新形势下档案管理工作创新机制探讨

2022-02-28贵州省黔南民族职业技术学院张金梅

区域治理 2022年43期

贵州省黔南民族职业技术学院张金梅

随着社会经济的飞速发展，事业单位的档案工作日益复杂。档案管理人员要进行一系列的复杂工作，如收集、分类、审查、归纳等。在新形势下，事业单位要想切实提高档案工作质量，就需要对档案工作进行创新改革，对档案的管理方式进行深入研究，制订科学合理制度，加强其相关管理人员的业务培训，注重它的信息化建设。只有如此，才能更好地促进档案管理工作的开展，使其发挥出应有的价值。从档案管理工作的本质上看，工作是不以营利为目的，属于工作的结尾部分，但只有将档案服务工作做好了，其他部门的整个工作内容才会得到总结，才能根据工作时效给企业带来的经济效益分析未来工作量，因此，要充分认识到它的重要性，要时刻把握其未来发展趋势，树立高效的管理服务意识，在其他工作完结后，整理其工作内容，把控企业获得的经济效益标准，为企业注入新的活力。进一步完善企业档案管理工作条件，顺应时代的发展趋势，档案管理工作不容忽视，只有将档案工作放在重要位置，工作人员才会重视到工作总结的重要性，档案管理人员要与时俱进，开拓创新，才能使档案管理工作服务于社会的各项事业当中，是档案事业可持续发展。

一、目前事业单位档案管理工作的状况

档案管理工作一般会有严谨的流程和规范的管理办法，随着时代的发展和进步，人们对信息的掌握和敏感度要不断加强，提高社会档案管理意识是可持续发展道路的必要条件，人们要不断地认识档案管理的重要性，更新档案管理观念，对于事业单位来说，妥善保管和记录档案，将具有一定价值的材料加密，是事业单位开展活动和经营的重要保障，这类工作是事业单位最重要的部分，也是事业单位发展和进步的见证，工作的开展都是用档案为基础，档案管理工作的效率也会直接影响到事业单位管理工作的水平，开展科学化的档案管理工作是必要的，不仅能够记录事业单位每个部门的工作情况，也能表现事业单位发展工作的标准和专业能力，有利于促进事业单位的工作朝着科学的方向发展。随着信息时代的到来，传统的档案管理模式已经满足不了事业单位的发展和进步了，这类工作看似简单其实难度非常大，相关人员对计算机档案技术管理知识、网络安全档案技术管理知识尤其重大型企业管理数字化和财务档案系统技术管理知识比较匮乏。以下是现阶段事业单位档案管理工作的现状。

（一）事业单位领导未重视档案管理工作

长期以来，不少事业单位的领导和管理人员深受传统观念的影响，对档案管理的关注度不足，这就对档案管理事业的发展造成了一定的阻碍。档案工作相对于其他工作岗位来说是最容易被忽略的，单位大多不具备档案管理工作的条件，档案管理工作人员也常常被忽略，导致工作人员对档案管理工作抱有戒备心理，害怕工作被固化，不能够得到其他的工作岗位，有的单位对于档案管理工作放任不管，整个工作的开展都是靠员工的自觉；有的单位对于档案工作的资金投入不足，致使档案管理设备未能得到及时地更新，办公设备得不到保障；有些单位对于档案管理制度视若无睹，迟迟不能按规定配置工作人员，导致档案工作人员流动性大，流失率高，严重地阻碍了档案管理工作的开展[1]。

（二）档案管理制度不完善

新时期，许多事业单位仅注重日常业务工作，忽略了档案管理工作，这就造成了部分员工对于档案工做出现敷衍应付、流于形式等情况。此外，由于部分单位对档案工作重视程度较低，未将其列入日常工作中，导致了档案工作机制发展落后，缺乏相关的工作管理制度。最后，由于档案管理制度的缺失，这就使得对员工的工作监督和指导等方面不到位，出现档案工作与单位日常工作脱节的问题，严重阻碍了档案工作的开展。

（三）档案工作人员的专业水平不高

因为缺乏单位管理、科技、信息技术等方面的专业知识，对现代信息化技术的了解不深，所以事业单位档案管理人员的专业水平不高，信息素养不足。另外，很多档案管理员工存在着知足常乐的观念，员工的管理水平和专业水平都不能取得很大的提高，缺乏开拓创新精神，这也是导致我国事业单位档案管理工作质量降低的一个主要原因。

（四）未重视档案管理工作的信息化建设

部分事业单位很少开展相关培训，导致档案管理人员的现代化水平不高，严峻地影响了档案的搜集、处理、归档以及利用等管理工作的进行。主要表现在以下方面:一是我国的档案管理工作仍然处在滞后和粗放的阶段，以传统的、人工的方式为主，对于纸质版工作存在着高度依赖性。二是中国电子档案工作的开展速度缓慢，硬件系统和软件管理系统并不健全，制约了档案工作的质量和效率。另外，有些单位的信息安全意识也比较薄弱，不能深刻认识数字著录、高速查询、单字节深度查询、档案云备份等运作手段的重要意义，这些都制约着档案管理工作的创新与发展。

二、新形势下档案管理工作的创新机制

在信息迅速发展的背景下，事业单位要提高工作的整体效率，就必须重视档案管理工作，完善相关制度，规范档案管理工作内容。从上面所阐述的管理现状来看，领导缺乏对这类管理工作的认知，没有意识到这类工作对于未来的发展和经济效益的必要性。由于传统档案管理工作的缺陷，使事业单位重视到这类管理工作对于发展的重要意义，开展相关人员的培训工作，让工作人员深刻认识到这类管理工作的意义，明确工作内容，加强对工作人员的监督，从主观上提高对这类管理工作的责任感和使命感，要提升效率，为事业单位长期发展要有远见。要成立具体的档案管理工作室，制定相关制度，使档案管理工作与其他部门工作相互协助，利用计算机网络，将流程科学化，减少档案管理工做出现的问题，使档案管理工作有效发挥作用，在实际的工作中，加强档案管理工作的技术投入，推动档案管理工作与其他部门的协作和配合，顺利开展档案管理工作，有效开发重要信息，以下是有关档案管理工作问题具体的解决措施。

（一）制定档案管理系统相关制度

在当今时代，档案管理的业务空间得到了扩大，档案管理的方法也发生了变化。但是，在具体的档案管理业务中，因为缺乏具体的标准，导致档案工作者的职能出现了错位[2]。因此，应完善事业单位的档案管理体系，才能更好地发挥其作用。在档案管理工作中，档案主管部门要建立健全的档案监管制度，并根据归档的目的，按照规章制度对工作人员的职责进行分配和管理。此外，可运用信息技术接入档案监督系统，通过档案信息系统，管理者可以清楚地认识到信息的重要性，从而可以更好地判断信息的可用性，进而大大的缓解了管理者的工作压力。通过相关的责任体系，可以对档案工作人员的职责进行细化，防止档案工作人员的工作混乱，同时也能确保对相关责任人进行落实，提高了档案管理人员的工作责任感。

（二）加强档案管理人员的业务培训

新形势下发展的背景下，事业单位要积极地吸收国外先进的档案管理理念，引进先进的管理设备和工具，学习先进的档案管理技术模式，确保档案的自动化处理和归档工作顺利完成。最后，要正确调整档案管理队伍的结构。当前我国的档案管理队伍结构不合理，年轻人比较少，年长的工作人员居多，这样的不合理的人员构成，会对档案工作的科学性造成很大的影响。因此，住房保障事业单位要积极吸纳高素质人才，增加档案管理工作的生机。由于事业单位不断提高自身发展目标和更新自身的计划，这对档案管理工作人员有了较高的要求，工作人员要根据能力标准划分工作内容，开展合理化和针对性的培训，档案管理工作人员要提高自身的专业化水平，学习和掌握档案管理流程，研究相关专业知识，不断地更新自身的管理理念。不是所有的单位都适应新形势下的档案管理规范，所以就要求事业单位档案管理工作人员开展实践，找到适合本单位的档案管理方式，要对档案管理规范进行创新和总结，使档案管理功能能够更好地为事业单位所服务。

（三）管理层应重视档案管理工作

单位发展的整个过程都与档案管理有着密切的联系，优化档案管理制度和完善档案管理规范是事业单位发展的必要原则，真正提高档案管理工作效率。档案管理工作人员要结合事业单位的实际情况，使各部门的档案进行合理分类，在临时使用某种档案时能够迅速完成查找，并将档案的相关信息提调出来。档案管理是事业单位里比较隐秘的工作，这导致许多领导低估了档案管理的作用。当需要提取和检查档案文件时，部分事业单位领导就会发现档案文件管理监控措施不完善的问题。因此，管理层应重视档案管理工作，设定专门的部门进行档案管理，并且设定主要负责人。配备的专职档案管理人员必须相对固定，人员一经指定，不得频繁更换。档案管理是各部门考核中的重要内容，对在档案管理工作中表现突出的员工要给予奖励。此外，各事业单位必须把档案管理作为一项基础性工作，并且要有效地利用档案，实现档案管理与事业单位发展的紧密联系。最后，管理层有必要树立起现代化的档案管理理念，要把创新档案管理工作纳入到重点任务中，以此更好地确保所有工作连接的有效性[4]。要完善和优化档案管理机制，利用计算机网络技术合理规整档案，同时，加强档案工作的宣传力度，使有关部门和工作人员正确认识档案管理工作，明确各环节的重要性，树立良好的档案意识，这对档案管理工作的开展有着积极的影响。

（四）强化档案管理工作的信息化水平

在信息技术蓬勃发展的今天，事业单位档案管理工作的信息化建设，已是时代发展的趋势。强化档案管理工作的信息化水平，是事业单位档案管理工作开展的基本要求。合理地保存和使用档案资料，可以为单位领导做出正确的决策提供一定的参考依据，进而促进事业单位可持续的发展。计算机信息技术的普及，给档案管理工作改革带来了新的契机，传统的档案管理工作效率低，紧急性的文件提调要耗费大量的人力和时间精力，不仅耽误工作的进程，工作时长的增多也让相关工作人员感到疲累，但信息技术的到来，不仅能够将杂乱的档案瞬间归整，还能通过时间和事件内容进行划分，例如，人事部门要调取某一工作人员的资料，只要输入调取人员的名字，关于调取人的进单位以来所有的工作内容和家庭信息以及对未来工作的计划都会显现在计算机上，如果要搜索某件工作内容，就会现实这次工作事件的时间及参与人员和他们各自的工作内容。计算机的介入大大增强了事业单位档案管理工作的效率，能够更好地规范管理员工，从员工角度来看，这也是事业单位对自己负责的一种态度，不仅在工作中能够方便自身查阅资料，也能够公平地靠能力享受事业单位待遇。但要实现档案管理工作的技术支持还需要经过不断地投资和管理，首先要给予资金支持，保证软件和硬件设备齐全，为今后的档案工作奠定良好的物质基础。其次要确保档案管理信息与各单位的实际需要相符，强化安全监管，增强文件存储的安全性，确保信息的安全、可靠，从而使整个信息化档案管理体系发挥出最大的价值。事业单位要加强档案信息化管理工作，真正提升其使用效益，使之能够深入地推进“无纸化办公”，不断地提升档案管理水平，从而适应我国档案工作的开展趋势。

（五）行政干预档案管理工作，提高工作效率

行政干预有助于全面开展档案管理工作，将其工作内容作与依法治档相结合，促进档案管理工作的有效进行。首先，人事行政管理方面要对其的工作性质提高重视程度，将档案管理工作发挥有效作用并与单位任何事件挂钩，使人们重视到工作总结归档的重要性。然后行政管理部门要发挥他们自身的主体作用，定期开展关于如何进行档案管理工作的会议，各部门负责人要深刻认识到自身所在部门的档案重要性，要将其的工作内容作为任何工作的出发点，重点落实每个工作人员的资料总结，对管理优秀的部门做出表彰，对档案管理工做出现的问题要及时解决，对待严重的问题，要经过各部门的讨论和研究决定解决措施，提高档案工作管理的有效性。

（六）用创新方式看待档案管理工作

由于现阶段档案管理工作受到越来越多的单位重视，要提高自身竞争力，就要严格要求档案管理工作，相关工作人员必须以辩证创新的眼光看待档案管理工作过程中出现的问题，要创新自身的思维方式，优化档案管理工作的服务模式，确保单位的每一个人都能够从档案管理工作中获得满足，有利于所有工作的开展，减少不必要的工作内容。为确保管理效率的提高，要对相关工具采取合理的开发和利用，制定严格的标准，实现档案服务于大众的目标。相关工作人员要熟悉和掌握计算机技术，将所有部门规整的档案进行整理和划分，并将其完整的输入到计算机中，通过互联网技术，建立档案信息库，发挥计算机优势，使档案资源能够得到高效利用，扩展档案的服务面。相关工作人员要经常翻阅档案信息，要做到对每份档案的大概内容都大致了解，提高档案的利用率，将只有纸质化的档案录入到电脑中，保存电子版资料进行存档，能够将档案安全有效储存，形成完备的档案信息库，还需建立档案目录，能够明确知道档案涉及的内容，提高档案管理水平。

（七）信息化建设推动档案现代化发展

随着经济水平的提高，计算机的发展也使得关于档案管理的软件应运而生，其已经成为当代事业单位必须具备的能力，各部门领导们要充分认识到其建立信息化的重要性，真正提高其对单位所有工作产生的管理效益，将传统的档案管理进行深度改造，让其为单位的发展做出贡献。大数据时代发展的背景下，事业单位必须推动其信息化的发展，将所有纸质化的档案传入到电子计算机中，有利于单位所有工作人员的查阅。规避传统的工作模式带来的难题，也会有效解决其中出现的漏洞。信息化的发展推动了其现代化的发展进程，拓宽了档案服务的领域，有效发挥它的价值，为事业单位未来的发展奠定了基础。