“大智移云”背景下RPA在财务共享中心的应用探究

龚秋玲

（广州华立学院，广州 511300）

1 相关概念

1.1 “大智移云”

“大智移云”最早由邬贺铨院士在2013年8月中国互联网大会上提出，具体是指大数据、智能化、移动互联网和云计算，其使信息传播发生了重大变化，推动了产业变革，改变了人们的生活方式。“大智移云”具有数据量大、数据类型多、传播速度快、准确性高、价值密度低等特点[1]。

1.2 财务共享中心

财务共享服务中心简称FSSC（Financial Shared Service Center），是指集团企业借助信息技术将分散在各个地区的分公司或子公司的部分财务业务纳入财务共享中心统一处理。通过集中化、规范化、系统化、标准化的方式对企业的财务业务处理流程进行再次分工。其采用了一种新型的财务管理模式，旨在规范集团企业的财务业务流程，优化企业组织结构，降低企业运营成本，提高财务管理效率，使财务业务处理更加灵活，提高财务报告质量。目前，我国的财务共享服务中心主要是集中财务共享服务中心和虚拟财务共享服务中心这两种模式。

1.3 RPA财务机器人

RPA是机器人流程自动化（Robotic Process Automation）的英文简称，RPA财务机器人是将RPA技术按照设计的规则和指令自动执行财务工作流程或任务的一种计算机智能编程软件[2]。其工作原理是通过软件自动化方式以机器人为虚拟劳动力，根据预先设定的程序完成重复性高、有明确规则的财务业务工作。作为智能财务领域中使用最广、最成熟的技能技术，RPA财务机器人能为企业大数据收集和挖掘相关财务数据提供帮助，实现数据可视化、可操作的循环利用。

2 “大智移云”和RPA对财务共享中心的影响

2.1 降低企业运营成本

财务共享服务中心的工作形式主要是有效整合企业财务工作内容，通过对财务工作流程进行整合与优化，实现企业财务成本控制。这种规范统一的管理模式，减少了各分公司、子公司对财务人员的需求，减少了大量雇佣会计人员的支出，从而降低了成本，提高了效率。此外，将RPA财务机器人应用于财务共享中心，其取代了重复性高、规则性高的人工操作，使财务工作流程自动化，解放了部分劳动力，可以在财务工作中创造更多的价值，与手工财务管理相比，自动化流程降低了人员操作成本。因此，可以从薪酬和福利的角度来控制公司的运营成本，从而达到企业运营成本有效降低的效果。

2.2 提高工作效率和质量

在集团企业中财务数据比较多，财务人员工作量大、工作繁杂，企业发票核销、银行对账和增值税发票数据校验等工作比较简单，会计人员又因工作量大且枯燥，在计算过程中可能发生人为计算、核对错误，严重影响后续工作。在“大智移云”技术的驱动下，企业采用RPA财务机器人，其效率是人工财务管理的2~5倍。此外，RPA可以24小时连续工作，具有较高的准确性，提高了业务处理的效率。RPA财务机器人可以对数据进行自动化批量处理，并且在速度和准确性上均较高，总体上帮助财务共享服务中心在财务管理上实现了效率和质量方面质的飞跃。例如，在财务单据审批和付款方面，通过财务共享中心系统，实现支付信息的高效传输和连接，付款成功后会显示相关信息，并将信息同步到发票系统。与传统的财务管理相比，财务机器人改变了财务人员的工作方式，显著提高了财务人员的整体工作效率和服务质量，同时，提高了产品的生产效率，从而达到可持续发展的目标。

2.3 提高信息数据管理能力

“大智移云”的背景为企业财务管理和财务共享服务带来了新的机遇，特别是优化了财务业务的工作流程，同时，为企业财务共享中心提供了数据支持，整合财务共享服务体系，提高了财务管理和会计核算的效率，使企业和财务人员能够在短时间内获得财务风险数据，实时掌握财务相关数据和财务报表信息，通过对这些数据的分析，企业可以了解财务共享中心存在的问题，识别和分析财务共享中心的风险，构建财务共享中心风险预警和防控体系，加强对财务风险的针对性监测。在云技术的支持下，企业管理层可以在最短的时间内作出合理的决策以规避财务风险，形成有针对性的、合理的问题解决方案和财务共享中心改进计划，提高企业财务管理水平，提高财务决策效率。与传统财务管理模式中手工记录的数据和信息相比，“大智移云”技术在已有企业财务数据和财务信息的基础上，能够形成精确的计算模型，获得更精确的数据分析结果，筛选出有价值的数据和信息[3]。由此可见，财务共享中心可以借助RPA技术解决财务核算中的数据流转问题，打通各系统之间的空间限制，链接系统操作与数据收集两个相互独立的环节，减少数据录入方面的问题。

3 “大智移云”背景下RPA在财务共享中心的应用

3.1 在费用报销业务中的应用

费用报销工作是财务工作中最常见的内容。在“大智移云”的背景下，将RPA应用于报销活动，可以简化报销流程，并且每次报销时可以降低问题出现的频次，进而帮助工作人员提高工作质量。财务机器人的工作流程主要包括4个环节：①报销单据：财务机器人会自动识别并汇总被输入财务系统的退款发票和单据，还可以对各类单据进行智能分类、汇总和转移。完成上述工作后，RPA可以发起授权审批申请，进入下一阶段的传输。可以进一步理解为，在审核报销账单的环节，财务人员可以利用扫描的方法把不同类型的账单通过互联网上传到财务共享服务中心，审计岗位的人员同样可以借助RPA将账单扫描到电脑终端。当出现纸质票据后，可以借助RPA生成电子图像。以上操作既实现了账单的自动分类储存和整理，还节省了财务工作人员的劳动力。②智能审核：在报销系统中，可以手动将报销审核规则提前输入费用报销系统，建立费用报销流程。在RPA工作的过程中可以按照预先设定的工作逻辑进行报销，根据建立的逻辑规则记录和报告检测结果。实践证明，RPA有能力检查发票的合理性，同时，可以识别是否存在重复报销、报销标准是否超标等问题。在现有的报销流程中，纸质发票存在开具烦琐、真伪鉴定困难等诸多问题，而使用RPA技术的报销流程可以有效避免上述问题。众所周知，每张电子发票都有一个特殊且唯一的代码，可以证明电子发票真实有效，这类代码便于企业利用RPA技术自动获取发票的有用信息。因此，在开票阶段和审批阶段都可以大大节省人力和物力。③自动支付：报销审核完成后，系统直接生成付款单，付款单据进入付款中心，准备付款单据，并自动将其传送到付款中心[4]。审核后，RPA将根据付款计划付款。④记账和出具报告：完成上述费用报销流程后，RPA将根据财务人员制定的会计准则自动生成会计凭证、编制财务会计报告，并上传至系统。

3.2 在应收核算业务中的应用

应收账款管理是企业的基本业务，但企业在开展销售业务时可能出现坏账问题。因此，企业应全方位、多角度避免类似问题，并及时收回应收账款。在出现此类问题的情况下，财务机器人可以充分应用于企业的应收核算业务，具体包括3个环节：①进一步规范客户信用管理：借助“大智移云”先进的技术手段，建立完善的客户信用体系，在完善客户信息的基础上，将客户信息传递到相应的评估模块，然后对客户信息进行星级评定。RPA机器人可以帮助企业查找客户信息，也可以帮助企业掌握客户的债务偿还能力，这有助于企业了解客户，并在整个过程中观察他们的还款过程，企业可以在这个过程中有效地识别异常客户。②自动开票结算：具体来说，RPA具有智能识别技术，涵盖情报采集、情报检查等多项功能。例如，企业可以对客户的发票、合同等各种单据进行扫描、识别并归纳整理，当企业接收这些信息时，借助RPA技术可以自动识别并将其归录到已有的信息平台当中。RPA自动过滤销售数据的功能可以促进财务系统进一步实现共享。③对账与核销：将RPA收集的信息传输到信息平台后，平台将自动核对应收账款的原始证据是否与交易数据一致。如果对账存在差异，将单独列出，并反馈给相应的责任部门进行确认；如果对账正确，将自动生成凭证并自动冲销。

3.3 在应付核算业务中的应用

应付核算业务是企业经营活动中的重点工作环节，主要内容包括以下4个部分：①供应商管理：通过发出扫描请求，将具体的金额信息输入系统，借助OCR和图像处理技术，RPA自动将订单的全部内容、发票代码、发票内容等核对校准信息全部导出，完成供应商发票信息的自动识别核对，并通过发票代码核对入库单和发票信息，核对有异常则及时处理异常问题。②采购付款环节：利用RPA根据信用期顺序自动提交付款申请信息，核对付款单据的各种重要数据信息，并与收款单据、发票和订单信息进行匹配和核对。审核后的信息提交至银行支付系统，系统自动生成支付凭证，然后根据支付凭证执行支付操作。③账期处理：根据上述支付活动，RPA财务机器人自动将相应的财务信息提取到总账系统，以完成支付流程。付款完成后，RPA机器人可根据发票内容、发票金额等发票信息自动编制会计分录，生成会计凭证，并且自动计算应付账款余额。④供应商确认：财务人员需要提前设置RPA机器人的对账触发时间。RPA机器人可以自动登录并启动对账功能，根据供应商的产品、单价、数量等信息自动与供应商确认，并返回结果信息，同时，自动查询订单状态和发货状态。

3.4 在资金结算业务中的应用

资金结算业务是企业财务管理活动中一项常规性、重复性较高的财务核算工作，将RPA财务机器人应用到财务共享中心具有以下功能：①银行对账：首先，RPA财务机器人自动登录每个银行系统下载银行流水账单，并以Excel表格形式保存；其次，RPA财务机器人对企业银行日记账与银行流水账单的数据进行核对，以完成自动对账功能；最后，RPA财务机器人可以生成银行余额调节表。②现金管理：RPA财务机器人根据嵌入式系统中预设的现金管理规则，根据不同支付方式和金额等，计算最优组合并自动安排资金。结合专业的智能算法，可以直接使用或参考用户的执行情况，及时完成资金的最优使用，同时，动态监督企业的资金使用过程，以完成现金的合理安排和分配。③收付处理：RPA财务机器人可以核对企业的订单信息和供应商信息，如果内容完全一致，系统的RPA财务机器人将根据订单信息和供应商信息自动完成收款和付款。④收付款单查询：在收付款单发出后，RPA财务机器人可以自动登录查询银行返回的收付款结果，并通过电子邮件反馈查询结果。

3.5 在税务管理业务中的应用

税务管理是企业经营和发展过程中的重要环节，RPA财务机器人也广泛应用于企业税务管理，包括纳税申报准备、获取税务数据、核对涉税数据信息和纳税申报，具体如下：①发票验证：RPA财务机器人可以登录国家税务总局全国增值税发票查验平台对发票代码、发票号码、开票日期、开票金额信息等进行查验，掌握发票的真伪情况。②税务申报准备：财务人员通过RPA财务机器人预先设计登录税务系统的程序，从而提取科目余额表和试算平衡表的数据。③获取并核对税务数据：财务人员预先设定校验公式对税务科目和税务金额进行校验，校验后对需要调整的信息进行调整，并自动导入底稿数据。④税务申报：登录税务系统后，在系统中分别导入增值税、附加税、所得税等数据，生成申报表，财务机器人根据表中的内容自动提交到系统，保存并提交纳税申报。⑤税务账务处理：RPA财务机器人根据涉税项目的实际情况自动计算资产、负债和递延所得税金额，做好账务处理，编制税务分录。

3.6 在财务报表编制中的应用

在传统的财务管理模式下，财务人员需要账实核对、账证核对、账账核对、账表核对，财务人员工作量很大，人工操作容易导致失误和问题。通过应用“大智移云”先进的技术手段，企业可以自动提取财务数据，保证财务报表数据的规范性和准确性。具体来说，RPA机器人首先根据关联规则下载月度、季度和年度财务报表，然后可以通过预编程代码登录财务共享中心，提取公司的财务数据和信息，并通过模拟人工操作完成各种财务报表的拼接匹配。如果发现异常信息，RPA机器人能够发出报警，提示财务人员手动检查纠正；数据校正后，RPA机器人可以根据算法重新进行数据匹配。对于需要核对的财务数据，RPA机器人可以自动向往来银行、金融机构、供应商和业务部门发送电子邮件，以便再次核对财务数据，同时方便财务人员后续查询和检查，编制相应的差异报告，保证财务数据质量[5]，有助于指导企业的经营和发展。

4 结语

综上所述，信息技术水平的提高加快了“大智移云”时代的发展步伐，本文在“大智移云”背景下，将RPA与财务共享中心相结合，通过将RPA财务机器人应用到费用报销、应收应付核算、资金管理、税务管理及财务报表等环节，加强对日常财务工作中的纸质票据的高效录入、验证、报销和对账等，在很大程度上减少了烦琐且重复的手工操作，提高了财务工作效率，降低了成本和差错概率，打破了传统财务管理的局限，贯彻了财务共享的理念，优化了财务共享业务流程，同时，让企业的财务管理更加便捷，推进财务共享中心智能化发展，加快财务数字化转型步伐，对促进企业发展具有重要意义。