医院新冠肺炎疫情档案收集管理的问题与对策

张桂好

摘 要：2020年年初，新冠肺炎爆发，伴随春运人口的快速流动，病毒一下子传播至了全国各地。为积极响应全国的防控号召，预防疫情蔓延，在各个医院内做好新冠肺炎的疫情档案整理和编研有着重要的历史意义和社会意义。目前，虽然新冠疫情暴发趋势得到控制，但是在相关疫情的档案收集与管理中，还存在有许多规范性的问题。如何加强对医院新冠肺炎疫情档案收集管理，构建更加完整的管理体制，确保其管理的实效也成了目前亟待解决的一大难题。本文就此展开相关讨论和研究。

关键词：新冠肺炎;疫情档案收集管理;问题和对策;措施建议

引言

习近平总书记曾指出：“经验得以总结，各项事业得以发展，都离不开档案。”这是总书记对档案推动人类社会进步和历史发展作用的重要论断和充分肯定。本次新冠肺炎疫情是新中国成立以来爆发过规模最大、传播速度最快的一次重大突发性公共卫生事件。各大医疗卫生机构在疫情防控的各项工作中形成了大量档案资料。这些资料对于公共卫生学来说有着重要的价值，不仅记录了防控疫情的整个阶段的重要过程，还记录了医院隔离病房的改造升级、病毒的升级变化、诊疗技术的各种变化以及医疗队伍的组建、医护基础设备的筹备等，其档案资源的内容丰富，体现了重要的参考和考证意义。由于此次新冠肺炎传播速度快，在各项工作部署中很难做到统一与规范，所产生的档案涉及量大、范围广，档案管理部门无法及时对档案内容进行规范和处理，使医院新冠肺炎疫情档案的收集与管理出现了很多不规范、不准确的情况，这些无疑会影响档案收集与管理的整体质量与效果。出现这些问题，究其原因还有在于对档案信息收集整理的经验缺乏、收集意识不高、业务水平不够、以及收集不重视等。如何更好地改进现有的医院新冠肺炎疫情档案收集管理现状，更好地推动有关档案信息的整理与管理，确保新冠肺炎疫情的防控更好进行，还需要我们对体制内容以及医院档案收集等相关工作展开进一步的提升。

1 医院新冠肺炎疫情档案收集管理存在的问题

1.1 缺乏收集经验

结合绝大多数医院实际来看，在近20年来，医院都经历过非典、手足口病、甲流等传染性疾病，也相应地开展过档案信息收集，面对新冠肺炎疫情如此大规模、快速度的公众传染病却是第一次。医院档案管理在这种特殊情况下缺乏一定的收集经验，在疫情急速发展的情况下，也会在短时间内猛增出大量的信息资源，如何做好这些资料的收集与整理，同时也做好医院的疫情防控与病人救治工作，这对于缺乏经验且人力物力各项资源都有限的医院来说，都是需要突破和解决的几大麻烦。在防控形势严峻的背景下，医院需要应对的各种不确定因素也很多。新冠肺炎感染急剧增长的阶段，许多医院甚至都没有足够的病房和医疗设备以供患者使用，还有医院的医护人员基本上都是连轴转，值班持续时间都长达几天几夜，在这种人力物力极度匮乏的情况下，合理做好档案资料的分析和管理，确保档案资料的完整、准确便显得十分困难和极度不容易。尤其是，在各种突发情况面前，没有完整可执行的制度体制做指导，档案收集工作也就变得更加混乱，难以体现出其信息价值和意义。

1.2 收集意识不强

从特定的环境背景展开分析，在当时疫情肆虐的情况下，医院的首要任务是投入进病人的救治和疫情的防控工作中，做好对感染者的隔离，以及对康复过程中患者检查与保护。医院的上下力量也都全力投入在以医疗救治为中心的疫情防控工作中。医院内部的管理者难免会分身乏术，无法对相关的疫情信息档案管理和整理贡献出其他心力，因此会出现收集意识不强的情况。且从医院内部的实际情况来看，没有对医疗信息相关的档案收集与管理体制要求，因为也缺乏体制上的约束，进而也造成了档案收集工作的难以执行，以及相关人员的意识不够。还有医院内部的绝大多数工作人员都更看重目前的疫情防控工作，认为做档案信息记录就是耽误第一时间、浪费精力的一项工作，片面地认为开展医院新冠肺炎疫情档案收集管理是“不合时宜”，还有对档案收集整理的意义难以有更具体和深层次的认知。疫情期间，医院的忙碌情况，加上各医护人员的精力分散，还有做好疫情防控工作的艰巨任务，这些都导致了相关人员对疫情相关资料档案收集意识不强的问题，也导致了医院新冠肺炎疫情档案收集管理难以展开。

1.3 档案人员业务水平不高

目前很多医院内部都缺乏专业性较强的档案管理人员，档案人员的业务水平普遍较低，很多从事医院档案收集与管理的人员都不具备相关的专业知识，有些还是兼职从事的。档案人员的业务水平不高自然也影响到了实际的档案整理与管理情况。还有在医院开展疫情防护工作时，很多档案工作人员都被临时调去医疗卫生服务，为抗疫诊疗区域补充人力，因此档案相关整理与管理的工作基本上是暂停的情况，这也导致了医院新冠肺炎疫情档案收集管理难以顺利推动。再加上本来人员不够，医院的各项事情复杂繁琐，与此同时所激增的档案信息多而细，这也使得档案相关人员力不从心，甚至是疲于应对，降低了档案资料整理和收集的有效性，在这些数量庞大、专业性极强的防控档案面前，医院没有足够的人力以及实力加以应对，进而也降低了对档案信息收集与整理的有效性。针对此次医院在档案管理中所暴露出的各类问题，须在平时加强对档案相关人员的专业素质培训，以及提高医院内部对档案信息收集与管理的重新认识，以便更好地应对之后会出现类似的情况，以此做好各项基础工作。

1.4 对声像档案、实物等资料收集不够重视

随着科学技术的不断进步，当下社会的信息技术也越加成熟，加上社交媒体的迅猛发展，每个人都能进行图片、影像的记录，这无疑给档案资源的收集和整理带来了更多内容。在某种程度也代表了每个人都能记录时代发展，也都可以參与进档案的信息创建和收集。尤其是在医院的疫情防控工作中，有许多医护人员都拍摄了大量的照片、视频，这些也都是抗击疫情时医院各医护人员所参与到的实物构建，还有很多驰援武汉所留下的记录和视频、书信，这些也都成为了抗击疫情过程中反映所有人齐心协力的一大宝贵信息。这些元素都可以作为档案资源加以保存，也都能够在此次疫情防控中作为救治的证明，但是绝大多数医护人员都没有意识到这些图片、影像的重要性，因此也没有意识到这些内容可以作为档案资料进行存储，医院内部也没有对可以进行疫情档案收集的范围进行明确规定，所以很多档案资料都没有应收尽收，导致了档案收集内容的不完整，也影响了最终的档案数据整理效果，缩减了档案收集的范围内容，弱化了档案收集的最终价值。只有充分调动群众的力量，不断整合集体对于档案收集与管理的认识和资料提供，才能有效拓展档案信息内容，扩大医院档案收集的影响力，促进医院新冠肺炎疫情档案收集管理的整体推进。

2 医院新冠肺炎疫情档案收集管理解决对策

针对目前存在的医院新冠肺炎疫情档案收集与管理的情况，可以发现所暴露的问题也都是医院在档案工作上表现的一些不足，在之后的医院档案工作中，要尽可能地避免这些影响因素，更好地在医院内部创建一个完整、规范的档案环境。同时，端正大家对档案收集与记录的认识，要明确医院内部收集档案的意义，明确疫情档案整理对社会、对人民的意义，由此摆正态度，提高医院有关人员对新冠肺炎档案的认识了解。要想确保整体的档案管理效果，提高档案整理的有效性，还需要注意建立起一定的工作机制，通过档案工作机制的完善，形成完整的档案工作体系，规范化医院内部的档案管理工作，增进医院医护人员对档案收集与管理的整体理解，优化医院内部的档案收集环境，让档案资料的收集与整理得到更加稳步的发展。下面就相关的医院新冠肺炎疫情档案收集管理解决对策进行简要分析：

2.1 完善工作机制

为确保医院新冠肺炎疫情档案收集和管理有更加稳步和健康的发展环境，医院首先要注意对工作机制的完善。可以做好如下几点：第一，在成立防控工作领导小组的第一时间也成立疫情档案工作小组，确保防控工作和疫情档案收集工作可以同时进行，同时强化对疫情档案收集工作的理解和认识，协调档案部门与各科室之间的相互配合，提高医院工作效率，扩大对档案人员的组建，尽可能地保证在应对突发情况时不会出现人员上的局限。第二，建立疫情防控档案收集范围与内容等基本信息的体制和方式，进一步明确在疫情防控过程中档案收集的相关范围和内容问题，确保档案收集的范围合适。第三，加强档案工作的进一步规范和制度明确，可以通过对上级档案管理部门在针对档案收集内容中提出的相关要求，进而改进和优化医院当前的档案体制，确保档案构建过程的准确和高效。第四，落实各档案管理人员的工作职责，要求医院配备较为齐全的档案工作者，确保档案工作不因人手不够等问题被影响。如果在应对突发情况时，需要档案人员参与医疗救治，要相应地安排其他人员进行档案收集与管理的基础工作，确保档案收集工作不被影响。第五，分阶段对档案信息内容进行有范围、有时限地移交和处理，防止资料内容堆积过多，不方便统一管理。

2.2 加大宣传力度

另外，为了端正目前医院绝大多数人对于档案认识的态度，做好疫情的档案收集工作，在医院内部应该强调疫情档案收集的重要性，加大对疫情档案使用的宣传力度。让各医护人员能够意识到档案收集对医院来说的重要意义，对推动防护工作更好进行的重要意义。这也需要国家相关部门在发布医院防疫政策时，也要注意提醒医院内部对防疫档案的建设和收集。做好疫情防控档案工作的文件精神，确保医院内部能够将各档案收集工作落到实处。再者，通过医院内部平台，普及医院防疫信息档案收集的意义与用处，让更多医护人员了解档案收集的重要性，端正在档案收集工作中的工作态度，营造良好的档案收集工作氛围，扩大对档案收集工作的认识和管理。

2.3 加强业务指导

针对目前很多医院档案人员的业务水平较低的问题，医院要注意对疫情档案工作小组的专业性提高研究，要能够进一步的加强档案管理的业务指导，通过档案管理的各项工作推进，并以每项工作目标和要求作为档案收集与管理的标准，从而构建完整的档案收集学习体系。在医院内部还可以增进档案人员的互相沟通，让档案员互相交流经验、总结做法。同时，还要注意对医院内部的相关科室工作人员进行工作督促，提高对档案收集与管理的重视度，强调医护人员应该做到的档案管理要求，进一步完善档案工作的各方面提升。此外，还有对医护人员在疫情防控中涉及的实物信息收集，比如一些图片、影像、书信、荣誉等，做好档案内容的分类，同时加强对档案内容的实物处理，确保档案收集过程中的及时、完整、具体，通过多样的档案管理要求，以及档案体制的约束进而确保医院新冠肺炎疫情档案收集管理得到稳步提升。

总结

综上所述，在有关医院新冠肺炎疫情档案收集管理讨论中，我们了解到开展对新冠肺炎疫情的档案收集对社会进步、人类健康以及祖国发展的重要性，档案资料的收集与整理不仅是为了做好与之前爆发过的疫情做经验对比，给之后可能出现的突发性卫生情况提供价值参考，也是为了记载人类智慧以及在防控这次疫情期間各行各业人们所做出的贡献和取得的成果。但是由于疫情爆发与传染的速度过快，目前医院对于新冠肺炎疫情档案收集管理工作还有许多做得不足的地方，也还存在有许多问题，针对当前表现出的收集经验缺乏、档案人员业务水平、收集重视度不高等问题，本文提出对工作机制的完善，通过加大对疫情防控档案工作机制的完善与宣传力度的提升，从而提高相关工作人员对疫情防控档案信息的管理重视度，还有对应的专业素养培训和业务指导。相信通过这些方面的不断完善，可以让疫情防控的档案资料更好地发挥其实际作用，做好医疗档案防控内容的综合提高。截至目前，医院收集到的疫情防控档案包含的内容也有很多，在之后的工作中还将继续完善健康指导计划，将形成的档案内容更加细化、深化，把档案整理工作做足做细，由此进一步加强医院新冠肺炎疫情防控档案收集与整理工作，让档案信息更好地服务于社会，也更好地体现出档案收集与整理的价值意义。

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（作者单位：东莞市第八人民医院（东莞市儿童医院））

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