工程建设单位档案的收集与管理技巧

刘亚曼

摘要：水运建设项目档案是指自水运建设项目立项审批（或核准备案）至竣工验收过程中直接产生的工程管理、维护及改建具有保存、查考利用价值的各种不同载体形式的历史记录。

关键词：水运建设项目;建设;施工;监理;档案收集与管理

档案收集与管理工作坚持“谁形成谁负责”的原则，由项目文件材料的形成单位或部门负责，一般收集指建设单位、施工单位、监理单位进行收集。各责任部门应按工程进度形成的文件及时进行收集归档，核查文件材料的完整性和准确程度。一般由建设单位对于需收集、归档的文件材料进行系统整理、编目后进行归档，形成一套具有保存价值的工程建设项目档案。

一个工程项目的进行，至少会形成工程项目前期档案、设计档案、工程施工档案、工程监理档案、工程竣工档案、工程使用档案。工程建设档案按项目建设程序的不同阶段和各合同段单位（分部、分项）工程施工工序文件材料的自然形成过程，分门别类，及时收集。

一、建设单位档案收集范围及管理事项

1.立项审批文件应材料根据审批事项的内在联系分别收集整理归档，主要包括一是项目建议书及审批文件。二是可行性研究报告及审批等核准文件，工程可行性研究报告、勘察、检测、设计审查、安全论证报告，可行性研究报告的评估或专家评审意见，行政主管部门对可行性研究报告的审查意见。三是环境影响评价报告书及批复。四是项目用地预审意见、用地用海申请及批复、用地许可证等。五是岸线审批和通航安全文件。六是劳动安全、卫生、水、暖、电、通信排水等审批配套协议。

2.设计审批文件在收集归档时要遵循先批复后请示的原则进行收集整理。涉及一是初步设计、总体规划论证及审批文件、专家审查意见及审查会议纪要、初步设计修改说明、安全设施设计、职业病设计。二是消防部门审核意见、消防设计及审核意见书。三是施工图设计及审批文件，施工组织设计、图纸会审记录、设计变更通知单。四是工程勘测资料、工程勘测报告、测量定位、监测记录等。

3.工程准备文件随着项目的需求而产生。一是建设用地规划许可及规划选址图，用地许可证和前期规划及施工计划;建设用选址意见及红线图。二是海域使用权不动产权证书;建设用地申请及批复;征地拆迁及移民有关文件。三是疏浚泥土处置方案及海洋倾倒许可证;疏浚泥土弃置堆放用地审批文件;疏浚前水深测量技术总结及图纸;港池疏浚施工图、施工文件、竣工图、合同。四是占用渔业水域补偿及海洋生态损失补偿协议。五是供电、供水、通讯、排水等协议和水上水下施工认可证。六是开工备案文件、备案表;质量监督通知书。七是建设前原始地形、地貌状况图、照片。

4.竣工文件档案的资料的收集和整理由建设单位负责。包括工程交工验收证明、质量监督证明和竣工验收证明和竣工报告、全套竣工图、工程决算书、工程审计和竣工验收会议纪要等竣工阶段产生的档案资料。试运行文件，包括试运行期间沉降记录。工程试运行的申请、试运行方案包括工程建设依据、建设的规模、航道、锚地及导助航设施、交工验收和工程质量、交工验收和工程质量、生产机械配备情况、管理规章制度及预案备案情况、公司主要规章制度与应急预案、生产准备情况。

二、项目档案整理归档原则及管理事项

水运建设项目档案归档前，应由档案材料收集部门按文件材料的内在联系，进行分类整理组卷。在分类的过程中，要遵循工程基本建设程序各阶段档案形成自然形成规律和成套性原则，达到分类科学，保持文件材料内在有机联系，便于保管和查找利用的目的。

建设单位负责对接收的全部项目档案，连同自身形成的项目档案，按照项目基本建设程序，进行系统化整理和排列。其中招投标、合同及计量支付、计划进度报表类档案可单独整理编目。

1、工程管理文件材料按照问题结合时间依次排列，会议纪要按时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列，招投标及合同文件按专业依次排列。

2、施工管理文件材料以合同段为单位，按工作程序并结合问题，分别集中整理组卷;原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用，则按分部工程分别整理组卷;各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按合同段集中整理组卷外，其余文件材料均按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷;设备及设备开箱验收文件材料按专业及用途分别整理组卷，竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷，并编制设计变更一览表。各合同段施工管理文件，按工作程序结合问题的重要程序依次排列，原材料质量保证文件按产品种类或使用部位分别依次排列;按各单位、分部、分项分列整理组卷的文件材料，依照施工工序，按開工批准、工程质量检验报验、各项施工记录、试验检测及工程质量控制、安全管理、事故处理等往来文件材料，依次进行排列。

3、工程监理档案的内容构成指工程监理单位在工程监理活动中形成的具有保存价值的文件。主要包括，监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理月报、监理工作总结、开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明、工程验收汇总等监理文件。监理工作活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进行控制 文件 、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录为、监理日志、会议纪要等，按照监理工作内容结合问题的重要性依次进行排列;平行检验及独立抽检记录按照单位、分部分项工程依次排列。

4、计量支付报表、计划进度报告按合同段结合时间整理组卷。监理工作活动中产生的文件材料，根据其工作内容，以合同段为单位，按照监理工作依据性文件、招投标合同管理文件、工程质量控制文件、旁站监理记录、监理日志、会议纪要分别整理组卷，平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。计量支付文件按计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。设备文件材料按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。施工图及竣工图按专业或单位工程结合图号依次进行排列。试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排列。

参考文献

[1]浅谈对工程项目的质量控制——质量控制是工程建设的关键[A]. 符书彬.河南省土木建筑学会2008年学术交流会论文集[C]. 2008

[2]浅谈新形势下工程建设项目档案管理[A]. 焦淑娟.新形势下档案资源 管理 服务[C]. 2014