高校教学秘书在教学管理中的协调工作及作用

金微薇

摘  要：在高校教育工作改进实施过程中，教学秘书是新型政策的传递者、教务考务的管理者、教学档案的建设者，在实际教育活动开展中占据着极其重要的位置，同时，教学秘书也是保证高校基层教育教学工作实施过程能够有序进行的重要核心岗位。本文将对高校教学秘书在教学管理中可能出现的问题及具体协调路径展开分析讨论，以此帮助教学秘书在开展工作时能够有所参考，更好地为师生服务。

关键词：高校;教学秘书;教学管理;协调工作

中图分类号：G473    文献标识码：A    文章编号：1673-7164（2022）07-0066-04

當今社会，高等教育发展迫切需要一支高职业素养、高业务水平的教师队伍和教学管理队伍，后者的管理水平将直接关系高校教学改革和发展的成败。高校教学秘书是联系学校教学工作和各个院系教学工作的桥梁和纽带，也是教学管理队伍重要的基层核心组成部分。大部分教学工作由教务处通过教学秘书在基层落实，由教学秘书进行指导、落实和反馈，同时，教学秘书还需完成院系高层所期望的教学管理和组织工作。教学秘书工作在业务实行及教育服务方面针对性较强，且需要完成的工作量大，因此，针对教学秘书及其事务工作的作用进行探讨研究，可以对高校教学管理工作的开展起到良好的促进作用，并为教学秘书的成长提供帮助。

一、教学秘书的定位以及作用

（一）领导者的助理和顾问

教学秘书在一定程度上基本等同于领导的助手，是院系级别教学领导小组的成员。在决策过程中，教学秘书可以作为助手向教学工作的决策者提供必要的关键性信息和可供采纳的建议，通过其特殊的职能定位，协助教学政策实施与教学管理有关的具体事务，在解决突发问题中发挥参谋和助手作用。

（二）基层管理人员

在学校教学管理及其实施人员当中，教学秘书是基层的工作者和管理者。一方面，教学秘书协助校高层领导管理，辅助处理常规教学事务;另一方面，作为基层工作落实的监督管理者，教学秘书还必须对教师的工作状况、教学业绩、科研成果以及学生的考试成绩进行收集、归纳、总结和分析，并及时向教务处反馈，辅助上级管理者根据上述各类数据进行决策的调整。

（三）教学工作的提供者

教学秘书应该为学校和各院系的教学、教师、学生和领导服务，工作的最终目的是为领导、教师和学生提供一切可能的帮助，如向院系师生提供教务处下达的各类通知、要求、政策以及文件;听取并执行教务处和院系领导的指示，并向院系领导提供教学数据，帮助其制定学年计划;提出能够提高教学管理水平的各种策略办法及手段措施，并及时提供教学所需的相应材料和设备仪器，为教师教学和学生学习提供必要的支持和帮助[1]。

二、教学秘书在高校教学管理中的作用

（一）教学秘书可以有效协调组织和安排教学工作

在高校教学管理工作中，由于高校教师的高独立性，教学环境相对宽松，高校在进行教学管理时存在较大的难度，此时，教学秘书就起到了关键的信息传递作用。

教学秘书可以根据学校实施相关的事项及产生的问题向院系领导和学生及时传达，并迅速组织相关人员参与改进计划的实施，向上级部门领导或相关工作负责人汇报实际工作和教学方面的情况。教学秘书也需要对各系教师和学生之间的关系进行合理的协调，考虑教学过程中随时出现的情况并向负责的系部报告。

同时，高校教学秘书也需要在工作中不断提升自身素质，以更好地参与教学管理，提高处理各类矛盾的能力，确保高校教学管理工作的顺利完成。

（二）教学秘书对教学档案建设的作用

高等教育机构的教学秘书每日需要处理的工作任务既琐碎又复杂，其不仅需要收集和计划大量的教材和不同教学课件，还要收集和装订学生的日常考试成绩和结业论文。

当前，很多教材和资料均为最新版本，教材不仅有收藏的价值，其相关工作的有效进行也存在重要指导意义，可以为今后的教育工作提供参考。教学秘书要能够及时、准确和高效地建立教学档案，处理大量的复杂信息和教学材料。

（三）秘书是各院系领导的参谋助手

在某种程度上，高等教育中的教学秘书可以被看作院系领导或教学工作实施计划者的助手，他们不仅能够帮助院系领导执行各种教学政策和相关措施的改动与制定，还能在教育工作实行过程中起到监督和督促的作用。

对于需要在短时间内便要解决处理并降低影响的事项，教学秘书要针对问题开展全面准确的信息收集工作，向学院领导汇报进展情况，公开面向学生展示工作实时情况，以顺利完成相关工作;实施工作时在一定程度上可以合理合法地提出自己的意见和建议，供领导和教师协商决策。

为协助相关主管领导组织教学活动及前期工作时，教学秘书应针对可能预见形势的发展及容易发生困难的方面提前做好准备，充分考虑各种因素，对有关教学活动要有应急措施，防止发生意外;教学秘书还要积极配合部门领导解决教学活动的日常事务，使各项工作运行正常[2]。

三、教学秘书工作中的素质要求

（一）业务知识学习能力

为了提高工作的有效性，教学秘书需要掌握多种业务技能。在日常工作中，他们必须通过各种学习渠道获得工作所需的知识信息，如高校各专业的总体情况或教师队伍情况、学生的总体情况及专业课程的内容特点等。教学秘书还必须充分了解大学工作，以求能用适当的、有计划的方式组织与教学有关的会议，必要时也需合理规划与其他单位、国家的学术交流和合作。此外，教育秘书需要了解高等教育，熟悉高等教育治理标准，精通高等教育与社会发展标准、人类发展标准的关系，主动获取、了解和运用先进的治理知识，做好本职工作。

（二）沟通协调能力

教学秘书要做到与各个办公室和所有系主任，特别是其所在系的教师和学生经常保持联系。沟通是管理的重要因素，因为在工作过程中，只有通过与各个群体的良好沟通，教学秘书才能取得相应的理解和支持，以便获得所需的信息。一方面，教学秘书要执行教务处和院领导分配的任务，另一方面，教学秘书要协调教职工作者和学生的教学问题，使双方可以融洽相处，因此，教学秘书必须具备良好的沟通和协调能力。在具体的工作过程中，教学秘书可以定期走访或电话联系学生，面对学生时要平易近人，避免给学生造成较大的心理压力，在沟通前要做好对相关资料的了解，如针对某问题学生的出勤率、考试情况、寝室人际关系等进行了解，更有针对性地帮学生解决问题，成为学生与教师沟通的桥梁。

（三）教学管理能力

高等教育应巩固本科教育的基本地位，高校的工作应以教学为中心，教师在整个教学过程中起着至关重要的作用。较低一级的教学单位中的教学管理和开展工作主要由秘书负责，因此教学秘书的工作能力直接关系到教学质量。教学秘书应按课程表组织开展日常管理，稳定和维护正常的上课秩序。其次，教学秘书要在规范教学活动的基础上，提高教学质量，突出各个专业教学特色。所有工作都需要教学秘书进行协调，所以他们开展工作需要有规划地进行管理，从而提高工作效率。为了更好地提升师生满意度，教学秘书也可以通过发放问卷或走访调查的形式听取师生对其工作的评价，如许多学生认为教学安排不合理，教学秘书则要听取原因，查看这是否是普遍情况，及时予以解决。

四、现阶段高校教学秘书工作面临的困境

（一）工作压力大，易产生心理负担

随着大学的不断发展和学生人数的增加，教学秘书的工作变得更加紧张，导致其心理压力增加。教学秘书的工作范围基本涵盖了整个学校的所有问题，且每天都需要处理各种问题，不仅要处理日常的教学管理，以保证教学的顺利进行，还要处理各种突发事件。教学秘书工作时应该考虑教师和学生的特殊情况，思考某些情况是否触及学校的根本利益。调查显示，大多数大学中只配有几名教学秘书，且他们需要经常面对几十名讲师和成千上万名学生，所有与教学管理有关的问题都由教学秘书独立协调解决。因此，秘书须经常转换角色，在面临紧急情况时需经常加班，稍有不慎就会发生教学事故。此外，常年从事工作的教学秘书因缺乏关注而易产生自卑心理，也会因同事和学生的不理解而抑郁，还会因为害怕犯错而时常焦虑等。这些负面情绪若得不到及时缓解和释放，或在没有相应的激励和促进措施的情况下就会不断积累，产生对职业的不满和职业倦怠心理，易导致教学秘书出现心理疾病[3]。

（二）教学秘书培训、学习的机会较少

众所周知，高等院校中的核心职位便是任课教师，学校在出台新型政策或资金投入等方面都会向任课老师倾斜。各类重大交流活动也一般以教师为主，因教辅人员的工作性质和定位是为教师和学生服务，所以高校对其重视程度低，相应的机会便会很少，教学秘书也不例外。大学没有过多资金和设施帮助教学秘书对其教学管理进行研究改进，也没有提供相关政策支持，这意味着大学的教学秘书只能凭借自身经验完成工作。缺少培训学习的机会也就意味着教学秘书的知识结构更新缓慢、工作能力难以得到显著提升。在许多高校，教学秘书招聘通常不对学历作过多要求，甚至有部分工作者先前并没有学习过教育管理相关专业，知识结构与所做的工作并不十分契合，专业能力与岗位需求明显不适配，许多工作者欠缺工作经验，岗位聘用缺少竞争机制，职位上升空间小，上述问题使得现代高校教学秘书团队整体业务水平相对滞后，而当教学秘书感到在岗位上难以实现自我价值时，就会产生转岗倾向，造成人才流失。

（三）薪资待遇和职称评定方面和教师差异性大

教学秘书的职位较为特殊，并不是一个教学职位，相较于教师却需完成更复杂的教学任务，在薪酬和福利方面也与高校教师有很大差异。由于工作性质和工作时间的不同，教师和教学秘书间的差异会变得更加明显，在工资和福利方面，教师比其他辅教员工更具优势。教师享受的学校福利和名额也要高于教学秘书。对一般教师的评价标准是：开展一定的教学工作，发表具有一定水平的文章，申请教学改革项目和教学研究基金等。但对秘书的评价标准，各高校则不尽相同，据调查，一些高校将教学秘书这一职位定义为其他专业技术服务，并将其视作后勤人员。在评估学位时，教学秘书须发表过万字的文章，并申请教育研究基金项目，且部分学校不承认教学改革基金项目。大多数高校不能有效出台政策以满足教学秘书获取相应奖励的需求，对这一岗位没有合理且明确的晋升和评价机制，一般对教学秘书都是高要求、高标准，这在一定程度上降低了教学秘书工作的积极性，不能有效调动其活力。

五、发挥教学秘书在教学管理中作用的具体路径

（一）科学对待教学秘书工作，合理定位

长期以来，人们对教学秘书的工作都存在一定的误解，认为他们仅仅负责的就是一些无技术含量的工作，例如订购教材、录入学生成绩等。事实上，教学秘书所负责的内容涉及学校教学工作的方方面面，除了处理常规性事务外，他们还起到协调与教务处、学生处、各院系等各部门关系，为院、系领导组织决策提供真实有效信息，为学生提供指导与服务，促进教学质量提升等作用。为了促进教學质量及人才能力的全面提高，高校应该对教学秘书在教育工作及处理事务时的表现进行科学合理的评价。教学管理工作是一门艺术，教学秘书除了要应对各种状况做出正确的选择与判断，注意处理问题时所使用的方式方法，也要针对自身的工作态度和心理素质等问题及时进行改善，以求在处理工作问题时不骄不躁，面对棘手工作时做到冷静分析并分清主次，有序处理;遇到同事和学生对其工作产生误解的情况，要及时平复心情，调整心态，不断增强内心承受力和抗压能力;在面对不可预测的事件时也应沉着冷静地应对，多与其他院系或富有经验的教学秘书进行交流，学习和借鉴其在相应事务上的处理方式。教学秘书应明确自身，工作能力、沟通水平及定位，时刻注意自己的言谈举止及处理工作时的交流态度，树立“为师生服务”的目标，做好相应工作，发挥自身作用，以提高教学质量，改善学生的学习环境[4]。

（二）充分利用电子信息技术提高工作效率

进入电子信息技术时代，教学秘书也需要从纸质办公转型为电脑在线办公模式，应充分利用现代电子信息资源来建设和管理教育文件，改善以往工作过程中的混乱、缓慢状况，特别是在学生成绩管理方面，大多数高校已实行教务管理系统，因此，教学秘书应及时提醒授课教师和学生到教务系统查询成绩，以便尽快安排复试和备考。教学秘书也应在教务系统中录入员工培训计划，并联系教师查看其工作和提出意见。教学秘书在教学管理过程中也应善于利用多媒体制作各种电子图表，通过电子邮件等形式将教学资料进行发送和指定分发，从而提高教学管理效率。

（三）加强培训学习，建立奖惩制度，提高教学秘书工作的积极性

面对各院系的教学秘书，高校应针对其工作能力及工作方式方法等方面进行评估和考核，并制定相应的奖惩措施。高校应对表现较好、责任心强或是考核成绩较高的教学秘书给予充分的奖励，或是一定的优质政策和待遇;对表现不好的秘书要酌情给予处罚，鼓励并监督其及时改正。特别要注意的是，高校教学秘书工作繁多，难以量化，所以考核难度比较大，因此校方要综合过往经验与教学秘书群体的意见，制定一套相对客观的考核标准，尽量降低主观随意性，考核人员也要事先与教学秘书进行沟通，解释考核条目，而不是将每月的绩效考核结果下发被考察对象，使教学秘书群体不知道自己为何被打了低分或高分，从而陷入被动，这样反而会让绩效考核工作打击他们的工作积极性。教学秘书既是教学管理的具体执行者和表现者，又是各种教学活动的组织者和促进者，还是教师和学生间开展教学活动和日常相处交流的关键，发挥着协调作用，不断完善各种关系。因此，高校应针对教学秘书的能力和工作素质，增强其主观能动性，提高教学管理的整体水平[5]。

六、结语

综上所述，高等教育改革将不可避免地使高校课程、教学方法和教学管理方式发生改变。为适应这一改革趋势，高校需要加强对教学秘书的培训教育，使其能够与不同高校进行讨论、交流，学习其他高等院校教学管理的经验和方法，弥补自身的不足，不断提高自身工作能力和水平，更好地为学校服务。此外，高校还要针对不同院系的教学秘书进行不同的考核和评估，建立适当的奖惩机制，对工作能力强、责任心强的教学秘书给予一定的政策和行为奖励。总之，教学秘书既是教学管理的具体实施者和执行者，又是各种教学活动的组织者和促进者，还是在教学活动的实施过程中教学部门的各院系、讲师、教师、学生之间的桥梁和纽带，高校应对其给予充分重视。

参考文献：

[1] 李长青. 教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J]. 教育教学论坛，2020（32）：43-44.

[2] 李婧. 教务秘书在高校教學管理工作中的作用与困境[J]. 绿色科技，2018（19）：249-250+252.

[3] 孟凡丽. 谈教学秘书在高校教学管理工作中的作用及其业务素养[J]. 西部素质教育，2017，3（17）：106.

[4] 姚微娜. 论教学秘书在高校教学管理工作中的作用[J]. 中小企业管理与科技（下旬刊），2016（10）：25-26.

[5] 徐庆佳. 教学秘书在高校教学管理工作中的作用与队伍建设分析[J]. 中国管理信息化，2016，19（06）：220-221.

（荐稿人：马大勇，大连财经学院教授）

（责任编辑：罗欣）