论施工企业项目部会计凭证的管理

梁峰 刘婷婷 刘明明

摘 要：施工企业项目部会计凭证是工程项目对企业展示管理水平的窗口，也是财务管理的基础，会计凭证管理水平的高低，直接体现了财务人员的基础业务水平。关于施工项目会计凭证的装订，很少有单位发布相关凭证装订规范，包括一些高等院校。如何利用好施工项目部现有资源做好会计凭证管理工作，统一规范会计凭证管理工作，需要会计人员去思索和创新。

关键词：施工企业;会计凭证;管理

中图分类号：F235.3;F406.7 文献标识码：A 文章编号：1005-6432（2022）05-0142-02

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.05.142

1 引言

施工企业项目部的会计业务频繁，票据种类繁多。在发票的收集方面，项目部接触发票的人员众多，而且业务水平参差不齐，不利于对凭证的规范化管理。施工企业对工程项目财务人员一般情况下只配备2～3人，发票的粘贴工作繁重，不可能完全由财务人员来完成，尤其是在运用信息化的财务共享系统的情况下，更多的项目均是由业务经办人员粘贴。财务人员在对票据业务，尤其是费用报销业务做认真的讲解和宣传的同时，还应当利用好项目资源，做好凭证装订等管理工作。本文以某工程局MT项目为例，介绍施工企业项目部如何利用自有资源，对会计凭证装订工作进行创新。

2 会计凭证原始票据的收集和整理

2.1 施工项目原始会计凭证的种类

其一，外部原始凭证。外部原始凭证主要是本项目取得的外部单位开具的各种发票、收据、凭据等有效凭证。如餐饮发票、购货发票、收款收据、火车票、乘坐飞机行程单、银行回单等;其二，内部自制原始凭证。内部自制原始凭证主要是由本项目自己制定的各种表格类凭证，比如职工工资发放表、出差审批表、验工计价单、材料（收发）调拨单、转账通知书等。

2.2 票据的收集整理

票据的收集主要是指业务人员取得合规的票据后，移交到财务部门的过程。取得外部单位开具的有关凭据时，业务人员要认真地审核票据的重要信息是否齐全、正确。票据的收集和整理不仅靠财务人员来完成，而是涉及了每个业务经办人。票据必须保持干净整洁，没有折损，这不仅是做好票据管理的原则，也是财务人员票据审核的基本规范。

第一，发票的审核。业务人员在取得相关发票时，首先要检查的是发票抬头是否填写正确。其次是发票的业务内容、金额、开具时间是否合规。发票抬头即付款方也就是受票方的单位名称、税号等信息。

第二，发票的移交。业务人员根据实际工作需要，将取得的发票在规定的时间内移交财务部审核并报销。

2.3 原始凭证的粘贴

第一，原始凭证的粘贴方法。施工单位项目部都有自己的凭证粘贴方法，但是很少有相关管理办法。基本上都是口头或者简单文字性的要求，票据粘贴的好坏全凭财务人员或业务人员的责任心。一些单位以A4纸为粘贴单，没有任何的粘贴规范，尤其是在信息化共享时代，通过扫描影像的形式上传系统，只要求单据间不覆盖，至于单据之间如何布局粘贴未做严格要求。

实践表明，原始单据按照由小到大、自下而上、从右到左的方法全页面均匀粘贴，做到票据间距整齐，不覆盖、不压字、不串页、不倒置，单据边缘要与粘贴单边缘对齐。需要指明的是，“全页面均匀粘贴”的含义是，凭证粘贴单整页平铺粘贴。原始单据是可以粘贴在装订线左边的，这样做不但可以使整本凭证看上去均匀平整，更是保护了原始凭证不易丢失。由于装订的幅度不大，因此把原始单据粘贴过装订线是不会影响查看单据的重要信息。

第二，特殊原始凭证的粘贴方法。有些原始凭证是带有复写功能的，比如车辆购置税发票、单位外购的自用原材料点验单、发料单等。这类票据在粘贴时，即使不压字也最好不要重叠。一旦重叠粘贴，在压力或者传递翻阅的过程中就会导致下面的票据模糊不清。一般情况下，工程项目较小，业务量不是很大的单位，建议由财务人员负责粘贴原始单据，尤其是发票的粘贴。合同金额大、业务量大的项目建议由业务经办人员粘贴发票等单据，必要的时候由财务人员负责对每一位职工培训凭证的粘贴方法。

3 会计凭证的装订

3.1 会计凭证装订前的梳理

会计凭证在装订前，应逐一进行梳理，通过梳理查漏补缺。检查是否有漏签字的凭证，是否出现金额填写错误的凭证;检查出纳签字、复核人签字及会计主管签字是否齐全;检查是否所有记账凭证都加盖了财务专用章;检查凭证号是否连续，是否有缺失的凭证;检查凭证附件是否齐全。这样做是保证财务人员在装订凭证前财务的资料是齐全的，会计凭证所反映的信息是可靠的。

3.2 会计凭证的压制

项目部财务人员为了使装订出来的会计凭证美观，一般会选择将会计凭证在重物之下压制一段时间。使用较大压力来压制会计凭证、装订之后的美观性等问题亟需解决。

3.2.1 项目部财务人员的一般做法

大多数项目部财务人员都是选择拿块钢板，或者其他比较有重量的东西将凭证按压平整。压凭证的重量也就20～30斤，最重也不超过50kg。凭证在重物下长时间按压，装订出来的效果也不是很明显。在凭证装订完之后经不住反复翻看，反复翻看后又会变得蓬松，之前压凭证做出的努力浪费了一大半。

3.2.2 某工程局MT项目财务人员的做法

由于项目部财务长期驻扎工地，且项目部配备有试验室，因此MT项目财务人员借助试验设备完成凭证的压制。MT项目压制凭证采用的是试验室用的液压数显万能试验机，该设备既可以拉伸钢筋，测试其强度;同时也可以用来压混凝土块，测试混凝土的硬度。正是运用了该试验设备测试混凝土硬度的这一功能，来完成对会计凭证的压制。

压制会计凭证的步骤如下：其一，选择试验设备，MT项目选用的是上限为1000kN的液压万能数显试验机，该试验机的好处是可以固定某一个负荷值，持久的传递压力;其二，选择两块钢板，每块钢板大约厚度在2.5cm，面积大约60cm2～70cm2，质量大约20kg。钢板的大小没有严格要求，只要能完整的承托A4纸即可，钢板的厚度不能太薄，太薄了容易压变形，起不到相应的效果;其三，选择试验机的测试混凝土块强度模式，也就是选择上有顶板，下有托板的模式，并把其中一块选好的钢板放置在下面的托板上，这样做的目的是保证凭证能够放置在相对平整的平面上;其四，备好A4（或A3）纸若干张，并把A4（或A3）纸在上述第三条中提到的第一块钢板的上面铺满，下面不用管，这样做的目的是尽可能地保证即将加压的会计凭证干净整洁;其五，将梳理好的会计凭证摞在一起，每一摞大约40cm高。根据设备的上下浮动空间，确定凭证的厚度，太高会超过设备的空间上限，不方便操作;太薄就会降低设备的使用效率;其六，将一摞会计凭证放置在钢板上，并在上面盖上另外一块钢板，包有白纸的一面朝向凭证，并保持平衡;其七，将试验机上钳下移，直至接触压凭证的上面钢板，然后打开液压油泵，调节控油阀，均匀小速率的加压，压力值会在数据显示器上显示，直至加压800kN～900kN时，先关闭回油伐再关闭油泵。在保持水平的情况下，纸张的承受能力是巨大的，之所以选择不超过900kN，是为了保护设备，尽量不要达到设备的上限;其八，以上操作建议在夜间进行。一是不影响其他部门的正常试验工作;二是不影响财务的工作时间，加压4～5个小时即可，时间越长效果越好。由于纸张的弹力和设备的精密性，固定好压力值后，设备并不能一直保持同一个压力值不变。另外，隨着时间的变化而逐渐减小，也就是压力反弹。第二天上班时打开数据显示器，基本上保持在400kN～650kN。打开回油伐，上升上钳，取下凭证即可。

3.3 会计凭证的胶装

第一，凭证管装。将压好的凭证分成均匀的等份，MT项目会计人员首先把凭证均匀分为3公分左右，其次将每一本凭证管装固定。在每一本凭证的上下各粘贴一张A4纸，这样做既可以保证凭证在装订过程中保持干净，又可以作为凭证的“扉页”。在这张“扉页”上标注凭证的号码及册序，使每一本待装订的凭证方便查看。

第二，凭证胶装。将管装好的凭证拿到专业的广告图文公司进行胶装（一般单位没有胶装机器），在胶装之前，要先对每一本凭证的侧边进行切平处理，对每本凭证的左侧进行切平，切割左侧是保证胶装的平整不易脱落并且美观，然后把凭证的封皮胶装到每一本凭证上。胶装完封皮后，再把凭证的上侧进行切平，这样做也是使凭证看上去更美观。

第三，凭证归档。在每本凭证的封皮上盖好相应的年份、月份、凭证号范围、册序后，加盖财务专用章并装入档案盒。MT项目会计人员选择的档案盒是和每本凭证厚度相当，因此每个档案盒只装一本凭证，以方便查阅。

4 总结

凭证的粘贴及装订看似简单，其實操作起来并不轻松。不论是大型医院、高等院校还是施工企业项目部，从工作环境、工作性质、业务类型、会计人员等情况来分析基本上大同小异，理应形成行业内的一套完整体系的会计凭证管理方案。凭证的管理工作比较琐碎，需要财务人员既耐心且细心，每一本凭证都是经历了从零散的原始票据到“新书”的过程。因此做好会计凭证的管理工作，能够充分展现每个财务人员的工作态度，同时也是财务人员做好财务管理工作的基础。做好凭证管理工作，不用言语表达，单看凭证的装订效果即可证明财务人员对工作的用心程度。

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[基金项目]黑龙江省2020年大学生创新创业训练计划项目“高校线下办公线上预约平台的设计与开发”（项目编号：202010229014）。

[作者简介]梁峰（1987—），男，汉族，河北景县人，中铁二十二局集团有限公司第二工程有限公司茅台项目指挥部财务部部长，中级会计师，研究方向：财务管理;刘婷婷（1989—），女，汉族，黑龙江兰西人，中铁二十二局集团有限公司轨道工程有限公司茅台项目指挥部物资部部员，中级经济师，研究方向：企业管理;通讯作者：刘明明（1988—），男，汉族，黑龙江牡丹江人，牡丹江医学院教务处综合科科长，助理研究员，研究方向：高等教育管理。