企业档案管理制度存在的问题及对策

袁海静 汤丽丽

摘要：随着时代的飞速进步和快速发展，企业为了更好的发展，不断创新优化了自身的管理制度。在这个过程中，许多的企业对本企业的档案管理制度方面管理不是很严谨，于是这就导致了后续的工作无法展开和进行。本文剖析其存在问题并给出科学合理的建议和解决措施。

关键词：企业档案;企业档案管理;档案管理制度;问题与对策

近年来，企业为了自身发展，不断完善管理制度。在这个过程中，大部分企业对自身的档案管理制度却有所忽视，这就是企业后续管理工作无法顺利展开的部分原因。企业档案管理层面上也有一些不足，这些不足主要体现在档案管理内容没有针对性，档案管理保密制度有待细化，企业的档案管理归档制度有待完善，电子档案管理系统相关制度方面也缺乏相应的经验。以上这些不足就阻碍了企业管理层面的发展，当然也就间接的影响了企业的业绩。

1企业档案管理制度存在问题

1.1缺乏综合性的档案管理制度

企业缺乏综合性的档案管理制度，人事档案和文书归属于不同的部门进行保管，这样的档案管理是分裂的。没有完整性就没有办法形成统一的信息档案。企业的档案管理没有规定明确统一的管理制度，个人觉得企业档案管理的随意性是非常大的，不容易查找和追回。管理方面缺乏综合性的管理制度，现有制度对档案的使用问题没有针对性的管理，导致档案资料流失、破坏等问题普遍存在。同样，面对紧急突发情况，也没有应对措施。

1.2档案管理保密制度有待细化

现阶段，我国大多数公司仍缺乏档案管理保密方面相关制度，这对公司的发展，社会和经济都有非常负面的影响。企业领导们没有认识到信息时代档案的实用价值，认为档案管理工作仅限于收集过时的文献资料，用处不大，所以不重视档案管理的保密工作。另一方面，档案保密制度工作相对薄弱，而且也没有专门负责档案管理保密制度的工作人员。

1.3档案管理归档制度有待完善

业务部门缺乏文件意识。档案服务收到的大多数文件来自各个运营部门的日常管理活动，这些活动对部门的管理具有一定的参考和参考价值，并构成了员工的“数据库”。从部门。这些文件存储在我们的部门中，以供搜索和利用。因此，许多业务部门不愿意將其文档存档并转移到备有存档的文件室。其次，在公司文件中，在使用文件的过程中，将它们删除繁琐的过程（针对各个级别），尽管它们是使用过程中在业务部门中使用的文件，但也将从过程中删除它们，因此，对于目前，不愿将文件和文件传输扇区归档。

1.4缺少电子档案系统相关制度

企业虽然有自己的电子档案系统，但是在电子档案管理系统方面缺乏相应的管理制度，平时的档案都是在档案室以原件的形式保存的，而且没有明文规定的制度条例。由于企业没有电子档案系统相关制度，所以电子档案利用效率不高，还是手工为主的档案管理，只有手工档案不便于管理和查询，纸张材料容易发生储存丢失遗落问题。

2企业档案管理制度存在问题的解决对策

2.1规范综合的档案管理制度

在管理层面上，企业需要提高员工对档案进行管理的意识，完善企业的档案保管制度。档案范围内的所有文档数据均由企业档案管理部门集中管理，并且其他部门未经授权都无法保存。将保留企业在国内外签署所有的经济合同的原件分为三份，一份保存在一般管理部门中，另一份保管在财务部门和合同执行部门中。如果有特殊情况发生，在特殊条件下只有一份时，原件将由档案管理部门保留。一步步细致规定档案的管理程序，以便对企业的档案实行数字化管理，这样就会为企业的档案管理制度注入新的理念和灵魂，并建立新的、规范的企业档案管理制度。

2.2细化档案管理保密制度

企业需要明确规定档案管理保密制度中保密工作的范围，创建公司档案机密性的层次结构可以有效地节省公司的管理资源。保密档案分类要求机密性级别必须根据国家有关法律法规以及实际公司和个人情况进行严格调整，并且保密档案文件应分为三个级别，分别是最高机密，机密和秘密。系统需要阐明每个分类文件中必须包含的要求，例如内容，文件的保留方式以及公司接下来如何进行管理，以便可以更有效地开发文件机密性。明确定义保密任务的范围，要求档案管理员根据任务的不同分发模式进行定义和分配，并为每个档案管理员分配文件分类，维护，分类和检查任务。

2.3完善档案管理归档制度

开发一套科学严谨的备案系统并支持业务部门。公司不同业务部门的兼职归档员生成的文档的范围和提交时间不够清晰，这也是导致归档文档质量参差不齐以及表示缺乏主动性的一个因素在不同的业务部门中是相同的。档案管理部门必须基于整个公司中档案资源的生成和分配，开发特定的归档系统，以便定义有关归档副本数，归档时间表和质量要求的要求，以便不同的业务部门可以提交文件时，请遵循准则。部门文件除了具有较高的归档系统外，对于业务部门在必要的文件中对操作和技术支持进行指导，对要执行的操作和要执行的部门文件进行归档，也可以简化业务部门归档的文件工作压力，以及时，有效和高质量的方式呈现要完成的工作。

2.4制定电子档案管理系统相关制度

创建一个电子归档系统可以降低公司的管理难度，并有助于规范档案资源的使用。电子档案系统相比人工模式管理更易于查询，只需输入代码关键字和其他信息即可立即查询想要查询的内容，从而节省了许多不必要的浪费的时间，工作的效率也会有很大提升，但是若没有对电子档案管理系统制定相关制度并加以利用，那就是对资源的一种浪费了。由于计算机具有很大的存储容量，可以有效地解决手写文件，而无需担心存储遗漏和其他问题。此外，电子档案管理系统易于查询，因为只需输入几个代码或者关键字和其他信息就可以立即查询出想要查询的内容，从而有效节省了时间和精力。

3结论

综上所述，注重企业的档案管理制度的制定与完善在所有企业的发展中拥有不可磨灭的作用，企业在档案管理制度方面还有待改善与发展，企业在以后的生产活动与经营中一定能够克服困难，改善不足之处，并且发挥其优势，改善企业的档案管理制度，为企业今后的发展打下基础。

参考文献：

[1]赵金玉.电力企业档案管理保密制度建设问题及对策研究[J].办公室业务，2019，000（002）：92-92.

[2]邓园园.构建电力企业档案管理保密制度的问题分析[J].卷宗，2019，009（002）：101.

作者简介：袁海静（1988-6-）女，民族：汉，籍贯：天津武清，当前职务：职员，当前职称：馆员，学历：本科，研究方向：档案管理。