企业费用报销违规问题分析及管理建议

李晓娟

摘要：随着企业经营规模的逐渐扩大，很多企业取得了良好的市场经济效益。但是，企业的运营管理制度却没有得到相应的完善。一些企业的组织结构变的复杂庞大，员工数量也成倍增加，但是，仍然沿用以往相对简单的公司管理制度。内控体系没有得到相应的建立健全，尤其是在费用报销方面的相关控制欠缺，导致企业员工报销中频频出现不合规问题，给企业运营带来诸多风险。在这种背景下，本文汇总了企业费用报销中存在的各类问题，进而从多个角度提出了改进建议。

关键词：企业;费用报销;违规;策略

科学有效的内部控制，如果能够得到企业整体的有效执行，那么就能真正发挥内控的作用，对企业运营的各个环节进行控制，梳理企业的风险点，从而规避企业发展中面临的运营风险和财务风险。由于部分企业没有有效的内控制度，出现了不合理费用审批，不合规发票入账的情况，甚至员工利用费用报销制度的漏洞，采取违规报销行为，套取企业资金，给企业带来了较大的损失。因此，企业费用报销体系的健全完善就显得尤为重要。

一、企业费用报销概述

费用报销是企业日常运营中的一项重要经营管理活动，企业员工因履行公司职责而发生的费用，需通过企业财务部门审核报销。很多学者对费用报销从理论角度进行了研究，但是由于研究角度的不同，目前还没有形成统一的认识。有学者认为费用报销的关键控制环节是保证所有环节的规范性和有效性，增强报销环节涉及数据的真实性。也有学者认为传统的费用报销模式非常容易出现问题，一旦报销人员和财务部门人员相互勾结，那么就可以通过多种手段，进行违规操作，另外，手工报销方式不仅会降低员工报销的效率，而且还会增加报销的错误率。因此，应该采用信息化的报销方式。当前，很多企业已经认识到了报销问题的重要性，但是还没有建立健全针对性的防范制度，经常出现违规报销方面的问题，比如有些企业费用报销的流程不合理，员工报销的手续不规范以及员工私自改造票据内容等。这些问题不但扰乱了公司报销的正常秩序，而且还给企业带来了一定的财务风险和税务风险[1]。

二、企业费用报销中存在的问题

（一）财务人员综合素质不足

通常而言，财务部门负责企业员工的费用报销工作，因此，财务人员的素质可能会直接影响费用报销的效率和效果。从实际情况来看，很多财务人员的综合素质尚有欠缺。首先，部分财务人员的责任意识淡薄，认识不到报销违规对企业的严重影响。所以，在应对报销问题时，往往存在敷衍的态度，不能以客观严谨的心态报销费用，增加了费用报销违规问题的出现频率。其次，部分财务人员的法律意识淡薄，认识不到财务违规的严重性。有的财务人员和报销人员沆瀣一气，共同套取企业资金，导致企业费用报销出现违规问题。最后，很多财务人员的专业素养不足，缺乏对财务知识的有效掌握，审核中容易出现错审漏审情形，无意识的造成不合规票据报销入账。

（二）内部审计监督乏力

有效的内部审计能够及时发现员工报销中存在的问题。然而从实际情况看，很多企业的内部审计部门缺乏较高的独立性。部分审计工作流于形式。很多审计人员在对报销情况进行审计时，即使发现问题，但是由于领导已经审批签字，因此，审计人员为了不让领导尴尬，往往选择给出合规性的意见，这是审计独立性不够的一种体现。其次，很多审计部门的专业程度不够。部分企业的审计人员缺乏专业的审计背景或者财务经验，对财务报销金额的具体计算方法以及报销的流程都缺乏深入了解，甚至将报销内审的责任推给财务部门，正是在这种背景下，审计部门无法发挥职能，导致报销违规的情况时有发生，影响了企业费用报销的规范性。

（三）费用报销体系不完善

费用报销体系不仅包括费用报销制度，还要有与之匹配的费用报销系统。科学合理的费用报销体系能对报销中的风险点进行梳理，从而加强关键控制，从流程上减少财务违规行为出现的概率，但是从实际情况来看，很多企业的财务费用报销体系并不完善。首先，部分企业采用的是手工报销机制。部分员工会利用手工报销机制的弱点，伪造领导签字或者直接伪造报销凭证，而手工报销很难实现对类似风险点的控制及验证。其次，即使有些企业制定了科学合理的费用报销制度，但是由于企业整体员工没有认识制度执行的重要性，因此，往往让有效的控制制度被淡化，这就给企业员工费用报销违规行为的发生提供了机会。此外，报销制度是否严密细致，严重影响公司内控管理的效果，如多人参与的招待费报销，必须由参与人员中最高级别员工提交报销，如果制度中没有相关规定，则会出现自己审批自己费用的内控审批漏洞。

（四）发票违法违规性问题多

发票是员工报销的重要依据之一，大部分报销问题也集中体现在发票违法违规上，如发票开具的完整性准确性，发票的真实性等。例如，在发票的真实性上，目前报销过程中会存在以下多种违规操作：首先，一些员工会从市场直接购买虚假发票，这些发票信息并不能在税控平台查验，甚至发票无抬头[2]，或者，财务人员仅会对部分发票进行验证，但是大部分发票的验证周期较长或未經查验，短时间内无法确定发票的真实性。在这种前提下，部分虚假发票得到了报销，增加了企业面临的税务风险。其次，部分员工会开具和业务实质不符的发票，由于财务部门审核中很难掌握每笔真实业务内容，仅从票面本身无法识别问题所在。所以，最终类似违规发票也会通过报销。

（五）原始报销凭证不够完善

目前在原始报销凭证中存在问题的类型主要有，部分工作人员在市场中购买盗版发票以及不具有发票应用功能的发票。由于部分企业在报销费用时，为了确保工作效率，没有严查发票的使用用途，管理机制不够合理，出现了盲目报销的情况。再者，部分企业存在内部利益牵连的问题，部分工作人员运用个人工作地位与报销人员相互勾结，使得原始报销凭证无法准确体现出各项费用的支出情况，从而导致企业费用报销出现违规问题。

三、解决企业费用报销违规问题的策略

（一）提高财务人员的综合素质

通常而言，报销工作是财务部门的重要职责，财务部门工作人员的综合素质能对报销工作的有效性产生重要影响。因此，提高财务人员的综合素质非常重要。

首先，应该提高财务人员的责任意识，让其认识到报销工作的重要性，加强对费用报销环节的有效控制[3]。财务人员要严格履行报销程序，杜绝报销中的“人情化”操作。企业应强化岗位职责，确保财务人员明确自己的岗位职权与责任，让报销审核人员意识到，如果没有严格履行报销制度，会给公司带来怎样的财务风险，而财务人员自己又需承担什么样的公司内部或法律层面的责任;另外，从企业文化层面提高财务人员的归属感认同感，让财务人员自觉主动的以主人翁的精神来完成工作，时刻从公司角度出发，无形中提高了公司管理制度的有效执行。

其次，企业应该加强对财务人员专业素养的培训工作，充分运用现有资源进行培训，可以采用线上和线下相结合的培训方式，完善培训体系，争取通过培训提升财务人员的工作技能和职业素养。线上培训，企业可以考虑学习群或购买一些有价值的网课等培训形式，将公司的财务报销制度、网页上的报销注意事项等专业小文章、或财务专业的法律法规相关调整等，不定时发送到学习群中，要求财务人员在业余时间自主学习。为了调动学习主动性，企业可以运用小程序做一些考试问卷，督促财务人员学习，并及时查缺补漏，提升线上学习质量。线下培训时，企业可以定期组织财务人员进行报销等相关制度流程的培训会议，由公司内部专业同事重点讲解制度的更新或需重点关注的部分，在会上进行相关制度的解释沟通，同时听取不同意见的反馈，以尽可能的让财务人员理解认同报销制度。或者邀请该领域的专家老师，来企业开展专题讲座等;同时，鼓励财务人员积极参加公司外部相关专业的培训学习，鼓励员工实时了解相关法律法规的更新调整，提供学习相关知识条文的便捷途径等。

另外，企业应严格把控招聘的质量关，在招聘过程中尽可能的了解应聘人员的个人品质，了解其对企业费用报销的认知情况，尽量吸纳那些具备责任意识和财务专业能力的员工，从源头上提高财务团队的综合素质。

（二）提高审计部门的独立性

有效的监督是内部控制制度的重要因素。一旦费用报销中出现问题，但是内部审计的监督职能比较有效，那么就可以及时发现费用报销中存在的问题，从而进行针对性地改进，及时止损。所以，企业必须提高审计部门的地位，促使其真正发挥审计职能，强化其对费用报销的监督职能。一方面，企业应该提高审计部门的独立性。审计部门能够认识到自身的审计责任，严格把控审计的流程，杜绝审计中的“人情化”操作[2]。企业在设置审计部门时，应将其划分为一个独立的部门，至少不应归属于对应审计的部门，为审计工作的公正性创造良好条件。并且企业应建立完善的审计规章制度，明确审计人员的职权，确保审计工作独立于财务部门进行，审计人员直接按审计制度按报销制度去进行费用报销的合规性审计，不需要考虑职级审批等问题。另一方面，审计部门要加强自身的专业性。企业应该招聘一些具备财务和审计专业背景的工作人员，在企业内部建设一支经验丰富的审计团队，这样审计人员能够从专业的角度出发，及时发现费用报销中存在的问题，比如报销金额问题或者财务程序问题等。同时，审计部门应该出具客观和公正的审计报告，列示审计中发现的对企业发展有影响的关键或重要问题，并对相关问题进行分析，结合企业实际情况给出针对性的改进建议，从审计角度监督和督促费用报销的合规处理。

（三）建立费用报销信息化系统

企业财务报销出现问题的一个重要原因就是没有引入信息化的元素，目前仍然采用手工报销方式。手工控制存在着固有风险，因此，企业有必要建立或完善费用报销的信息化系统。首先，企业员工根据出差任务需要，在报销系统提前预报出差日程，录入差旅日期、地点、涉及费用类别、预算金额等，后期员工在提交报销系统申请时，需对相应的出差日程进行关联，第一层面核验费用支出是否符合实际情况。其次，当员工出差后实际进行报销时，除了向财务部门上报相关的凭证和发票之外，还应该在报销系统中进行报销申请，填报准确的费用金额、发票信息等，申请完毕之后，应该由财务部门负责人和归口部门负责人在系统中进行审核。同时，报销人员要结合报销系统申请审批情况，审核纸质报销凭证，并将发票审核验证信息填报系统。最后，系统完成报销审批之后，要在规定的时间内进行费用报销支付。目前更加先进的报销系统或集团财务共享中心，直接引入影像扫描系统，实现了原始单据的电子化上传，更加直观有效，也提高了档案管理的质量。

（四）完善财务报销制度加强对发票的管理

发票是费用报销中的关键风险点，根据企业的数据统计，很多报销问题出在发票的管理环节。所以，企业应该加强对报销中发票的管理，建立有效的发票管理制度。首先，企业应加强发票常规知识的培训普及，形成发票培训手册，并将手册发送给每个工作人员，要求工作人员认真学习，尤其针对第一时间取得发票的企业人员，应具备简单的发票合规鉴别能力。其次，完善费用报销制度，加强制度中对发票管理的报销要求和标准，包括对发票的传递、审核、入账、违规责任等细化明确。为了确保费用报销制度符合企业实际，在更新费用报销制度过程中，相关人员应系统分析原有制度存在的漏洞或执行过程中存在的问题，并将其筛选归类，积极与各部门沟通意见，并与财务人员商讨改进方案，最终报经审批后完成费用报销制度的更新。在制度更新完善后，企业应为全体人员培训相关更新完善的部分或者涉及的重点条款，一方面要求申请人主动合规报销，另一方要求财务人员重点审核执行。另外，企业可以和部分企业建立协议合作关系，比如设立协议住宿和餐饮客户清单，采用定期公对公结算开票等形式，一定程度上可以降低发票不合规情形，同时可以减少虚假发票报销套取企业资金的可能性。最后，企业可以制定一个详细的报销清单，列明可以报销的费用类型、支持资料、发票注意点等信息，从而让报销人员可以简单快捷的掌握报销要求，这样报销人员在今后可以按照报销清单完成费用报销任务。

（五）建立有关费用报销的绩效考核制度

费用报销违规问题发生的原因是多方面，并且也会涉及多个部门的责任主体。企业应该落实相关的责任主体，规范各个主体的行为，只有这样，才能最大可能的减少费用报销问题的出现。为了有效规避企业费用报销违规问题，企业应该将报销纳入到绩效考核制度中去，明确各个部门有关报销的责任，针对每个部门的责任设计有关的报销控制指标，同时，要按照有关标准，设计报销指标之间的权重。在开展考核时，企业应该引入定量和定性相结合的方法，全面考察各个部门的报销情况，增加考核方式的科学性和指标的全面性。在考核结束时，企业应将表现优异的员工挑选出来，将考核的结果和员工的绩效工资挂钩，将考核对应的奖惩措施落实到位，这样才能够实现真正的激励作用[3]。如果在考核中发现部分员工存在严重的费用報销违规问题，企业应及时与员工进行交谈，全面了解详情，分析问题出现的原因，并及时与财务人员商谈费用报销方式改进措施，完善费用报销步骤，防止今后组织费用报销工作时出现同类型错误。

四、结束语

随着我国市场经济的不断深入，企业面临越来越大的运营压力，而科学有效的现代企业管理制度能够对企业经营流程进行规范，从而梳理企业运营中的关键点，实现对关键点的风险控制。费用报销作为现代企业管理的重要组成部分，必将得到越来越多企业的重视，相信也会在企业发展中越来越规范和完善。本文总结了费用报销中存在的各种问题，进而从多个角度提出了解决不合规费用报销的建议方案，期望能为企业费用报销中各项问题的规避提供一定的参考和借鉴。

参考文献：

[1]冯丽莉.企业费用报销违规问题分析及管理建议[J].知识经济，2020 （07）：75+77.

[2]朱芳芳.企业费用报销违规问题分析及财务管理建议[J].纳税，2020，14 （30）：83-84.

[3]董斯成.行政事业单位财务报销违规问题分析及规范建议[J].财政监督，2017 （01）：59-64.