新《会计档案管理办法》背景下会计档案电子化管理研究

摘 要：本文以新《会计档案管理办法》颁布实施为研究背景，详细分析了会计档案电子化管理出现的新变化、其管理意义，以及管理内容和实现方式，并从四个方面提出了做好新《会计档案管理办法》实施背景下会计档案电子化管理具体改进措施，具有积极的现实指导价值。

关键词：会计档案;电子化;档案管理

概述

近年来，随着信息技术日新月异和经济社会的发展进步，传统手工操作的会计工作已被会计电算化所取代。会计电算化显著减轻了会计人员的工作强度，提高了会计工作质量和效率，也促进了会计工作职能的转变。由此所产生的以会计凭证、账本和报表为内容的会计档案呈现出几何级数量大幅增长。1998年，国家档案局和财政部联合发布《会计档案管理办法》（以下简称“《办法》”）。为加强会计档案管理，尤其是会计档案电子化管理，2015年12月对该《办法》进行了修订，并于2016年1月1日起正式施行。新《办法》中关于电子会计档案作出了较大幅度修改，该《办法》实施以来，为会计档案电子化管理提供了根本制度保障和遵循。

1 新《办法》背景下会计档案电子化管理新变化

2016年1月1日实施的新修订的《办法》提出了电子会计档案概念、电子会计档案管理要求，以及单轨制电子会计档案管理，明确不再单一强调必须建立纸质档案，允许在一定条件下可通过信息系统，实现电子会计档案保存[1 ]。

1.1 提出电子会计档案概念

新《办法》第三条明确提出了电子会计档案概念：“通过计算机等电子设备形成、传输和存储的会计档案”是电子会计档案。电子会计档案概念的提出，充分参照了《电子档案管理基本术语》中关于电子档案的概念内容，概念的确定也进一步明确了电子会计档案的范围，突出强调了电子会计档案的原生性，即电子会计档案是通过计算机等设备产生，这就明显区别于扫描纸质会计档案形成的数字化副本。

1.2 电子会计档案管理要求

新修订的《办法》明確提出电子会计档案概念，与之对应的，也提出了电子会计档案管理方面的新要求：1）电子会计档案产生无需报备。原《会计档案管理办法》明确要求“具备采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报国家档案局、财政部备案”，新修订的《办法》则提出“单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案”。对比这二者前后的变化，单位利用计算机、网络通信技术所产生的电子会计档案管理无需报备。2）对电子会计档案移交、接收提出新要求。从新修订的《办法》规定和要求来看，电子会计档案的移交和接收需要一并移交电子档案以及电子档案的元数据，而且元数据及电子会计档案格式需要满足档案管理规定，且特殊格式电子会计应当与其读取平台一并移交。电子会计档案的移交规定更细化：单位内部会计部门向档案部门移交时，档案部门需对电子会计档案准确性、完整性、可用性、安全性检测，满足“四性”标准和要求的才可接收。单位与单位之间的会计档案接收，则提出要求电子会计档案接收部门应负责检验电子会计档案载体及其技术环境，保证“四性”要求。3）电子会计档案销毁需要派员监督。根据新《办法》的具体规定，在销毁电子会计档案时，需要档案管理部门、会计部门和信息管理部门共同派员，负责电子会计档案销毁工作。

1.3 单轨制电子式管理要求

新《办法》第八条提出了同时满足六种条件情形的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存。即电子会计档案通过计算机、信息网络等形成、传输，来源应真实有效;使用会计核算系统，并使得电子会计资料准确完整，输出的电子会计档案符合归档标准，且履行相应的审签程序;电子会计档案能够在具体的电子管理系统中实现有效、长期管理，并建立与其相关联的其他纸质会计档案检索关系;选用相应科学技术，防止电子会计档案被篡改;建立相应的电子会计档案备份制度;形成的电子会计档案非永久保存或其他重要价值。此外，单位从外部接收的电子会计档案还应附有符合《电子签名法》所规定和要求的电子签名。如不能同时符合上述六项条件要求的，需要建立相应的纸质会计档案管理。

2 新《办法》背景下会计档案电子化管理意义

随着，会计档案电子化管理适应信息技术发展的现实需要，在降低管理成本、提高管理质量、发挥档案资源价值等方面都有着显著优势和重要现实意义。

2.1 提高档案检索效率

新《办法》赋予了会计档案电子化管理的可行性和效力上的认可性。通过会计凭证、会计账本和会计报表等会计档案电子化管理，能够显著提升财务分析的效率，协助单位做好相关财务审计。会计档案电子化后，能够借助计算机技术、信息网络技术实现会计档案信息随时查询，突破了传统会计档案管理模式下的查询时空界限。

2.2 增强档案自身安全

传统模式下，纸质会计档案管理面临着水、火、虫蛀等因素威胁。而随着电子签名、电子密钥、区块链、备份等信息技术的应用，电子会计档案突破了传统非安全因素的威胁，进一步降低了电子会计档案被篡改、伪造、变造、损坏的风险。

2.3 降低档案管理成本

传统的纸质会计档案管理需要占用档案室较大管理空间，需要纸张、恒温机、空调等设备。实行会计档案电子化管理，极大地压缩了档案室空间占用，也无需纸张、打印机，以及其他相应的硬件设备等。可见，会计档案电子化管理节省了存储空间，缩短管理时间成本，且无需打印、装订、组卷、装盒、上架等，节省相关耗材。

2.4 提高档案服务品质

传统模式下纸质会计档案管理提供的查询、检索或其他凭证服务，服务的内容和方式较为单一。会计档案电子化管理，其服务品质将得到显著提升。如，可基于财务报表、会计账本中记载的财务信息，基于生产、管理、投资等不同维度的财经信息分析预测的精准度。以电子化合同为例，可基于合同信息生成、记录、执行、回顾，构建基于财务分析资金使用效率数据分析，控制预算和成本，使财务决策更加高效、精准[2-6 ]。

2.5 拓宽档案管理内涵

传统会计档案管理的范围主要为会计凭证、会计账簿和财务报告等，而忽视了对与会计关联度较大的合同协议、重大财务决策判断，以及内控资料等资料的收集。而会计档案电子化管理，使会计档案传输、读取、输出及格式都发生了巨大变化，拓宽了传统会计档案管理范围，为单位财务决策提供更为丰富、全面的会计档案信息，利用信息网络技术，实现电子会计档案信息互联互通共享。

3 新《办法》背景下会计档案电子化管理内容及实现方式

根据新《办法》第六条规定，电子会计凭证、账簿、财务会计报告，以及银行对账单、纳税申报表等其他电子会计资料均属于归档范畴。

3.1 主要内容

以常见的几类会计档案电子化管理为例，其主要管理内容包括：1）电子会计凭证。电子会计凭证是指以电子化形式保存的会计凭证。利用财务保障系统发起并入账的外部原始凭证与财务报账单一致后，除了保存纸质会计凭证外，外部原始单据应扫描保存电子档案，并通过条形码技术，在原始凭证与记账凭证之间建立关联性，借助信息网络技术实现会计凭证电子化管理。由单位自身在财务管理系统中产生的出入库单、签收单等电子凭证，可直接以电子化方式存档，并利用条形码或记账凭证编号建立凭证之间的关联性，再依托信息化手段实现检索。2）电子会计账簿。电子会计账簿包括电子总账、电子日记账、电子固定资产卡片，这些电子会计账簿可直接以电子化方式存档。3）电子会计报表。电子会计报表是以电子化方式保存的各类会计报表。对单位内部会计报表可由相关部门或科室直接在系统中查询和下载;对来自单位外部的电子会计报表应有电子签名等，确保电子会计报表的真实、准确。4）电子银行回单。电子化存储的银行回单，是直接以电子介质形式保存资金平台支付的电子回单，存档时应建立电子银行回单与电子记账凭证之间的关联关系，再借助信息技术实现实时检索调阅。

3.2 会计档案电子化实现方式

会计档案电子化管理的最大难点或需要突破的便是要建立各种关联性，确保电子会计档案具有与纸质档案同等效力。1）内、外部原始凭证与记账凭证关联。首先是内部原始凭证与记账凭证的关联，单位依托信息化管理平台，对单位原始财务数据的信息采集、信息交换和信息共享。财务人员将会议记录、合同单、采购单等录入报账管理平台，实现内部原始凭证与电子记账凭证关联。外部原始凭证则通过贴条形码、会计影像系统、会计稽核系统等，分别建立外部原始凭证纸质版、外部原始凭证电子版和银行回单与电子记账凭证关联。2）会计账簿、报告等电子化保管。在单位会计核算系统及报账平台系统中都留存有相应的电子会计信息数据，可根据财务管理需要将这些信息数据进行组配，从而形成电子记账凭证、电子总账、电子明细账和电子日记账，等等，将这些电子化会计资料进行真实性、有效性和一致性鉴定审核，形成电子化管理。

4 新《办法》背景下会计档案电子化管理策略

4.1 做好“四性”标准检测

新《办法》第十二条第三款提出，“单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。”即需要对入库的会计档案电子化在交接时连同电子会计档案与元数据一并移交，并对电子会计档案载体及其技术环境检验，从真实、完整、可用和安全性四个方面按照“四性”标准检测，使其达到“四性”的标准和要求。实践中通常从移交检测和日常检测两个方面进行：前者，需要将归当文件MD5与重新获取文件MD5信息对比，检测其真实性;从元数据数量、文件存储大小、电子文件数量与接收登记表数量一致性等，检测其完整性;从附件原文能否浏览检测其可用性;利用杀病毒软件等检测安全性等。后者，需要从电子会计档案的收集、整理、利用三个环节做好日常检测[7-9 ]。

4.2 严格“四化”环节保障

“四化”即规范标准化、来源多样化、管理流程化和保障制度化。首先是规范应标准化。即电子会计文件传输规范、电子会计文件准入标准、电子会计档案著录规则，以及电子会计档案编码规范等都应建立科学的标准规范体系，确保电子会计文件从收集到归档每一步都有据可依。其次是来源应多样化。即单位电子会计档案应与信息化技术及平台应用结合起来，将财会管理软件与云档案系统实现在线对接，信息化盲点纸质会计档案扫描、拍照等，确保电子会计档案全面、完整。再次是管理流程化。即根据会计档案电子化管理特点和实际，应从电子会计文件归档、电子会计档案著录、电子会计档案借阅、电子会计档案年检及销毁等方面重新梳理、规划流程，提高管理质量和效率。最后是保障制度化。即通过管理制度来明确电子会计档案归什么、怎么归、何时归、谁来归、怎样管和如何用等一系列操作性问题，建立全生命周期制度化，推动电子会计档案全面规范管理[10 ]。

4.3 构建“三项”安全体系

会计档案电子化管理与传统会计档案管理所面临的安全形势和问题存在较大差异，也给会计档案安全管理带来新的巨大挑战，需要从使用、系统及信息三个方面构建完善的会计档案安全体系。一是使用安全。应根据会计档案电子化使用实际特点及需要，建立相应的安全权限控制机制，保持电子会计档案原件与在线浏览查阅相独立，确保使用安全。二是系统安全。会计档案电子化离不开信息系统载体和渠道，要确保系统运行稳定和安全，可采用双机热备、负载均衡、冗余存储、数据备份、安全控制列表等措施，确保会计档案电子化管理的系统安全。三是信息安全。主要是单位内部会计檔案电子化内网信息安全，从信息安全管理和技术应用两个方面，保障其信息安全。

4.4 实现“三大”目标效益

新《办法》实施赋予了会计档案电子化管理的制度依据，需要从经济、管理和社会三个方面明确会计档案电子化管理实现效益，为统一思想、凝聚共识提供支撑。一是经济效益。会计档案电子化单轨制管理的实现，大量纸质会计档案直接实现了电子化存储，单位采购合同等不同业务信息可直接接入档案信息系统，存储于光盘或磁盘即可，极大地节约了纸张以及对空间的占用。二是管理效益。会计档案电子化管理极大地简化了业务流程，提升会计档案管理效率，增加了财会信息透明度，增强会计信息收集准确率，等等。三是社会效益。会计档案电子化管理不仅有利于单位自身档案工作、财会工作质量水平的提升，也为当事人提供良好用户体验，释放更多科技红利。

参考文献：

[1]颜晓斌.企业会计档案电子化管理中问题及改进探索[J].现代企业，2021（9）：168—169.

[2]黄春英.信息化条件下会计档案电子化管理研究[J].中国管理信息化，2021（4）：59—60.

[3]魏丽群.会计档案电子化管理创新策略[J].经济技术协作信息，2021（28）：87—88.

[4]杨茜雅.会计档案电子化 助力财务管理转型——中国联通在全国率先推行会计档案电子化管理试点工作[J].中国档案，2015（2）：25—27.

[5]秦美峰.论会计档案电子化管理创新[J].环渤海经济瞭望，2013（3）：50—51.

[6]李红颖.会计档案电子化管理问题与创新[J].农村经济与科技，2016（16）：129—130.

[7]金宇.大数据背景下会计档案电子化管理的路径优化研究[J].经济问题，2019（5）：100—104.

[8]李翠松.试论信息化条件下会计档案电子化管理[J].办公室业务，2019（11）：49—50.

[9]杨春艳.会计档案电子化风险的防范对策[J].兰台内外，2013（1）：29.

[10]李晶伟.单轨制下企业会计档案电子化管理探析[J].机电兵船档案，2020（2）：65—67.

作者简介：翟雅芝（1983— ），大学学历，南庄镇人民政府下属单位馆员，主要研究方向：档案管理。

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