医院干部人事档案管理中存在的问题及对策研究

隋萌

摘 要：针对干部人事档案管理具有真实性、动态性、现实性及保密性的特点进行简单阐述，认为其能够真实、动态地反映医院发展现状，具有较高的应用价值。根据干部人事档案管理的内容与要求，分析档案管理的价值，探究现存的问题，并且提出与之相关的发展建议。医院需要提升干部人事档案管理的重视程度，合理配置资源，优化应用人才，构建良好的医院人力资源管理体系，深化医疗卫生事业的改革，进一步促进医院的转型与发展。

关键词：干部人事档案管理;医院;人力资源

干部人事档案涉及广大医务人员、行政人员的具体工作能力、绩效水平等，信息内容丰富。尤其是对于医院，关联的医疗、教育信息数据较多，内容丰富，参考与研究价值较高。医疗体制改革环境下，人才选择、聘用均需要密切关联档案信息。随着现代医疗改革及医院建设发展，对医院干部人事档案管理工作的方式提出了更高要求。但是，纵观当前干部人事档案管理的现状，依然存在档案资料应用不足、资料之间关联不足、管理形式不当等問题，直接限制着档案管理的作用。同时，对医院人力资源管理的质量及医院发展也会产生阻碍影响。新时期需要强化干部人事档案管理的重视程度，强化档案管理意识。结合医院人力资源管理的要求与时代特点，创新档案整理、应用形式，基于医院管理现状及规划管控，促进现代医院的发展。文章将结合医院干部人事档案管理中普遍存在的问题进行讨论，提出相关思考与建议，希望能够对档案管理工作带来参考作用。

一、干部人事档案管理的特点

1.真实性

医院干部人事档案主要是由人事部门管理，包含人才任用信息、变化信息等，而信息的真实性是档案管理的核心生命力，能够真实、客观且详细记录干部工作的能力、个人经历及职业素养等。若出现信息不实或者不全面的情况，则会对关联工作开展的效果产生不良影响。在干部人事档案管理的过程中，需要保证各类信息资料的真实性、有效性，坚持实事求是的工作态度。

2.动态性

医院干部人事档案的动态性特征，突出表现在两方面。第一，内容方面，需要根据干部工作经历、个人成长及发展情况等，持续补充、更新。比如，在医护人员职称晋升、学历提升或者岗位提拔后，则需要将其关联信息快速更新。第二，管理主体层面，需要根据人才流动情况及时更新。医院可能会随时发生人事变动或者职工流动的情况，应确保信息内容与实际情况一致。

3.现实性

现实性特征具体表现为，可对现实工作服务。人力资源管理部门需要立足医院发展实际，根据当前人才管理的现状，合理选聘、考察及管理职工，充分应用人事档案资料。根据人事档案情况统计数据，合理配置各岗位职工数量，为医院人才的聘用、优秀职工的选拔均能够产生重要的现实意义。

4.保密性

医院干部人事档案管理的内容中，包含干部工作经历、薪资待遇、家庭成员及身体情况等等，涉及干部个人隐私，故而档案管理具有保密性特征。在实际的干部人事档案管理过程中，需要注重资料的安全管理，确保信息数据安全。

二、医院干部人事档案管理的价值分析

1.医院人才选择的重要依据

《干部人事档案工作条例》中提出，干部人事档案是教育、选用、监督干部的基础内容。医院作为公益性服务机构，更需要强化干部人事档案管理的重视程度，不但需要借此全面了解干部的专业能力、工作经验等，还需要借此掌握干部的思想素质、政治素养及道德素养等，是医院合理聘用人才、管理人才的基础依据，可直接关系到医院的发展质量。在具体的干部人事档案管理过程中，需要确保各项数据、信息的准确性。

2.优化人力资源配置

医院干部人事档案管理主要是通过数据分析、整理的方式，帮助医院管理人员更加明晰人力资源管理现状，也能够为人力资源管理工作提供必要的数据、信息支持。以档案数据分析形式，快速评估各个岗位职工人数、能力的合理性，借此优化调整岗位配置，进而更好发挥人尽其才的作用。干部人事档案管理是优化医院人力资源配置的有效路径，确保医院人才招聘、岗位应用更加合理，具有针对性、实效性特征。

3.提高人事监督质量

医院干部人事档案全面记录了医务人员的职业素养、岗位能力及出勤情况等。通过人事档案信息检索方式，可综合、客观且真实呈现干部培养、任免、奖惩以及考察的情况等，这些内容均与档案管控的具体细则、制度一致。干部人事档案的科学管控，也是提升医院人事监督质量的有效方法，预防不良问题的发生，保证干部工作的有效性与廉洁性。

三、干部人事档案管理中存在的问题

1.档案管理意识淡薄

当前很多医院比较重视医疗管理工作，对干部人事档案管理的价值认知不足。一些医院认为干部人事档案管理仅仅是单纯的资料收集、存档等，实际应用、信息反馈的价值未得到彰显。医院干部人事档案管理信息收集不及时，内容单一，虽然包含了个人职称、薪资及党员资料等内容，但是能够反映干部专业能力、管理水平及个人绩效等内容却相对较少。部分档案记录了干部晋升的历史材料，但是现实材料却相对较少。同时，部分干部人事档案存在格式书写不够规整、目录书写不够准确等问题，且多为了应付上级检查，上述问题均会严重影响人事档案管理的质量。

2.档案管理程序不严

医院干部人事档案涉及内容较多，收集范围较广，且材料比较零散，对实际的档案管理工作提出了更高要求。但是，当前医院干部人事档案管理多具有档案收集、整理及管理程序不够严格的问题。很多医院干部人事档案材料由不同的部门负责生成，档案材料获取路径比较分散，加之部门之间缺乏沟通，易发生各类档案信息收集不及时、材料不完整等问题。医院中干部人事调动、人员转出的情况时常发生，如果人事档案未得到及时同步管理，则会出现“人档分离”的问题。

3.专业人才数量不足

纵观当前医院人事档案管理现状，多具有专业档案管理人员数量较少的情况。很多医院由于对干部人事档案管理的重视程度不足，未配置专门的档案管理人才。实际的档案管理工作由其他部门人员兼职，或者将其他部门人员临时借调到档案室等，导致档案管理的工作质量受到影响。很多临时管理人员或者其他部门人员的档案管理专业知识不足，或者缺乏分析具体工作的能力，难以切实发挥档案信息科学支持的作用。同时，受到医院内部缺乏定期人才培养制度的影响，致使医院干部档案管理人员出现知识断层问题。

4.管理模式有待革新

当前，医院干部人事档案管理依然应用“你送我装、你借我调”的传统管理方式，即由相关职能部门在一定时间内将干部个人材料送往人事档案室储存，且材料多为文字资料。虽然搜集了大量的档案信息，但是信息分析与开发较少。人事档案管理人员在档案应用期间，多以人工检索方式开展，所需要消耗的时间较长，工作效率与质量较低。同时，档案信息检索的内容多为干部的职称、薪资及简历等简单内容，在信息挖掘、数据分析与人事决策等方面未发挥科学参考作用，被动提供管理档案信息影响着档案资料的应用价值。

信息化时代背景下，医院干部人事档案管理也需要创新模式，将信息化管理技术融入其中，降低人工操作中出错的发生率，也是提升档案管理工作效率与质量的有效方法。

四、干部人事档案管理的对策分析

1.强化档案管理意识，完善档案管理内容

为了推进医院管理的科学化进程，国家相关部门颁布了《档案法》，在医院干部人事档案管理的过程中，需要强化管理的重视程度，根据当前医院管理的内容、要求及现状等，逐步完善干部人事档案管理制度，明确档案收集的方法、具体内容，使干部人事档案趋向于规范化、程序化管理模式。

医院领导相关管理人员需要明确认识到干部人事档案管理的必要性，严格按照《档案法》中相关条例开展归档、调档、转档等工作，给予档案管理工作宏观指导，确保档案信息收集、归档、储存及应用等工作的有序开展。认真鉴别档案资料的真实性、信息的准确性等，确保干部人事档案信息中学历水平、资格考试等信息的真实性，且将干部个人的工作情况、工作能力、重要活动参与情况及表现等纳入档案资料中，归档材料必须科学分类、准确编号且整齐装订，为人力资源管理工作的科学开展及医院决策的制定奠定良好基础。在此基础上，还需要强化《档案法》的宣传力度，提升医院中每一位职工的档案管理意识，使其更加主动配合档案收集、应用工作，促进干部人事档案管理工作的全面、持续化开展。

2.严格管理程序，建立长效机制

干部人事档案管理，需要基于实际需求打造长效管控机制，将管理流程、规范与具体工作细节融合，确保各个环节的有序开展，促进档案管理工作的制度化、科学化及规范化发展。现代医院发展中，需要修订完善相关管理配套制度，规范档案收集、借阅等流程，并明确人事档案的“建、管、用”程序。

“建”主要表现在档案管理流程的构建方面，需要强化档案信息管理的重视程度，对档案资料的真实性、全面性进行管理，制定相关档案建立的流程，确保资料的及时收集与信息内容准确;“管”主要表现在档案保管工作方面，需要加强干部人事档案的日常化管理，专业化审查。在发生干部人事关系变动的情况下，需要做到“凡提必审、凡转必审、凡进必审”;在“用”方面，主要是根据档案管理的内容与要求，严格规范档案应用的管理制度，健全档案检索、应用的管控制度。比如，在需要查看档案的情况下，需要先填写申请表，按照规定流程审批。通常情况下，档案不可外借。若必须要外借，则需要严格按照相关审批程序开展，由相关管理人员、主管领导批准等，且需要在限期内归还。严格遵循保密规定，避免圈划、涂改、替换档案资料，严禁擅自公开或者泄露档案信息内容等。

3.培养专业人才，构建优秀团队

干部人事档案管理工作中，专业档案管理人员的能力、人才数量等，均会直接影响整体工作质量。新医疗改革环境下，需要强化专业档案管理人才培养的重视程度。作为干部人事档案管理人员，不但需要掌握专业的理论知识，还需要保持良好的服务态度，注重自身综合素养的提升。

医院主要可以通过两方面開展人才管理工作，一是外部人才引入，以择优招聘形式，将更多专业能力较强、具备现代化管理理念及计算机操作技术的人才引入医院档案管理工作中，促进现代医院干部人事档案的信息化、智能化管理。二是内部人才培养方面，可以定期开展专业知识、技能及法律知识的培训活动。比如，结合具体的干部人事档案管理内容，介绍档案管理的计算机操作知识、电子文化管理知识。结合具体的档案管理要求，讲解相关的法律制度，相关的政治性、保密性及原则性要求等。加强专业档案人才培养的重视程度，坚持与时俱进。根据医院发展的不同阶段，应用多样化的方式培养人才，培养一批思想素质高、业务能力强的档案管理人才团队，更好彰显档案管理作用，为医院的发展奠定良好基础。

4.应用信息技术，构建信息平台

信息化干部人事档案管理平台的构建，能够促进档案管理工作的自动化、数字化及高效化发展，整合应用现代科学技术。现代医院发展中，需要强化信息技术应用的重视程度，改善单一人工档案管理模式。

比如，可以应用扫描仪将档案数据快速录入计算机中，以系统自动检测方式，分析与整理数据等。应细致检查档案内容，确保其信息数据准确的基础上，还可以直接通过图像自动检测技术将其转变为图像，更加直观、形象。相关工作人员可以对其质量进行检查，并进行装订处理。合理使用数字化技术可将诸多文字及纸质信息化为数字资源，并通过光盘等储存。在应用数据信息期间，可以通过输入关键词的方式，快速获取相关信息，提升工作效率，也能够预防档案信息丢失等问题的发生，确保档案信息的完整性。

五、结语

干部人事档案管理是医院人力资源管理的重要组成部分，需要强化重视程度，确保档案资料的真实性、完整性。医院发展中，需要结合实际情况完善档案管理制度、创新管理方法，确保医院人才招聘、岗位配置更加合理，逐步提升档案资料管理质量，彰显档案管理作用，为医院的持续化、科学化发展奠定良好基础。

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