医院档案数字化过程中的质量控制策略探讨

2022-02-15菏泽市传染病医院丁梅

办公室业务 2022年1期

文/菏泽市传染病医院丁梅

档案管理工作作为医院内部管理工作的重要环节，以其综合性和系统性对医院的整体发展产生着重要的影响。就其具体内容而言，医院档案管理涉及医院各部门工作人员、医疗科研项目以及医疗服务效果等诸多方面，与医院的经营发展及相关就诊人员的切身利益息息相关。因此，不断提升医院档案管理水平，优化档案管理服务至关重要。在计算机技术发展日新月异的当下，医院档案管理工作较之传统管理有了较大提升。近年来，档案数字化的发展更是为医院档案工作提供了新的发展契机。然而，在医院档案数字化管理过程中存在不少问题，影响其管理质量，对档案管理工作的优化发展造成一定阻碍。

一、医院档案数字化过程中质量控制的重要性

国内医疗信息化是大势所趋，有广阔发展前景。如图1所示（资料来源：IDC前瞻行业研究所整理）。医院档案数字化是新时代下医院为适应自动化、现代化管理模式而做出的内部管理调整，其涉及环节及内容众多。作为系统性的工程，数字化管理环节中任何节点的失误都会对医院档案管理的整体质量造成较大危害，影响数字化进程。因此，在医院档案数字化管理的过程中，相关工作者必须掌控好工作细节，厘清数字化工作的重点，对档案数据的记录痕迹以及相关资料进行系统整合。同时进行严格的质量控制，做到医院档案数据整理全程有记录，最大限度减少因操作失误或工作漏洞而导致数字化过程出现质量问题的情况。

图1 2015—2020中国医疗信息化行业市场规模

二、影响医院档案数字化质量的问题分析

（一）缺乏科学先进的数字化管理观念。医院档案数字化，归根结底是新时代社会科技不断发展进步以及用户对服务质量要求日益增高的产物。其目的在于为客户提供更加方便、安全、便捷且高效的档案信息服务。除载体变化外，医院档案数字化更是基于传统档案信息质量，结合现代网络通信技术以及数据库管理系统，实现对档案信息资源的管理提升及优化利用。如果相关医院管理工作者及高层人员对于医院档案数字化管理建设缺乏科学性的认识，仅仅将其看作管理模式及载体上的变化，就无法从现代信息技术管理的角度对其进行深入推进，从而使档案数字化建设仅仅停留在信息存储工具转变的层面，而无法真正实现档案信息的深度利用，严重影响医院档案数字化建设过程中的质量控制。

（二）档案数字化过程中的基础条件不足。档案数字化依托于现代计算机技术、信息技术以及网络数据库管理技术的完善和发展，因而进行档案数字化建设对医院的基础条件有着较高的要求。无论是工作人员、技术设备还是医院经费的预算及划分都会对其产生直接影响。目前，就医院档案管理数字化建设过程而言，经费投入较少以及基础条件不足的情况严重制约了大部分医院的档案数字化建设进程。据2021年《全民健康信息化调查报告——区域卫生信息化与医院信息化》显示，大部分医院的数字化建设资金投入比例不足5%，有些甚至仅占1%。资金投入是否充足将直接影响医院档案数字化建设的基础条件。比如，对于医院档案数字化建设来说，其首要工作即在于建立相应的档案信息数据库，这项工作涉及内容众多，工作量大。而通过采用不同功能的数字化加工工具如高拍仪、数字化扫描仪则可以大幅减低工作强度，提高工作效率。但部分医院由于资金投入不足及其他因素并未采购这些专用设备，转由人工输入完成，因而严重影响医院档案数字化建设的整体质量。

（三）相关标准规范有待完善和健全。完善健全的法律法规及标准规范，是档案数字化建设过程中质量控制的重要保障。尽管一直以来医院单位的上级业务指导部门，会为医院下发和提供相应的档案数字化管理工作文件供其参考，但文件内容相对宽泛，缺少针对性。对于不同地区、不同经济发展状况的医院单位而言，其自身发展建设规划各有不同，因而相关文件的实际指导和参考作用有待商榷。一方面，医院缺乏可实施的、细致标准规范，各项档案数字化流程环节操作不一，对后续档案的查询及档案利用造成较大隐患；另一方面，部分医院的档案数字化仍处于初始阶段，未能及时对档案数据安全做出相应规划和部署，因而导致数据库缺乏必要的安全技术保障，造成数据安全隐患。

（四）档案数字化过程中人员队伍专业性有待提高。档案数字化是在传统档案管理的基础上，借用现代互联网信息技术而产生的现代化产物，其不仅要求工作人员具有扎实的档案整理、鉴定、著录等工作技能，更重要的是随着现代互联网信息技术的迅速发展及其在档案数字化应用方面的不断深化，相关工作人员必须及时补充并掌握相关互联网信息技术知识及电子计算机操作技能。因此，档案数字化对工作人员的专业素养提出了更高层次的要求。但目前而言，大部分医院单位的档案管理工作人员由于档案整理工作繁忙或工作人员本身年龄较大，对于新兴互联网信息技术缺乏必要的认知。除此之外，还存在部分医院单位的档案管理工作人员虽然具有丰富的档案管理经验，但都是基于传统档案管理方式而来，无法与现代化的数字化档案管理工作完美衔接的情况。

（五）档案数字化过程中数据安全意识及措施不足。传统的档案管理基本全部由线下人工完成，而档案的整理、著录、入库以及后续查询、调档等皆是针对实体档案而言。因而，只要相关工作人员或直接接触档案的工作人员自身充分肩负起工作职责，做到不失误、不泄密即可保障档案信息的安全。然而，随着档案管理数字化建设进程的不断推进，数字化档案管理中的信息安全问题逐渐凸显。实体档案的数字化转换存储、档案的日常管理更新及调档利用，皆需在网络环境中进行。因此，如果相关医院单位档案管理人员缺乏相应的网络安全意识及网络数据安全防护措施，就会为不法分子提供非法入侵盗取档案信息的可乘之机，造成信息安全隐患。

三、医院档案数字化过程中质量控制策略探讨

（一）不断学习先进的档案数字化管理理念。高质高效推进医院档案数字化建设进程，确保档案数字化质量，必须从思想上认识对档案数字化管理工作进行深化和提升。广大档案工作者必须准确和深刻认识和理解档案数字化的目的以及其与现代化信息技术之间的关系，从思想层面强化对医院档案数字化建设的认知和认同。首先，相关医院单位的管理阶层应及时更新自己的档案管理理念，明确档案数字化建设的重要性并积极宣传其对医院经营发展的意义，将其作为医院内部管理改革的重要目标。在医院档案数字化建设过程中，要对各部门的具体任务进行明确，着力为医院档案数字化建设提供良好的内部环境。其次，相关医院单位管理人员应进一步加大对档案信息化、数字化建设的资金与技术投入。在进行年度医院计划时，争取为档案管理数字化建设预算提供更多专项资金和经费，组织相关专项技术人员进行数字化信息资源库建设与管理系统开发，为医院的档案数字化建设提供必要资金与技术支撑。

（二）进行必要的档案数字化基础条件建设。医院档案数字化建设必须依赖于相关基础条件，这是确保档案数字化建设质量的物质基础。因而，为优化医院档案数字化建设质量，相关管理阶层必须将管理视线投入基础条件的建设与完善之中。一方面，相关管理人员应为数字化基础建设提供充足的资金、技术以及人力支持，采购并配置相应的硬件设备；另一方面，医院可根据自身发展状况及经济实力设立专门的档案数字化管理中心，在搭建数字化管理平台的同时，不断对收集分类整理、存储查阅以及整合再利用等平台功能进行完善。在为相关档案人员提供有效工作支持的同时，对档案信息资源的利用进行深度开发，为医院的经营决策提供更加丰富充实的信息支持。

（三）建立健全相关制度及标准规范。为确保医院档案数字化建设质量，必须对相关医院档案数字化标准规范及制度进行健全和完善。目前，针对档案数字化、信息化建设，国家档案管理部门已经出台了诸如《纸质档案数字化技术规范》《录音录像档案数字化规范》等相关规范要求，但该规范要求如扫描文档的清晰度、文字的密集度等皆为最低标准规范。随着时代发展以及信息技术在档案数字化应用领域的不断成熟，相关标准及技术参数已不再适用。首先，相关医院单位应根据自身数字化建设进程以及经济发展条件对之进行相应调整，并进一步明确档案数字化管理要求。其次，相关医院单位还应建立相应的部门协同机制。档案信息资源整理涉及医院各部门各科室，通过部门协同机制明确各部门各科室在数字化建设进程中的职责，有利于加强各部门各科室之间的沟通交流，为档案信息系统中资源的传输与更新提供保障。另外，为充分调动医院内部的档案数字化建设热情，确保档案数字化管理相关标准规范的全面落实，医院单位还应建立相应的数字化建设考核机制，将数字化建设全面纳入考核体系中。

（四）多角度提升工作人员专业素养。高素质的档案管理人才队伍是确保档案数字化建设质量的必要条件。因此，相关医院必须进一步强化人才队伍建设，多角度提升档案管理工作人员的专业素养。一方面，可以通过引进先进技术人员实现档案管理人力资源的优化配置。目前，大部分医院的档案管理人员在档案信息收集、整理、录入等工作上具有较强工作经验，但在计算机信息技术应用以及数字平台操作实践等方面稍显不足，可通过加大人才引进力度改善这一状况；另一方面，医院内部应不断强化对档案管理人员的教育培训，着力从档案人员的主动服务意识和业务实操能力两方面进行专业素养的提升，从而使相关档案管理人员更好地与档案数字化管理这一崭新模式相衔接。

（五）强化信息安全意识及安全防护措施建设。档案信息安全是档案数字化管理过程中的重要内容，为确保医院档案数字化建设质量，必须加强医院档案管理人员的信息安全意识以及档案安全网络防护措施建设。一方面，医院应为档案数字化工作人员开展专门的数字档案安全意识教育，确保相关工作人员在数字化管理过程中，对于档案安全的影响因素以及其重要性具有清楚认知；另一方面，要不断加强对线上档案信息安全的防护，通过安全加密、访问权限设置等手段对档案资料进行安全防护，以免其被不法分子所利用，造成安全隐患。除此之外，在进行档案信息数字转换的过程中，相关工作人员还应加强对各环节的登记、记录、前期整理完善以及后续验收工作的严格管理，以便后续工作的顺利进行。