大数据时代行政事业单位信息档案管理的策略

常开敏

摘要：随着信息化时代的到来，给行政事业单位开展档案管理，提出了更高的要求。为了进一步提升行政事业单位档案管理效果，可以将大数据技术应用到档案管理中，提升档案管理工作开展效率和质量。为此，笔者将要在本文中对大数据时代行政事业单位档案管理策略进行探讨，希望对促进我国行政事业单位档案管理水平的提升，可以起到有益的作用。

关键词：大数据时代;行政事业单位;档案管理

1大数据时代档案管理面临的挑战

1.1管理方式发生了较大的变化

在传统开展档案管理工作中，对档案的利用率相对比较低，档案管理工作经常会停留在档案的归档、保存方面，限制了档案事业的发展。在进入到大数据时代之后，需要对各种档案资源合理进行整合，建立信息化档案管理系统，认真做好档案价值的挖掘工作，将传统的纸质档案管理转变为电子档案管理，提升档案管理工作开展效率，将档案变成一种信息资源。当前档案管理方式还相对比较传统，档案信息化管理推广程度还需要提升[1]。

1.2档案管理工作内容和重心需要转变

在过去开展档案管理工作中，档案管理工作重点放在档案资料的整合和管理中，现代档案管理工作是以信息化方式开展档案管理工作，其工作内容和中心放在档案资料的审核上，最大程度保证档案资料的真实性，将档案资料的价值充分彰显出来。传统档案管理工作开展效率低、档案收集、整理、分类、归档过程比较复杂，导致档案管理人员工作效率非常低，难以充分做好档案资源开发工作。

1.3档案管理人员素质要求较高

传统档案管理工作属于一种相对简单的工作，领导对开展该部分工作重视程度不够，档案管理工作内容主要集中在档案存取、整理等方面，档案管理人员的素质差距相对比较大。在进入到大数据时代之后，档案管理工作内容已经发生了比较大的变化，从传统的纸质版档案转变成数字档案管理，计算机技术、网络技术和现代设备在其中的应用不断增加，不仅要求具有一定的档案管理知识，还应该具有较强的接受新事物的能力。

2大数据时代档案管理应对策略

2.1更新档案管理理念

在过去，档案管理工作长期不被重视，极大限制了档案管理事业的发展，在进入到大数据时代之后，应该及时更新档案管理理念，能够从思想高度对开展档案管理工作，引起足够的重视，能够认识到档案是一种资源，认真做好档案资源的开发工作。首先，应该从思想高度对档案管理工作引起足够的重视，认真做好档案管理人员培养工作，聘请专业人才开展档案管理工作，并做好相关人才的储备工作。其次，应该对档案资料应用引起足够的重视，不断提升档案服务意识。最后，还应该建立档案管理信息系统，将纸质档案信息化，实现档案信息共享[2]。

2.2加快档案管理职责内容和重心的转变

在进入到大数据时代之后，档案管理工作已经不是简单对档案进行收集、整理、归档，还需要对数字档案统一进行管理。档案管理人员不能再被动接收各种档案，还需要认真做好档案管理工作，对档案资源深入进行开发，提升档案服务意识。档案管理人员应该充分意识到档案管理工作的重要性，认真做好各种档案资料的审查工作，保证各种档案资料的真实性。档案管理人员应该认真做好档案信息系统建设，提出自己对档案管理工作的意见，保证全员参与到档案管理系统当中，实现档案资料的信息化管理。

2.3提升档案管理者的综合素质

在进入到大数据时代之后，档案管理工作的内容、重心和模式都发生了改变，对档案管理人员开展工作提出了更高的要求。档案管理人员的专业能力对档案管理工作质量有着非常直接的影响，需要认真做好档案管理队伍建设，提升档案管理人员的素质。在这个过程中，应该认真做好档案管理人员的培训工作，让档案管理人员掌握信息化档案管理的相关知识和技能，能够充分意识到档案管理工作的重要性。另外，还应该认真做好档案管理人员职业道德建设。在大数据时代到来之后，档案信息已经成为一种资源，网络存在共享性，档案信息在使用过程中，存在泄漏的风险，需要不断提升档案管理人员的职业道德，最大程度对档案资源进行保护。最后，还应该建立科学的档案管理人才培养体系和制度，及时对档案管理人员业务进行检查，不断提升其业务知识，建立必要的晋升制度和福利制度，避免出现严重的管理人员流失问题。各种档案管理人员应该加强相关信息技能的学习，让他们掌握档案管理新型技术，从而有效提升档案管理工作开展安全性和稳定性。在进入计算机时代之后，对档案管理网络的完善，也可以在很大程度上促进档案管理工作信息化的发展。

2.4认真做好档案需求分析工作

在创建档案数据库之间，应该认真做好需求分析工作。在建立数据库的过程中，应该最大程度满足使用者的要求，通过不断优化设计，给用户提供更好的服务。在开展需求分析的过程中，应该认真做好调查、采集、分析等工作，结合用户档案数据使用的要求，开展针对性的设计。为了掌握用户的需求，在需求调查的过程中，可以采用会议调查、专家咨询、问卷调查等方法，这样才能保证数据库建设效果，满足档案数据库日后的使用要求[3]。

2.5做好数据库的分类工作

通过对相关指标的应用，可以实现对数据库的合理分类，其通常可以分为三类：（1）目录库。其主要包括文摘、索引和目录等，能够在档案信息查询的过程中，充分发挥自身的作用。（2）事实数据库。该数据库也被成为文本数值数据库，其非常重视对文本信息和数据信息的收录，可以为数据库的后期使用，打下一个良好的基础。（3）全文数据库。通过构建全文数据库，可以对档案中原文当中的字、句、段、章、节等数据形式进行高效的查询，其主要包括文字型数据库、数值型数据库、图形型数据库、多媒体数据库等。

3结语

随着大数据时代的到来，对开展档案管理工作提出了更高的要求。针对当前档案管理工作中出现的问题，应该引起足够的重视，建立完善的档案管理体系和制度，将大数据技术合理应用到档案管理工作中，打造数字化档案管理系统，加强对档案资料的应用，将档案资源的作用充分发挥出来。

参考文献：

[1]刘芬.加强事业单位党建档案管理助力党建工作发展[J].办公室业务.2021（01）：22-23.

[2]劉路.浅谈生活无着的流浪乞讨人员救助档案管理[J].办公室业务.2021（01）：37-38.

[3]梁晓凤.党务档案管理的现代化建设研究[J].中小企业管理与科技（中旬刊）.2021（01）：55-56.