高校档案馆如何助力校友工作浅探

摘 要：高校校友工作是高校整体工作的重要组成部分，对高校的发展有着非常重要的作用。档案馆作为高校档案工作的业务管理部门，是永久保存和提供利用本校档案的机构，在做好校友工作、促进校友文化建设方面具有得天独厚的优势。本文以南京工程学院为例，探讨了高校档案馆如何发挥档案优势，助力高校校友工作。

关键词：高校;档案馆;校友工作

高校校友是指曾在学校各办学时期学习或工作过的师生员工，含毕业生、肄业生、进修生、成教生和兼职教授、名誉教授、客座教授、访问学者等以及对学校做出重大贡献的人。南京工程学院高度重视校友工作，积极推进校友组织和校友文化建设，各地校友联谊会积极发挥桥梁纽带作用，聚力联感情、搭平台、汇资源，聚焦促合作、促发展、促共赢，不断提升服务校友的工作能力，不断提升校友工作对学校发展的贡献力，更好打造学校与校友的命运共同体，更好支撑学校高质量发展和特色鲜明的一流应用型工程大学建设。南京工程学院的快速发展，得益于广大校友的关心、支持、鼓励与贡献，学校的每一项工作都牵动校友的心，每一点成绩都凝聚校友的付出。校友是学校的最大财富，他既是一个身份称谓，更是一种情感认同，是校友们共同创造母校昨日的辉煌历史，共同成就母校今天的一座座丰碑，为母校赢得美好声誉。校友们的支持是推进学校各项事业蓬勃发展的重要保障和坚不可摧的精神力量，是促进学校工作的坚强后盾，是激励学校前进的不竭动力。

2020年2月，新冠肺炎全球肆虐，在学校继续做好疫情防控及开学准备工作的关键时刻，校友们心系母校、奉献爱心、捐赠防疫物资，以实际行动支持学校复学复工，充分体现高度的社会责任与担当。继108班校友、中国工程院沈国荣院士委托南京均添荣益慈善基金会向学校捐赠了2台人像测温摄像机、10台移动紫外线消毒车、10020只口罩、16把额温枪;工程071班校友朱国亮、营销081班校友施春雷冒着大雨来到学校，向母校捐赠21把医用测温枪和2000只口罩;2006级校友王劲军捐赠1吨84消毒液、500个医用外科口罩;电8913班校友王育华捐赠了3吨中药成分消毒液……学校陆续收到校友寄来的医用一次性口罩等防疫物资，校友用自己的方式、用善举温暖了这个特别的冬天。校友资源和校友文化在一定程度上也是衡量高校成绩的重要指标之一，艾瑞深中国校友会网发布2021中国大学青年创业精英校友排名，南京工程学院位列全国第19位，跻身全国20强，居江苏省首位。

做好校友工作，促进校友文化建设，不只是校友会的事，它涉及方方面面，需要学校各部门相互配合，共同推进。档案馆作为学校档案工作的业务管理部门，是永久保存和提供利用本校档案的机构，在做好校友工作、促进校友文化建设方面具有得天独厚的优势。本文以南京工程学院为例，谈谈高校档案馆如何发挥档案优势做好校友服务工作。

一、要高度重视校友工作和校友文化建设，强化校友档案意识

学校领导的真正重视，是做好校友工作、促进校友文化建设的基本前提。校友档案的收集是一项长期而复杂的工作，档案馆在收集校友档案资料的过程中，需要其他部门的积极配合和支持，没有学校领导的高度重视，校友工作就会像一盘散沙。因此，学校领导要积极协调好校友档案管理工作和学校中心工作的关系，呼吁各部门协助档案馆做好校友资料的收集工作，解决好校友档案管理中实际存在的问题。另外，学校要不断提高各部门工作人员的档案意识和责任感，充分认识校友工作对学校发展的重要性，善于发现校友档案并及时送交档案馆归档，尽可能形成完备的校友档案大数据。

二、多渠道专门收集和完善与校友相关的档案，切实加强校友资源建设

1.做好与教职工切身利益相关档案的收集、整理、归档工作

序号 相关档案 具体内容

1 人事相关档案 学历学位、人事任免、职称评审、职称聘用、转正定级、教师资格认定、培训进修、挂职锻炼、奖惩情况、考核考评等。

2 教学相关档案 教學计划、方案，教学量工作完成情况、教学参考书目、考试题、教学实习材料，教学奖惩情况等。

3 科研相关档案 科研课题立项及完成情况、科研成果转化情况、科研专利、科研论文、科技发明、指导学生在科技竞赛中获奖情况等。

4 民主政治相关档案 政治面貌、组织关系、政治评价、政治作为、来信来访、民主选举、工龄党龄、奖惩情况等。

5 社会保障相关档案 工资福利、医疗保险、养老保险、生育保险和津贴、失业保险、住房公积金和住房补贴、婚姻状况、户籍等。

6 基建相关档案 涉及个人的征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书、教职工住宅楼图纸等。

7 其他相关档案 ─

2.做好与在校学生切身利益相关档案的收集、整理、归档工作。

序号 相关档案 具体内容

1 个人基本情况档案 姓名、性别、民族、家庭成员、主要社会关系、学习经历、体检表等。

2 学籍档案 高考成绩、普通高等学校录取新生名册、学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）、专业、班级、学历学位信息等。

3 政治档案 政治面貌、党团组织材料、学生干部经历材料、奖学金证明材料、竞赛获奖情况材料等。

4 成绩档案 学习成绩单、外语等级考试成绩、计算机等级考试成绩、普通话等级考试成绩、各类从业资格证书成绩等。

5 毕业生档案 实习情况、就业情况、档案及党团关系转接情况等。

6 升学进修留学档案 升学进修留学方式、学校机构名称、入学成绩等。

7 声像相关档案 入学照片、毕业照及一些活动照片、视频等。

8 其他相关档案 ─

3.持之以恒地做好毕业生跟踪工作

高校要树立终生跟踪校友的观念，学校不仅要跟踪校友在校时的学习情况，还要跟踪他们学成离校后的工作情况和社会活动情况、优秀事迹以及社会影响、联系方式等全方位的数据和信息。这是一项长期而艰巨的工作，需要全体教职员工和广大校友共同参与，才能保证数据的准确、完整和及时更新。南京工程学院面向应届毕业生按每个班级推荐1～2名毕业班校友联络员，对担任毕业班校友联络员有意愿的毕业生也可向学院自荐，经同意后产生，毕业班校友联络员由学校统一任聘，负责本班毕业生的跟踪工作。如果说，离开母校后，南京工程学院的校友们犹如一颗颗散落的珍珠，在各自领地散发着光亮，那么校友联络员就如同一根金线，将这些散落的珍珠颗颗串起。

4.做好杰出校友专题档案建设

在南京工程学院百年办学历程中，涌现出了无数杰出校友，从国民革命时期、抗日战争时期为民族解放不惜抛头颅、洒热血，前赴后继、英勇斗争的尹景伊烈士、王顺芳烈士、陈元达烈士、郑文道烈士、郑香山烈士、朱觉烈士，到中国现代化建设时期引领电力前沿技术创新成果转化典范的沈国荣、在平凡中奉献才智的全国劳模卢宗奎、为核反应堆“把脉问诊”的“工人院士”何少华、用执着“匠心”做电力“匠人” 的王生强、把红色基因融入绿色发展之路的朱共山等，他们都是学校的骄傲和名片，我们要切实做好这些杰出校友的专题档案建设，发挥他们在校园精神和校友文化方面的引领、示范作用。

5.运用现代信息技术打造校友信息大数据平台，做好校友档案数字化工作

南京工程学院非常重视档案，特别是校友档案的数字化工作，开展纸质档案数字化工作时，首先，考虑的就是历年新生录取名册、学籍卡、毕业生成绩单、学位授予名册、毕业生验印名册等，这一部分档案是日常工作中校友们利用率最高的。其次，是教职工职称评定、科研项目、人事任免和表彰奖励等，职称评审的时候经常会用到。最后，是其他档案的数字化。

学校购买了综合档案管理软件，数字化后的数据直接挂接到软件中，实现了校友档案的全文检索利用。有关学生的新生录取名册、学籍卡、毕业生成绩单、学位授予名册、毕业生验印名册等，要求一一对应挂接到每个人，有关教师职称评定、科研项目、人事任免、表彰奖励等涉及个人切身利益的档案资料，数字化的时候在文件标题里要求录入所有相关人员名字。

四、强化服务意识，做好校友档案的查询利用工作

新冠肺炎疫情发生以来，我校档案馆不断创新档案查询工作方式，努力克服疫情期间校园封闭带来的影响，积极启动“居家办公、线上服务”模式，通过电话、传真、电子邮件、门户网站、微信公众号等非接触式业务受理方式远程查档，妥善处理教育部学位与研究生教育发展中心认证处、省高校招生就业指导服务中心等单位及学生在就业应聘、出国留学、考研深造、晋升补档等档案需求方面的查档和信息咨询工作，确保防疫、工作两不误，线上查档不打烊，为战“疫”出力，做到疫情当前，服务有情。山东潍坊的一位毕业生收到档案馆寄发的档案材料后回信说：母校有如此负责的老师，让我们学生心里很感动！

五、充分利用信息化手段开展校友工作

依托微信、微博、QQ等现代网络媒体等各种毕业生熟知、常用的新媒体联系方式，保持毕业生与学校、院系、老师的联系和互动。及时了解校友需求，解答校友提出的问题，推送学校最新资讯，让校友第一时间了解学校的发展动态。每逢传统节日，送上母校的节日祝福，增强校友对母校的亲近感。

六、结合“6.9”国际档案日，做好校友毕业季档案主题宣传

每年“6.9”国际档案日，档案馆都会同期举办“毕业季，档案与你同行”主题宣传活动，工作人员通过设立宣传展板、发放宣传资料、设立咨询台等方式，对学籍档案查阅流程、毕业生档案转递流程等内容进行宣传，为师生、毕业生家长现场答疑解惑。档案馆微信公众号还同步推送《毕业季，档案与你同行》宣传文章。多种形式的宣传令广大毕业生更加了解档案在未来人生历程中的重要性，为毕业生由“学校人”转变为“社会人”，开启新的“人生旅程”提供了必要的档案知识指导。

七、积极参与校友文化建设，用心搭建有品质、有内涵、有温度的校友文化，强化校友对母校的精神共鸣和爱校荣校的思想认同

一是积极参与校庆和校友返校日活动。在南京工程学院成立5周年、10周年、20周年以及每年10月底的校友返校日活动中，档案馆积极参与，主动为学校提供学校发展历程中的重大事件、珍贵照片、校友信息，随时准备为需要查档的校友提供服务。

二是建立杰出校友档案陈列室，培养学生的爱校情怀，激发“知校、爱校、荣校、兴校”的自豪感、荣誉感和责任感。

三是举办主题展览，展示校友風采，如“弘扬传统文化 增强文化自信——红色主题剪纸艺术体验活动”、校友摄影展、校友书画展，用人文素养和艺术素养的提升来促进在校学生专业技能的提高。

四是举办“我与母校的故事”征文活动，向全体校友征集回忆性文章，回忆在学校学习、生活、工作过程中难忘的点点滴滴。

五是共绘校友树，将签到墙以一棵树的形式呈现，事先做好形状，将校友的签名或手印去填满这棵校友树，表达花开满园，桃李芬芳，学校发展生生不息的美好寓意。

六是重视校友档案研究，做好校友档案编研工作，赋予校友档案生命力，营造良好的校友文化氛围，推进学校校园精神的传承与创新，强化校友对学校精神的认同，强化学校精神在文化引领与社会和谐方面的积极作用，充分发挥校友资源的育人功能。

七是加强对校友工作的宣传，在档案馆主页上开设丰富多样的专栏。比如，有关学校发展历程的老照片、各个年代的毕业照、校友故事、校友讲坛、校友名册、校友风采等。

八是开展档案捐赠活动，向校友征集在校就读时期保存的珍贵实物档案以及毕业后取得的荣誉和成果等。捐赠坚持自愿原则，引导毕业生微捐大爱，表达对母校的感激之情，引导学校捐赠风气养成。

九是走访老校友、杰出校友、有困难的校友，定期将校友刊物寄送给校友。走访校友既能够与校友建立良好的感情基础，使校友倍感母校的关怀和温暖，还能够让校友了解到学校的发展近况。档案馆非常重视校友走访工作，多次派人专程去嘉兴、无锡等地看望1953届老校友们，给他们送去母校的问候和关爱。

总之，校友工作是一项艰巨而重要的综合性工作，是高校整体工作的一个重要组成部分。档案馆要充分发挥自身档案优势，加强与校友之间的联系和互动，与时俱进，不断创新工作方式，为校友终身发展服务，与校友携手并进，共同谱写母校未来的华彩乐章。

参考文献：

[1]梁兰英.做好高校校友档案工作 助力“双一流”建设[J]档案工作，2019

[2]陈玉恒.浅谈校友资源在高校发展中的重要性及开展校友工作的方法[J]决策探索，2020

[3]曾玲艳，简思敏.本科高校校友工作创新实践研究[J]内蒙古财经大学学报，2021

（作者单位：南京工程学院档案馆）

基金项目：本文系南京工程学院校级科研基金项目，（项目编号：CKJC202104）。

作者简介：王调江（1973-），男，汉族，湖南隆回人，助理研究员，文学士，研究方向：高等教育管理。