从行政管理到学术论坛—OA系统的变迁史

冯晓亮

（北京市育英学校 北京 100036）

1 OA协同办公系统的发展

OA系统是办公自动化系统（Office Automation）的简称，被广泛的应用于各个行业中。从最开始使用计算机处理各类文档开始，步入了文字信息自动化处理时期；步入21世纪后，各个中小学开始了校园信息网络的建设，从单机处理发展到了网络协同处理的阶段；近5-6年，随着移动互联网的兴起和数字化校园系统应用的广泛普及，以及各类终端都被接入到了校园管理系统中。OA系统向着工作流程规范化、高效化、智慧化的方向发展[1]。

2 OA协同办公系统建设的必要性和目标

OA系统的优势是显而易见的，在基础教育行业，教师工作的特点是课时数较多，往往不具备实时沟通的条件，而有一些行政的工作要求，尤其是在特殊时期下，还是需要一线老师知晓并执行相关要求。传统的纸质办公环境有时显得不那么及时有效。因此，就需要一套信息化的系统来协助学校的管理团队进行上传下达。同时一套完整的规章制度也需要有相应的系统来规范其运转流程。当然任何一个行业都有OA系统，如何在基础教育行业来发挥一套信息化系统的作用呢？还需从基础教育行业的特点出发。教育行业的使命是教育人，培养人。同时，在培养教育学习者的过程中，教授者自身也在不断的提升自己的水平。规范的制度是系统运转的基本底线，这也是OA系统存在的基本要义。在学校运转基本平稳之后，就应向着高阶模式发展即从行政管理向着学术业务体能提升的方向递进。

3 OA协同系统从行政管理起步

一个系统在起步期，功能模块不宜过多。对于陌生的系统，一线老师一般不愿意改变自身的工作习惯和流程。为了让系统的使用者简单清晰明了知道如何使用它，它用来干什么，在初期时系统的功能模块不宜大而全。初期的主要目标是培养用户的使用习惯，增加用户的粘性。除了出台相关的行政命令要求之外，需要切合用户的使用需求，开发若干个在一线教育教学过程中高频应用的模块。在我校的OA系统设计之初就是从以下几个模块开始的，行政要求类：周安排、学校公文，这两类是通过行政命令要求，两个工作日内至少要登录一次 OA进行查阅和回执。除此之外，面向教育教学过程中的痛点，解决一些线下不易解决的问题。例如：场馆预约，校园的中公共资源是有限的，一到期中期末时间点，总是各类家长会议的高峰期，经常遇到开会场地的冲突问题。利用信息化的工具就可以解决这类资源管理的问题。减少中间组织协调管理问题。如图1所示，教师在预约场所之前，可以按时间段或场地进行查询。或如图2所示，在预约时，如果该场地在预约时间段已被占用，则会弹出对话框，进行提示。除此之外，系统中还开发了工资条、车辆预约管理等小工具，这样就可以让教师们真正感受到系统使用后，工作效率的提升。

图1：资源预约查询

图2：场地冲突自动提示

4 OA协同系统向学术业务能力提升

OA系统在使用一段时间后，系统的定位就不能停留在提高工作效率的层面。对于校园系统的而言，还应该落脚于促进业务能力的提升。系统定位发生转变后，首先还是从问题导向，在教师业务提升的过程，有哪些痛点可以利用 OA这样的系统解决。经过调研发现教师队伍中间在赛课、听评课的过程中积累的不少好的资源，需要进行分享交流。如图3所示。这样就创建了工作交流板块，使得教师们自发的交流讨论成为一种工作的常态。学科间跨年级、跨学段的交流日益频繁和密切，逐渐就形成了业务交流的氛围。在这一块板块中，除了进行业务交流之外，也成为校园新闻的广播站。

图3：工作交流版块

为了使学科的优质资源进行固化，开发了资源库模块，将教师个体间的分享固化成为制度，定期统计反馈给学科，促进备课效果的提升。除此之外，为了更加深入教师的学术业务能力，配合人力资源部门，在OA系统中整合学术积分的申报与审核，开设学术交流、论文发表及获奖、课题研究等多个和教师业务能力提升相关路径的申报、审核的流程方法。通过这样的系统，教师通过对比积分的欠缺内控，就可以自我进行下一阶段的发展规划和提升。

通过使用身份认证的技术和SOA的服务架构，使得这些功能模块都与OA系统进行了整合，一线教师在使用时，只需要登录一个平台，就可以完成行政业务和工作学术业务相关的功能如图4、图5所示，避免了产生信息孤岛的问题。

图4：资源库固化业务成果

图5：学术积分系统与OA系统整合

5 总结

校园的管理是一个庞大的课题，如何应用好信息化系统提升治学水平更是需要思考的问题。OA系统是很好的切入点，首先通过一定的行政要求，启动系统的应用，利用一些高频的应用点提高一线教师对于系统使用率，在教育教学工作习惯利用信息化平台是十分关键的。同时，对于系统而言，还应适时的提高定位，从一个效率平台转向业务能力提升转变，这是由教育行业的自身属性所决定的。综上，OA系统的建设和应用，可以有效地对于推动数字化校园建设的进程，实现校园管理高效化、科学化、制度化，提升学校管理的水平，同时促进教师队伍的学术业务能力水平发展。