如何从科研经费财务管理出发助力企业科研项目管理

王莉

摘要：为促进我国科研技术发展，国家先后出台了一系列关于科研经费管理的政策和措施。国务院办公厅印发了《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》，为科研人员减轻事务性负担的同时，赋予科研人员更大的经费使用自主权，并提倡让专业的人干专业的事，激励科研人员全身心投入到科学研究的技术攻关和成果产出中。要着力改革和创新科研经费使用和管理方式，让经费为人的创造性活动服务，而不能让人的创造性活动为经费服务。以此为牵引，我们应深入思考如何加强科研经费财务管理的科学性、合理性与规范性，推动融合型科研项目管理方式的建立，改善科研项目管理现状，提升科研经费管理水平。本文以加强科研经费管理产生的正面影响为牵引，从科研项目经费来源、预算编制、经费核算和业财融合建设方面入手，分析了当前科研项目经费管理现状，并就如何提升科研经费财务管理水平进行了阐述。

关键词：科研经费;科研项目;财务管理

一、加强科研经费管理的意义

科研项目是指承接国家、上级部门机关、团体、企事业单位开展的科学技术研究，这些研究有明确的目标，并要求在一定的时间周期、资金预算、资源限定的条件下，如期完成目标。根据科研经费支持的来源渠道不同，科研项目可以分为纵向科研项目、横向科研项目和自主科研项目。纵向科研项目的经费支持主要来源于上级机关、项目主管部门的拨款;横向科研项目的经费支持主要来源于企事业单位及团体委托进行的研究课题。由此可见，统筹科研资源，加强科研项目经费管理是科研项目管理中非常重要的内容，能够有效支持科研项目顺利开展，保障科研项目健康高效运行，提升企业科研项目管理水平，意义重大。

（一）有效支持科研项目顺利开展

通过加强科研经费管理，可以促进科研经费“四算”（经费概算、经费预算、經费核算、经费决算）编制更加科学化、合理化、规范化，解决当前概预算与实际支出偏差较大、调整较多的难题，让经费更好地为科研项目服务，激发科研人员创新活力。同时，在开展科研经费管理工作的进程中，以问题为导向，强化财务监督职能，并制定相应措施及时改进，能够有效提升经费管理风险管控能力，确保科研经费应用到实处，从而有效支持科研项目顺利开展。

（二）保障科研项目健康高效运行

科研项目从项目立项论证到项目验收结题，都离不开经费投入和经费支持。因此，在项目实施过程中，加强科研经费管理，对科研经费使用过程进行监管，可以保障经费使用的合理合规。通过认真分析项目计划下达及资金到位情况、科研经费预算及实际支出执行情况，客观反映业务开展问题和经费使用中的财务问题，严禁乱挤乱摊、列支非项目成本现象，做到正确核算和归集项目成本费用，提升科研经费使用效率，从而保障科研项目健康高效运行。

（三）提升企业科研项目管理水平

目前对科研项目的管理主要采用的是多维度集成的管理模式，也就是将围绕项目开展的计划管理、风险管理、沟通管理、经费管理等全部集成在一个系统里，进行统一管理和展示，它们之间既相互独立又相互依偎，通过加强经费管理，能够为科研项目其他管理提供量化依据和信息反馈，据此发挥管理与管理之间的协同作用，促进其他管理的提升，从而增强管理的联动性，提升企业科研项目管理水平。

二、科研项目经费管理现状

（一）科研项目经费拨付滞后

随着国家对科技的重视、社会对科技发展的迫切需求，在科技发展领域投入了大量经费，但从项目立项论证到各个层级的批复，存在执行缓慢、执行滞后现象，造成研制任务与经费到位不同步。例如，原则上，合同应与研制任务同步，及时完成合同签署，认真履行合同条款，严格按照合同约定交付成果，严格按照合同约定拨付经费。但实际执行下来，资金来源方常常只注重合同成果交付，却以各种理由弱化经费结算的履约精神，项目研制经费滞后拨付情况非常普遍。科研项目承接方由于产品研制周期长，研制难度大，为了不影响科研项目研制进度，需提前启动研制，降低研制风险，为了满足企业从事科研活动所需的资金，企业只能自筹资金、垫付资金开展项目研制和开发工作，造成科研经费与研制任务和进度不匹配，不仅增加了企业负担和经济压力，还打击了科研人员的研发热情和积极性。

（二）科研项目预算编制与任务计划脱节，预算执行率偏低

在对科研项目预算执行情况进行分析时，我们发现，科研项目预算与实际支出经费偏差较大，没有发挥出预算的指引和经费管控作用。主要原因包括：第一，科研项目本身处在研究与探索之中，风险性大、时间跨度长、经费开支不确定性大是其特性，因此，预算编制时通常会有“宁可多报，不可少要”的思想，导致预算编制随意性大，与实际任务计划脱节，缺乏科学性。第二，科研项目预算通常由项目负责人编制，其他部门的参与度很低。编制人员受专业局限，重科研、轻预算，对经费预算的严肃性认识不足，对专项经费管理办法和财务管理的规章制度也缺乏学习和了解，主要凭借个人经验进行主观判断和估计，导致预算编制合理性较差。

（三）业财融合基础薄弱，财务参与科研项目管理力度不够

第一，对科研项目进行财务管理和财务分析时，都需要用数据说话，而这些数据均来源于业务部门，但由于财务和业务对数据采集的要求和处理方式不同，导致数据在口径、维度、颗粒度方面的需求也不同，在业务系统与财务系统未实现有效结合时，很难达成数据共享，因此业务部门只能额外花费时间和精力，按照财务需求收集、提供数据，增加了业务部门的工作量和管理成本，造成业财之间的专业隔阂，抵触情绪升级，会计信息滞后。

第二，财务往往只关注科研项目事后核算和监督，没有深入业务，没有将科研经费财务管理理念渗透到项目事前规划、事中控制中去，财务服务科研项目的深度和广度有待提高。

（四）科研项目经费核算不规范

科研项目的顺利开展与实施需要科研资金作保障。因此，大家都很关注科研资金能否及时到位，对科研经费的使用却疏于管理，重视程度不足。大多数企业在科研经费筹划上都比较粗放，项目研制过程也没有实施精细化管理，造成项目成本费用核算不规范、不准确情况非常普遍。比如：成本费用未进行专项核算，待项目完成后，再分项目列支成本费用;成本费用列支依据不充分;虚构业务，列支科研项目成本;超范围使用项目资金，造成挤占科研成本;混计生产性费用与科研专项费用，少计、漏计科研成本;项目计划任务与经费预算不匹配，导致成本费用提前或滞后归集。这些经费使用中存在的问题，反映出了目前科研经费执行和使用过程的监管水平，增加了科研经费管理风险。9F51C2F0-FFBA-4D71-8CCA-91F688F0E737

三、如何提升科研项目管理水平

（一）加强科研项目合同管理

合同订立前阶段，加强与科研拨款方的沟通交流，禁止未签合同而先履行的行为，避免因合同补签、合同倒签导致的权利义务不明确而产生的法律风险。针对科研项目纵向合同，如果条件不成熟确实需要延期签订正式合同的，应完成合同草签，约定研制任务及经费拨付方式，据此委托任务并拨付经费，待具备合同签订条件后签订正式合同，有效减少以往合同签订与经费拨付不匹配造成的科研经费无法归集而转成经费自筹的风险。针对科研项目横向合同，加强与相关单位沟通的同时，提高合同风险防范意识，严格按照内控制度和合同管理要求签订研制合同。

合同签订阶段，严格按照相关制度规定签订科研项目研制合同，规范合同签订要素，避免合同要素不完整导致合同履约风险。

合同履行和结算阶段，建立合同履行进展台账，督促合同双方严格按照合同约定履行合同，及时处理和解决合同履行中遇到的问题，既要保证按时完成合同内容并交付成果，更要保证项目经费及时拨付，提高资金使用效益。

（二）加强科研项目预算管理

第一，提高科研项目经费预算管理意识，完善科研项目预算管理制度，规范科研预算编制标准，杜绝为争取更多资金而随意做“大”预算规模的行为，做到科学合理申请经费;

第二，财务主动参与到科研项目预算编制全过程中，与其他职能部门协同，以任务为源头，严格按照“任务—计划—预算”正向逻辑进行预算编制和项目构成分解，提高科研项目预算编制的科学性和刚性约束，规避人为因素影响。

第三，借助公司项目管理系统实施WBS（work breakdown structure项目任务分解）到CBS（cost breakdown structure成本结构分解）管理模式，推动科研任务、预算、核算的流程联动化，实现业务流、价值流信息共享。

公司项目管理系统是实现科研项目过程管理的重要抓手，该系统的构建与实施，改变了传统管理模式，将科研项目开展的工作以任务的形式展示，再进一步对项目交付物或项目工作进行分类分级分层，最后分解成一项项任务实施精细化管理。在该管理系统中嵌入经费管理要素，以科研任务为源头，研究与任务对应的科研经费预算、科研经费核算数据传递路径，打通财务与业务连接通道，让每一项科研任务都能以关联数据的形式展示出来。形成预算编制时，任务匹配经费，核算过程中，经费反映任务的科研经费管理机制，实现科研项目经费预算编制有据可依，提高预算编制合理性。

第四，强化预算管理监督职责。对科研经费预算实行动态管理，定期对科研经费执行情况和项目开展情况进行分析，查找计划、预算与实际支出产生偏差的原因，适当调整经费预算或研制计划，保持预算的适应性;在业务管理中融入预算管理的要求，进一步规范业务部门事前预算评估、预算绩效监控、预算绩效评价与应用，将内控管理从业务末端延伸至业务前端，督促和指导业务执行进度与预算的匹配度，维护预算的严肃性。

（三）加强业财融合，形成团队合力，支撑科研项目高效研发

第一，成立Integrated Product Team （简称IPT团队），意为集成产品开发团队。该团队是有明确共同目标，跨专业部门的集成产品开发团队，每个团队成员均致力于共同目标的达成，有明确的角色定位和职责范围。这种团队模式打破了以往直线职能制的组织模式，建立矩阵职能制的运行机制，不仅能够打通部门之间的职能壁垒，实现灵活、有效的沟通交流，而且能够确保相关职能部门都能参与进来，充分发挥积极对接、主动处理、及时反馈的协同作用，形成团队合力，提高科研项目管理效率。

第二，推进信息化建设是实现业务与财务信息融合的必要途径。在抓好数据基础，确保信息质量的前提下，借助信息技术手段搭建科研系统与财务系统信息互通共享路径，实现信息共用，资源共享，既满足业务管理对财务数据的需求，又满足财务采集业务信息的需要。通过对信息资源的充分利用和整合，让数据多跑路，减少业务部门事务性工作量，实现财务对业务活动的动态化管理与跟踪。

（四）规范科研项目经费管理和高效使用

第一，严格遵循科研项目专项核算，科研经费专款专用的原则，加强科研经费过程管控。首先，按照科研经费管理要求，在单位统一的会计系统中设置会计科目，对科研项目进行专项核算，对科研经费进行统一管理，清晰地与单位其他生产经营成本区分开来;其次，财务主动融入业务，加强与业务的紧密合作，明确划分项目与项目之间、外协与外包之间、专用与通用之间的边界，严格按照预算方案支配科研资金，正确核算和归集项目成本费用，如实反映科研项目成本经费，确保科研经费专款专用;最后，财务在核算科研經费使用时，除了严格按照权责发生制原则的要求，判断和处理直接费用的归属外，还应进一步细化科研核算颗粒度，督促业务单位开展查缺补漏工作，优化各类基础数据和定额数据，促进间接费用分摊的科学性、合理性，正确核算，提高科研项目成本经费归集准确率，并对重点业务和资金进行追踪分析，提高过程控制能力，保证项目资金的使用质量与效益。

第二，建立科研项目财务自查机制。定期开展经费核算与管理方面的自查工作，以检促管，查找财务薄弱环节，及早发现经费使用中的问题，形成问题清单，深入分析问题背后的深层次原因，并制定整改措施进行逐项落实，充分发挥财务监督职能，对科研经费的管理和使用进行追踪问效，提升科研经费使用效率。

第三，加强科研项目管理制度体系建设，夯实财务管理基础。对标科研经费管理制度要求，在企业内部认真梳理科研经费管理流程，在管理薄弱环节增加风险控制点，并针对风险控制点健全相应的企业内控制度，并细化管理制度相关条款，对科研项目的预算、经费申请、使用监督以及效益评估等内容作出具体规定，进一步完善科研财务管理制度，确保科研经费有章可循、有据可依。

（五）加强科研经费财务风险管理

增强风险意识，梳理项目执行过程中涉及采购、计划、合同、成本、预算、资产六大类的风险点，从风险发生概率和影响程度两个维度识别风险发生的可能性及风险产生的影响程度，做好风险预警预控和动态评估工作。同时，收集科研经费使用管理过程中存在的问题和风险隐患，汇编成《公司科研经费管理风险手册》，对存在的风险进行主动、全面、持续的管理，提高项目经费风险管理水平，切实降低项目风险，实现对风险的有效管理。

四、结束语

科研项目财务管理是企业管理的一项重要内容，我们应积极探索新的路径和工作方法，进一步优化科研项目管理方式，科学合理使用科研经费，以制度流程为依据，梳理、识别、细化科研经费财务管理职责及关键风险点，开展财务管理和考核工作，维护制度的严肃性，同时加强财务监督体系建设，提升科研经费管理质量。

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