大数据背景下中职学校档案管理的信息化建设

2022-02-25任丽丽

兰台内外 2022年2期

任丽丽

摘要：大数据时代，各种现代化管理方式在各行各业的应用中产生了良好效果，改变了人们的生活和工作方式。学校的档案管理工作也需要实现信息的高速化处理，以提高学校的管理效率。同时，大数据、云技术在对档案数据信息进行处理的过程中，能够防止出现错误问题。因此，信息化的发展会直接影响到学校的档案管理工作，体现出相应的价值。针对档案信息进行分类、存储和计算，能够实现档案管理的智能化效果。本文对此进行分析，深入了解在大数据背景下中职学校档案管理信息化建设情况，分析了档案管理信息化建设的重要价值，提出當前中职学校档案管理工作方面存在的信息化建设问题，并提出有效的解决方式和思路，希望能够促进中职学校档案管理工作的顺利开展，解决其中存在的各种问题，体现出良好的效果。

关键词：大数据背景;信息化建设;中职学校;档案管理

大数据技术是一种从各种先进的数据体系中筛选出具有价值信息的技术。大数据让人们的生活方式产生了相应的变化。中职学校中存在大量的数据信息以及各种文献，保存的信息量巨大，信息的重要性比较强，因此对信息的查阅方面具有一定的不便捷性。如果仍然按照传统的纸质档案保存方式来进行管理，将会导致工作效率不高，保管的任务难度加大，很难去应对大数据时代各种数据信息的管理和应用要求。通过充分了解在当前大数据对中职学校档案管理信息化建设造成的影响，以及信息化建设方面存在的问题，提高中职学校的档案管理信息化水平，促进档案管理工作的良性发展，提高档案资料的利用率和实用性。

一、中职院校档案管理的实际情况

中职学校是现代教育模式中极其重要的一部分内容，其规模较大、学生数量较多，因此在档案管理方面需要记录的信息量极其庞大，同时数据的记录时间极长，会消耗大量的各种资源。传统的档案管理以纸质为主，除了要应用丰富的文具资源，还会浪费大量的时间和精力，人工操作不当甚至会造成文件丢失的情况。传统的档案管理工作占用的空间比较大，在后续的维护方面会消耗大量的人力和财力，维护的难度也会比较大，严重影响到维护效果。如果纸质档案丢失，就会导致学生的求学以及教职工的工作被影响。在这个过程中，一些学校的管理人员注意到了中职学校的档案管理方面存在的问题，引进了先进的档案数字化管理系统，并取得了卓越的成效。但是，随着信息技术的发展，中职学校的档案管理自动化和信息化建设成为了一种客观的发展趋势，将大数据技术应用在档案管理工作中能够显著地提高档案管理的工作效率，提高学校管理的实际水平。通过大数据来进行档案管理工作时，能够更好地了解生源情况，包括学生的性别、年龄、地域、成绩，为后续开展中职学校的教学教研工作提供良好的指导，保障中职学校的教育实现平稳发展。

二、大数据背景下中职学校档案管理信息化建设的重要价值

1.档案管理信息化建设是时代发展的客观需求

长期以来，中职学校作为现代教学体系中的重要部分发挥着重要价值。随着大数据技术的发展，我国相关部门针对学校的档案管理信息化建设提供了一些方案。在此基础上，政府部门还需要加强基础设施建设，为信息化的普及工作提供良好基础。同时，5G技术的普及为中职学校的档案管理信息化建设提供良好基础。中职学校应该了解大数据背景对其信息化建设产生的影响，并且能够跟随时代的发展需求来加快学校档案管理信息化建设，加大资金的投入力度，使档案管理的数字化和标准化效果更明显，满足学校关于教学、科研方面的客观需求，为学校的建设发展提供良好的服务。

2.中等职业学校对档案管理不够重视

学校是否重视档案管理是影响档案管理信息化建设的重要因素。一般来说学校不重视档案管理的原因有两点，一是中职学校将大部分精力都放在了招生和升学率方面，导致档案管理的信息化建设常被忽视。二是档案管理的信息化建设需要引进新的信息系统，这些新的信息系统还需要专业的工作人员来进行管理，在这个过程中会耗费大量的人力和财力，部分学校难以承受，依然选择传统的档案管理方法。

3.信息化建设能够显著提高档案管理工作的效果

中职学校的档案具有丰富的、高价值的信息，怎样对这些信息进行利用仍然是中职学校需要关注的重要内容。通过档案管理的信息化建设能够将传统的纸质档案转变成为电子档案，一方面能够解决档案占用空间资源的问题，另一方面也能够使档案管理信息化的流程得到进一步的简化，使档案管理的效果得到提高，节省时间，方便学校的管理，为教师以及学生提供档案信息随时利用的基础。

4.信息化建设能够满足学校的长期发展需求

中职学校的档案管理工作包括学生的管理、行政管理、教学管理以及科研管理等多方面的信息资料，体现出丰富性的特点。通过信息化建设能够使各种资源信息得到进一步融合，使中职学校的档案管理价值充分得到体现。从学生方面来看，档案管理信息化建设能够使档案信息资源上传到网络中，让学生通过网络渠道对档案信息进行查询和使用;从教师方面来看，通过中职学校的档案教学信息库的建设，使教学资源能够实现完美融合，教师可充分利用数据库的教学资源，使教学水平提高。通过综合档案的信息化建设，能够使纸质档案转变为数字资料，有效减少传统纸质档案在管理过程中存在的难度，减少资源的占用，帮助学校更好地控制档案管理方面的成本问题，使档案资源更加系统化。通过档案的各种参数对比来了解当前学校发展环节存在的一些问题，更好地帮助学校明确发展方向，为学校的后续管理也提供良好的基础。

三、大数据背景下中职学校档案管理信息化建设存在的问题

1.档案管理信息化思想意识薄弱

中职学校的档案管理人员对于档案的信息化建设理解程度还不够深入，仅仅从硬件方面来理解信息化的建设情况，对于具体目的、流程以及作用的了解还不够透彻，将档案管理信息化建设仅仅简单地理解为购买一些电脑和扫描仪，安排具有计算机操作能力的人员来对其进行管理即可。同时，一些中职学校对于档案管理信息化建设的认知薄弱，没有在其中投入丰富的资金以及人力资源来提供支持，严重影响到了档案管理信息化建设进程，导致学校的档案管理效果不明显，整体的进展情况极其缓慢。

2.档案管理信息化建设中缺乏先进的数据存储技术

当前中职学校的档案管理信息化建设工作中应用的一些基础设施仍然比较落后，相关的技术设备并不是很完善，与大数据背景下对于档案信息方面的处理需求不匹配。与此同时，很多中职学校在综合档案管理的信息化制度也不完善，信息化管理的流程不明晰，档案管理人员的基础素质薄弱，他们对于数字存储技术本身的了解不够丰富和全面，很可能会导致档案数字化工作的建设进展极度缓慢。

3.档案管理信息化建设缺乏统一的数字信息分享平台

中职学校的档案管理工作和学校中的不同职能部门存在直观联系，需要在学校的发展过程中形成专有的档案，如教师的教学档案、科研档案等。因此，在整体的档案管理环节，档案的来源是极其广泛的，如果没有对其进行严格管理，明确相应的管理标准，很有可能会在档案的收集以及整理过程中出现严重问题。即便中职学校采取了先进的档案管理系统，如果在其具体的应用环节，不同部门之间无法执行档案管理的工作流程，达不到档案管理要求，甚至不配合开展相关工作，也无法体现出信息化建设的效果，将严重阻碍档案管理综合水平的提高。

四、大数据背景下中职学校档案管理的信息化建设方式

1.需要加快中职学校档案数字化建设进程

长期以来，中职学校的档案主要包括人事、教育、科研等多方面的信息资料。人事档案包括教职工的履历、职称等信息，同时也包括学生的成长档案和其他信息。教育科研部门所涉及的一些文件资料主要是包括各种书籍以及科研成果、学术论文等方面内容。工作人员在对档案信息进行收集、整理、归档时，需要对原始的资料信息进行存档以及分类保管，以便于为后续工作的顺利开展奠定良好基础，提供更加丰富的可能性。除此之外，还需要了解中职学校档案资料本身的实用性价值，使其能够在后续的发展过程中为档案信息的使用人员提供更良好的服务，体现出档案管理工作的重要意义。因此，这就需要档案管理人员具有计算机操作能力，能够熟练使用扫描仪、照相机、复印机以及打印机等现代化仪器，还有Photoshop等各种先进的软件，对传统的纸质档案进行转化，形成电子文件，实现进一步的储存以及编辑。人事档案管理人员还需要对信息内容进行密级分类，了解在其管理的档案中哪些资料是属于机密文件，会涉及个人隐私，应对其进行严格的保密工作，防止这些机密文件泄露。针对可以进行分享的信息，则需要适当进行统筹分类，建立专业的目录以及索引为后续的使用提供便利。

2.学校对档案管理信息化建设的要引起重视

在中职学校中广泛开展档案管理信息化有一个大前提，即学校领导意识到档案管理信息化的重要性和优点。当学校普及档案管理信息化后，学校档案储存和提取时的工作效率将得到快速提升，不会耗费大量的人力资源。即使现阶段信息化建设比较耗费资金，但学校应高瞻远瞩，因为这是一项早做早节约的工作，如今是信息化社会，学校应该跟上社会发展，避免被淘汰。此外，大数据技术也需要向学校展示自己的实力与价值，让中职学校看到信息化建设的优点，用实力去说服学校。

3.明确中职学校档案管理信息化建设流程

中职学校的档案管理信息化建设需要具有一整套的工作体系和流程，从档案入库到投入使用都需要进行细化和分析，从制度上对其进行规范，保证档案信息的实用性，并对其进行全面的处理和查询。在这个过程中，需要学校能够按照要求将档案资料进行适当地保存和管理，如存储电子文档应当是txt、docx格式，而电子表格则是xlsx格式，图片则是基于JPG格式来储存，统一文件的储存格式能够使师生之间调用信息更加方便和准确，实现档案信息的全面性管理，减少在传统档案管理过程中保存格式无法被系统兼容的问题。一方面，还要依据档案的严格规定，确立相关部门对此项工作进行监督和负责，使各种重要信息能够得到完整的保存，不会被泄露。另一方面，要求档案管理人员在实际工作过程中更加认真、细致、严谨，加强档案管理的日常整理以及更新，保证档案信息的及时性。首先，需要根据现代化的软件系统对档案进行管理、搜集、统计和利用，通过各个环节的全面管控，建立更加标准的档案管理操作流程，让工作人员能够将学校的各种资料、特色项目以及重点课题进行全面的编辑、整合后上传到公共平台，提供良好的服务。其次，还要为学校的师生提供适当的档案资料查询权限，让他们在工作和学习过程中能够根据自己的需求寻找一些专业性的档案和资料，满足他们的学术研究要求。最后，要求中职学校的相关部门能够重视档案管理信息化建设方面的安全性，保障整体档案信息的安全性。

4.构建更加专业的档案管理人才队伍

大数据背景下，中职学校的档案管理信息比较丰富，管理的情况极其复杂，目前的档案管理方式是由传统的保存功能转变而来，对档案工作人员提出了更高要求，需要他们在工作中能够兼具传统工作技能，同时了解现代化的档案管理技术，如计算机技术、索引技术、复印技术和数据技术等，使档案数据的整理效果更加良好。同时，也能够使档案管理人员对数据资料产生更进一步的认知，快速掌握用户的各种信息。另外，信息化水平的提高也需要档案管理人员能够加强各种知识的学习，如统计学、传播学、心理学、社科情报学等，使后续的档案管理工作更加全面，使不同的工作都能够顺利完成和开展，真正体现出档案管理人员本身的重要价值。

5.保障中职学校档案管理信息化的安全性

档案管理信息化建设使档案管理体系越来越完善，数据越来越丰富。档案管理人员应该重视其中涉及的各种各样的信息安全问题，能够嚴格遵守档案法等相关规定，自觉维护档案信息的安全性，防止档案信息资料受到窃取，影响到档案管理工作的效果以及档案的实用性价值。另外，需要档案管理人员在对资料开发时能够保护档案信息不受到侵害或者是非法利用，真正做好档案资料的管理，尤其是涉及人员隐私的部分，更应当严格管理，以防止产生不必要的问题。

五、结语

总而言之，在中职学校的发展过程中，档案管理的信息化建设需要满足大数据背景的基础要求，体现出严格性、安全性以及专业性的效果，这就需要从明确档案管理信息化流程以及加强人员队伍建设等多方面开展，保障中职学校的档案管理工作效果，体现出档案信息的价值。

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