传媒集团干部人事档案管理模式完善与创新

文/新华报业传媒集团人力资源部 熊晓绚

传媒集团在转型发展期，干部员工的人事档案工作面临管理和服务工作的双重挑战与变革。在事业单位干部管理方面，人事档案管理有完整的历史沿革政策文件和严格的工作规范科学要求，管理基础较好、资料较为完整。在企业员工档案管理方面，人才流动服务机构对流动人员的档案管理规范及国有企业员工档案形成了实际管理依据，但涉及企业多元业务发展，人员流动性增大，管理基础不齐、档案意识较弱。

一、政策为本、实践为需，健全工作机制

（一）现行管理机制与政策概述。机关事业单位体制内干部档案管理是全国各地及各级组织人事部门按照国家和省市颁发的一系列工作条例和政策法规执行的。现行的干部人事档案管理机制是按干部管理权限，分中央组织部、各级党委（党组）和各级组织人事部门，分级负责、集中管理。相关重要工作条例有：《干部档案工作条例》（中共中央组织部与国家档案局联合颁发，以下简称《条例》）和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》（中共中央组织部制定，以下简称《暂行规定》）等。

《条例》明确了干部档案管理工作的性质、任务、特点、体制，并对干部档案管理工作的各项内容做统一规定。《暂行规定》对干部档案材料收集归档的范围、对归档材料的要求及收集方法都做了具体规范的规定。2018年，国家颁发《干部人事档案工作条例》，原《条例》废止。新《条例》明确新时代干部人事档案工作的定位、加强顶层设计、突出全面从严要求、注重效用发挥，进一步推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。对干部人事档案工作的体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、纪律监督等加以规范完善。

（二）《条例》实施档案管理范围职责。《条例》对干部人事档案的定义是：各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。管理档案的适用范围是党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业领导人员、管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作。国有企事业单位干部人事档案工作的政治性、专业性和服务性强，需要政治素质过硬、专业政策强、作风正派的工作人员从事，坚守底线、热情服务，严格按政策法规开展工作。

人事档案工作机构的职责有：1.负责干部人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档、信息化等日常管理工作。2.查询、借阅、利用档案信息、组织审核等专项工作。3.配合有关方案调查涉及干部人事档案违规违纪违法行为。4.指导和监督检查下级单位干部人事档案工作等。

（三）实践中的局限——普通员工档案管理滞后。

传媒集团属于各级政府直接管理的国有企事业单位，干部员工构成大部分以编制外员工为主。伴随文化企业改革和编制机构变革，以事业为核心的党媒、党报集团，事业在编人员逐年减少，聘用制干部、聘用制员工、劳动合同制人员以及派遣、各级分、控股子公司的合同制员工数量已大大超过事业员工。但是，对应管理政策不足之处是，2014年《事业单位人事管理条例》中“事业单位工作人员”概念没有对事业单位编外人员的范围做明确界定。国家颁发的《流动人员人事档案管理暂行规定》《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》等文件中的流动人员人事档案是指非公有制企业和社会组织聘用人员的档案，辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员档案；与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的档案和未就业、自费出国留学、因私出国(境）、自由职业、灵活就业以及其他实行社会管理人员的档案等。实践中，传媒集团编外普通员工的人事档案工作机制存在较多不足，档案管理依托于各级人才交流服务中心，内部管理机制不健全、档案利用效率低。

二、利用出效、服务为先，创新服务平台

（一）政策为纲、合理分责，建立全面管理机制。传媒集团是传统事业、国有企业、多种所有制公司共存组织，在全部员工档案管理的顶层设计上，需要组织人事部门扎口管理，制定统一标准和规范；分责日常管理方面，按企业所有权属性、干部管理范围、员工流动特点等权变因素，划分具体工作职责和管理内容。自上而下、严格贯彻《条例》精神，自下而上、由简入繁做好员工档案管理，为传媒集团核心干部档案管理工作夯实基础、减少漏洞、高效产出。可按单位性质，设置管理权限和工作职责（见下表）：

（二）加强干部人事档案的利用审核，保证安全性和动态性。干部人事档案具有一般档案的属性和特点的同时，还具有自身的属性和特点。首先必须严格遵守相应法规条例，确保档案数据的真实准确。干部人事档案是宝贵的历史资料，是新时代党的重要执政资源；是组织人事部门考察、了解干部的基本依据，是维护干部合法权益的可靠凭证，是规范与监督干部工作的重要参考；是干部员工个人成长经历和各个历史阶段的精华浓缩，必须做到全面、准确地记录干部和员工的经历、学历、品德、学术水平和业务能力、业绩考核等主要情况，目录具体清楚、材料排列有序、纸质完好整齐。

最初的档案建立和日常档案管理的材料收集、鉴别、整理、审核、装订和保管等所有工作，都是为了可以利用档案，为干部选拔、职称评聘、人才甄选、招聘录用等提供有价值的信息。档案利用可分为两方面：对内利用和对外利用。对内利用包括政治审查、干部任免考察、人才引进培养、编史修志、纪念活动、办理员工继承公证等事项。对外利用包括巡视巡察、选人用人检查、案件查办、与重大案件、重大事件有直接关系或提供相关证明材料。传媒集团干部员工人事档案，历史资料数量繁多、现代资料参差不齐，要满足“档如其人”“人档统一”和“档随人变”管理现实，必须在书面形式的保管基础上，建立安全的档案资料数据库来保证档案管理的动态化。

（三）加快满足各方使用服务需要，实现信息化和平台化。所辖用工的稳定与流动、归档材料的历史与现代，是传媒集团建设员工档案管理工作新模式面临的两个主要管理矛盾。档案的纸质载体具有人员专属性、历史累积性、信息保密性和物质特殊性等特点，也同时具有易老化损毁、检索不便等弱点，是员工档案管理工作必须突破的技术难题。对内需要实现人员身份档案的统一管理；对外要配合人才流动机制，打破身份、户籍、地域、学历、职称等制约，实现传媒人才流动配置的规范对接、市场化。因此，必须建立一个信息化平台进行管理，以实现迅速检索、便捷使用、异地审核；在平台上运作数字档案，实现共享、复用、交互和传输便捷等优越性，从而一举解决传统档案管理工作中“保管与利用”之间的矛盾。

三、转变思想、提升素质，确保档案管理效率

（一）提高档案管理人员的综合素质。为保障新时代传媒集团干部人事档案管理的准确度和效率，需要提高档案管理人员的综合素质和业务能力。1.传媒集团要加强对其干部人事档案管理人员的业务能力培训力度，要把档案管理人员培训工作制度化，利用培训机会增强档案管理人员对现代化管理设备的使用能力，逐渐打造出一支具有新时代新技能的档案管理队伍，使传媒集团干部人事档案管理工作水平保持在一个较高的层面；同时传媒集团还要做好档案管理人才的引进工作，以高标准、高技能为人才招聘准则，通过提高工资待遇等方式逐渐吸引一批高素质的档案管理人员充实到传媒集团的工作队伍当中，同时带动老员工的工作技能和水平，形成多样化的档案管理队伍，提升档案管理工作的效率。2.新时代干部人事档案管理人员要有学习先进档案管理理念和技术的意识，除了利用集团组织的定期培训机会，还要进行自我学习，借助于丰富的网络资源不断提升自己的业务能力，在工作中遇到的问题要及时向其他员工请教，不断更新自己的知识体系，提高自己的工作技能，以适应新时代对干部人事档案管理工作的新要求。3.传媒集团还要重视干部人事档案管理人员道德建设工作，利用先进人物事迹、评选先进工作者等方式逐渐提高档案管理人员的道德水平，以推动档案管理人员全身心投入到工作中，最大限度地提升档案管理工作效率。

（二）创新干部人事档案管理思想。干部人事档案管理是一项重要的工作，直接影响着干部的工资待遇、工作升迁等。新时代，传媒集团的干部人事档案工作变革的思想意识不足，工作效率水平有待提高。因此，要实现新时代传媒集团干部人事档案管理工作就要创新档案管理工作的思想。1.传媒集团要结合新时代信息、大数据等先进技术的优势，不断创新、完善干部人事档案管理模式，并在管理模式的创新和完善的过程中，逐渐实现对档案管理工作的有效控制。2.创新人事干部档案管理模式要从转变档案管理人员的思想入手，通过多种教育手段，在档案管理人员的思想内部逐渐建立“以人为本、求真求实”的干部人事档案管理新模式，以在干部人事档案管理工作中进行实践，并在此工作中逐渐增加档案管理工作的人性化色彩，确保干部人事档案管理工作有效开展和档案信息发挥出最大的作用。3.干部人事档案管理人员也要积极转变工作思想和理念，配合完成单位组织的各项工作，在工作中要主动作为，对工作中出现的问题要及时向上反映以确保问题及时解决，对于工作中的成熟经验要善于交流分享并逐渐推广，以积极的思想观念推动新时代传媒集团干部人事档案管理模式的创新。

（三）拓展、开发干部人事档案的内容。新时代，传媒集团干部人事档案管理模式的创新，应该对档案内容进行拓展和开发。1.从多年的干部人事档案管理工作经验和实际出发，通过专题会议等形式，逐渐把无用的内容去除或是进行更新，同时要在干部人事档案中将那些潜在的、流动的信息内容进行收录，以确保单位对干部人事信息的全面且准确掌控，进一步发挥出干部人事档案管理的作用。2.档案内容要在原有的基础上完善各项信息的具体时间，在每一个阶段都要有一定的工作评定内容，指出干部在工作中的优点和不足，同时档案中还应该包括同事和群众对干部的评价内容，尽可能地多方面、全方位展现干部的工作履历和工作能力，通过拓展、开发干部人事档案的内容，真正实现对传媒集团干部人事档案管理模式的创新，使干部人事档案管理的价值发挥到最大。

四、结语

综上所述，可结合国家干部人事档案管理规定及实际情况，对事业和企业共存的传媒集团设置分层、分类的清晰责任界定，围绕干部人事档案信息的整个生命周期，完善和创新干部人事档案管理模式。同时，还要从档案管理人员的素质和思想方面入手，创新干部人事档案管理工作内容、培养档案管理专业和兼职工作人员，建立多元化干部人事档案管理模式，以适应新时代对传媒集团干部人事档案管理模式的新要求。