浅析总编室编务管理制度建设

徐 洋

制度是推动企业发展壮大的动力和保障， 制度的生命力在于执行。出版单位作为重要的精神文化阵地，要高度重视出版制度的建设和执行，坚持正确的价值引领，始终把社会效益放在首位，突出导向意识、提高质量意识，进一步健全完善规章体系、加强质量全流程管理，努力把好出版工作政治关、导向关和价值关， 确保图书出版质量。总编室是出版社的中枢部门，其编务管理工作是出版工作中不可或缺的一部分。 在加快推进出版产业转型和融合发展的新要求下， 只有将制度建设融入编务管理工作的各方面、全过程，充分发挥制度优势，才能推动出版工作高质量发展，实现社会效益和经济效益双统一。

一、总编室制度建设的主要内容

出版社总编室编务管理职能主要指的是： 贯彻落实各项出版方针、政策，加强出版流程管理与服务，执行社领导的各项决策，协调内外部门的各项工作，充分发挥内部机构作用，确保编辑出版全流程高效运转。根据编印环节划分，总编室制度建设主要包括以下几个方面：

（一）选题方面

选题环节涉及到的制度有：选题三级论证制度、选题报批制度、重大选题备案制度、合同签批制度。选题是出版社的核心竞争力， 选题的好坏直接关系到出版社的兴衰。因此，出版单位要高度重视选题论证环节，严格规范选题审批程序，认真实行选题三级论证制度。总编室应按要求做好年度选题、增补选题的申报工作， 并对重大选题、敏感选题严格执行重大选题备案程序。总编室要跟踪选题批复情况并及时告知编辑；编辑待选题批复后，方可签订出版合同。总编室要做好对合同的审核和归档工作，并加强对合同的跟踪管理工作， 尤其要重点关注稿酬支付、重印修订及合同有效期。

（二）编校方面

编辑环节涉及到的制度有：“三审三校”制度、书号管理制度、CIP管理制度。编辑在收到稿件后，要切实做好书稿的初审、复审和终审工作，对书稿的意识形态、内容导向、书稿质量进行把关。三审环节中，任何两个环节的审稿工作不能由同一人担任。同时，要坚持责任校对制和三校一读制度，通过层层把关，加强对图书质量的监管。编辑在完成发稿工作后，方可申请书号、领取条码，并在确定定价及印数后，进行CIP数据申报。图书印制前，如对书名、作者、定价、开本等信息进行调整，编辑需履行相关签批手续，并在总编室备案变更，以保证图书成书信息与中央宣传部出版物数据中心平台的信息一致。

（三）出版方面

出版环节涉及到的制度有： 稿酬制度、样书管理制度、书稿档案管理制度。总编室是稿酬工作的归口管理部门，负责按照合同约定的条款，核定书稿字数，对稿酬进行结算、审核。图书出版后，总编室要做好样书缴送工作，按时向新闻出版署、版本馆、国家图书馆寄送样书，并及时更新样书缴送清单。书稿档案管理要做到一书一档，档案包括合同、发稿单、审稿单、三校流程表、质检表、书稿等。总编室在归档时，要仔细检查资料是否齐全，保证档案在管理过程中的完整性，并做好登记分类工作，以便今后随时调阅。

（四）其他方面

除以上制度外，总编室涉及的制度还有：图书评奖制度、图书质量管理制度、编辑培训管理制度等。总编室负责组织图书评奖工作， 要对行业相关的各类奖项进行收集整理，对各个奖项的评奖要求进行归纳总结，在申报奖项过程中，做到有的放矢、材料规范、报送及时；并时刻关注评选结果。图书质量是出版社的生命线，出版单位要高度重视图书质量管理，总编室应与质检部门密切配合，做好图书编校质量和图书装帧质量自查工作， 并配合上级主管主办部门做好图书抽检工作。要保证图书质量，编辑是关键。总编室应抓好编辑专业技能培训，不仅要培养编辑的编校能力，还要着力培养编辑的选题策划能力。

二、制度建设在编务管理中的重要意义

总编室涉及工作繁多，责任重大，要想保证各项工作有序开展、高效运行，根据各板块工作构建符合实际需求的制度体系就尤为重要。 总编室编务服务管理的制度建设是开展各项编务工作、增强编务服务管理质量和提高编务服务管理水平的重要保障。

（一）制度建设是保证编务工作有序开展的基础

一本图书从无到有，需要经过选题申报、合同签审、三审三校、书号申领、在版编目数据申请等一系列的步骤，图书出版后，还需进行样书检查寄送、书稿档案归集整理等工作。而所有这些具体琐碎、又不可或缺的流程都是在总编室的参与和配合下落实并完成的。 如此庞大而系统的工程，要想有序开展，需要依托完善的制度建设和科学的管理方法，通过约束、组织等手段保障服务工作的有效推进， 进而提高创新能力。 建立健全合理的制度体系，是保障各项工作顺利进行的前提，反之，编务工作会陷入混乱无序的状态。

（二）制度建设是提高编务服务管理能力的关键

随着经济体制改革的不断深入， 总编室承担的各种服务管理职责也越来越多元化。 通过构建完善的内控管理制度可以有效简化办事流程， 提高不同职能岗位的服务管理能力和效率。 总编室内控制度主要针对图书出版过程中从选题申报到项目印制等各个环节的服务管理工作， 并据此形成一套规范的服务管理体系和长效的预防监督机制。通过制度建设，明确总编室如何科学规范地管理各环节的编务工作， 确保总编室在处理各项事务时有章可循， 并将图书出版编印各环节的岗位责任落实到个人，从而提高总编室编务管理能力和服务质量。

（三）制度建设是促进编务工作高效运行的手段

图书出版活动是一个综合性、系统性很强的工程，包括选题策划、编辑加工、排版校对、设计印刷、宣传发行等，其涵盖面广，流程节点多，这就要求有具备各自特点的职能部门，围绕编辑工作这一出版活动的中心环节，提供相应的辅助支撑服务。 总编室的服务管理工作不仅包括选题立项、书号申领、CIP申领、评优报奖、档案管理等项目，还应有相关的制度体系来保障出版流程的规范。结合国家大政方针、行业发展趋势及部门工作特点，建立切实可行的规章制度， 可以更好地规范管理流程和服务方式，从而提高工作效率。

（四）制度建设是推动编务工作改革创新的保障

践行新时代发展理念， 加快推进出版产业高质量发展是大势所趋，提高自主创新能力、推进产业结构优化升级等工作，都离不开完善的制度体系的保障。面对新的发展态势，传统的管理方式、服务理念、工作机制以及落后的规章制度已经很难适应新时代的新形势新特点， 必须大力推进改革创新，健全规章制度建设，完善内控管理流程，只有这样才能为出版社创新发展提供新动能，否则，人才流失、工作效率低下、创新能力不足等问题会严重影响出版社的经济生产。因此，必须大力推进改革创新，加强服务管理制度建设，从而有效促进出版工作稳定运行、健康发展。

三、编务管理工作中存在的问题

总编室工作具有基础性、辅助性、综合性等特点。因关联部门多，责任重，这就要求总编室必须坚持原则、履职尽责、保证各项工作有序运行。但目前，总编室编务管理工作中还存在较多的问题， 这些问题是制约出版高质量发展的瓶颈。 充分认识制约编务服务管理制度建设中的问题非常关键，也是保障制度建设有效执行的核心。

（一）部门之间缺乏有效沟通

编辑出版流程中的各项工作是环环相扣的， 每个环节涉及到不同的部门，需要部门之间共同协作才能完成。随着“互联网+”时代的到来，集“编、印、发、核、财”为一体的ERP系统开始广泛运用， 实现了出版业务流程的系统化管理，加强了各部门之间的线上协同，但同时也产生了一些新的问题。如部分员工习惯于传统出版模式，未能及时处理更新ERP系统内节点信息， 若项目负责人不能实时跟进，及时沟通，就会造成出版时间的延误。

（二）管理制度落实不到位

制度的规范是推动出版工作开展的前提， 而其中制度的有效落实和严格执行是关键。在实际出版工作中，有些人员对制度重视不够， 将制度建设的重点放在了建章立制，而忽视了制度的有效执行，使制度建设形同虚设，成为一纸空文； 有些人员对制度内容了解不足， 认识浅显，执行时抓不住重点，遇到突发状况凭感觉去处理，导致制度管理流于形式。 如编辑未经修订随意更改在版编目数据上的书名、作者、著作方式等信息，给后续出版工作造成很大困扰。

（三）部分员工制度意识薄弱

规章制度的建设落实及其防范机制的正常发挥，在主观上，依赖于员工良好的工作态度及制度意识。当前，单位部分员工制度意识不足，是导致内控制度执行不力、其防范监督机制未能充分发挥的一个主要原因。 部分员工认为制度建设及内控流程管理是编务部门和财务部门的工作，与自己无关。更有甚者，认为行政部门依章办事增加了出版流程、延误了出版周期。这就使得单位在内控制度建设和制度推行过程中， 得不到有关业务部门和员工的理解和支持，造成了内控制度建设和推行的困难。

（四）制度体系不够健全

随着我国机构改革的不断深化， 总编室编务管理工作中面临的新情况、新挑战越来越复杂多样，但实际工作中， 与之相匹配的体系建设尚未理顺， 管理机制尚未跟上， 造成一些流程上的混乱， 制约了编务工作的全面开展。同时，有些规章制度使用了很长时间，未根据最新政策和实际情况进行及时的修订和完善， 造成了制度与实际工作的脱节。 如2020年新闻出版署要求出版社所有重印图书的信息都要录入书号实名申领系统并缴送样书，这就需要总编室根据最新要求拟定“重印图书条码申领办法”，并及时修订“样书管理办法”中的相关规定。

四、加强编务服务管理制度的对策

总编室编务服务管理制度建设是一项系统又复杂的工作，必须从服务出版社全局出发，建立一套科学完善的制度体系，做到在发展中完善，在完善中发展，实现有效的约束和执行，从而达到编务服务管理规范化、制度化的目标。

（一）加强制度建设，明确岗位职责

总编室编务工作虽琐碎繁杂，但根据业务职能，可分为“选题、书号、在版编目数据”管理、“发稿、稿酬、合同”管理、“评优报奖”管理、“样书、档案”管理及其他编务管理五大板块。根据五大板块工作内容及特点，梳理岗位职责，明确岗位责任，为完善制度建设夯实基础。各岗位应坚持高效精简的原则，理清办事程序，根据工作需要，细化制度建设。通过完善的制度体系、科学的监督机制、清晰的岗位职责，提高制度实施成效。推行目标责任制和责任追究制， 防止规章制度成为一纸空文。 并建立内部纵向、横向沟通机制，及时对制度予以纠偏及优化。

（二）加强宣传培训，提高内控意识

规章制度只有落实到实处才能发挥其服务管理作用。在建立健全内控制度的同时，总编室要对编辑人员进行系统全面的编印流程培训， 更要组织编务人员进行编务流程、编务服务管理制度的学习。培训应主要针对制度的解读和编印流程的实际操作，重点对关键节点、信息填报要求、流程签批等内容进行讲解，最终解决编辑人员在实操过程中遇到的困惑。 并通过各种方式加强内控制度的宣传，强调内控工作的重要性和必要性，讲解内控制度中的重点、要点，促使各部门充分了解并重视内控工作，保证内控制度能够顺利开展并推行。

（三）加强管理力度，完善服务责任

作为服务型管理部门， 总编室要做积极主动地做好时间节点管理、项目流程跟进、相关政策搜集等工作，并做好相关规章制度及内控流程的解释工作， 讲清楚制度的硬性规定，明确流程的各个节点，防止出现编校过程中流程未落实到位等现象。同时，在具体工作中，要根据不同类型图书给予差异化的服务管理方式。 如时效性很强的主题出版图书，总编室要提前做好选题申报工作，及时做好书号和CIP的申领工作，并时刻关注国家新闻出版署相关评优报奖的信息，积极做好项目申报工作，等等。总编室要在严格执行制度、加强流程管理的基础上，提高服务意识，体现责任担当。

（四）加强信息交流，提升工作效率

要有效提高总编室服务管理工作效率，按照“横向互动”的原则，加强与其他部门的信息交流，广泛听取意见建议，将服务管理内容体现在制度的拟定实施过程中，使各项规章制度符合实际工作需要。总编室编务人员要主动加强与编辑部门、营销部门的沟通，深入了解各部门的工作流程及需求，形成详细的文字材料，用以作为制度拟定的参考依据。并在制度试行过程中，积极主动了解规章制度的可行性及操作性，及时进行优化调整。坚决杜绝让规章制度流于形式，以切实可行的管理流程，提高编务工作效率。

五、小结

加强总编室服务管理制度建设，是出版社提高图书质量、助力出版业高质量发展、向出版现代化迈进的重要途径。总编室要在紧紧围绕国家大政方针的原则下，根据本社实际，制定切实可行的规章制度和出版流程；通过细化岗位职责、完善服务责任、加强沟通交流等方式，加强制度管理，提高工作成效；要充分发挥制度建设、流程监督等方面的作用，加强图书质量管理，促进出版产业繁荣发展。