国有企业人事档案优化策略路径思考

方芳

摘 要：高效的人事档案工作是提升国有企业经营管理水平的重要保障。在新时期，传统人事档案管理模式存在一定的滞后性，无法满足当代国有企业高速发展的需求，加强对国企人事档案管理工作的创新是非常必要的。基于此，文章针对国有企业人事档案优化策略进行了分析和探讨。

关键词：国有企业;人事档案;优化策略

国有企业人事档案是国有企业员工的政治面貌、工作经历、业务能力、岗位调动等多方面信息的综合记录与反映，作为国企人才考察的重要依据，国有企业人事档案是其人力资源管理的重要组成部分。随着我国社会经济体制改革的不断进步与发展，国有企业管理模式也在不断演变以适应当前社会经济形势的变化。因此，人事档案有必要顺应国企改革潮流做出改变。在国有企业人事档案改革中，需要了解其改革目标，从而提出相应的优化策略，实现其人事档案管理的现代化发展。

一、国有企业人事档案概述

1.人事档案的内涵

人事档案是指人事管理活动中经过组织审核及认可并记录员工经历与能力等信息，以个人为单位建档保存的文字、图片等形式的档案。简而言之，国有企业人事档案是指反映个人经历与能力并且经过组织认可的个人信息，作为国有企业档案管理的重要组成部分，人事档案不可或缺。国有企业的人事档案具有客观性与真实性的特点，反映了员工的人生经历与工作状况，但不是所有的员工信息都需要记录到人事档案中，一般是经过企业职能部门审核并认定的信息才能够作为人事档案内容进行保存。因此，人事档案具有一定的权威性，一旦被记录到人事档案中，就意味着获得了组织的审核，无论是褒奖还是惩罚，都具有真实性，能够对员工进行评判，是其他档案所不具备的特征。

2.人事档案的作用

国有企业人事档案的主要作用表现为以下几点：（1）增强市场竞争力。市场经济发展对于各行各业的工作形式都产生了影响，对于国有企业的人事档案也造成了一定影响。国有企业作为市场经济发展的重要组成部分，其对市场经济有着较大影响，这也意味着国有企业的人事档案在市场经济发展中发挥了一定作用。在现代社会中，企业之间的竞争实际上是科技与人才的竞争，企业的兴衰与科技和人才紧密相连，因此人才是决定企业发展的关键性因素。人才越多，企业科技技术进步速度越快。而人事档案作为人才在工作中形成的档案，如果人事档案信息不完整，就无法反映人才的真实情况，会影响人才作用的发挥，从而制约企业的发展。如果人事档案管理效率低下，很容易导致人才无法进入合适的岗位，阻碍企业的发展，从而造成国有企业的市场竞争力低下，不能在当前激烈的市场竞争中取得良好的市场先机。（2）选拔优秀人才。为了了解人才的个人能力以及发展潜力，人力资源管理部门需要了解人才过往的教育、培训、技能以及绩效等方面的相关信息，从而帮助人力资源管理部门将人才安排到合适岗位，从而达到人尽其才的效果。人事档案中记录的都是员工的真实信息，有助于管理者根据员工的真实情况做出科学判断，合理利用人才，也能够更好培养人才，从而适应社会发展对人才的需求，及时为各个岗位提供合适的人才，提高人才的积极性与创造性。国有企业人力资源管理部门也要高度重视人事档案管理，全面了解企业人才的特长、精神面貌以及工作经历，从而选拔优秀人才。

二、国有企业人事档案管理问题探究

国有企业人事档案管理在长期实践中形成了一套比较成熟的管理模式，但是由于受到计划经济的影响，仍旧存在着较多问题，主要表现为以下几方面：

1.对人事档案管理重视程度欠缺

在国有企业人事档案管理中，一些国有企业的决策者往往在认识上有欠缺，容易忽视人事档案对国有企业的重要作用，主要表现在：一是未将干部人事档案工作列入单位重要议事日程，开展监督和考核评价机制;二是专业人员配备较少;三是研究和解决档案工作问题较少，推动工作不够;四是认为档案只有需要查阅、利用时才有用，做好防火、防盗就行。由于重视程度不够，单位对人事档案工作基础设施建设经费投入普遍较少，从而导致档案工作存在硬件、软件滞后问题。部分国企没有专门的档案室和档案柜，人事档案随处存放或混用办公室资料柜存放，存在安全隐患。还有很多国企仍然停留在手工查阅、检索，未进行档案数字化工作。

2.人事档案管理模式单一

目前，国有企业人事档案通常是采取封闭式管理模式，主要是由上级主管部门或档案管理部门负责，这使得人事档案来源单一，虽然便于查找、利用和方便保密管理，但是随着现代社会经济的不断发展，国有企业组织结构也发生了一定改变，如上级党委组织直接任命领导，因此国有企业员工的多样化决定了人事档案管理需要做出相应的改变。但是，目前大部分国有企业人事档案通常是采取集中管理模式，人事档案主要是由人事部门负责管理，无法与国有企业职工多样性特征相匹配。有的企业未严格执行《档案法》《保密法》《干部人事档案工作条例》等制度。查（借）阅、收集、鉴别、转递、统计、安全等制度不健全，随意性较大，在人事档案查（借）阅、转递、收集、移交过程中，出现不能按照人事档案的管理规章制度做好查阅登记，不能严格履行相关程序，未按有关规定要求对档案进行转递，材料收集也存在很大滞后性，以及工作人员变动无交接手续等现象，容易导致档案出现擅自涂改、圈划、抽取、遗失等问题发生。有些国企干部人事档案未集中统一保管，总公司和分公司各自管理，存在分散管理现象。同时，目前国有企业员工的岗位变动相对以前更加频繁，因此单一的人事档案模式已经不适用于现代国有企业的管理，限制了国有企业的发展。

3.人事档案管理体制僵化

目前，我国国有企业人事档案管理主要是采取集中管理模式，而过去国有企业采取的是编制管理制度，很多人思维固化，对国有企业的认知往往与“铁饭碗”挂钩，认为一旦进入国企就等同于拥有了终生“铁饭碗”。而随着市场经济体制建设的进一步深化，国有企业在用人用工上也在顺应时代进行着变革，不少国有企业在用人制度改革上打破了以往的“铁饭碗”模式，在选拔员工时更加关注人才的能力，越来越多的国有企业在用人上逐步倾向于通过聘用制合同以及协议来约束员工的行为。由于用工制度的改变，“铁饭碗”逐步被打破，使得国有企业的人才競争越发激烈，优秀员工为了个人发展可能会计划“跳槽”寻找新发展，而某些国企单位因为自身用人用工利益的受损可能存在不愿放出员工人事档案的情况存在，因此就容易出现“人档分离”“虚假档案”的情况，导致企业人事档案材料管理不规范的现象比较突出。具体表现为：一是国有企业职工个人信息记录材料缺乏一致性。由于部分国有企业人事档案材料收集过程中缺乏必要的审查和严格的监管，导致个别员工人事档案内容失实，与现实情况有人为导致的不准确，如职工的出生日期、参加工作时间、加入党团时间、工作履历、获奖与表彰情况等记载不严谨或弄虚作假，甚至有极端个别造假档案现象出现，使原始档案资料缺乏准确性和真实性;二是材料收集不齐全。有的企业没有按照档案材料收集范围的要求及时做到应收尽收，从而未能保证人事档案材料的完整性与真实性。有的因为档案管理制度的不完善或档案工作人员的工作疏漏，导致对收集上来的零散人事材料没有及时登记、归档、整理装订成册，导致档案材料不齐全、完整;三是材料制作不规范。调研中发现，有的表单材料存在无相应审批机关加盖印章，有的无成文签署日期，有的无负责人签名等;四是材料分类不清。有的档案材料未按分类标准和形成时间排序整理，混乱放置在档案袋内。加上现代人才流动性强，传统的人事档案管理模式很难发挥其应有的作用，不符合现代灵活用人制度的需求。

三、国有企业人事档案优化策略路径

1.转变传统的人事档案管理观念

若要在国有企业人力资源管理上增效率、促提高，就必须顺应时代发展要求，改革因循守旧的传统人事档案管理思路。当前是一个信息化、数据化大发展的时代，国有企业人事档案管理应紧跟时代特点，借助数字化技术手段和国内外先进的人力资源管理理念，对国企人事档案管理进行有效整合，充分挖掘企业的用人潜力和用人效率。人力资源管理的深化改革是现代企业管理与发展所提倡的基本动力之一，如全球前500强的企业就对人力资源的管理投入了显著的人力、物力、财力。人力资源管理的核心内容是将人才安排在合适的岗位上，从而充分发挥人才的作用，提高生产效率，本质上就是人尽其用，尽最大可能发挥人力资源在企业发展中的价值，以调动人才的主观能动性来提升企业的发展增速。因此，在当前经济形势下，国有企业应彻底改革人才思路，从传统的人事管理模式向新形势下的符合现代企业发展趋势的人力资源管理转变，从而提高企业的经济效益。

在国有企业人力资源管理改革中，建立“以人为本”的理念尤为重要，将人作为管理的关键，依据员工的能力、特长、兴趣以及思想状况等方面，合理安排员工的岗位，并在实际发展中考虑员工的成长空间，以有效的企业培训和管理方法充分调动企业员工的积极性与创造性，从而进一步提高国有企业的工作效率，提高自身业绩，为企业发展做出贡献。例如，阿里巴巴、腾讯等企业每年都会拿出一部分利润来奖励员工，从而激发员工的工作积极性。知名企业家马云指出，人才是人力资源管理的核心，只有员工积极工作，重视集体利益，才能够推动企业的可持续发展。

2.坚持服务社会主义市场经济发展观念

在市场经济快速发展的背景下，各行各业对于人才的需求不断提高，我国虽然人口众多，但由于受多方面因素的影响，仍旧存在人才资源匮乏的现实问题。因此，如何合理利用有效的人才资源，推动社会主义市场经济发展，成为横亘在当前国有企业人事档案管理工作者们面前的一个亟待解决的重要问题。各级领导需要充分了解人才的真实情况，除了考核其日常工作状况之外，还需要从人事档案中了解其人生经历以及过往工作表现等方面的情况。作为国有企业人才选拔的重要环节之一，人力资源管理部门也要积极做好人事档案的开发，注重员工人事档案资料及时归档，从而充分发挥人才的作用，而不仅仅是在评选评优中使用。要积极开展企业干部人事档案数字化工作，利用现代化管理方法和智能化技术，加强人事档案管理，开发利用档案信息资源。采取电子文档和纸质文档一一对应的“两套制”管理模式，减少手工操作，提高服务质量，有力推进国有企业人事档案的现代化、信息化管理，为国有企业发展奠定坚实基础。

3.完善人事档案管理制度

改革开放之后，国有企业发展迅猛，国家劳动部门以及国家档案管理局颁布了《企业职工档案管理工作规定》等系列政策法规，明确了各类型企业的档案管理标准与规范。在迈入21世纪后，我国市场国际化水平不断提升，如何通过员工管理来提高企业竞争力，成为国有企业管理者需要解决的重要问题。目前，我国国有企业中的薪酬分配、社会保险制度等方面正在不断完善之中，在复杂的内外环境变化下，国有企业人事档案管理更应紧跟时代发展潮流。人才数量决定了企业科技发展速度，尤其是现在很多国外企业涌入国内市场，并对国内人才进行争夺，人才引进和开发显得更为重要。计划经济遗留的人事档案管理制度已经不适用现代社会，需要对其进行改革。

首先，需要采取多种形式进行宣传，提高领导的人事档案管理意识，并明确人事档案归档材料范围，纳入企业考核之中，避免人事档案资料丢失。同时，要提高员工的档案意识，从而主动配合人事档案管理，减少档案资料丢失、不完整的情况发生，并且要主动跟进归档进度。管理者还要重视人事档案信息系统建设，充分利用信息技术，为人事档案管理提供便利，更好地查询员工的人事信息，并且还可以通过权限划分来给予其人事档案的知情权，从而及时发现人事档案中的错误，向上级部门反馈并提交相关材料，且考核合格后由有权限的管理人员进行修改，进一步提高人事档案资料的真实性。信息化系統的应用也能够减少人事档案管理的工作量，进一步提高管理效率。

同时，为了提高人事档案管理效率，需要确保“档随人转”，避免“人档分离”的情况发生。国有企业需要加强执行力度，在员工入职时检查人事档案的存放情况以及档案内容的完整性，及时开具调档函，按照国有企业人事档案管理办法办理入职手续。在员工离职时也要依照国有企业人事档案管理相关规定及时转出人事档案，若单位或员工不配合转档，需要进行相应的处罚。此外，针对人事档案中存在的历史遗留问题，需要多方动员完成档案缺失内容的调查，尤其是即将退休的员工，需要确定缺失内容并与员工做好面谈工作，讲清核查的目的并争取员工的支持。对于存放在其他单位的人事档案，则需要及时积极与相关单位联系，查补缺失的档案资料，从而维护国有企业的平稳发展，提高企业员工的满意度。

四、结语

随着社会经济的快速发展，我国国有企业正在顺应时代潮流，经历着较大的变革，因此国有企业人事档案管理也要适应时代发展，面对新的问题和挑战，探索人事档案优化策略，先要推动人事档案管理向人力资源管理转变，收集反映员工现状的档案材料，如业务能力、工作绩效等方面的信息，同时要实事求是地进行材料审核并做好材料归档工作，加强信息化建设，推动人事档案的现代化发展。综上所述，努力完善并做好国有企业的人事档案管理工作，在其管理优化策略上下功夫，是努力健全国有企业人力资源管理制度、促进国有企业长期发展的动力与源泉，对国有企业的健康和长远发展具有重要的现实意义。

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