高校图书馆业务数据管理研究

高培培,高 冕

(河海大学 图书馆,江苏 南京 210098)

0 引言

国际图书馆协会联合会(IFLA)2010年发布的《图书馆统计宣言》指出:“统计数据不仅对于图书馆的内部管理是不可或缺的,对于政策制定者、出资机构或者公众等不同类型的利益相关者而言,统计数据将会影响战略计划,并能够建立和保持对图书馆的信心”[1]。由此可以看出图书馆数据统计工作的重要性。

1 图书馆业务数据概述

1.1 图书馆业务数据的内涵

图书馆数据是图书馆在日常管理与服务中形成的,是图书馆创新工作的可靠信息源和决策依据。虞俊杰[2]认为,图书馆数据包含具体业务数据、用户数据和管理数据等,业务数据是图书馆数据的组成部门,其范围相对较窄。林志军[3]认为,图书馆业务数据是图书馆在各项业务统计活动过程中所获得的、来源于自身工作的各种数字资料以及与之相关的其他资料的总称,是图书馆工作中的基础数据。本文所指的图书馆业务数据,主要是图书馆在开展各项业务工作和服务时产生的,可以对图书馆工作进行描述、分析与研究的各类数据,包括读者服务与利用数据、信息咨询数据、采访编目数据、信息化建设数据、财务数据、管理数据等。

1.2 图书馆业务数据来源

图书馆数据体现在方方面面。以河海大学图书馆为例,图书馆的业务数据来源主要有3种渠道:一是图书馆的各类业务服务平台系统。当代高校信息化建设的环境中,图书馆是信息化建设的重要参与者。图书馆拥有智慧图书馆服务平台(馆藏资源管理信息系统)、门禁系统、座位管理预约系统、学位论文提交系统、科技查新服务平台系统等各类管理服务平台系统,这些系统每天都会产生各种业务数据。二是图书馆网站、新媒体运营及电子资源使用数据,包含图书馆网站访问浏览数据、微信公众号信息发布与访问数据、电子资源下载及访问数据等。三是其他日常的业务活动中产生的管理与服务数据,这部分数据很多需要人工统计,如用户参考咨询数据、投诉处理数据、财务数据、人事数据、固定资产数据等。

2 高校图书馆数据统计现状分析

各国图书馆特别是欧美等发达国家图书馆普遍重视图书馆数据统计工作,借助统计数据展现图书馆的价值和作用。我国图书馆的数据统计工作也取得了进展,特别是高校图书馆,建立了相对完整的分层、分类统计制度。

2.1 国外现状分析

欧美发达国家经过长期的统计实践,图书馆数据统计工作已经有了比较完整的体系,对我国高校图书馆统计工作有借鉴之处。英国建有SCONUL网站用于高校图书馆的统计工作[4];美国高校图书馆统计工作的主要代表是美国研究图书馆协会(ARL)和大学与研究图书馆协会(ACRL),都是通过各自的线上统计平台进行数据填报[5];日本图书馆协会(JLA)是数据统计工作的具体执行机构[6]。虽然国外高校图书馆的管理方式、服务体系等与我国高校图书馆有差异,但是仍可对其进行研究,取长补短,完善自我,建立科学规范的图书馆数据统计体系。

2.2 国内现状分析

国内现有的高校图书馆业务数据统计平台可以分为两大类:一是事实数据库统计,包含教育部高校图工委推动的教育部高校图书馆事实数据库以及有些省图工委制订的事实数据库统计。事实数据库的统计指标涵盖了图书馆基本情况、年度经费情况、资源建设情况、读者服务情况、人员情况等。教育部高校图工委每年依据事实数据库数据发布的《高校图书馆发展报告》,成为引导全国高校图书馆发展的重要依据。2017年江苏省高校图工委依据自身需求与特点,推出了“江苏省高校图书馆事业发展统计与决策服务系统”,指标设置与教育部高校图书馆事实数据库略有不同,并依据填报数据每年发布《江苏省高等学校图书馆发展报告》,旨在与全国平台互补,为省内高校馆、省图工委、省教育厅领导提供决策支持[7]。二是各高校图书馆设计的业务数据指标体系。部分高校图书馆根据自身需求及自身发展实际情况,制定了符合馆情的业务数据指标体系,如清华大学图书馆[8]、北京师范大学图书馆[9]、上海交通大学图书馆[10]等。各个馆制定的指标项是为了反映和记录各项工作和服务情况,其不仅满足了教育部、图工委、学校等各类数据填报,还为各馆的年度总结、绩效考核、管理决策等提供数据支持,因此,指标项制定明显要多于事实数据库。

2.3 现有研究存在的问题

现有图书馆业务数据管理研究主要是3个方面:一是对数据指标的研究,如对事实数据库一些指标的对比与填报问题的研究;二是统计平台建设研究,如清华大学、上海交通大学图书馆的业务数据研究等;三是业务数据利用,主要集中在图书馆年度发展报告之类,其他方面的研究相对较少。业务数据统计的目的是为图书馆发展与管理服务,因此,要加强业务数据利用上的研究。

3 河海大学图书馆业务数据管理

图书馆统计数据对于每个图书馆、整个图书馆行业、政府及社会都具有十分重要的意义。建立完善的图书馆业务统计体系,有助于及时发现业务工作与服务中存在的问题,发挥预警作用,有针对性地改善图书馆的薄弱与不足之处;有助于图书馆管理层的科学决策,全面检测图书馆员工业务工作的完成情况及各部门的绩效评估;并且可以通过业务数据的分析了解图书馆对学习、科研等所做出的贡献,使之成为图书馆服务评价的重要依据。本文以河海大学图书馆为例,介绍统计工作的制度、业务数据统计指标体系以及统计数据的应用等,以期对实践工作有参考作用。

3.1 业务数据统计工作制度

3.1.1 业务数据统计工作组织体系

河海大学图书馆设有数据馆员,专门负责业务统计工作的执行。统计工作一直由馆长、数据馆员、各部门主任合作进行。馆长负责制定统计制度、审核各项指标项的制定,保证此项工作长期有效地开展。各部门主任负责制定本部门统计体系,并逐月填报本部门业务数据。数据馆员参与指标体系的制定工作,并负责业务数据的保存、分析与利用,以及整个业务统计工作的实施。

3.1.2 统计周期

河海大学业务统计工作主要是馆内各部门各种可量化的业务数据。统计的周期以月为数据填报周期,并考虑到寒暑假期问题,进行了1—2月、7—8月合报。各部门在每个月的7号之前上报上个月的数据,由数据馆员(综合办公室)汇总并分析,并将数据与分析报告及时反馈给馆长。图书馆是一个生长着的有机体,线上服务、学科服务、知识产权服务、阅读推广活动等新业务与新服务在不断发展,业务数据统计应该也是动态发展的,数据统计工作应该跟上图书馆的发展步伐,因此,同时规定业务统计数据指标于每年1月份进行更新与完善(增加新业务的指标或删除已经没有的业务指标),以保证指标体系与时俱进。

3.2 业务指标体系的构建

指标体系是图书馆统计工作的基础。黄运红等[11]认为数据统计指标体系是一系列具有相互联系的数据统计指标组成的整体,能从不同的侧面反映图书馆发展情况;而且从图书馆自身发展与管理需求出发,从业务数据入手,整理和制定统计指标体系,不仅可以记录业务运行的事实数据,又能提高各馆的统计效率、满足个性需求、助力数据驱动的监管与决策。河海大学图书馆有3个分馆,为西康路校区图书馆、江宁校区图书馆、常州校区图书馆;设置有9个部门,为综合办公室、学科服务部、信息咨询部、数字化技术部、资源建设部、文献编目部、读者服务中心、阅读推广与文化传播中心、教材发行中心。基于各部门工作职责内容,将图书馆业务工作分为7个服务体系:综合管理、技术保障、资源建设保障、读者服务、信息与学科服务、阅读推广与文化传播服务、教材服务。河海大学图书馆根据自身需求,从这7个服务体系构建业务数据统计指标体系,如表1所示。

表1 河海大学图书馆业务数据指标体系

3.3 业务数据统计应用

业务数据统计的最终目的是要利用,利用业务数据来促进图书馆事业的发展。目前,河海大学图书馆除年度报告的应用外,还从以下3个方面对业务数据进行充分的利用。

(1)工作预警,监测工作的进度情况,及时发现工作中的问题。如河海大学图书馆对年度内有进度要求的业务工作设置预警制度,如资源建设经费使用情况、图书采访、图书验收等,在6月、10月、12月初重点对相关数据指标进行比较分析,并将结果及时反馈馆长和业务部门,预警和督促业务工作的进展,以便业务部门及时调整工作。以资源建设费使用情况(见表2)为例,2018年上半年使用进度缓慢,及时反馈给馆长和部门,总结主要原因是2018年度学校采购管理有变化,合同流程时间变长,导致资金使用的压力集中到下半年中;部门及时调整工作,将采访合同的前期工作提前至上一年度的12月份(采访预算制定之后)开始,这一工作的调整极大地提高了资源建设费的使用进度,2019年和2020年于当年10月份全部使用完毕,特别是2020年度资源建设费使用情况基本没有受到新冠疫情的影响。

表2 2018—2020年度资源建设费已使用金额百分比

(2)绩效评估,检测部门和馆员年度工作情况。如信息咨询部在科技查新、查收查引、原文传递、信息素养等关键业务指标的数据统计基础上,建立了馆员绩效考核制度,来体现多劳多得、优劳多酬的原则,以促进馆员的工作饱满度与热情的提高;同时对本部门的业务指标数据进行分析比较,评估业务绩效,以此为依据,深化改革服务内容,为学校“双一流”建设添砖加瓦。图1是信息与学科服务体系中2016—2020年科技查新、查收查引、原文传递的业务量趋势图,可以看出除查收查引(因政策性原因)业务量处于上升状态,科技查新、原文传递这些传统信息服务业务量在逐年下降,因此图书馆在2017年开拓了新的学科服务内容(ESI学科分析报告),2019年成立知识产权信息服务中心。

图1 2016—2020年信息与学科服务部分业务量趋势

(3)服务评价,分析图书馆对学科、科研贡献的重要依据。图书馆是学校的文献信息资源中心,是为人才培养和科学研究服务的学术性机构,应充分发挥在学校人才培养和科学研究等方面的作用,那要怎么评价图书馆在其中所做的贡献呢?要充分挖掘分析业务数据,用数据来说话,用数据来宣传图书馆对学校建设的深层次影响,以提高图书馆在学校的话语权。以2019年为例,图书馆入馆读者有3 128 855人次,数据库访问量达650万次,研讨间使用次数为20 389人次等,这些数据都充分显示了图书馆在学校的重要性。

4 业务数据统计工作的问题探讨与建议

在业务数据统计工作的实践过程中,要更好地进行数据管理与应用,还存在一些问题亟待解决。

4.1 统计意识问题,营造数据文化

实践中发现,领导重视、人员执行是业务统计工作中最重要的因素。如果一个图书馆没有统计意识,日常统计工作缺乏规范管理,那么数据的准确性和可靠性就难以保证。因此,要营造图书馆的数据统计分析文化氛围。文化是一个机构组成的软要素之一,是一个需要不断重复和加强的结果。(1)馆领导要重视支持图书馆业务统计工作。馆领导要对统计工作亲自把关,并安排相应的馆员从事统计工作,各部门也要有专员负责本部门的业务统计工作。同时,要注重数据文化氛围的建立,将数据分析嵌入图书馆的业务流程中去,构建基于数据的决策文化,充分利用统计数据。(2)提升统计工作馆员的业务素养。馆里有针对性地开展统计培训,提高统计工作人员数据素养,统计工作馆员要能够知道如何寻找相关的数据、如何分析数据、如何基于数据进行决策等。(3)加强高校图书馆统计制度的规范化建设,研究总结一套适应本馆的统计制度,确保统计数据准确可靠,统计工作稳定和连续,如北京农业大学图书馆制定了《北京农业大学图书馆统计暂行条例》《北京农业大学图书馆统计报表解释》[12]。

4.2 统计口径问题,对标国家标准

业务数据不仅要展现图书馆发展状况,同时也要服务于教育部、图工委、学校等各级各类数据的填报工作。因此,业务数据指标的统计口径是至关紧要的。图书馆需要成立馆内的统计工作研究小组,研究国内外统计标准与方法、各类报表的指标体系与口径等,来制定馆内业务统计数据指标及统计口径说明,可以避免馆员的调动给统计工作带来的数据统计准确性、全面性等的问题;同时,还要确保统计指标体系的与时俱进。信息化建设的浪潮及智慧图书馆的建设,新资源和新服务等都给图书馆带来了新的挑战,及时更新统计指标体系,保持统计工作的与时俱进,可以有效支撑图书馆的规划及管理工作。

4.3 统计应用问题,宣传自身价值

只有充分利用图书馆统计数据,善于分析统计数据,才能发挥数据的作用,来指导图书馆的工作,宣传图书馆,进一步发挥图书馆的社会职能。目前主要从两方面进行:(1)建立常态化数据发布机制,如年度工作报告等;(2)挖掘数据其他作用,建立数据预警、绩效考核、服务评价等制度。业务数据的挖掘与利用是重中之重,要深化开发与利用,未来可以建立数据共享制度,实现统计数据信息的公开、共享及利用,以增进行业之间的相互理解与交流,以及图书馆对校园学科建设和文化建设的深层影响。

5 结语

图书馆现代化的管理要以数据和事实为基础,对图书馆事业发展进行科学管理和决策规划,注重管理和服务的绩效。对各项业务数据的获取和分析,可以实现图书馆组织的效能优化,以及图书馆事业的健康可持续发展。本文介绍了业务数据的管理与应用,以期对实践工作有借鉴作用。当然,目前业务数据应用还不够充分,如何将数据进行深度开发利用,是今后智慧化图书馆建设的重中之重。