工程建设项目档案管理创新方法分析

摘要：随着经济社会的不断发展，我国城镇化建设不断加快，大型、超大型建筑不断涌现，建设周期跨度不断加大，工程建设涉及的图纸资料、文件文档、影像视频资料越来越多，给建筑工程档案管理带来了极大的挑战，建筑工程档案管理涉及工程建设的项目审批、项目立项、招投标、工程实施、竣工验收及交付使用后的全过程，是工程建设过程最原始的资料积累，也是后期建筑运行维护管理的重要依据，更是城市建设和管理的重要参考资料。基于此，本文将对工程建设项目档案管理创新方法进行分析。

关键词：工程建设项目;档案管理;创新方法

1 工程建设项目档案管理存在的问题

1.1 档案管理意识不足

受传统工程档案管理理念影响，一些企业尚未意识到提升档案资料质量的重要性，对工程档案管理的细节规划也不够重视。由于档案资料工作内容消耗人力、物力与工作精力，有些企业为管理方便，初始期间未将档案管理定位为重要岗位部门，甚至直接让现场施工人员或由各部门分担档案资料管理任务;而受企业管理概念影响，员工也只将档案管理当作次要任务，不会主动完善或改良档案资料管理方面存在的问题。

1.2 资源及专业人才匮乏

在现代化背景下，信息化档案数据库的建立为工程档案管理人员缓解了较多的工作压力;但传统管理方式与现代化管理方式的相互牵制，并未让企业迅速享受到信息化的发展便利。一方面企业虽然意识到信息化技术管理的重要性，但受企业规模不足或员工工作能力与职业素养等方面的限制，导致现代化管理方案执行效率较低，一些企业甚至為保障档案管理质量只能保持原有的档案管理方式。也有一些企业在引进先进管理技术后，由于员工不熟悉新的工作业务流程与操作方式，影响了工作完成效率。新员工虽对计算机等技术的操作比较熟练，但不熟悉档案管理流程，易忽视较多重要问题与管理细节，影响工作质量;另一方面，档案管理工作不仅工作比较枯燥，还需要管理人员不断进行数据核对及整理，不仅消耗大量精力，且一些资料数据丢失等情况也会严重影响档案的完整性与真实有效性。

2 工程建设项目档案管理创新方法

2.1 完善相关法律法规及标准规范

为了充分发挥工程档案管理在提升工程建设质量中的作用，相关部门首先要完善工程管理、档案管理法律法规标准规范。工程项目普遍规模较大，涉及的资金数目较大，所需工作人员较多。要保证工程建设的合法合规，必须要做好法律监督。目前虽然我国已经制定和实施了工程管理法律制度，但是在实施过程中依然存在较多问题。因此，相关部门应结合当前建筑工程的发展现状做好完善工作，针对工程档案管理的特殊性制定具有针对性的管理制度。

2.2 做好工程档案过程管理

要完善工程档案管理，必须要做好工程档案过程管理。建设单位一是要按照工程进度划分，合理制订档案收集计划，防止归档工作积压在工程收尾阶段;二是要根据工程规模、项目大小合理制订档案移交方式，规模大的项目可采取分阶段、分步骤、分内容进行归档;三是要在开工伊始对所有参建单位进行档案技术交底，告知项目文件形成质量，项目文件归档范围、归档时间、归档份数、介质格式等要求;四是要定期监督检查参建单位项目文件收集整理情况，特别是建设单位档案部门要联合建设单位项目管理部门开展监督检查，充分发挥项目管理部门对参建单位的督促作用，弥补档案部门因专业限制对项目文件内容准确性把关不足的缺陷;五是要严格执行项目文件归档施工、监理、业主项目部“三级”审核制度，确保工程档案真实反映工程实际。

2.3 加强档案管理培训，提升职业素养与能力

（1）对档案管理期间存在的问题进行细化，强化基层员工与专业技术人员的工作技能的培训，以提升其管理水平。通过管理流程与业务项目的强化训练提升员工业务能力保证档案管理质量。培训方向的重点在流程管理与质量监督方面。不同于基层工作人员，管理人员除需具有一定的鉴别能力与管理能力，还应具有一定的应变能力，尤其是在问题发生期间，应能正确处理并根据实际情况进行补救。

（2）积极引进先进技术手段与高新技术人才。现代化信息技术等手段为档案管理提供便利。档案管理期间建立信息化数据库可使档案管理人员通过信息技术手段了解档案收集进程与下一步工作流程，提升工作效率，避免因人工管理失误影响档案管理质量。

（3）应用现代信息技术，既能优化资料编制的专业性，也有利于档案人员工作能力的提升与进步。积极引进具有综合工作素养与专业技术能力的高新技术人才，通过人才队伍的建设与培养，有效提升工程档案的管理质量和企业的核心竞争力。

2.4 设置专职档案管理岗位并配备专业档案管理人员

建设工程项目部应不断提高对工程档案管理工作的认识，根据项目建设规模、建设特点等设置专职工程档案管理岗位，并根据项目实际工作需要配备相应人数的专业档案管理人员和档案库房，建立规范化、标准化、系统化的工程档案管理系统。工程档案管理人员必须经过专业的档案管理体系培训，详细掌握工程档案数据的分类采集、信息录入、编制立册等工作，熟知《建设工程文件归档整理规范》，详细掌握工程档案管理的工作步骤和工作要点，不断提高工程档案管理人员的业务水平。在完成培训工作后，应对参加培训人员进行专业档案管理技能考核，确保培训人员能够全面系统地掌握工程档案管理工作流程。同时，严格落实工程档案管理责任制，明确工程档案管理责任人，制定工程档案管理规章制度，严格工程档案资料借阅与归还制度，强化工程档案资料保密制度，确保责任到岗，落实到人。

3 结束语

建筑工程档案是建筑工程实施全过程的真实体现，是工程质量的重要保障措施之一，建筑工程档案全面、真实、客观、详细地静态再现了工程建设的动态过程。做好建筑工程档案的管理工作，也是建设工程项目科学、有效管理的重要举措之一。因此，建设工程项目应当重视并规范工程档案的管理工作，力求真实、客观、系统地建立工程档案管理体系，从而全面提高建筑工程的规范化管理。

参考文献

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[2]李希临.浅谈建筑工程档案电子信息化的管理[J].居舍，2021（20）：131-132.

[3]丁灵燕.信息技术在建筑工程档案管理创新中的应用[J].中国建筑金属结构，2021（06）：34-35.

作者简介：陈大勇（1982-10-19-）性别：男，民族：汉，学历：本科，职称：中级，研究方向：档案，资料。