财务视角下企业采购管理存在的问题及改进措施

2022-02-09方阿燕

行政事业资产与财务 2022年12期

方阿燕

厦门滕王阁物业管理有限公司福建厦门

一、引言

采购是企业生产经营的核心环节，现代化企业管理离不开有效的采购管理，企业采购管理的效率对企业的生产经营效率有着直接的影响。目前，随着全球化经济的加深和信息化技术的发展，我国市场竞争更加激烈，企业面临着国际、国内的双重竞争压力，同时，全球市场的沟通使得消费者的选择范围拓宽，要求变高，企业要提供更高质量的产品和服务才能满足消费者的需求，赢得市场发展的机会，这就要求企业应对市场做出反应的速度更快，作为企业生产经营起点的“采购”作用就更加凸显。

二、采购管理对企业发展的作用和意义

1.提升市场竞争力的重要举措

随着信息化技术的不断发展，产品更新迭代的速度加快，产品的寿命周期进一步缩短，市场的需求更加多元，只有不断提升采购管理的效率，才能提高企业产品的更新速度，缩短产品更新周期，适应消费者的需求。现阶段，市场发展更加多维，消费者的需求也更加多元化，要求企业不断提高自己的产品研发能力和对产品的服务能力，在短时间内适应市场和消费者的需求，这对企业提出了更高的要求和挑战，通过加强采购管理效率的提升，能够帮助企业缩短产品更新换代的周期，赢得抢占市场先机的机会。

2.降低企业成本的必要环节

加强采购管理，要从采购管理思想入手。社会经济高度发展的今天，消费者的需求呈现多样化，选择的机会很多，所以采购要坚持“以客户为中心”，从采购环节就需要尽可能紧贴消费者偏好。消费者是企业生产经营联系最为紧密的利益相关者，消费者需求的多样化要求企业要增加市场调查，能够紧跟市场需求变动趋势，及时了解和掌握消费者的需要和偏好。因此，企业只要紧紧围绕消费者的需求，贴近消费者，从消费者需求出发设定企业的产品，才能在激烈的市场竞争中生存并获得发展。要想充分把握消费者的偏好，必然需要企业在市场调研等环节进行大量的投入，从而倒逼企业提升成本管理效率，这就要求企业在采购环节压缩支出，更好地为企业的生产经营环节提供支撑和服务。

3.应对市场环境变化的核心要素

当前，市场消费主体对于产品、需求的多样化愈加丰富，过去的单一、标准化产品已经无法满足消费者的需要，越来越多的消费者提出更加个性化、定制化的要求，这对企业而言，过去的大批量车间生产方式已经不符合当前市场发展趋势，生产亟须转型，向定制化、柔性化发展，市场生产经营环境发生了巨大的改变。随着企业生产供应链条的发展改变，传统生产模式已经无法应对，企业必须不断提升自我核心竞争力，以一体化的思想对供应链进行整合。由于市场环境的变动，现代企业无法在复杂的市场竞争中以单一的角色进行应对，单个企业竞争已经转变为了整个供应链之间的竞争，而采购作为企业供应链上最为核心的环节，如何实现提质增效，成为企业应对市场环境变化的现实问题。

三、采购管理效率影响因素的分析

从价值链上看，采购管理会影响企业生产经营材料、劳务的直接成本，是显性的成本。另外，采购管理还影响着产品质量和产品实效，这两项是隐性成本。可以说，采购管理做得好坏，对企业的利润有着重要的影响。

1.成本因素

企业的生产经营成本与销售价格是关系企业经营利润、市场竞争力的直接因素，只有不断加强成本管理、增加产品销售量，才能提升企业的利润，促进企业的健康良性发展。采购作业是企业生产经营的重要环节之一，也是成本管理的重要组成部分，只有在采购环节不断降低成本，才能为产品销售增值提供更大的利润。一般而言，采购成本主要包括两个部分，一是直接成本，指企业在采购原材料、采购固定资产等方面所花费的具体价格，这部分构成了采购的主要成本。想要降低这部分成本，要形成自己的竞争优势，提升自己的议价能力，并且要建立供应管理库，不断优化采购渠道。二是间接成本，是指企业在采购过程中产生的其他成本，例如采购过程中产生的运输费用、库存费用、检验费用，以及包装费用，等等，这些间接成本需要企业在提高内部运行效率的基础上来减少支出。

2.产品质量因素

产品的质量优劣是企业生产线的生命所在，同样，对于企业采购管理来说，采购的产品质量对于企业有着极为重要的影响，也关系到企业自身的风险管理。企业只有加强采购产品的质量管理，建立严格有效的质量管理体系，才能降低企业在产品采购环节的成本费用，并且将质量管理和风险管理的概念延伸至供应商环节，将质量管理端口前移。通常情况，建立供应商审计制度、供应商质量准入制度和标准，可以预防因为原材料的不合格而造成的本企业的产品质量低下。

3.产品实效因素

原材料、物品的采购能够及时、稳定是关系企业正常生产经营的关键，只有保证采购物品能够按质、按量地及时供应，企业才能在规定的时间内完成产品的生产，满足消费者的需求，同时也能帮助企业减少不必要的仓储成本，大大节约了仓储费用。产品供应的时效性要求企业必须保持与供应商建立良好、持续的合作关系，保证供应链条的顺畅、有效，在企业及时调整市场战略、应对市场变化时能够拥有较为稳固的原材料来源，为企业的经营效率提升作出贡献。

四、企业采购管理存在的问题分析

1.采购管理体系尚不健全

一是缺乏完善的采购管理制度。企业的采购管理体系不健全，没有将采购管理放在战略管理的高度，对于采购内容没有指定有效的管理措施和制度，企业没有明确的采购管理条例，对于不同的原材料、物料基本上都采用同样的采购方式，导致效率和成本上均存在较大差异，无法实现精细化的采购管理。

二是缺乏专业的采购管理人员。企业在采购管理上制度缺失、人员混乱，没有安排专业的采购人员负责采购事项，采购管理没有落实责任岗位和人员，出现采购经办人员记录不详尽的问题，甚至在采购物品出现问题时无法核查到具体负责人员，人员管理混乱，很多采购管理人员甚至是负责企业内勤的人员，不具备正规的聘用手续和流程。

三是缺乏采购监督机制。企业没有建立严格的采购监督机制，企业的采购管理活动没有形成制度限制和约束，相关人员缺乏工作积极性，严重者存在道德问题，导致采购成本大大提升。

2.采购人员总体素质较低

采购管理涉及利益方方面面，专业性强，影响面广，涉及企业各个部门之间的协调，以及成本管理、市场调研等多个专业的内容，必须要求采购管理人员具备相应的专业素质，掌握相关的采购方法和技巧。现阶段，从调查了解的结果来看，企业的采购管理人员的综合素质还有待进一步提升。过去，很多企业管理模式较为老化，沿用家族型企业的经营模式，出于对采购的重视，采购管理人员多任用家族内部成员，但是这些人员的专业素质和学历都无法满足市场变革的需要，不具备相应的学习经历，也不具备学习新型管理模式的能力，在市场急剧变化的情况下，仍然沿用传统的采购管理模式，难以产生战略性调整，导致采购管理的效率低下，企业的生产成本难以下调，在市场竞争中处于劣势。

3.绩效评估制度不完备

通常情况，组织对采购管理的绩效评估有两个维度：效果和质量。通过效果和质量考核、评价来确定企业的采购活动目标是否达到，并找出实际操作结果与预期方案之间的差距，分析产生差距的具体原因，才能更好地为今后的采购管理工作提供参考思路。但是，从企业的采购管理活动来看，很多企业并未针对采购管理实施绩效评估，或是采购管理评估制度本身设计存在缺陷，对采购人员工作态度、工作能力等因素都无法从考核环节中体现出来，无法借助考核绩效评估帮助企业战略目标落地。另外，虽然制定了采购绩效评估制度，但是运作方面不通畅，让考核流于形式，没有能发挥出真的考核效果。

4.采购流程效率低下或流程缺位

采购管理是一项跨部门的协调工作，需要设计良好的流程来落实，并设置职务分离体系，让多部门多岗位互相配合又互相制约，达到防范错弊的发生也不影响组织的运营效率。采购管理过于复杂，会影响采购工作的效率，过于简单，又会发生错弊，这需要企业结合实际情况进行设计。通常，完整的采购流程需要企业生产部门、财务部门、仓储部门、品质检验部门等多个部门之间的协调配合。但是，企业没有建立完善的采购管理组织框架，没有部门专职负责有关采购管理的事务，并且经常受到其他管理人员的干预，大大影响了采购部门的效率，同时也导致采购管理部门和其他部门之间的沟通不通畅，无法实现采购信息的共享，采购工作存在较大的不确定性。另外，采购管理未建立有效的信息化平台，关于采购的信息传递速度慢、审批流程久，进一步影响采购的效率，从而影响企业的正常生产。

5.供应商管理不完善

一是企业的议价能力较弱。在采购过程中，企业存在过于追求供应商管理规模的问题，过度寻求与大规模供应商的合作，但是自身可能采购的规模难以提升，导致在与供应商议价过程中不占优势，反而增加了采购的成本，不利于产品的利润提升。

二是供应商结构不合理。企业由于在供应商选择方面存在过度追求大规模供应商的问题，排除了一些小型供应商，尤其是一些本地及周边的中小型供应商，这一方面在物资采购上提高了成本费用，另外一方面难以保障物资的及时性，不利于生产经营活动的持续性。

三是缺乏对供应商的评价激励机制。企业在与大规模的供应商寻求合作时，往往处于议价的弱势地位，企业自身也没有对供应商建立评价考核机制，对于供应商只有其基本信息，无法建立激励机制。

四是供应合同管理不完善。合同是经济业务重要的法律凭证，可以防范在交易中的违约风险，企业应当给予足够的重视。由于我国特殊的人文环境因素，企业在与供应商签订合同时，往往不是很认真对待，认为真实合作靠的是朋友、讲信用等，认为不会产生纠纷。在合同管理中不重视，一当不产生纠纷，就会产生损失，加大了采购成本。

五、企业优化采购管理的具体措施

1.完善采购管理体系建设

一是要将采购权限关进制度的笼子里。采购活动需要由人来完成，如果不对人的权限进行用制度管理，每个人的想法等等都会不一样，就会形成种种的不同行为。对企业的采购活动形成限制和约束，同时为管理人员操作提供具体的执行标准，也可以为采购管理人员开展采购活动、与各个业务部门开展沟通提供有效的权威依据。二是要实行供应商档案和准入制度。有效的采购管理必须从供应商的准入开始管理，企业要加强对供应商的准入管理，为目前的供应商库建立起详细的档案信息和考核标准，定期根据合作和考核的情况对供应商库信息进行维护和更新，实现末位淘汰更新管理，保障供应商的高质量和合作的持续性。三是建立价格标准和奖惩机制。企业的成本控制，采购是关键环节，企业要对物资的采购价格进行严格的监控，要求采购人员必须严格按照标准价格开展采购活动，加强市场价格的对比考察，并根据采购情况建立相应的奖惩机制，提高采购管理的积极性和主动性。

2.优化采购流程的管理

企业首先要对采购流程进行梳理，明确采购所需的环节，包括采购订单编制、采购订单出具、采购订单跟踪、订单存档管理等。每一个环节必须安排专门的岗位和人员负责，不兼容的岗位不能相互兼职、相互影响，保证每个环节的专业性和独立性。采购订单的编制需要在收集各个业务部门生产需求的基础上制订订单草案，在草案提交审批后形成更加详细、完备的采购订单，并编制采购计划。采购订单出具又包括了发出、确认和编制记录等三个环节，企业在发出采购订单时要充分考虑供应商的业界剩余、产品质量、产品价格和市场竞争力等多个因素，同时要建立与供应商之间的协调沟通机制，及时就产品的质量、接收等问题做好沟通、确认。采购订单跟踪必须贯穿采购管理的全过程，包括订单执行前、订单执行过程以及合同执行后。订单的存档管理是为了方便企业的使用和查询，也是为供应商的信息库提供有效的历史信息。

3.实施采购管理绩效评价工作

企业要结合市场运行和自身管理情况，建立健全采购绩效考核方案。企业的采购计划必须与绩效考核相结合，实现权责相统一，才能保证采购管理方案的有效落地和执行。科学的采购绩效评价应当建立在适时、适质、适量的指标基础之上，可以从时间、品质、数量、价格、效率这几个维度建立考核指标。另外，还要通过正向的业绩导向，配备相应的奖惩机制来提升考核激励效果。最后，企业在建立考核指标时应当充分考虑自身所处的市场环境和发展阶段，考核指标应当兼顾数量和质量，坚持成本效益原则，强化财务监控，将考核评价贯穿于采购活动的全过程，通过评价得出对成本控制的反向拉动作用。

4.统筹协调供应商管理

一是加强与供应商的价格谈判能力。在与大规模供应商进行合作时，企业可能无法从采购规模上赢得议价优势，因此企业应当在价格谈判之前加强采购项目的沟通交流，针对采购谈判情况加强对成本的全面测算，设置科学的采购价格上限，掌握谈判基础和主动性。二是进一步优化供应商结构。要转变供应商合作思维，积极加强与本地、周边中小型供应商的合作关系，完善自身供应商结构。在供应商选择时，要做好市场调查工作，对供应商的信誉进行充分、准确的评估，形成全面的评价结果后再建立长期的合作关系。三是加强与供应商的合同管理。企业应当加强对合同签订履行的重视管理，坚持“早收晚付”的管理理念，要明确合同纠纷的处理细节，尽量保护自己的正当权益。