档案数字化建设与数字化档案信息的利用研究

山东省德州市环境卫生服务中心 徐泽

在现代社会，信息技术的飞速发展使各个行业都逐步进入信息化阶段，随着信息技术的广泛应用，数字化档案出现并不断发展。由于信息数字化日益普及，利用各种先进的技术将档案内容信息化并且进行储存和传输，对提升档案管理工作效率有很大帮助。数字化档案将数字化技术与档案相结合，是从传统档案管理到现代化档案管理的转变，虽然近年来数字化档案发展有了长足的进步，但仍有许多问题亟待解决。

一、档案数字化建设的内容

（一）数字化建设要注重系统的总体水平提升

构建完整的数字档案体系是档案数字化建设的核心工作，系统的纵向和横向环节都要达到一定的横纵深层次融合，并在区域网络中进行关联互通，发挥整体优势，增强系统的整体性、综合性及完整运算力，实现档案资源数字化并共享。系统某一节点乃至某个重要的节点出现故障阻碍，都可能会对系统产生梗阻。当然，需要各个结点的横纵向使用能力并行不悖是不符合实际的，“并行不悖”也是从档案数字化系统建设理想建设中设想的。为了获得值得借鉴的数字化经验，鼓励和支持先进单位优化数字化水平，并在某些单位进行更高水平的试点实验，这对于整个档案数字化系统建设是具有参考价值和推广价值的，但要形成先进的、完整的系统，单纯依靠少数先进节点无法形成，其建设是基于整个系统节点互帮互助、相互融合的。

（二）推进档案数字化，就必须提高档案标准化、规范化水平

档案数字化建设水平标准化、规范化程度滞后，应用软件繁多，杂乱无章，将严重阻碍整个数字化体系的总体发展。很久以前，这个问题取得了一定的共识，使得我们的档案管理格局从电脑系统扩展到了整个档案信息化的集中管理，是新时期档案数字化总体思路质的飞跃。档案自动化涵盖了档案工作的各个方面和各个环节，将其建立完善可以真正实施档案标准，使档案的相关业务规范化、标准化。档案标准规范本身也是系统工程，把握两者相辅相成、相互促进的辩证关系，是推进档案数字化建设的必胜法宝。

（三）有重点地抓好数据库建设

国家档案信息化工程建设的核心和基础——档案数据库系统的开发建设，是新时期档案数字化工程的骨干力量。数据库服务器的含义是依托于先进的数字化系统对档案进行科学的分类管理和利用。数据库服务器系统的建立是一个循序渐进的过程，由低到高、由单一到团体是一项长期的工作。经过实践摸索，我们认为在数据库服务器建设的经验中最关键的是：领导重视，思想统一，坚持档案数字化技术人员与档案业务人员协同作战，加强合作可以提高工作效率；面向应用，建立“活库”，对数据库服务器的“活性”进行利用频率和使用效率的考核；突出重点，从单一的资料库发展到系统资料库等等。当前，如果我们能够系统地完善综合数据库建设，完善各单位档案目标库建立联系组网，形成通过区域网络连接的开放式、阶梯式的数据库服务器群，将进一步提高档案自动化系统在新时期的运行效率。

二、档案数字化建设与数字化档案信息利用现状

（一）思想观念滞后

通过分析数字化档案建设实践以及相关信息利用现状，可以发现很多事业单位对档案管理工作缺乏足够的重视，部分单位对档案工作缺乏正确认识，认为档案管理只是数据与信息的存储，对实际工作作用不大，觉得没有必要建立系统化、规范化、专业化的档案管理体系。还有部分单位认为利用纸质档案已基本可满足实际工作需求，没有必要推进数字化建设，也不愿意花费较多经费实现档案数字化建设及维护。上述表现可以发现很多事业单位在档案数字化建设推进过程中存在着观念滞后、重视度不足等问题。在此背景下，使得事业单位档案工作人员对自身工作也缺乏足够重视和正确认识，在档案数字化建设工作开展中缺乏动力，数字化档案信息利用也缺乏创新，只安于现状，习惯于传统的档案管理模式，不够关注结合时代发展创新档案数字化建设路径，也不积极研究档案资源的信息化利用，阻碍档案数字化建设工作顺利推进，难以充分发挥数字化档案信息利用价值。

（二）相关机制不完善

在大数据时代背景下，虽然很多事业单位越来越重视档案数字化建设，并不断创新数字化档案资源的利用方式，不过，在相关工作开展中面临严峻的机制欠缺问题。事业单位在推进档案数字化建设，积极利用数字化档案资源过程中，若没有相关机制的支撑和监管，将难以保证数字化档案建立的标准化以及数字化档案信息利用的规范化。另外，在缺乏成熟、完善的档案监管以及执行机制情况下，容易引发一系列问题，如档案资料收集不完整、存档不及时、资料整理混乱、数字化档案信息被篡改、被删除或者存储数字化档案资源的介质被损坏等，相关问题将直接阻碍纸质档案数字转化工作，使所建立的数字化档案资源缺乏原始性、真实性，还直接影响后续信息的数字化利用体验，降低档案数字化建设品质，不利于相关工作的有序开展。

（三）工作人员综合素质有待提升

在信息时代背景下，无论哪个行业都对人才提出越来越高的要求，同样，事业单位在推进档案数字化建设以及数字化档案信息利用过程中，对相关人员也提出更高要求。但就目前情况来看，很多事业单位严重缺乏专业的档案数字化建设人才，很多档案工作者只是利用商业化软件开展一些基本、浅层的档案转化工作，对档案数字化建设相关工作模式以及技术应用缺乏创新探索，这种流于表面的档案建设工作因缺乏思索和探究，使得相关工作难以深入要害，不能紧抓关键面。同时，在利用数字化档案信息过程中，很多人员因所掌握的信息化技术不足，会在资源利用工作开展中感觉非常吃力，难以高效利用数字化档案信息，甚至可能在数字化资源利用中因为缺乏专业知识或者思想认识不到位导致数字化档案被病毒侵染，引发信息丢失、被篡改或者被盗取等风险。

三、档案数字化建设策略

（一）建立开放共享的发展理念

在数字化时代背景下，事业单位在推进档案数字化建设期间要建立并渗透开放共享发展理念，且要重点体现以下三大特征：一是零距离。事业单位在推进档案数字化建设期间，档案管理部门要注意和档案信息利用方加强远程交流和沟通，为档案利用者制定个性化的档案信息，为后续高效利用数字化档案资源奠定基础；二是去中心化。事业单位在推进档案数字化建设期间，要积极通过互联网强化分布式管理，使档案信息利用者能够在第三方平台中高效获取数字化档案信息，促进档案管理质量不断优化；三是开放化。在档案数字化建设以及共享数字化档案资源期间，要勇于打破传统封闭式档案管理模式，促进档案数据共享效率提升。总体来说，事业单位在档案管理过程中为有效提升数字化档案建设水平及质量，必须及时转变思想观念，高度关注档案信息的共享建设，借助数字化技术优势保证档案信息收集更加完整、真实、全面，为打造数字化档案管理体系奠定坚实基础，并推进信息化档案管理水平提升。

（二）增加软硬件设备设施投入

事业单位在推进档案数字化建设过程中，完备配置软硬件设备设施是重要基础和前提，需要单位加强统筹规划，根据数字化档案建立及管理基本要求，合理选择设备设施类型，科学确定设备设施数量，通过增加设备设施投入，为档案数字化建设奠定坚实基础，提供良好条件。事业单位要关注针对档案数字化建设增加相关设备设施购置投入力度，及时更换老旧设备设施，做好系统更新工作，使软硬件设备设施不断提升综合性能，促进数字化建设成效不断提升。与此同时，事业单位要针对档案数字化建设相关设备设施投入合理编制预算，综合对比与分析设备设施价格及性能，优选性价比更高的软硬件设备设施，合理控制信息化建设成本。除此以外，要针对档案数字化建设相关设备设施制定完善的维护及保养制度，包括打印机、存储器、录音机、扫描仪等，促使工作人员严格按照相关规范维护数字化档案建设相关设备设施，充分发挥设备设施性能优势，促进档案资源的数字化转换。

（三）明确数字化档案建设标准

事业单位在推进档案数字化建设过程中体现出专业性特征，所以，还要针对相关建设工作制定标准化体系，保证数字化档案建立中技术应用以及管理方式等均符合实际工作需求。事业单位档案管理部门要全面细化数字化档案建设标准和档案资源管理标准，面向不同行业与领域做出相应的标准化规范，同步结合实际情况进行标准优化，确保各类标准具有更高可行性，以免影响数字化建设成效。与此同时，单位相关管理部门还要全方位监管及评估档案标准化建设进程，明确数字化建设面临的冲突及矛盾，结合相关问题及时调整与优化实施细则，使所建标准具有更强适用性。

（四）加强安全防护

事业单位的很多档案都体现出保密性特征，档案管理过程中要高度关注安全性，防止档案信息被窃取或者泄露，以免给公众及社会带来严重损失。因此，事业单位在推进数字化档案建设期间还要加强安全防护，完善构建信息防护机制，最大程度规避网络风险。数字化档案建设中，要注意所用计算机必须安装杀毒软件，以抵御黑客攻击，避免受到网络病毒侵袭。同时，还要联合运用加密技术、身份认证识别技术、防火墙技术等加大系统防护力度，特别是对于重要的档案资源，要专门设置安全软件，使档案系统安全等级进一步提升。与此同时，要在档案数字化建设过程中全方位监管网络状况，及时了解网络中存在的各种安全隐患与问题，采取有效的预防措施，针对性编制应急处理预案，确保一旦发生紧急情况可以及时响应，避免造成严重损失。事业单位在推进数字化档案建设过程中，还要对档案原件采取有效的保护措施，并对数字化档案信息做好备份，如果相关档案信息丢失，能够及时弥补。

（五）完善管理机制

事业单位在推进档案数字化建设过程中，还要完善建立档案工作机制，为建设工作以及后续信息利用提供指导和保障，促使相关工作能够有序推进。事业单位要结合行业标准及实际情况完善建立档案数字化建设相关规范以及管理机制，同时要针对数字化档案建立信息保存机制以及利用机制等，使各项档案工作更加规范，促进档案建设质量提升。通过完善的建立档案数字化建设机制，可为相关工作人员提供正确指导，使其更有序、科学地进行资料收集、整理及分类，并在相关标准和制度指导下使所建立数字化档案排列有序，建设成果达标。单位还要针对数字化档案信息的利用以及查阅制定相关工作机制，促进档案利用率提升，强化档案数字化建设成效。

四、数字化档案信息利用策略

（一）增强服务意识

为高效利用数字化档案信息，事业单位档案部门还要不断增强服务水平，明确服务目标与方向，促进服务质量及效率提升，充分发挥数字化档案信息利用价值。服务过程中，要始终坚持以用户为中心原则，及时更新服务意识，树立先进的服务理念，促进数字化档案信息的全方位利用。事业单位还要结合社会公众对档案资源提出的需求，及时公开部分数字化档案信息，为社会及国家发展奠定良好的信息基础。事业单位档案管理部门还要由之前被动式的服务理念发展为主动式的服务理念，通过为用户主动推送各类数字化档案信息，提升档案资源利用率。目前，人们对数字化档案资源提出越来越高的需求量，要求事业单位完善构建档案服务体系，以满足用户个性化、多元化需求，加强与用户沟通交流，促进档案服务改革，档案管理水平提升。

（二）创新多元化的服务方式

事业单位要进一步提升数字化档案信息利用效率，还要积极利用信息技术搭建网络信息交互平台，使档案部门通过线上平台和用户加强沟通，在此基础上创新服务方式，拓宽服务渠道。档案部门要创新在线查询功能以及在线调用档案资源等功能，帮助工作人员缓解劳动负担，并简化数字化档案信息的利用流程，切实满足用户实际需求。档案管理部门还要积极建设信息数据库，结合各部门职能特征合理拓展服务功能，实现数字化档案信息采集、整理、汇总、调用等工作的一体化衔接，借助信息化系统及时更新档案信息，保证档案资源具有较高时效性。档案部门还要通过网络平台和公众增进交流，及时了解用户在数字化资源利用中遇到的问题以及所提出的建议，不断改进并创新档案服务方式。事业单位内部可专门建立电子文件阅览室，并优化基础设施环境，使各部门密切配合，高效、实时共享数字化档案资源，突破传统服务模式下的信息壁垒。

（三）加强人员培训

为高效利用数字化档案信息，事业单位还要关注对数字化档案建设相关工作人员加强培训管理，使其不断增强服务意识和专业能力。通过对档案管理者加强专业化培训，可使相关工作人员立足整体层面评估数字化档案内容、类型以及形式等，落实分类分级管理方式，促进数字化资源的高效利用，并有效提高档案服务质量。在人员培训过程中，要使其深入学习现代化信息技术，熟练掌握相关设备设施的应用方法，在实际工作中积极借助先进手段创新服务方式，为用户提供高质量、个性化服务。同时，人才培养过程中还要强化职业道德教育，使档案管理者不断增强职业素养，自觉肩负岗位职责，并对数字化档案建设及相关资源利用有更深刻的认识。除此以外，事业单位还要积极引进现代化、优秀的数字化档案建设及管理人才，增强队伍活力，激发员工创造力，打造数字化、信息化工作环境，促进档案信息的高效利用。

五、结束语

总之，在新时期下，档案数字化建设是历史发展的必经之路。但是，当前的档案管理工作中，档案馆的档案信息资源开发是重中之重，要与时俱进，根据自己的实际情况，运用现代化的科技手段提高档案信息的使用效率。这样公众才能享受更为方便、快捷的服务。要提高档案工作的效率，可以依靠数字化技术，建立健全数字化档案，明确工作导向、加强协作、提高员工的整体素质、提高档案数字化工作质量、不断拓宽档案使用渠道等，这些都是提高档案使用效率的重要手段。