基层事业单位如何开展好档案收集工作

2022-03-07王晓婷

兰台内外 2022年4期

摘要：在我国经济高速发展与基层事业单位职能不断优化背景下，基层事业单位的档案管理制度、管理模式及人员构成等逐步发生改变。档案管理是一项需要大量人力、物力的工作，其随时代的发展而逐渐丰富管理方式。简单化管理程序是维持发展的关键，基层事业单位的档案是存储政府或公民信息的核心载体，档案的收集是基层事业单位工作人员的基本职责之一，作为公共管理中不可或缺的一部分，所以探讨目前基层单位的档案收集现状具有现实意义。本文分别从归档材料收集、各科室协调情况、档案收集制度、档案管理系统等相关方面展开分析，明确造成档案收集工作发生滞后的问题所在，对基层事业单位档案收集工作展开全方位优化，促进档案收集工作良好开展，为我国事业单位档案收集提供建设性理论参考依据。

关键词：基层事业单位;档案;对策建议

档案是国家机关、社会组织与个人在具体活动过程中产生的原始记录，档案的产生、积累让档案收集应运而生。利用科学原则与方法进行档案收集，是档案业务开展的基础内容。同时，档案收集工作的质量水平會对档案的开发与利用造成直接影响。

基层事业单位是我国科研文卫及社会保障等事业集中的部门，掌握着我国大量的数据、文献等资料，科学收集档案有利于单位工作的开展，基层事业单位应当引起重视。因此，针对档案收集工作采取有效的措施能促进档案收集工作的健全性，同时对基层事业单位发展具有潜在的推动作用，也是目前档案管理工作阶段关注的焦点内容之一。

本文对目前基层事业单位档案收集开展过程中存在的问题进行探讨，并给予相对应的建议。

一、基层事业单位档案收集工作中面临的困境

1.档案收集意识薄弱

基层单位领导普遍缺乏对档案工作的了解，忽略档案收集工作的重要作用。长期以来从事档案收集的工作人员流动性较大，岗位群体趋于老龄化，在日常的事物处理及工作过程中缺乏规范化，存在一定的随意性。例如，文件登记方面信息不全、档案归集记录不完善，缺少信息，使档案资料在收集过程中发生缺失情况，严重影响档案后续的管理。此外，由于工作人员对档案收集内容了解不足，缺乏专业化的收集认知，通常主观判断哪些材料需要归档哪些不需要，缺乏相应的标准。

2.归档材料收集不完整

部分基层事业单位的文书档案大多数是红头文件，如会议材料、统计报表、审批材料等大量关键的档案材料并不是通过常规收发途径获得，有的是领导参加重要会议所带回来的材料，因此归档效率较差，甚至有的缺少附件、没有批复请示等，使档案资料在初期收集方面缺少系统性与完善性。

3.各科室协调性不足

大部分从事单位档案收集岗位的工作人员，所采用的档案材料收集方法为“催缴”模式，许多单位没有专门设置该岗位，都是负责文书的人员兼职。单位更没有针对员工展开综合性的档案收集相关培训，所以每次到归集档案时需要反复催缴，忽略收集资料的全面性，多收多存，少收少存，进一步增加其他载体档案归档的难度。比如，工程类型的项目，在缺少专业档案人员负责收集资料的情况下，发生档案材料收集不全、丢失的概率较高，档案归档的完整性也较差。

4.未设置完善的归档制度

在归档制度规范方面尚未有形成完善的收集制度，针对部分文件材料、音像制品、实物、模型等都没有进行系统化区分，或在确定归档具体范畴期间缺乏具体化、科学性，归档内容笼统，造成基层单位中少数部门对归档材料理解不到位，在移交材料时总会有缺失，严重影响档案收集工作的展开。

5.尚未建立档案统一管理系统

基层事业单位在工作过程中会收到文书档案、会计档案、业务档案、声像等不同类型的文书材料，一些单位档案室中可能只单纯保留文书档案、会计档案，忽略其他类型档案，并且还存在查找难度大的情况，这也是基层事业单位没有随着新时代的发展，建立统一管理系统，导致档案门类混乱，甚至缺失。

二、基层事业单位做好档案收集工作的建议

1.提高档案收集意识

档案是开展社会活动期间得到的实际记录资料，其具备真实性、原始性，所以不管针对初稿还是修改稿都需要做好保存工作。为了提高员工的档案收集意识，领导需要做好表率，如定期宣传档案收集的重要性，有利于提高全体职工档案收集意识，满足档案资料收集的健全性，并且不要放过一切可宣传的时机，提高大家对档案工作的认识，提高全体职工对档案收集工作的重视，从而有利于档案收集工作的开展，推动业务部门对档案收集的责任感。

此外，基层事业单位需要按照档案收集工作现状构建长短期规划，档案管理人员应当积极参与其中，保证档案收集工作与各部门工作有机协调，共同发展。

2.建立健全文件归档责任及收集规章制度

首先，基层事业单位需按照实际情况，进行工作人员具体职责的划分，从而做到档案收集工作的全面性及针对性，使文件归档规范，减少档案材料的缺少及损毁。单位领导组织每个科室的人员参加档案管理会议，针对性培训档案的接收、使用、存放等，档案归集每个阶段应当如何管理，逐渐完善档案收集体系，进一步确定档案收集责任主体，实现责任清楚、具体，推动工作人员自主落实对应的收集职能。

其次，档案收集本身是档案工作中的核心部分，需要相应部门及人员承担各自的职责，可采取年终考评模式，明确在档案收集中应当考核的内容及奖惩标准，提高不同部门参与档案收集工作的积极性，增强工作效率，优化档案管理质量。

最后，随着现代社会的高速发展，互联网被广泛普及与应用，归档相关的电子档案、数据应当有统一的管理规范。同时，构建档案管理系统，确保如果出现纸质材料的缺失，还应有电子档案资料存档。系统化的电子档案管理系统，有利于档案收集的同时还方便查找。

3.档案材料收集方法的创新路径

从文件立卷归档起，需要做到有重点、针对性地收集、整理不同类型的档案，将对单位有价值及意义的档案集中化管理，保证档案收集工作开展的质量和效率。近年来，为满足信息技术发展、档案内容及形式改革，档案管理思想应当时刻跟着时代进步，更新优化档案收集工作理念，建立“大档案观”。“大档案观”是把所有存在保存价值的文件均界定为档案，不管该类文件是否办理完成、是否为红头文件、是纸质文件还是电子文件、是文字、图案还是音频、视频，都应该全部收集到位，保证资料无一缺失，同时进行系统性整理，确保科学化、全面性为基层事业单位提供帮助。目前是信息化发展时代，在这样的时代背景下，不同的档案载体涌现，如电子档案、音频、视频等，都应当引起重视，并注重分类收集，毕竟随着时代进步还会衍生出大量新档案载体，应当多予以关注。

此外，随着计算机和互联网的广泛应用，电子文件也逐渐发展成为档案可以收集的资料之一，针对这一类型资料应当做好前端控制工作，这是针对电子文件流式、易改风险高等进行的针对性措施，专业档案管理者需要落实前端调控作用，在文件形成时落实跟踪收集管理，如背景、元数据及封装。工作人员收集电子文件的过程中需要反复审核、鉴定，避免电子文件遭到恶意修改、损坏，或通过网络途径而泄漏，确保健全电子文档收集工作。

4.加强基层事业单位档案收集工作人员的素质

因为档案收集是具有较强专业性的工作，所以基层事业单位档案收集工作人员应当提高专业知识，肩负起档案材料的收集与整理。在日常工作中，应当设置档案专兼职管理人员，这是保证工作有序不乱的重点。目前，还应当重点培训一批爱岗敬业、尽职尽责，能够肩负档案收集的工作人员。加大对员工培训，通过多元化与全面性的培训方案，培养出符合档案收集需求的人才。单位还可定期模拟演练、专题培训及考核，提高基层员工的档案收集能力，优化其自身能力。此外，档案收集员工应当实时关注社会发展形势，满足社会进步要求，同时联合单位档案管理工作，进行档案的收集及技巧的探索。

三、增強档案信息化建设及档案管理水平的策略

1.提高信息化意识

档案管理信息化同样也是思想观念的信息化，所以在建设过程中档案管理人员的意识及工作积极性至关重要，管理人员的工作主动程度与信息化建设水平息息相关，因此档案管理人员要充分认识档案信息化，树立正确的档案信息化观念，对增强自身工作责任感、使命感具有重要意义。注重档案信息化建设工作，使工作人员尽职尽责肩负起相关工作的责任。因此，在档案信息化发展过程中，档案信息化理念促进了员工思想及行动的进步，是现阶段档案信息化建设的关键动力。

2.提升信息化管理水平

构建数字化档案并落实相关的管理工作，是促进档案信息化的基本前提。在日常管理阶段应当提高软硬件相关设施设备的投入力度，打造独立服务器的网络数据系统，促进存量档案数字化与档案电子化发展，构建相关规模的数字档案资源，同时对相关档案开展数字化管理，增强档案管理服务水平及能力，为进一步落实档案信息化打造有利的物质基础。优化信息化管理能力及水平是未来的主要发展方向，按照档案管理相关规章制度，基层事业单位同样应当与时俱进，健全相关的管理制度，标准化管理档案，摒弃老旧的管理模式，不断优化传统管理手段，融合现代化管理战略，进一步增强信息化管理水平。

3.构建有效的远程查阅体系

档案管理信息化发展后，应当有效提供远程查档服务，所以需要完善档案网站，将档案网站的功能充分发挥到最大化，将符合公开要求及标准的档案资料上传，便于实现资料的远程查阅，从而实现档案信息的资源公开共享。因此，在这样的发展背景下，还应当优化档案信息远程服务水平，进一步制订信息公开标准、级别及程序，流程化档案信息公开格式，增强网站信息的规范化管理。档案管理部门针对本地资源展开有机整合阶段，可以充分利用指定链接，实现档案信息资源的拓展，落实好线上档案查阅工作的同时，还应当做好线下服务。针对部分具有私密性的档案信息，不宜在网络中公开共享，就应当采用加密程序，可采取线下查阅模式，一对一实地查询服务。

4.增强信息化服务水平

档案信息化水平逐步提高，档案管理工作同样应当构建良好的服务理念，保障信息化管理能够达到目前的需求，落实信息化发展目标，尤其是建立健全相关的服务系统，进一步落实数字化档案的价值，便于档案信息化建设工作的进步。在目前网络信息技术逐步发展的时代背景下，我们需注重档案信息化发展，有效找到档案信息化建设阶段面临的难题及存在的不足，找到有效的解决措施，巩固档案信息化管理理念，优化传统档案管理模式，提高档案信息化管理基础，健全相关管理体制，加大档案数据库系统的完善，以及数字化档案、远程系统及信息资源的公开共享等，增强档案信息化管理能力和水平。

四、小结

目前，我国已经迈入信息化时代，大众的生活、工作均与信息息息相关，大众无时无刻都处于信息制造、存储、传递的相关社会活动中。基层事业单位档案收集是档案管理工作中至关重要的环节，档案收集的现状以及现有问题等是学术界关注的焦点。为了更好带动基层事业单位档案开展管理工作，增强工作效率，推动信息化发展，需要落实好档案收集工作，应该从改善思想意识、完善相关的规章制度、促进档案收集方法的创新、优化基层工作人员自身素质等多方面来提高档案资料的收集工作，有利于基层事业单位档案管理迈入信息化发展道路，为基层事业单位档案管理健康、长久、高效发展奠定基础。

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