基于信息化时代的自然资源档案数字化建设路径选择

邹柏莉

摘 要：自然资源档案中记录了大量有利用价值的自然资源数据信息，对自然资源管理工作起着参考与借鉴作用。信息化时代，积极推进档案数字化建设工作，准确选择建设路径，明确档案管理系统建设的标准与技术规范，打造一体化档案管理系统，对档案管理工作中的信息收集、整理加工、归档存储、开发利用进行统一集中管理，以及要完善数字资源建设，以夯实数字化建设的基础，实现档案资源高度共享，为自然资源档案开发利用做好准备。

关键词：信息化时代;自然资源档案;数字化建设

为了全面提升自然资源档案管理成效，在信息化时代，需要提高重视程度，加强自然资源档案数字化建设，以满足信息化时代对自然资源档案管理的需求。由于在档案数字化建设中存在着重视程度不够、技术水平有限，以及档案工作本身存在着不足等问题，影响到档案数字化建设进展，不利于档案数字化、现代化管理工作的推进，导致档案利用率不高，降低了档案管理的价值，迫切需要及时改善这一现状。

一、信息化时代自然资源档案数字化建设的作用

1.提高信息共享程度

信息化时代改变了传统自然资源档案的管理模式，由传统单一的纸质管理，转向现阶段的数字化管理，管理工作的内容与方法都发生了实质性的变化。自然资源档案以电子版的形式进行管理与保管，方便人们检索和查阅档案，档案使用者在任何位置、时间都可通过提供的网络平台进行档案的查阅与利用，信息共享程度非常高。

2.提高档案利用率

在自然资源档案未进行信息化管理之前，档案利用率一直较低，而通过档案数字化建设，促进了自然资源档案利用率的提升，数字化建设改变了档案文字内容的载体，以电子形式存储在服务器中，检索和利用非常简单，只需将电子档案放置在服务平台中，通过网络就可实现档案的利用，促进了自然资源档案利用率的提高。

3.有助于档案保护工作

纸质档案在保管中具有一定的局限性，对温度、湿度、防火、防虫等都有着一定的要求，而且在实际使用中，无论是档案管理人员的查找、复制，还是使用者的翻阅等，在一定程度上都会对纸质档案产生影响，造成纸质档案的破损。在数字化建设之后，纸质档案转变为电子形式，以数字形式存储在服务器中，并可进行实时备份，保证了电子档案保管的安全性。在管理与利用档案时，通过计算机直接从服务器中选择档案即可，在这一过程中不会对电子档案造成任何损坏，有助于档案的保护工作。但是，需要做好网络安全工作，以避免网络不安全因素造成档案数据信息泄露或被盗的损失。

二、信息化时代自然资源档案数字化建设面临的问题

1.档案管理人员数字化意识与认识不足

在长期的运行过程中，档案管理人员已经形成了固有的档案管理思维和管理模式，对自然资源档案数字化建设存在着意识和认识不足的问题，进而形成对档案数字化建设的阻碍。在意识不足方面，主要是因为未针对档案数字化建设制定相应的管理制度，在绩效考核中也未明确相应的考评指标，致使档案管理人员对数字化建设意识不足。

2.技术水平有限

自然资源档案已经完成了信息化建设，但是共享程度较低，或者说仅限于内部共享，对外开放水平较低。自然资源档案管理整体的信息化技术水平有限，再加上人员信息素养上的不足，进而影响到数字化建设的成效。此外，数字化建设起步较晚，档案管理模式、管理制度、管理内容等也未完成及时转变，使自然资源档案数字化管理进展缓慢。

3.档案工作存在不足

自然资源档案在数字化建设之后，更新是档案日常工作的重点，但是在实际工作中，由于档案管理人员认识与意识的不足，未充分重视自然资源电子档案的日常维护与更新，影响到档案信息的时效性，不利于档案的开发与利用工作。同时，数字化档案平台基于网络运行，网络不安全因素威脅着电子档案的安全，网络安全管理存在漏洞，增加了档案信息失真、丢失、被篡改的发生概率，对于档案数字化建设影响极大。

三、信息化时代自然资源档案数字化建设的路径选择

1.健全标准与规范体系

健全自然资源档案管理标准与规范体系，对于数字化建设有着积极的影响。第一，依据国家现行的档案管理标准与规范，结合数字化建设的实际情况，对原有的标准与规范进行完善，制定档案管理系统技术标准与规范，并在档案管理涉及的部门与机构中进行标准与规范的统一，主要内容有系统功能设定、数据接口、系统实施细则等，以便于实现档案数字化建设区域内的统一。第二，数据库技术标准与规范，如命名规范，主要有图表、函数、存储，以及数据库安全管理要求等，属于数据库建设的指导性规范。第三，元数据管理标准，针对电子文件管理全过程进行元数据的设定，元数据的类型需涉及所有的自然资源档案类别。第四，档案数字化加工，根据需要数字化加工文件的类型，如图片文件、视频资料等都要设定与之配套的技术规范和管理流程，包括档案管理的所有内容，如出库入库、文件整理与图像处理标准、整理加工考核等，需对档案管理的各个环节做出明确细致的规定，以实现自然资源档案数字化建设的标准化与规范化。第五，完善共享规范建设，统一档案数据标准，完善档案共享平台建设，全面覆盖管理区域，实现区域内信息共享，提高信息交互的质量，为档案利用提供保障。

2.打造档案一体化管理模式

为了提高档案数字化建设成效，需建立一体化管理系统，从档案最初的信息收集工作开始，直至档案利用的最终环节，实现档案的一体化管理与控制，以弥补传统档案管理工作的不足。采用模块化开发策略，从档案工作的收集、整理、加工、保存、利用等方面入手，每个环节依据其管理的实际需求设置相应的管理模块，构建可延伸扩展的一体化管理系统，以满足档案未来数字化管理的需求。第一，构建收集中心，面向收集对象开放数据端口，与其管理系统进行对接，自动进行数据信息的实时收集，并将收集到的信息进行预归档。第二，构建管理中心，主要功能是分类管理档案，依据自然资源档案的类型，划分成多个子模块，文书类、不动产登记类、建设用地类等，可管理多种档案类型，自动生成档案号、目录等。第三，保存中心，主要功能是保存，可自动生成档案号与自动归档，实现电子档案分类存储。第四，利用中心，主要是检索、查阅功能，可进行多样化的档案检索，根据用户的实际需求，灵活选择检索方式，以提高档案利用效率。

3.构建多元化检索方式

自然资源档案数量大且类型多，所以数字化建设较为复杂。以矿业权档案为例，其实际用途非常广泛，可作为矿产开发利用的参考，或者是矿产资源勘查的依据等。建设用地档案，则在征地、划拨工作中利用较多，其完整真实地记录了土地利用过往与现状，有利于土地管理各项工作的开展。因此，需依据自然资源档案利用的实际情况，构建多元化检索方式，提高检索精确度，为档案的良好利用提供助力。首先，依据使用权限，合理设置检索方式，满足用户的检索需求;其次，构建多元化检索方式，可通过单个或多个关键词检索，也可全文检索、模糊查询，依据关键词可检索到档案中的内容，以及运用高级检索模式，使用全文、目录进行档案的查找，以提高检索的准确度，提升用户的检索体验。

4.加强数字资源建设

数字资源是档案数字化建设的基础，需要在数字化建设中将馆藏的纸质档案转化为电子档案，使用档案管理系统进行集中统一管理，在完成纸质档案电子化转变后，建立档案目录，存储至档案数据库，为档案利用打好资源基础。首先，在数字资源建设中，应注重档案管理的多样化，将图像、音频、视频等档案也要纳入其中，以丰富档案的内容与形式;其次，电子档案文件格式需统一，为了保证电子档案的质量，需要对其进行全面的质量清查，清理无效与没有利用价值的档案;再次，电子档案的存储位置，要与总目录一一对应;最后，建设用地档案在系统中完成审批后，需要与纸质档案进行比对，进行两个版本档案的数据补充后，才可进行相应的保管工作。

5.构建完善的安全保障机制

自然资源档案需要绝对安全保管，应完善安全保障机制的建设，实行严格的备份制度，以保障档案数据信息的安全性。备份面向所有的档案管理工作，甚至包含日志文件的备份。使用的备份设备主要是服务器，采用双机运行方案，实时备份档案管理系统中的数据信息。运用双机备份可以在其中一台服务器出现故障的情况下，另一台服务器接替工作，如果其中一台服务器系统崩溃、信息数据丢失，可以使用另一台服务器进行数据与系统的恢复工作，避免档案信息丢失的问题，保证档案管理系统高效运行。

6.注重档案资源多样化建设

自然资源档案的形式多样，包括了纸质文件资料、声像档案等，需对这些文件资料进行分门别类管理，以实现档案数字化管理功能的扩展，如管理系统中的门类扩展、分类管理扩展等，构建自然资源档案的多门类管理模式，分布式存储电子档案，以便于各个专业部门方便快捷地获取各自所需的文件资料，多门类管理的类别可包括土地利用规划、文书档案、采矿权审批等。

四、加强自然资源档案数字化建设管理的措施

1.加强软硬件管理

软硬件是自然资源档案数字化建设的基础，由于档案管理数字化建设是一项长期工作，并且处于动态化建设过程中，需要通过加强软硬件设备的管理，定期进行软件与硬件的升级，才可使档案管理系统跟随信息技术的发展而升级，以维持档案管理系统良好的运行状态。在档案数字化建设中，先要做好硬件建设，依据自然资源档案数字化发展的实际情况，明确硬件性能，配置出可满足档案管理系统高效运行的硬件设备，为档案数字化管理提供有力支撑。 在软件方面，可与软件开发公司建立合作，依据档案数字化管理的实际需求定制软件，还要与软件公司签订后续的软件维护合同，由软件公司负责日常维护，修补软件运行中出现的缺陷，以及定期进行软件的升级，不断优化档案数字化管理的功能，进而发挥出档案数字化管理的优势，保证自然资源档案管理的实效性、完整性与准确性。

2.加强档案数字化管理的制度建设

健全的制度是管理的前提，制度本身具有规范与约束工作行为的作用，可保障管理各项工作措施的顺利落实，所以在自然资源档案数字化建设中，需要完善管理制度建设，以促进档案数字化建设的有序推进。第一，制度完善建设需从档案数字化建设本身入手，结合其数字化建设的内容，针对性完善各项制度。例如，档案立卷归档，需要制定相应的规范与细则，针对档案保管期限，需要明确不同类型自然资源档案的保管时间，并给出保管到期后的处理要求，以避免档案数字化管理出现不足，影响档案的利用价值;第二，在档案数字化管理中，需重新梳理电子档案的管理流程，包括归档制度、移交制度、接收制度、查阅制度等，针对电子档案管理的各个环节，都需设立相应的管理制度，以保证档案数字化管理的规范化与标准化;第三，档案管理人员作为数字化档案建设中的关键一环，需要激发其工作的积极主动性，可建立完善的绩效考核制度，对表现优异的档案管理人员进行相应的奖励，针对表现不佳的人员则进行适当的惩罚。还需建立档案管理责任制，依据档案管理的不同岗位，明确档案管理人员的各项工作责任，以确保档案数字化建设各项工作的落实到位。

3.扩充服务范围

档案数字化建设的目的是实现自然资源档案的最大化利用，自然资源档案的内容与类型非常丰富，并具有极大的利用价值。比如，土地方面的档案包括国土空间规划、不动产登记、耕地保护等档案，这些档案可用于林地保护或是审核建设用地等工作，还可作为法律凭证，当出现权属纠纷时，可以通过查阅档案，明确实际的产权人。因此，为了更好实现自然资源档案数字化建设的价值，需要扩充自然资源档案的服务范围，为档案利用提供便利。第一，转变传统的被动式服务模式，服务需要积极主动，以不断提高档案的利用率。可通过广泛宣传方式，让社会大众了解和认识自然资源档案，如建立自然资源档案的官方平台，在上面发布有关自然资源档案的各种信息，以及详细介绍档案的服务内容，或者是积极宣传档案数字化建设的意义，引导社会大众使用数字化档案馆，为社会大众提供实时的档案服务;第二，延伸档案服务范围，档案数字化建设为档案的利用提供了极大支撑，通过建立数字化档案馆，探索更多的档案服务内容，延伸档案服务领域，以满足社会大众档案利用的实际需求，为社会大众提供优质的档案服务，实现档案數字化建设的最大价值。

4.强化档案数字化管理培训力度

档案数字化建设改变了传统的档案管理模式与方法，对档案管理人员的信息素养有着一定要求，由于档案管理人员已经适应了传统的档案管理与服务工作内容，在实行档案数字化管理之后，档案管理人员信息技术上的不足则被凸显出来。因此，档案管理部门要强化档案数字化管理培训力度，提高整个档案管理队伍的信息技术水平，不但要进行档案数字化管理培训，还需深入分析档案管理队伍信息技术、专业性上的不足，并制订针对性的培训计划，丰富培训的内容，实现档案管理人员的系统性培训，强化其档案管理系统的实践操作能力，提高其档案管理的专业性。

五、结语

在自然资源档案数字化建设中，需以现有的档案资源为基础，运用计算机技术、信息技术、大数据技术等，打造切合自然资源档案管理实际需求的一体化档案管理系统，对档案进行全流程的信息化、数字化管理，以解决传统档案管理技术水平有限、工作存在不足的问题，提高自然资源档案管理的技术水平，实现档案数字化建设的最大价值。

参考文献：

[1]汤安琪.自然资源档案数字化建设策略探究[J].办公室业务，2020

[2]冯文碧.数字化档案管理创新工作策略探究[J].卷宗，2019

[3]孙继光.信息化时代下加强自然资源档案数字化建设的途径探索[J].城建档案，2020