基于做好档案管理信息化建设的思考

仝翠兰

【摘要】现在我国十分重视档案管理工作，从各企业到事业单位等等，档案管理工作作为基础的管理工作之一，其作用是时分秒明显的，可以为企事业单位的发展和决策提供足够的资料和科学的依据。数字化技术属于网络信息技术的一种，采用数字化技术可以提高档案管理的实效性，可以将一些有价值的信息和数据进行统一管理，定期统计和分析和数据，便于档案资料的收集、查阅、提取和运用。数字化技术具有强大的数据统计分析功能，数据传输能力较强，有助于实现资源的共享，在档案管理工作中应用数字化技术是时代发展的选择。

【关键词】档案管理;信息化建设;思考

近些年来，我国经济水平不断提高，计算机应用得到了空前的发展，网络渗透到了各行各业，任何行业都脱离不开网络，这也就对档案管理信息化建设提出了要求，传统的档案管理已经不符合当代需求，因此需要建设一种符合当今社会且可行性大的档案管理方法，本文结合如今档案建设的实际，就如何开展档案信息化管理建设、提高档案管理水平展开探讨。

一.我国档案管理信息化现状及存在问题

1.我国档案信息技术受限

虽然我们平时对于档案的利用并没有太多次数，但其仍是我国最为保密的事物，一旦造成大量信息泄露，后果十分严重。因此，将互联网信息技术引入档案管理有着极大争议，因为我国的信息技术最初并不完善，将信息化互联网技术引入档案管理上，虽然在一定程度上能够使得档案管理更为快捷和方便，但从另一个角度来看，由于档案管理的信息技术不完善，很有可能会导致我们的档案信息泄露或者丢失。这就要求我们应当加强档案管理信息技术的研究，加强对其的投入，并且促进档案管理信息化的建设。

2.规章制度和管理机制不规范，档案信息安全受到威胁

一方面，档案管理信息化建设是在信息化背景下传统档案管理的变革，相应地需要对新形势下档案管理的规章制度进行相应变革。这就需要在已有工作经验之上进行新的探索，但由于档案管理信息化建设缺乏完善的法律法规进行规范，档案管理制度的适用性需要进一步提升;另一方面，信息化建设过程中，对档案内容信息化和档案信息利用的管理机制不够完善，不仅造成档案内容查阅体验的降价，还容易造成保密资料的外泄与丢失，使档案信息面临超越安全管理规定的不规范调阅和复制。

3.档案信息使用率处于低状态

对于大多数档案管理人员来讲，档案工作要注重从事人员的责任感，和档案人员的技术是否过硬，能否胜任工作，因为这个职位十分重要，掌管着全部的信息，然而档案的信息使用率一直处于低迷的状态，主要原因是不重视，这就造成了档案信息化管理很长一段时间得不到发展。因为早期我国在信息注册上并不关注，主要表现在我们在购买东西不用提交相关信息证明，如手机号码的购买，这就使得我们电子信息诈骗现象比较严重，因此我们在购买那些需要征信的物品时，相关的企业应当核实真实信息，这样就使得人们重视档案信息的重要性。

4.提高档案管理人员的素质和能力

基层档案管理工作发展经过了一段时间，目前档案管理人员的结构相对稳定，但是随着科学技术的快速发展，档案管理人员素质和能力有待提高，部分档案管理人员年纪较大，资历较深，但是对于数字化和信息化技术不够了解，对先进技术的知识管理不到位，档案管理效率有待提高，管理人员能力有待提高。现代化发展需要档案管理工作转变为数字化和信息化模式，但是檔案管理人员这方面的意识有待加强，档案管理工作相对繁琐，一味依靠人为能力是不可能实现档案管理的高效化，因此，必须提高档案管理人员的素质和能力。

二.档案信息化建设措施

1.建立健全档案管理信息化规章制度，实行标准化管理

首先，档案管理部门要严格执行《档案法》有关规定，建立科学有效的档案管理制度，对档案的收集、整理、归档、调阅等进行细致规定，并确保相关制度的有效实施。同时，要加强对档案安全管理制度的完善，建立责任追究制度，对违法违规行为依法进行追责。其次，要推进信息化管理的标准化管理。要针对建档、存储、共享等环节，形成规范化的管理模式，对档案进行重要层次分级设置，对延续性档案内容进行实时更新，协调档案管理单位所有部门共同参与，共同进行数据开发和使用技术的探索，真正实现档案管理信息化建设的服务功能。

2.加强网络方面的建设

档案的信息化管理与互联网密不可分，这就需要档案管理人员将传统的档案信息，传输到互联网上来，为每件事建立一个电子档案，这对从事档案管理的人员也提出了要求，管理人员要擅长计算技术，提高效率，也有益于减少工作操作造成的失误。要想将信息化管理做好，就要把信息做好，需要确立一个现代的信息服务模式，更加信息化、网络化，因此要加强网络方面的建设，将档案信息和网络紧密结合起来。

3.做好档案的附加值，合理开发档案资源

因为对档案工作有了好的开展，档案管理的信息化建设逐步确立起来。这体现在，计算机信息的应用大幅度提高，有了计算机，处理档案工作的效率得到提高。因此档案的信息化管理工作也离不开计算机网络，同时计算机能够最大速度管理档案信息，其速度远远超过了人力，所以档案的使用范围能够得到空前的提升，对档案资源的利用程度就会大大加深，这就方便了工作，能够最快、最准确地查到所需要的信息，有效提高工作效率。

4.提高档案保存技术，最大限度保留信息

通过提高档案的保存技术，能够长时间、最大限度地保留档案的信息，同时在互联网上留下各种各样的帮助模式，通过这种保存技术，使想要利用信息的人员能够得到应有的便利。通过这种技术，我们能够最大程度减少对原始档案的翻阅，从而减少了对原始档案的破坏，保证初始数据的真实性，能保护信息的安全，通过计算机的技术加密对电子档案进行保护，这样十分有利于当下档案管理的信息化建设。

结束语：综上所述，档案管理信息化建设是信息时代档案管理工作的必然发展趋势，对提升档案服务经济社会发展能力至关重要。政府管理部门和广大档案管理单位应予以充分重视，加大投入，不断提升软硬件建设和人才队伍培养，使档案管理信息化建设更好地服务于人民，服务于国家建设和社会发展。

参考文献：

[1]王丽君.档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江科学，2018（15）.

[2]刘佳梅.档案信息化建设面临的问题与对策[J].传播力研究，2019（11）.