与采购计划相关的工作人员都参与到采购管理工作之中，这确保了职责的落实，采购工作的细节也得到了有效的把控和执行。最后，总结采购经验，为全面构成内控体系打下基础，加强监管力度，完善内部控制体制的建设。

参考文献：

[1]张榕，孔艳莉.行政事业单位政府采购内部控制建设方案分析[J].时代金融（中旬），2017，（001）：298，301.

[2]符碧泉.行政事业单位政府采购内部控制的内涵和意义[J].中国民商，2018，No.67（07）：128-129.

[3]杨伟贤.关于加强行政事业单位政府采购内部控制地探讨[J].财会学习，2019，No.233（24）：267-268.

[4]姜桂平.行政事業单位内部控制制度的完善探析[J].财会学习，2020，No.251（06）：258-259.

[5]罗利红，刘明辉.行政事业单位政府采购内部控制管理研究[J].会计师，2020，No.350（23）：54-55.