事业单位实现档案数字化管理的要点分析

康国红

摘 要：大数据时代发展背景下，档案数字化管理工作也在一定程度上得到了改进，事业单位档案管理工作也走向了数字化的趋势。将数字化技术应用到档案管理当中，能够满足社会的发展需求。本文从事业单位实现档案数字化管理的必然性出发来探讨社会发展的需求。档案运行的效率以及档案的使用需求，并提出事业单位实现档案数字化管理中存在的问题，同时分析出事业单位实现档案数字化管理的要点，仅供参考。

关键词：事业单位;档案数字化;管理要点

一、事业单位实现档案数字化管理的必然性

1.社会发展的需求

在正常情况下事业单位自身的数字化建设能力越来越高，那么事业单位在社会中的职责水平也会越来越高，事业单位的经济效益也会随着职责水平的增长而提升，从而促进了我国现如今的社会经济发展，改善国民的生活质量。因此，快速建立事业单位的档案数字化发展是十分重要的。建立事业单位的档案数字化管理工作，有利于提升事业单位档案数字化管理质量，能为人们提供更为优质的服务，还能减轻事业单位档案工作管理人员的工作压力，提升档案的完善性。

2.提升档案运行的效率

现如今我国形势已经出现了新的发展，在此背景下事业单位对档案管理工作全面实施数字化管理，能够提高事业单位档案的管理效率。通过实施档案数字化管理，能够将纸质档案管理中出现的问题进行优化与解决。将档案数字化管理体系进行优化，能够提升事业单位档案管理工作效率，优化档案配置以及建设策略，改善档案的信息。将数字化管理模式运用到事业单位的档案管理工作当中，能够增强档案管理效率，减少档案管理的输出，改善档案的运行系统，使事业单位与上级单位、社会组织以及服务对象之间能够保持良好的档案信息联系，从而满足各个机关与公众对档案使用的各种要求，在降低档案管理人员工作压力的同时提升档案管理质量。

3.符合档案的使用需求

档案数字化管理是指在对档案进行管理时，借助信息技术来对档案进行全方位管理。数字化档案管理是涉及多个方面的，其中包括个性化、智能化、信息化应用大数据以及云计算平台来进行综合的档案数据处理，从而满足事业单位对档案管理的全部要求。现如今随着事业单位的发展，档案管理工作已经从传统的保管方式转变为开放式管理。因此，利用数字化技术来完善事业单位的档案管理体系，能够更好地利用档案管理优势，从而提升事业单位的档案管理工作。

二、事业单位实现档案数字化管理的现状

1.采用的档案管理设备较为落后

如今，档案数字化管理已经是事业单位档案管理工作的关键点。将数字化技术应用到事业单位档案管理当中，能够对档案的管理质量进行全面提升。从当前事业单位档案管理的现状来看，档案数字化管理技术应用的还不够全面，大部分事业单位在进行档案管理工作时，整体采用的管理技术较为落后，应用的档案管理技术与档案管理工作不符的情况比较普遍。大部分事业单位在档案管理期间运用的信息化技术整体费用较高，资金较少，在档案管理过程中无法对设备进行及时的更新与改进。因此，事业单位的档案管理设备太过于老化，不符合现如今的档案管理应用条件，从而对档案数字化管理效率造成了影响。现如今事业单位的档案管理大多数还是采用手工检索方式，计算机检索仍没有得到普遍应用，档案管理的工作量大，效率较低。例如，公司人事部门在对人员档案进行整理时，由于数量较大，利用手工检索方式进行档案管理工作效率不高，因此不利于档案管理工作的有效开展。

2.档案工作标准不完善

社会经济不断发展，人们对档案管理的重视度越来越高。运用信息数字化技术对档案管理工作进行优化改进，可以有效地将数字化技术与档案管理工作相结合。因此，将档案进行数字化管理是当下事业单位档案管理的重要内容。如今我国事业单位应用数字化技术进行档案管理还在初期阶段，在对数字化档案管理的制度制定与落实方面缺少细化准则，因此数字化档案管理的规范需要进一步加强。因为事业单位档案数字化管理工作标准不完善，所以导致了档案管理人员在进行档案管理工作时总是处于被动状态。

因此，将档案数字化管理标准进行完善，才能将档案数字化管理工作的价值体现出来。

3.档案管理工作人员能力较低

想要更好地促进事业单位档案管理工作的开展，档案管理工作人员的综合素质与档案管理技术是至关重要的。想要提高事业单位档案管理工作人员的综合素质与档案管理技术，就需要对事业单位的档案管理工作人员进行重点培养，内容需要根据档案数字化管理要求来培养管理人员的知识掌握能力，提高档案管理人员的管理技能，从而建立起一支优秀的档案数字化管理隊伍，使档案数字化管理符合当下的管理需求。从当前的情况来看，影响事业单位档案管理因素除了管理人员能力较低以外还有机构编制等因素。由于整体机构编制的影响，事业单位在实行档案数字化管理工作时，要面临管理人员能力不高的现象，这种现象，严重影响了我国事业单位档案数字化管理工作的开展。

4.档案数字化管理具有安全隐患

虽然将数字化技术应用到事业单位档案管理工作当中，能够对档案管理工作效率进行有效提升，但是社会大众关注点仍然是互联网安全。如果在对档案进行管理过程中，档案管理系统受到了网络黑客的攻击或者被病毒侵入，那么就会严重影响档案管理信息的安全性。现如今事业单位的档案管理人员还不具备较强的档案管理专业能力，专业知识的掌握能力不足，而且他们也没有真正了解到对档案进行管理的作用。因此，档案数字化管理工作信息泄露的概率急剧上升。

5.受信息载体影响

因为档案数字化信息需要利用载体进行运行，所以信息运行时就需要利用磁带、光盘等进行工作。因此，对事业单位档案信息的保管提出了较高要求。从档案数字化管理具体的操作流程来看磁带、磁盘与光盘等信息载体比较容易划伤，从而导致了事业单位的档案信息受损。这种现象发生的原因在于事业单位的档案管理工作人员没有合理地保护档案数字化管理信息载体，使档案信息载体灰尘较多，信息在一定程度上受到了破坏，从而导致了档案信息载体中的信息没有办法呈现出来。除此以外，酸性物质与有毒气体都具有较强的腐蚀性，如果信息载体受到了酸性物质与有毒气体的影响，磁带、磁盘与光盘上的磁粉就会脱落，从而导致信息载体老化，影响档案信息的安全程度。

三、事业单位实现档案数字化管理要点

1.投入资金优化设备技术

想要提高档案信息的安全性，提高事业单位档案数字化管理的效率，就需要投入足够资金，对档案信息管理设备进行优化。现如今事业单位档案数字化管理工作具有系统性特征，其中内容较多。因此，在对其进行管理工作时就需要使用充足的人力、物力以及财力。想要促进档案数字化管理工作的有效开展，就需要足够的资金对其进行帮助，在事业单位运营时就需要对档案数字化管理加大投资力度。想要对事业单位档案数字化管理工作中所存在的问题进行分析，就需要从事业单位运行的实际情况入手，在对档案数字化管理问题进行分析的过程中，要对整体的档案管理计划进行完善，同时还要引进先进的数字化管理技术以及设备，为档案数字化管理的发展奠定基础。在引进档案数字化管理设备时，档案数字化管理人员要明确认识档案数字化管理设备。档案数字化管理设备主要有两方面，包括软件设备与硬件设备。硬件设备需要的资金较多，需要相关工作人员进行保养。软件设备以软件研发为主，因此要注重软件的兼容现象。除此以外，事业单位在对数字化管理设备投入资金时，要注意前期的预算，对资金的利用率进行提升，这样才能保证档案数字化工作的有效开展。

2.建立健全的档案数字化保密制度

想要做好档案数字化管理工作，就需要建立健全的档案数字化保密制度。第一，在事业单位运营时，档案数字化管理是运营的重要环节，同时也是档案数字化管理的趋势。将数字化技术应用到事业单位档案管理工作当中，能够明确单位的发展情况。想要更好地将档案数字化管理效率提升，需要建立健全的档案数字化管理体系，这样可以更好地推动事业单位档案数字化管理。在档案工作人员的工作期间，需要以提升档案数字化管理专业技能为目标，并运用在实际的工作当中。根据事业单位档案数字化管理要求，在实际的档案管理工作当中引用符合单位档案管理形式的监督管理模式，将档案管理的严谨性与规范性进行提升，从而体现档案数字化管理的价值。如果档案数据信息发生问题，要及时制定出完善的解决对策并加以解决。第二，事业单位的档案管理工作严密性较高，因此对事业单位档案管理的保密性有着较高的要求。在对事业单位档案进行管理时，无论是单位的档案文件，还是个人的档案文件都要具有保密性要求。档案文件中包含着单位许多重要信息，如果档案数据出现泄露就可能会被不法分子所利用，从而产生严重后果。如果个人的档案信息发生泄露，那么档案持有者的隐私就可能会受到损害，这样就不利于事业单位的运行。建立一个健全的档案保密制度在档案管理工作当中是十分重要的，档案工作管理人员应该具有责任感，不能私自阅览档案信息。要对档案的管理设备定期检查，以免出现安全隐患，从而保障档案信息的完整性与安全性。

3.做好人员培训，提升安全性

随着社会的不断发展，为了提高事业单位的竞争力，需要将档案数字化管理工作进行完善。因此，培养一支专业能力强的档案管理队伍是十分重要的。如今事业单位档案管理团队人员的文化素养、专业技能以及理论水准参差不齐，因此档案管理工作人员没有正确地认识到档案管理工作所面临的挑战。针对这种现象，事业单位需要制定出培训档案管理人员的措施，并建立起一支高水准的档案管理队伍，从而促进档案数字化管理工作的开展。想要建立起一支专业性极强的档案管理队伍，第一，可以对档案管理人员进行多样化的培训，将培训的内容以及范围进行拓展，使培训内容更加广泛，主次分明。将传统档案管理与档案数字化管理相比较而言，档案数字化管理的危险性与复杂性较高。因此，完善培训内容中的管理要点，能达到良好的培训效果。第二，事业单位可以引进高专业的管理人员，并成立相应的管理团队，为事业单位档案数字化管理工作的开展提供相应帮助。第三，将数字化信息系统的安全性进行提升，并延伸到事業单位信息系统的外部，及时接受反馈，将信息的准确性进行提升。例如，事业单位可以依据信息泄露方案，应用相关的技术避免档案信息数据泄露。同时可以利用没有U盘的网络工作站控制应用的程序和端口，设置防病毒软件，避免档案信息系统受到病毒侵害。可以在系统中设置系统密码、开机密码，增加档案系统的安全性。

4.优化信息化服务

由于综合档案的服务目标是企业单位与社会大众，如今在互联网大数据的发展下，合理地使用信息化技术可以提升档案信息的服务质量，能够根据客户的不同需求实施针对性的服务，从而发现价值更高的档案资源。在大数据的背景下事业单位可以运用电子邮件、视频以及网络短信等方式来为社会大众查询使用档案信息。借助互联网技术的信息共享平台，实现档案信息开放服务。与此同时还可以利用互联网技术，为事业单位和社会大众提供服务以及国家政策的相关信息，以此来满足社会对档案信息服务的需求，从而提升档案信息服务质量。

5.转变事业单位档案数字化管理方式

到目前为止，事业单位的档案管理方式无法利用互联网对档案的内容进行更新，因此有许多违法人员利用此程序上的漏洞来实施一些违规行为，从而导致了档案信息系统的安全性降低。例如，有许多工作人员为了谋取私利，随便地将自己参加工作的时间、学历等情况进行修改，这类违规行为在档案系统上不能有效地进行证实。因此，想要对事业单位的档案信息进行全方位的管理，就需要对档案管理人员的识别能力进行提升，对档案数据的信息情况进行定期检查，如果发现档案中出现了与档案管理标准不符合的情况就要及时处理，同时也要对随意修改档案信息的人员进行严惩。在进行档案管理工作当中，可以构建出电子档案的管理方案，将档案数字化的管理方案落实到纸质档案当中，并进行妥善保管，从而达到人事档案信息能在事业单位的各个部门进行信息共享。可以将事业单位的员工信息进行汇总，从而将档案系统中的信息量进行提升，对信息质量进行优化，使事业单位的档案信息化工作得到有效开展。

四、结论

综上所述，数字化技术应用到事业单位档案管理工作当中，能使档案管理工作更好地运行。想要更好地将数字化信息技术运用到档案管理工作当中，可以加大资金投入，对数字化档案设备进行优化。数字化档案管理保密制度建立，防止信息泄露。对档案管理人员进行专业培训，提升工作人员的专业管理技能。优化信息化服务，满足社会对档案信息服务的需求。对事业单位档案数字化管理方式进行改变，使事业单位的档案信息化工作得到有效开展。

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（作者单位：鄄城县彭楼镇政府）