浅谈ERP系统下的图书出版

◎张书剑

(山西人民出版社，山西 太原 030012)

一、建设ERP系统的意义

ERP 系统是企业资源计划(Enterprise Resource Planning，ERP)的简称，是指以信息技术为基础，具有系统化管理思想，为企业决策和员工提供决策操作手段的管理平台。ERP系统可以提供跨地区、跨部门，甚至跨公司的实时信息集成。ERP 不仅仅是一个软件，更是一种管理思想，它实现了与企业相关的内部资源和外部资源的整合。通过软件将人、财、物、产、供、销，以及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流紧密融合，实现资源优化共享。

近年来，出版社正受到着市场化与数字化发展的双重压力。合理的成本费用管理在公司发展战略中起着至关重要的作用。尽管现代出版社在经营预算与成本费用控制等管理方面已经累积了许多较好的经验与方法，但不少现代出版社却因为没有先进的管理思维与手段，在经营实践中较为粗放与简单化，从而严重影响了其赢利能力与市场竞争力，已无法满足现代中国出版公司迅速发展的要求。

ERP 管理系统是数字时代的重要产品，能够为数字出版系统提供统一的基础平台。其强大、灵活、快捷的软件功能有助于对出版社进行技术提升，并作为出版社参与国际市场竞争的核心工具以及企业管理书籍发行成本的关键手段。所以对研究企业资源规划及其在书籍成本管理中的运用，有着很大的现实意义。

二、ERP系统在编务工作中的应用

图书出版的品质受到编务工作质量的影响，并且编务工作的质量，也对出版社的经营发展能力有非常重要的影响，所以对编务工作需要高度重视。使用出版社的ERP 管理系统，图书责任编辑就能够借助互联网信息技术与数据，更高效地开展图书编务工作，从而提升出版社编辑图书的品质与水平。当然，在出版社图书编务工作中，ERP 管理系统的使用价值不仅在于提高图书编务工作的完整性，有以下特点：一是加强大数据运用。ERP 管理系统还能够集成编辑工作流程中的各种数据，并完成工作环节的串行联系与数据互联，这样就给企业信息流转与数据共享带来了很大的方便，也使得部门间的信息沟通更为通畅，从而大大减少了信息不对称，也有效减少了数据孤岛。二是加强部门之间交流。编辑工作的进行离不开其他部门的帮助和协调，而各部门间的信息交流又缺一不可。ERP 管理系统通过运用信息技术有效提高了各部门的交互质量，从而提升了效率，并尽可能减少了人为失误的风险。三是加强市场反馈。图书出版工作要以市场需求为导向，因此，有效获取市场反馈十分关键。而ERP 信息系统的有效运用能够显示图书销售市场状况，有助于编辑实时掌握市场反馈信息，并为其及时调整销售方案或投资决策提供依据，从而更好地满足读者与市场的需求。下面从图书出版的流程方面分析ERP 系统在编务工作中的应用。

(一)申报选题管理

通过ERP 系统，可以快捷便利地进行选题申报。出版图书首先要进行选题申报，在使用ERP 系统前，一般是采用电子表格，申报的内容不够规范，造成字数不够标准或者内容信息不完整的问题。在ERP 系统下进行选题申报，能够有效地提高出版社选题的规范性和效率。通过使用ERP 管理系统，出版社各部门的工作人员能够直接对选题流程的状态进行设置，并且能够对选题审核意见进行回复，还能够随时查看选题申报的进度和结果。效率的提升能够加强总编室等工作人员和有关主管部门及其他政府部门之间的沟通协作。另外，还实现在ERP 系统中对图书印刷成本信息系统的控制功能，从而可以进行对成本费用预估和对图书保本印量的价格预测，为实施选题和出版决策提供了基础。

(二)出版合同管理

选题批准后，出版社就可以与作者签订合同，合同约定了作者和出版社的权力和义务，其重要性不言而喻。在ERP系统下，上传合同的电子版，有利于合同的保存，降低围绕合同出现的法律风险。因此，出版社要给图书作者提供正规的合同模板，并核对出版时间、稿酬等详细的数据信息，以保证与约定内容相符，并基于合同协议有效管理图书出版的时间点。

(三)三审管理

在编务工作中，三审工作的重要意义不言而喻。对书稿的初审、复审、终审，是图书出版的重要环节。所谓的三审，是由责任编辑进行初审，编辑室主任对书稿进行复审，总编辑或副总编辑对书稿进行终审。初审是对书稿进行全面的检查，给出初审意见，提出处理意见。复审是在全面了解书稿内容的基础上，审核初审意见，对书稿的内容和形式再度把关，给出复审意见。终审是根据初审、复审意见，审读书稿，主要把握书稿的政治导向等问题，从全局的角度考虑书稿是否适合出版。终审不但要解决一审和二审所指出的问题，而且还要找到一审和二审所未能找到的问题，并加以全面把握。但传统的三审存在诸多不足之处，具体表现为需要在纸质上进行填写，再填报电子表格，审核流程过于繁琐，造成了审核时间的拉长、管理成本增加。ERP 管理系统的使用，可以简化三审过程、提高三审质量。责任编辑在收到文稿后，首先使用ERP 系统对所有文稿信息进行上传，并以电子文档形式保存在信息系统内，然后就可以进入三审程序了。通过ERP 管理系统能够协助复审和终审人员快速了解文稿信息和内容，从而大幅减少三审流程的时间。同时，在三审流程中，初审、复审、终审都需要在系统中填报自己的审稿意见，后一级审查可以针对前一级的建议作出是否同意发稿的决定。在正式同意发稿后，初审、复审、终审可以随意查看意见记录。这样，责任编辑可以随时直观地查看复审、终审意见，对书稿的问题有了更准确的把握。通过ERP系统，提高了三审的效率，保存了三审意见的资料，为图书出版打下坚实的基础。

(四)ISBN 和CIP 申请管理

三审以后，如果书稿可以出版，编辑就可以在ERP 系统上申请发稿，获取书号。总编室会在ERP 系统中获取书稿的资料，根据这些资料向出版处申请书号。现阶段，一些出版社ERP 系统没有与出版处的系统连接，需要总编室派人将资料送至图书处进行申请，耗费时间与人力。还有总编室不能直接通过ERP 系统向编辑发送书号条码，需要总编室人员通过邮箱向编辑发送。这样分开俩个软件，有可能造成时间的延误，使编辑收到书号条码不够及时。应该将书号条码的发送加入系统，一方面方便编辑查询和及时获取，另一方面有利于保存书号条码信息。在获得书号条码后，编辑需要填写申请版权页电子表格，发给总编室，总编室上传信息到出版总署，出版总署审核后向出版社发送版权页。这跟上面的书号申请类似，ERP 系统没有与出版总署连接。编辑将在出版社的印制部门领取版权页，版权页也不通过ERP 系统发送。书号与版权页的申请，现在流程还是较为耗时，如果出版社的ERP 系统可以与出版处、出版总署连接，可以大大降低操作的工作量，提高图书出版的效率。当然，相较于以前，责任编辑在申请书号时，操作复杂度减少。这样责任编辑能够独自进行全部操作，工作量和工作压力均能够降低。这就使责任编辑可以将更多的精力投放在书籍企划和文稿编辑上，可以减少人为因素对责任编辑工作品质的负面影响，效率和书籍发行效益也会随之提升。

(五)费用申请管理

图书出版的费用主要包括编辑的费用、作者的稿酬、制版费、印刷费等。在这些费用中，编辑的费用和作者的稿酬需要编辑在ERP 系统中申请。传统的申请费用需要在纸质上打印出来，编辑自己计算费用，然后签字，提交财务部门。在ERP 系统中申请编辑的费用与作者的稿酬，编辑根据编校标准和合同中约定的稿酬标准，输入信息，系统会自动计算出结果。但是仍然需要打印出来签字，交给财务部门。财务部门人员也应该在ERP 系统中操作，编辑申请的费用，可以直接在ERP 系统中由财务部门确认，增加办公效率。

企业资源规划系统在出版社中的广泛使用，极大地提高了编辑图书工作的质量与效益，提高了企业出版决策的科学化水平，为图书出版的长期发展打下了基础。所以有关人员应当大力推进ERP 管理系统在编辑管理工作中的合理运用，发挥其在提升编辑出版图书的品质与工作效益方面的功能。

三、ERP系统在出版社中的优势

(一)ERP 具有强大的数据存储功能

ERP 系统能够将原本分散在出版社各个系统中的数据进行一个大整合，将所有的信息数据集合在一起，保持一致，这能够提高信息的准确性。ERP 作为一个整体系统，要求总编室、图书策划室、印制部门、发行部门、财务部门、图书宣传等部门的基础数据必须统一，从根本上消除了未来应用中数据隔离、重复劳动的现象。

(二)ERP 信息处理具有实时性

ERP 是对整个出版社信息的集成管理，重在完整性，其关键在于“实时动态管理”。从选题到初审、复审、终审，再到排版、印刷、装订，由财务部门支付稿酬、校对费、审稿费、印刷费等，最终实现单本成本核算。过去信息多且分散，责任编辑想要查看信息或者修改信息，需要去不同的部门，现在只要在ERP 系统上进行实时修改，其他部门也会得到信息。

(三)ERP 信息应用具有便利性

在ERP 系统下，出版社内部产生的信息可以通过系统在出版社的任何地方获取和应用。在ERP 系统下，通过互联网登录平台，ERP 系统里的信息一目了然。即使在家或者在外地出差期间，也可以通过互联网登录出版社的ERP 系统，查询相关数据，获得权限，办理相关业务。

四、ERP系统中的一些问题

(一)软件的适应性

事实上，所有ERP 管理软件都有它的盲点。因为当今世界上还没有一种管理软件可以解决所有的需求。中国本土研发的管理出版系统的软件还不完善，许多软件是基于西方技术与管理思想，在中国很多出版社应用，都还不能获得很好的体验。而造成这种状况的原因就是，一是软件本土化水平需要提高，可以更好地适用于中国国情。二是出版社企业文化和管理知识需要提高，从而达到真正地与这些软件融合。在启动信息化的过程中，由于缺乏必要的管理知识及出版社对信息化需求分析，出版社常常盲目选择管理软件，并期待软件的广泛使用也可以为出版管理工作带来提高。但可惜的是，在选择管理软件之前，由于他们常常忽视了应用软件对管理系统的适应性，所以出版社也常常盲目地认为业务流程再造将会有助于出版社进行信息化。然而，业务流程再造后，会发现很多业务无法完全在系统中实现。现在图书出版的财务、发行等环节无法完美地与ERP 系统对接，责任编辑不能查看图书的库存与销量。这些说明ERP 系统适应图书出版的局限性，需要进一步完善和改进。

(二)信息化观念的缺失影响ERP 系统应用

出版社成员对信息化总是有一个基本的误解。部分人认为，信息化就是启动管理软件项目，与出版社管理、流程、组织关系不大。这种对管理软件的误解直接导致了一种概念上的误解，管理软件不是管理，而是软件。其实管理软件与出版社管理息息相关，管理软件离不开管理。对人们来说，管理软件并不仅仅是一个软件，还是一种将管理方法、管理思路和规则进行集中统一输出的一套系统流程，它是出版社发展战略、出版社管理体系，以及出版社出版流程和组织的总体集成输出的过程。如果使用管理软件的人意识不到这一点，那么出版社的信息化过程就不会进行得很顺利，如果没有出版社管理者对管理软件的支持，那么这个出版社与ERP系统的融合就不会顺利。

五、结语

出版社资源规划系统的实施对我国出版社来说具有里程碑式的意义。通过ERP 系统在国内出版社信息化管理中的应用，过去各个业务部门相互独立，同一业务数据存储信息不统一的问题得到了明显解决。随着大家对ERP 系统的操作越来越熟悉，业务连接变得越来越顺畅，实现了期望的图书信息的数字化维护、查询和管理。申报选题、编辑加工、制版印刷、图书保管、图书发行、财务核算等一系列的图书出版数据，只要对业务项目进行一步一步的处理，所有需要的信息都存储于ERP 系统中，这样不仅方便查阅，而且更加准确。