医院文书档案管理创新的有效途径研究

郝付波

摘 要：医院文书档案管理是保证医院整体管理水平稳定提升的主要因素，医院文书档案管理工作能够促使医疗水平获得快速发展，使得医疗管理体系逐渐完善，由此能够看出医院文书档案管理的重要性，而管理创新是如今任何一个领域发展的主要趋势。基于此，本篇文章针对医院文书档案管理需要遵守的标准及其特征进行分析，在此基础上探究医院文书档案管理创新的有效途径，旨在促使医院获得更加稳定的发展。

关键词：医院文书档案管理;创新;有效途径

医院在开展各项管理及各种临床研讨会的过程中，都需要通过文字方式记录一系列内容，这些临床研究记录、科研实践、重要文件等内容共同组成了医院文书档案，医院文书档案管理对于医院内部顺利运行存在着直接关系，甚至对于整个医院的安全性产生一定程度的影响。因此，医院一定要高度重视文书档案管理工作，还要做到在现代化背景下积极创新医院文书档案管理工作，保证医院文书档案管理效果。

一、医院文书档案管理需要遵循的原则

1.标准性原则

医院文书档案管理工作主要是通过医院临床会议、科学研究、日常协议以及委托书等公文逐渐转化而来，因此医院文书档案管理工作为医院正常稳定运行奠定了良好基础，为了保证医院文书档案管理效果，促使医院文书档案应用效率快速提升，医院需要高度重视提高文书书写的质量及效率。第一，医院文书档案书写时，要选择运用较为优质的书写材料、工具等，尺寸应当符合国家相关标准，医院文书制发应当建立在国家审批权限基础上，同时还要充分重视在书写任何医院文书的过程中都要标注日期，要保证其真实性。第二，医院文书书写格式一定要做到标准化以及统一化，同时在开展医院文书档案管理工作过程中需要运用现代化先进的管理理念以及管理技术等。

2.规范性原则

在开展医院文书档案管理工作过程中，应当根据医院文书档案管理工作实际情况及具体要求制订出一套科学、合理、规范完善的管理流程，并在此过程中能够充分体现出文档立卷的时效性以及完整性，对于医院文书档案管理工作加以合理并充分分配，并对其管理时间进行科学划分，将各种形式的医院文书档案存储材料进行对比分析，进而保证医院文书档案材料的准确性。除此之外，值得注意的是医院文书档案管理人员一定要注重运用适合自己并且科学合理的管理手段，以此能够方便自身更加高质量地完成医院文书档案管理工作。

3.保密性原则

以往传统的医院文书档案通常都是以纸质形式存在，在长久性的存储下对于纸质档案具有一定隐患。同时，随着科技、经济的迅速发展，促使医院文书档案的存储工作更加趋向电子形式，因此涉及医院文书档案管理工作的保密性原则。第一，要想保证医院文书档案的原始性，应当充分重视医院文书档案纸质管理，加强纸质档案管理工作，同时也要高度重视电子形式的医院文书档案存储，无论是电子形式还是纸质形式，两者都存在着十分积极且重要的作用。第二，加强纸质文书档案的保密性以及电子形式文书档案的加密性。应当在电子形式医院文书档案存储过程中运用各种先进的安全技术，提高医院文书档案的加密性，还要注重对各种与医院文书档案管理相关的电子设备等采取安全措施。

二、医院文书档案管理的特殊性

第一，医院文书档案内容存在着复杂化特点。医院文书档案载体十分丰富，能够将医院内部各个部门工作开展的实际情况充分体现出来，包括医疗、行政管理以及科技档案等，医院文书档案内容存在着非常多样化的特征。第二，医院文書档案的形成过程就是其管理工作的全过程，医院文书档案管理工作包括文书档案的存储、整理、借阅以及立卷等。除此之外，医院文书档案管理工作的开展是建立在文书档案的基础上，针对文书档案开展一系列的管理、检索以及统计工作，由此能够看出文书档案以及医院文书档案管理存在着不可分割的重要地位。

相比较于普通机构的文书档案管理工作而言，医院文书档案管理工作具备非常强的特殊性，主要体现在以下三个层面，一是医疗业务指导性文书档案比较多，文书档案的更新速度非常快。医院会设置非常多的科室，每一个科室都承担着不同的工作内容，医院文书档案能够使医疗工作的开展具备非常强的规范性以及指导性，能够使医疗工作更好、更加稳定地开展。二是岗位（职称）晋升相关文书档案较多。在医院每年都会出现大量的医院工作人员晋升职务及评聘职称，不仅如此，医院每年聘请新的工作人员数量也非常多，这种情况下不仅大大增加了医院人力资源管理的工作内容，医院文书档案的数量也在不断增加。三是教学科研相关文书档案较多。医院与其他政府机构相比，医院的教学科研工作存在着至关重要的作用，每年医院的相关医疗工作人员都需要参加培训教育、进修以及参加各种医学会议。四是业务类文件档案数量要远远超出行政类文件档案数量。在医院正常运行过程中，所有的医疗工作开展都需要建立在临床医疗服务的基础上，医院的主要业务体现在医疗保健服务方面，当然存在一定程度上的党务工作。

三、目前医院文书档案管理工作存在的问题

1.缺乏完善的文书档案管理制度

健全完善的文书档案管理制度是医院顺利开展文书档案管理工作的前提和基础，还是确保文书档案管理工作质量得以提升的重要条件。但是从当前各大医院的文书档案管理制度建立情况来看，大部分医院在建立文书档案管理制度的过程中并没有综合考虑自身文书档案管理的实际工作状况，还有部分医院仍旧沿用着传统的人工管理方式，对信息化管理平台的使用率不高，这都是由于医院的文书档案管理制度不够完善，从而拉低了文书档案管理的工作效率，阻碍了医院文书档案管理工作的现代化发展。

2.医院对文书档案管理工作不够重视

文书档案管理是医院管理工作中的重要组成部分，文书档案管理工作水平的高低对于医院的发展方向具有直接影响。但是在医院文书档案的实际管理工作当中，管理人员对文书档案管理工作的重视程度严重不够，没有充分认识到文书档案管理工作对于医院发展的重要作用，促使医院文书档案管理工作的实际水平得不到有效提升，间接影响了医院的全面发展。首先，作为医院的管理层，其对医院文书档案管理工作的重要性以及必要性有所忽视，并没有按照医院的具体情况制定对应的标准及规定，致使实际的文书档案管理工作无法得到真正落实。然后，从事文书档案管理的工作人员缺乏对于自身价值的正确认识，影响了自身工作积极性的提升，导致在实际工作中的配合度以及协调度都明显降低，最终使得文书档案管理的整体工作效率有所下降。

3.医院文书档案管理的工作基础比较薄弱

薄弱的医院文书档案管理工作基础是阻碍文书档案管理进行创新的重要因素。当前部分医院的文书档案管理基础都普遍薄弱，加之高素质的优秀专业人才比较匮乏，继而引发了一系列的文书档案管理问题，不利于医院文书档案管理整体工作质量的提升。除此之外，由于对于文书档案管理工作的要求比较低，所以实际的文书档案管理工作难以跟上当今时代发展的脚步，造成了与时代发展严重脱节现象。这就给医院文书档案管理工作效率与工作质量的提升带来了消极影响。

四、医院文书档案管理创新的有效途径

1.文书档案管理意识的创新，促使服务质量有效提高

理念决定行动，理念决定成果。为了能够真正做到创新医院文书档案管理工作，先要做到从理念入手。在此基础上，医院需要对各部门工作人员加强医院文书档案管理创新意识，特别是针对医院文书档案管理工作人员，使医院所有工作人员都能够充分重视其管理工作，都能够积极配合开展医院文书档案管理工作。值得注意的是，在此过程中还应充分重视加强医院文书档案管理人员的思想教育，使其工作理念得以创新，进而确保各种创新管理工作手段以及工作形式等得以有效落实，使医院文书档案管理水平获得有效提升。为了能够达到以上目的，医院可以充分借鉴国內外先进的医院文书档案管理经验，促使医院文书档案管理人员的管理意识得以创新，并且还要注重在此过程中融入第三方审核方式，以此保证医院文书档案管理工作获得全面的监督管理。不仅如此，在实际工作开展中还需要严格落实奖惩制度，在提升医院文书档案管理人员工作积极主动性的同时，避免出现徇私枉法行为，确保医院文书档案管理工作得以优化。

2.文书档案管理机制的创新，促使管理水平有效提升

落实开展管理机制是保证医院文书档案管理工作顺利开展的基础条件，为了能够确保医院文书档案管理机制得以创新，医院一定要充分重视积极吸取各行业、各国家在医院文书档案管理工作方面所取得的先进经验、管理技术及管理方法等，在此基础上根据医院文书档案管理工作的实际情况以及需求，充分有效利用其先进的丰富管理经验，一定要充分重视制订出符合自身的医院文书档案管理机制规章制度，保证医院文书档案管理工作有章可循，更加明确工作方向。除此之外，还需要积极引入先进的医院文书档案管理技术及管理理念等，构建更加完善、科学、合理的医院文书档案管理信息系统，保证医院文书档案管理工作更加符合当今社会对档案管理工作所提出的要求。不仅如此，还要充分重视医院文书档案管理工作的权责制度，将权责落实在具体的工作人员身上，保证在开展医院文书档案管理工作过程中，如果出现问题能够做到有人承担责任，这也是开展医院文书档案管理工作最为基本的管理需求。

3.文书档案管理队伍的创新，提高工作人员综合素质

医院文书档案管理人员是开展医院文书档案管理工作的基础，是主体，对于医院文书档案管理工作质量以及工作效率存在着直接影响。因此，想要真正实现医院文书档案管理的创新，需要从医院文书档案管理队伍入手，真正达到创新目标，使档案管理创新充分发挥作用。与此同时，还能够使医院文书档案管理工作的整体安全性得以充分保障。在此基础上，医院需要构建具体、高效的激励措施以及培训教育体系。首先，要开展思想政治教育，保证医院文书档案管理人员具备更加科学严谨的工作态度，树立良好的工作意识，促使医院文书档案管理人员充分重视档案管理工作。其次，应加强培养医院文书档案管理人员的信息技术能力，保证其能够科学、合理、有效地运用信息技术来开展医院文书档案管理工作。最后，医院需要积极组织工作人员开展沟通交流，共同分享工作成果和经验，共同探讨在实际管理工作过程中出现的问题，积极探索科学、合理的有效解决措施，促使医院文书档案管理工作效率有效提升。

4.文书档案管理模式的创新，充分重视运用信息技术

医院文书档案管理创新是现今医院文书档案管理工作开展的重点，特别是随着网络技术、信息技术等各种先进技术的发展，各种先进的技术形式已经逐渐深入医院文书档案管理工作中，对医院文书档案管理工作的开展存在着至关重要的现实意义。同时，更是保证医院文书档案管理安全性的关键所在。因此，在实际开展医院文书档案管理工作的过程中，医院需要对管理平台加以不断更新，如果当前的管理平台不能够满足医院对于档案管理工作的实际需求，那么需要积极引进先进的技术形式。值得注意的是，医院应当重视引入自主规划模块，以此构建分支的管理平台，确保不同类型的医院文书档案能够实现更加具备针对性的管理工作。医院文书档案具有不同的重要性，应当将其划分在不同等级当中，并设置不同的权限等级，保证为后期进行医院文书档案的查找、调用工作奠定良好基础。对于最为重要的医院文书档案，只有医院内部的最高级别部门能够使用，以此类推，在开展医院文书档案管理工作过程中分级越是明确，那么其管理工作就更具备针对性。此外，在针对积极运用信息技术加强医院文书档案管理模式的创新过程中，一定要充分重视安全技术的运用。信息技术存在非常强的开放性，只有建立在安全技术的支持作用之下，才能够保证医院文书档案的安全，才能够避免医院文书档案出现被恶意篡改、黑客入侵等问题发生。因此，能够看出先进安全技术的运用对于医院文书档案管理工作来说十分重要。

5.文书档案管理制度的创新，规范文书档案管理工作流程

医院要想实现文书档案管理工作的有序发展，就必须创新文书档案管理制度，从而对文书档案管理的工作流程进行规范。首先医院需要在综合考虑自身发展的实际情况之后，有针对性地来进行文书档案管理制度的创新，做好细节工作的相关规定，使工作人员在进行文书档案管理的过程中能够有所依据，能够为医院文书档案管理的创新工作奠定坚实的基础。一方面，医院要做好文书档案立卷制度的创新，要求档案管理人员严格按照年限对医院文书进行归档，并与实际的档案管理情况进行有机结合，从而完成好文书档案的分类管理，为文书档案使用者查阅并使用档案资源提供了更加便利的条件。另一方面，对于医院里已经没有保存价值的文书档案，工作人员要积极创新档案销毁制度，在销毁制度的指导下进行销毁，保证对医院文书档案的管理工作具备科学性与全面性。最后一个方面，医院还要加强对文书档案借阅制度的创新，重新明确进行文书档案借阅的具体操作流程，同时在制度中还要进一步规定违反借阅条款后相应的处罚措施，从而提升医院文书档案的安全性与完整性，进而增强文书档案管理工作的实效性。

五、总结

总而言之，要想实现医院文书档案管理创新，要高度重视医院文书档案管理意识创新，然后在此基础上探究各项有效策略，使医院文书档案管理能够满足现代化社会发展要求，能够充分发挥其作用，为医院长期稳定发展提供积极的促进作用，促使医院发展水平及能力获得有效提升。

参考文献：

[1]于 露.医院文书档案管理创新的有效途径研究[J].办公室业务，2020

[2]吴思华.医院文书档案管理有效途径的创新探讨[J].文化创新比较研究，2018

[3]吴 杨.医院档案管理工作创新的有效途径之论述[J].办公室业务，2018

（作者单位：济南市长清区人民医院）