浅析现代企业媒体档案管理系统的应用

艾文蜀

（中国电子科技集团公司第三十八研究所，合肥 230088）

引 言

随着互联网的快速发展，信息逐渐被网络化、数字化。目前，媒体资料越来越多，媒体资源90 %的数据是视频、图片等多媒体非结构化数据，并且这些数据呈现指数级增长，在这些非结构化数据（音视频、图片、文档）中，以视频为主的声像资料比重越来越大，已经逐步成为最重要的数字化资产。这些资料一旦缺乏科学有效的管理，必然会影响媒体资料的有效利用，同时也不利于实现数字化、信息化的档案建设目标。

随着我国经济形势、政策改革的巨大变化，近几年档案数字化开发利用的形式和特点也发生了较大的变化。为适应新形势和新环境下的档案归档利用工作，必须更加认真思考、探索及分析，采纳相应的政策，改善数字档案归档存储利用工作，不断提升档案编研利用等服务。

一、媒体档案管理现状

目前，很多科研单位对数字化资产没有进行任何规范化、流程化的管理，对媒体资源的收集、管理及利用没有统一管理的数字系统。数字化资产管理中存在的主要问题表现在以下几个方面。

第一，海量的音视频及其他数字化声像资料的数量和容量庞大，靠人工及简单目录化方式实行高效管理几乎不可能，自动化管理极为困难。

第二，声像资料处于管理失控的无序状态，产生的数据往往会因保存不当而丢失，控制权限不合适低密级人员越级利用，从而使档案的保密性无法得到安全保障。

第三，日常业务工作中，需要不断查询历史声像资料，应用传统的人工方式和资料柜管理，检索过程非常缓慢烦琐。即使在计算机上搜索，从大量文件中查找到所需要的资料，甚至只是某个视频镜头，也是一件耗时耗力的工作。对于大多数文档、照片、视频，只能进行简单的题目检索，无法进行全文检索，获取信息和资料速度慢，工作效率低下。

第四，有大量历史声像资料急需数字化抢救，保存时间过长会导致部分数据丢失，急需开展数字化采集整理工作。

第五，数字化视频节目和素材每年不断增加，尤其是后续高清素材越来越多，也需要新系统来存储和管理这些高清音视频资源。

二、媒体档案管理系统的应用

（一）构建媒体档案管理系统的目标

针对声像档案管理混乱无序、资源无法集中存档的局面，首先应构建档案信息集中管理系统平台，实现媒体档案（将所有需要系统管理的声像资料统称为资源）的综合管理。保存的目的是保存数据信息的内容、物理形式和功能，对其进行分类、归档、管理，即使时间流逝，技术发生变化，依然能对存档数据进行调取，实现可检索、可调用。

明确声像档案管理范围：需要能够支持各类声像资料、数字资源的管理，包括各类音视频、图片、文档等文件资源，并且在声像档案基础上建立多组管理对象，如各类会议、各种活动、领导视察来访、外事接待等产生的所有照片、录像、录音、解说词、发言。

规范声像档案编目：对收集归档的资源对象制定相对应的著录编目规范，可以对所有数字资源进行描述。编目的基本元数据项应包含信息本身产生的一些源数据，再进行分层编目并细化。

统筹声像档案组织：不同资源模式下，为不同的归档档案建立相关的档案组织和规章制度，以实现对归档档案的快速定位和检索。

统一声像档案管理流程：为后续工作建立并组织合理的档案采集编目利用流程，也一并为各种档案信息建立有利于内外部的档案资源管理、检索下载等流程。对自身档案实体和档案信息的管理、服务等各项业务工作从起始到完成，需由不同部门、不同职位，经不同环节协调及顺序工作来实现完整过程。

构建声像档案管理模式：依据现实中档案资源保存的场景，对各类不相同的档案对象和档案信息管理人员、建立人员、利用人员创建不相同的多种场景。声像档案不能独立成类，应和与其内容相关的纸质文档建立有机联系，不仅要建立管理制度，还要制定相应细则。为了使馆藏的珍贵原始声像档案能够永久保存，共享服务于大众，同时能快速检索到自己需要的影像资源，安全便捷地进行管理存储，实现通过网络查阅、预览、播放，关键需要解决对音视频、照片等多媒体载体产生的媒体档案采集收集、整理编目、信息存储、查询检索和信息发布等问题。现有的媒体档案管理系统已成为创建数字档案馆这一过程中不可或缺的重要组成部分。

（二）媒体档案管理系统在科研单位的应用

先进的媒体档案管理系统所具备的技术亮点，是以“高管控、高质量、高可用、高效率”为原则，为用户提供媒体档案资产抢救、管理、利用等一系列整体的解决方案。其优势包括先进的技术、构架和设计理念，具有良好的互联互通性，支持多格式、泛媒体，工作流程灵活、简洁，可以满足不同用户的需求。需做到设备先进、系统科学、功能实用、接口开放、维护方便。为声像档案的归档、整理、编目、检索、浏览等一系列工作保驾护航，且需要满足声像档案格式转换、编目审核、安全完整和下载输出等各功能要求，确保声像档案数字化工作顺利开展。中国电子科技集团公司第三十八研究所经过两年的考察时间，在多方协调促进下成功上线了声像档案媒体资产管理系统（以下简称“档案媒资系统”），解决了当前音像资料老化和存储、管理的一些迫切问题，以下简单介绍该系统。

1.人性化的软件设计

用户功能操作界面层次分明、新颖耐看，系统界面布局合理、简单易用；所有上传、下载任务实时监控，使得用户对任务状态一目了然；图片和视频上传时，后台自动提取相关信息，如拍摄日期、拍摄像素、文件格式、拍摄人等，实现部分数据自动化处理；视频文件系统内嵌一套传输服务，做到随时随地上传、下载文件，并且支持断点续传（图1）。

图1 声像档案媒体资产管理系统上传界面

2.功能齐全、操作简单

多种来源的资料采集方式，与独立软件配合使用，可实现文件、光盘、蓝光等全介质的批量上传；自动识别该视频资料是否有低质量文件，如果没有则后台自动生成低码率文件用于浏览，保证了音视频文件入库的同时存在两份（高低质量各一份）；支持元数据信息自定义，包括分类自定义、编目体系自定义、编目数据自定义；支持多业务系统数据（实体文件及元数据）交换，方便档案移交；高效全文检索引擎，提供全文模糊查询、编目查询、主题检索等（图2）。

图2 声像档案媒体资产管理系统检索界面

本系统对于集中管理的档案资源提供全文检索、分类检索功能，简单直观、高效维护。在资源管理、归档迁移等方面，具有国内超前的智能化技术，系统在资源调用、共享、管控等方面有很大优势。

3.流程方便明晰，泛媒体、多格式支持

在使用过程中，整个流程一目了然，没有繁杂的操作，网络结构成熟。系统本身包含自己的工作流监控，并可与交互平台的流程管理无缝集成。其工作流程可以定义系统内部工作环节与走向，配置各环节的执行参数与执行人员等。下图以照片归档为例（图3）。

图3 声像档案媒体资产管理系统照片归档流程

基于文件方式的存储管理模式，对存档文件的格式没有任何限制；支持各类视频文件、音频文件、文本文件（Word、Excel、TXT等）及图片文件（JPG、GIF等)；支持多格式转码文件；支持视频文件高清格式。

对传统介质，如VO录像带、IMAX录像带、DV带等进行采集，生成数字化档案信息，同时生成相应的初始编目信息。上传下载模块支持Web网页登录，应具备至少5个端口同时高速运作的宽带，不限制同时浏览的端口数量。具备批量采集转码和批量编目功能，同时还可以对采集的音像素材进行简单裁切、合成的编辑工作，以达到归档的要求。将文件格式转化成AVI、MPG4、JPG等多种通用格式，用于内外档案信息的交换。

4.成熟、完备的存储管理

使用安全、可靠、高效的多级存储体系，智能化地进行在线、近线、离线资料的统一管理。在设计过程中充分考虑系统的安全性，本所在提供高性能的虚拟化服务器资源的同时，也为数据备份提供了双控制器系统和冗余电源。数据存储的可使用有效容量大于200T，每台核心服务器在配置的时候系统盘和数据盘也全部采用冗余配置，采用文件存储服务器与系统服务器两个独立的硬件系统，文件存储服务器具有双备份功能，最大化保证数据不易损坏和丢失，同时源数据设备与备份存储设备Raid级别均采用Raid 6方式。

整个系统具有完善的应急方案，对在系统安装及运行过程中出现的故障和问题，都能及时指出排解方法和手段。在线对网络运行情况进行记录和监测，对于不同用户进行权限的严格区分和限制。

5.稳定、安全、可靠

严密的用户安全访问机制，保证内容访问权限；系统内置强大的工作流导航和模块应用，支持在流程中任意环节设置操作权限，文件流转过程中，严格把控利用权限，防止误操作。严格的QA机制保障产品的稳定和可靠，降低维护的代价。

在应用服务器上安装SFTP服务器是因为媒体档案管理系统中有“超大附件”电子文件上传功能，而所上传的视频文件大多是超过10 G的文件，为了优化超大附件上传功能，故需要借用SFTP服务端。

与传统声像档案素材比较，数字化声像档案的优点就是可以无损重复利用，鉴于计算机网络的开放性及可扩展性，声像档案能够被比较容易地再利用，真正成为用户可以周转流通的媒体“档案”，而不像传统声像素材被沉淀在库房、藏馆内。

遵循安全性的重要原则，在网络系统构建方面，整个系统要保证软件不受病毒感染、黑客攻击，具有高度的安全和保密性，系统硬件选型也以安全、稳定为主。

6.全新概念，强大的资源转换

采用先进的、成熟的资源转换和管理技术，从系统集成角度、设备选型、搜索技术及先进的数据计算存贮技术平台等入手，最大化地符合声像资料行业规范和标准，满足与OA系统、PDM系统等的相关接口协议。从而实现声像档案资源共享，服务社会。

结 语

为迎接信息时代科技发展的挑战，加快媒体档案管理系统的建设，以适应现代信息技术发展的基本流向，本系统在其整个生命周期内可保持一定的先进性。在信息数字化、管理网络化背景下，通过对多媒体信息资源的统筹管控，为深入挖掘声像档案的知识价值和利用价值、拓展声像档案的利用渠道提供成熟的软硬件环境。在提高自身业务水平的过程中，应充分借助计算机网络技术去继续探索声像档案的价值，从而实现知识共享，最大限度地发挥声像档案的文化潜质，不断提升档案在科研单位中的创新能力和发展需求。