高校档案信息数字化建设研究*

文玉花，郭 斐

(1.山东警察学院办公室，山东 济南 250000；2.齐鲁师范学院继续教育学院，山东 济南 250000)

高校档案信息数字化是在大数据背景下随着计算机网络技术、多媒体技术以及数据库技术的发展而形成的新型档案管理形态。利用计算机将不同记录方式与不同载体形式的档案信息资源，转化成为计算机可以识别的电子档案，形成易于保存、管理、利用的信息数据库，以网络化的形式连接，进行网上调阅查询利用，可有效实现档案信息资源共享。档案信息数字化已成为信息化时代档案管理工作发展的必然趋势。国家高度重视档案工作，1996年，国家档案主管部门就在科技计划中列入了电子文件研究项目；2000年，又针对高等院校档案部门出台了有关信息化建设的文件；2020年6月新《档案法》发布，档案信息化建设被单独列为一章，并且在三十八条规定，国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化[1]；2021年6月，在《“十四五”全国档案事业发展规划》主要任务中指出，继续做好“存量数字化”，中央和国家机关传统载体档案数字化率达到80%，中央企业总部传统载体档案数字化率达到90%，全国县级以上综合档案馆应数字化档案数字化率达到80%[2]。档案信息数字化给高校档案管理工作带来了前所未有的机遇和挑战。

一、高校档案信息数字化的必要性

(一)有利于更好地保护档案原件

高校档案资源是社会和国家的宝贵财富，许多高校的档案资源都包含高校创立之初直到现在的历史发展信息和教学科研资料，具有重要的现实意义和历史价值，一旦被破坏或者丢失，将导致学校历史的断层和相关文化记忆的缺失[3]。因此，妥善保护好原始档案、想方设法延长其保存期限是高校档案工作的首要任务。

在传统档案管理模式下，档案大多数以纸质档案为主，一些年代久远的原始档案，受保存环境客观条件的影响，极容易出现纸质变黄、残破、字迹模糊不清晰等情况。如果经常查阅利用，就会对档案形成多次损伤，增加珍贵历史文献资料的保存难度。数字化档案有效避免了以上现象的发生，实现了档案资源的永久保存和安全保管，只要在电脑终端进入档案管理系统，即可快速查阅电子档案，省时省力，无需查找目录和频繁翻阅原始档案，降低档案原件的使用频率、破损程度以及老化速度，对档案原件形成长期有效的保护，延长了原始档案的使用寿命。另外，电子档案能真实地反映纸质档案本来面目，具有真实性和有效性，内容与原始档案相一致，与传统载体档案具有同等效力。

(二)促进部门立卷制度的实行

近年来，高校招生规模不断扩大，职能部门不断增加，每年产生巨量的文件材料，传统的立卷方式即每年年终各单位将所有的文件材料不分类目、不分时间、不分来源全部送交到档案管理部门立卷，由于材料散、乱、杂、数量大，整理起来难度高，还有可能发生丢失、损毁、不全等问题，仅仅依靠档案管理人员凭借主观意识对文件材料进行分类立卷，致使档案员对各部门工作难以判断，无法认定材料是否完整齐全，既不能准确把握文件材料的内在联系,又不能准确地确定文件材料的保管价值及期限，增加了档案管理人员的工作量和工作压力，严重影响了立卷质量。

档案信息数字化管理之后，数据进行网络化，各职能部门兼职档案员依据本部门归档范围，可以将平时工作中收集整理的文件资料数据，通过网络及时传输至学校档案管理系统。档案管理员通过网上操作随时进行档案数据的更新以及归档，保证了档案材料完备齐全，使档案能及时归档、及时利用，部门立卷制度得以落实，档案管理人员只需编写档号，整理上架，减轻了档案信息录入压力。

(三)拓宽档案部门管理职能

大数据时代的到来，计算机网络技术得到广泛深入地应用，档案的编目、鉴定等工作对象不再是具体的实体文件资料，而是整个文件背后所蕴含的价值。深入了解文件的形成过程，确定文件形成部门的工作职能，鉴定文件资料本身所附带的保存和使用价值，重视系统信息与文件形成的相关文献之间的联系，档案部门直接参与文件的形成，从原来被动的保管者转化为现在的主动参与者。由于现代信息的超时空传播，数字化档案真正成为"无墙界档案"，档案管理功能也已经由档案实体的库房保管发展成为提供利用共享服务的信息控制中心，由此，档案管理部门的职能进一步拓宽。

(四)提升档案管理工作效率

高校档案记载着学校发展各历史阶段进展的全过程，汇集着大量的、丰富的教学科研成果和行政管理经验。传统档案大多以纸质形式存储，档案的数量和储存空间十分庞大，档案人员主要工作是对巨量纸质档案进行接收整理、立卷归档、保管查阅，必须承担许多繁琐的工作任务，劳动强度大，重复劳动多，而且人工检索利用费时费力且工作效率低下。随着网络信息化的发展和人工智能时代的到来，档案信息数字化之后，通过计算机利用先进的档案管理软件对文件资料进行扫描、整理、立卷、鉴定和利用。整个过程高效有序，可以起到事半功倍的效果，大幅提高了档案管理的工作效率，减轻了档案人员的工作压力，从而进一步提高了高校档案信息化建设水平。

(五)有效促进档案资源的利用与共享

利用数字化技术将不同载体形式的档案信息进行计算机识别存储，通过互联网进行连接，快速实现信息资源的网上利用与共享。数字化档案可使任何一位利用者突破时空界限，通过计算机网络随时随地查询到所需资料。完全打破了传统档案文件在利用时受到时间、地点等客观条件的限制，充分发挥网络所具有的开放性、便捷检索性、传播广泛性等优势，为社会各界提供优质的网上利用服务，使不同地区、不同类型的档案信息资源，通过先进的技术手段达到共享，有效扩大了档案的利用和共享范围，因此，只有不断加强档案信息数字化，才能最大限度的满足利用者多样化需求，为利用者提供快捷高效的服务，进而实现档案资源社会价值的最大化。

二、高校档案信息数字化建设中存在的不足

(一)建设资金投入不足，软硬件配备不完善

新一代信息技术背景下，许多高校已建成初具规模的信息化管理体系，但是，高校档案管理仍然以延续传统管理模式为主，缺乏现代信息技术手段的广泛利用。由于资金投入严重不足，致使部分高校档案管理部门计算机、高清扫描仪等设备陈旧老化，档案管理软件落后，很大程度上制约了高校档案信息数字化进程。档案信息数字化需要档案管理系统软件不断升级开发，数字化设备要及时更新换代，数字档案信息进行迁移转录，这些都需要大量人力物力财力做支撑。随着我国高等教育办学规模的逐年扩大，许多历史悠久的高等院校，因其办学时间较长，馆藏档案的数量十分庞大，特别是一些年代久远、保存价值高、破损严重的档案，从保护和利用的角度考虑，急需全部进行数字化外包转录，也需要巨额资金支持，因此，资金投入不足会严重阻碍数字化档案的开发。

(二)档案信息数据库建设滞缓

基于资金及人力投入的严重不足，致使高校档案数据库建设进展缓慢滞后，表现为标准低，规模小，整体性差，低水平重复建设多，许多数据库数据类型单一，利用率低下，使用范围有限。此外，由于客观因素的影响，已经建立使用的数据库缺少相对应的媒体数据库和全文数据库，仍然停留在最初的条目数据库的检索使用，难以满足信息化时代档案利用者的多样化需求，延缓了真正意义上的档案资源网上共享。

(三)缺乏专业信息化人才

由于数字化工作专业性强，对档案管理人员的要求也越来越高，档案人员在具备档案理论知识和管理经验的基础上，还要熟练掌握使用计算机进行信息录入挂接、音频和视频处理等基本操作技能。传统的档案工作人员虽然经验丰富，但由于年龄原因及知识结构老化，现代信息技术素养欠缺。而有专业信息技术的人员实践经验不足，对档案管理知识了解不够深入。高校档案队伍中，兼职档案人员居多，他们大多数没有参加过专业培训，缺乏档案信息数字化建设的基本理论、基本知识、基本技能；专职人员相对偏少且缺乏高水平的具备信息化素养的专业人才，单靠传统档案工作人员显然已经无法满足数字化建设的发展需求，因此迫切需要培养和引进具有现代信息技术的档案管理人才。

三、高校档案信息数字化建设的路径

(一)加大资金投入，完善相应的软硬件设施

随着信息技术的不断发展变化，原有的软硬件设施已经不能满足当前高校档案信息数字化需求。高校必须不断加大资金投入，完善与当前乃至未来高校档案信息数字化发展相匹配的软硬件设施。主要包括：数字化采集相应的软硬件设施，如计算机、采集app、高清扫描仪、复印机等，以实现纸质档案、图纸、照片等数字化转化；档案数字存储相应的软硬件设施，如Nosql、Hadoop、云服务器、超大存储容量服务器等；智慧档案系统软件，如档案的基本管理系统、档案的智慧服务系统等。增加档案管理系统的指纹识别、多重密码技术的设置。建设智能化的档案管理平台,消除人机交互性较差的弊端,大力提高档案收储工作的效率[4]，真正建立起随时随地能为高校师生提供档案需要服务的智慧档案平台，形成一个档案收储利用的良好生态信息环境。

(二)加强高校档案数据库建设

档案数据库实质就是数字化档案的集成管理系统，主要包括档案目录数据库、档案全文数据库、光盘数据库、多媒体数据库等。随着大数据、人工智能等新一代信息技术快速发展，高校档案信息数字化朝着智慧化方向发展。高校档案数据库建设除了加强原来的条目数据库之外，还需要利用当前大数据技术、人工智能等新一代信息技术增加多媒体以及全文数据库建设，建设真正意义上的高校档案大数据库。在此基础上，提供真正意义上的高校档案资源网上共享服务。具体来讲，将当前的关系数据库升级成Nosql、Hadoop等大数据数据库，存储多媒体数据以及全文数据。探讨一套符合高校多媒体数据以及全文数据的数据标准体系，规范其命名体系以利于后期的检索与利用。

(三)强化数字档案系统的深度研发

档案信息数字化建设的最终目的就是实现档案信息的广泛利用和社会共享，因此，在新一代信息技术背景下，利用大数据手段，不断加强数字档案系统对外服务功能的深度研发。首先，为档案利用者提供档案小程序语音智能客服、电脑端、移动端等最便捷的多渠道远程利用查询手段。比如，利用者可以使用微信通过录入身份证、毕业证信息及上传手持身份证照片等方式进行认证查询。其次，在服务方式上，采用线上线下相结合的方式，线上运用电子签章直接将查询信息推送给利用者，线下可与快递公司合作，实现便捷的一站式邮寄服务，通过对数字档案系统服务功能的不断开发，提供真正意义上的高校档案资源网上利用共享。

(四)提升档案人员的专业信息素养

档案管理者的专业信息素养水平是高校档案信息数字化的关键。在大数据时代背景下，档案信息数字化建设在发展过程中融合了新知识、新技术、新理念。因此，高校急需培养与之相适应的档案信息化专门人才。数字化档案管理模式下的档案人员不仅需要丰富的专业理论知识，更需要掌握新一代信息技术和计算机网络应用技术，熟练使用智慧档案管理系统，向广大利用者提供丰富多样的档案资源服务。为了迅速提高档案管理人员的信息素养水平，学校可以定期进行信息技术培训，将计算机应用知识、网络技术知识、数字化技术知识等纳入培训内容之中，提高档案人员掌握和运用现代化技术的能力；有计划有目的分批选送档案人员外出学习进修；鼓励档案人员积极参加学术交流、专题讲座、档案培训班，从中学习先进的管理理念、管理技术，管理知识，从而培养一批信息化素养较高的复合型人才。在招聘档案员时，要本着专业知识与信息技术相结合的原则，选拔具备较高信息素养的专业人才，充实优化档案队伍，更好地为档案信息数字化工作服务。

(五)坚持利用优先的原则

大多数高等院校的馆藏档案数量十分庞大，档案信息数字化的过程中，不可能短期内全部实现数字化。首先要对库存档案进行充分调研全面分析，根据档案的珍贵程度、保存年限、利用率及资金使用情况，以服务需求为导向，以利用共享为最终目的，将保存价值高、可以公开、利用频繁的馆藏档案优先进行数字化。同时采用边建边用的工作方式，既进行了档案信息的数字转化，又满足了服务利用需求。

随着新一代信息技术的发展，社会信息化程度不断提高，高校档案信息数字化已成为高校档案管理未来发展的必由之路。面对这一重大历史机遇，高校档案部门要审时度势，抓住先机，不断加大资金投入，优化软硬件设施，加强数据库建设，提升档案人员的信息素养，推动档案信息数字化建设进程，高效、便捷、精准的为学校师生提供多样化的利用服务，为实现高校档案管理现代化奠定良好的基础。