基于信息化平台下的学校固定资产数据治理方法研究

平 媛

复旦大学附属中学 上海

数据治理是信息技术迅速发展的产物。根据我国国家标准《信息技术大数据术语》（GB/T 35295—2017）中对数据治理的定义，数据治理是“对数据进行处置、格式化和规范化的过程”，并强调数据治理是数据和数据系统管理的基本要素，涉及数据全生命周期管理。对固定资产管理工作来说，数据全生命周期管理即对资产的全生命周期管理，数据治理则是对固定资产管理的规范化、标准化过程。对学校固定资产管理来说，基于实践，以信息化平台为依托，发现问题、解决问题是常见的管理方式。在管理实践中，确保资产数据基础准确稳定可持续，才能保证数据治理工作的有序开展。

一、学校固定资产管理现状分析

据教育部披露2021年我国教育总投入接近6万亿元，当前我国共有各级各类学校52.93万所，仅普通高中教育学校校舍建筑面积已达64 362.11万平方米。国家统计局数据显示，2021年我国教育固定资产投资(不含农户)比上年增长9.3%。由于国家的大力扶持，教育行业先进设备升级优化，语音室、多功能教室等教学场所也逐渐普及，固定资产的种类和数量也进一步增加，相比传统教育教学设施设备，现阶段学校固定资产单价更高、分布范围更广。伴随着学校内部财务、人事、分配等各项改革工作的深化，学校之间合并重组撤销等日渐频繁，固定资产管理难度进一步加大。在学校选择信息化手段辅助固定资产管理的同时，依然存在一些问题。

1.固定资产管理意识欠缺

重视教育、轻视管理是学校资产管理的常见问题。学校固定资产一般由财务部门管理，使用人以教师和学生为主。在实际管理工作中，财务部门由于人员配置和专业性问题，管理工作更多停留在记账上，缺乏对资产使用流程的跟踪管理和监管。在使用过程中，一方面资产权责不明确，丢失损坏等问题无法落实到人，在缺少奖惩制度约束的情况下更进一步造成了管理意识淡薄；另一方面师生资产责任意识和爱护教育的缺失也加快了资产更新的速度，造成学校运营成本的增加。

2.规章制度流于形式

近年来，财政部和教育部针对固定资产管理工作出台了诸多制度规范。《行政事业性国有资产管理条例》将固定资产管理提到了法治高度，《中小学校财务制度》《高等学校财务制度》也适时修订，《关于盘活行政事业单位国有资产的指导意见》更是再次强调了国有资产管理的重要性，各学校也应建立健全固定资产管理规范。但在实际管理中，资产使用人的“主人翁”意识不强，导致制度建设很难落实。学校组织架构的特殊性决定了各部门之间的相对独立性，对管理人员来说，如何协调统筹是一大难题。

3.信息化平台设计待完善

（1）数据衔接困难。以财务系统和固定资产管理系统之间的数据衔接为例，2019年实施的政府会计制度明确要求了资产折旧按月计提，而财务入账日期和资产登账日期无法对应，资产转移没有及时同步，会导致两个系统的资产折旧数据不统一。系统之间缺乏数据交换或交换上存在时间差，即同一性质的数据在生成时间上的差异，会引起学校资产数据的混乱。

（2）灵活性欠缺。中小学、省属高校、教育部直属学校等不同类型的学校有不同的会计制度，教育部和财政部也一直完善各项政策制度以进一步健全资产管理体系，加上学校固定资产种类多、数量大、损耗更新快的特点，一方面传统的管理模式无法满足学校固定资产管理的需求，另一方面对信息化平台的迭代速度和功能适配度有一定要求。

二、加强学校固定资产数据治理的基本思路

由于学校类型、地方特色、人文历史等原因，各个学校的固定资产情况各有差异，但基本可遵循“盘、规、治、用”的治理流程，即先盘清学校资产，打好数据基础，再对资产日常管理进行规范，在此基础上对资产管理中发现的问题针对性改进，在保障了数据的动态性、真实性、全面性以后，通过数据分析等手段，为管理决策提供有效支撑，让数据反哺管理。本文以FD附中的固定资产管理实践为例，简要分析高中学校数据治理时的基本思路。

1.加强资产管理意识

固定资产数据治理工作开展的前提是提高管理人员的专业素质，增强资产管理意识。学校管理层应高度重视，加快资产管理制度建设、加强相关知识学习、优化管理体系，使教职工及学生认识到资产管理工作的重要性。FD附中基于资产管理、财务管理和学校总体规划管理，设立了“资财规划办公室”（简称“资财办”），采用二级管理体制，在数据匹配上根据单位的组织架构对管理职责进行了划分，管理职责和监督职责划分清晰，按照部门设置资产管理负责人、资产保管人和资产使用人。对于公共区域的资产，参考岗位情况和存放地点指定了相应的负责部门和负责人。同时加强培训，将资产“主人翁”意识层层传递，通过赋予责任和深化学习的方式，打造“全员共管”的氛围，为进一步深化资产管理工作打下坚实的基础。

2.建立数据标准规范

在制度层面，制度是资产管理工作科学开展的基本保障，有目标、有规划、有标准，资产管理工作就能在安全有效的范围内进行。FD附中采用“制度+技术”的思路，建立健全管理机制。根据《行政事业性国有资产管理条例》（中华人民共和国国务院令第738号）、《事业单位国有资产管理暂行办法》(财政部令第100号)、《上海市事业单位国有资产管理办法》（沪财教〔2016〕26号）等有关规定，以“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”为基本方针，建立了一套适用于学校内部实际情况的管理规范。按照不相容岗位相分离的原则分配权限，在学校内部搭建起财资联动的资产管理体系。

在执行层面，FD附中将制度与规范内嵌于资产管理系统中，资产卡片上资产的名称、分类、价值、图片、折旧、维修等信息一应俱全，每件资产都具体到使用部门和使用人，管理员和使用人可随时登录进行资产业务操作，数据实时同步，系统时刻规范操作节点，且所有操作均保留业务日志，责任清晰。将以往线下操作转为线上，业务行为数字化，以看得见的数据狠抓看不见的流程，达到管理标准规范的效果。

3.落实资产清查盘点

学校资产主要包括教学设施、办公设备、学习工具、书籍等。FD附中属于师生规模较大的中学，固定资产数量较多，按照《中央行政事业单位固定资产清查盘点工作指南（试行）》对盘点前期准备到实地盘点再到出具报告等事宜的要求，单靠表格管理和人工盘点难有效果，盘点错漏、缺失的现象无可避免。为解决这一问题，FD附中引进了RFID盘点方案，给资产赋予内置芯片的标签，搭配移动终端采用远距离批量盘点的方式，对学校固定资产进行了大清查，将约16万件资产全部录入信息平台纳入管理体系，为方便管理还对资产卡片进行了合并和拆分。同时要求定期开展全校范围的资产盘点工作，对于资产较为集中的部门和楼栋，重点查看资产使用情况，及时同步信息至平台。盘点是巩固、核验管理成果的重要工作，盘点到位了，家底才能清晰，管理才更踏实。

4.优化信息化手段

《行政事业单位国有资产管理信息系统管理规程》（财办〔2013〕52号）从基础管理、事项及流程管理、监督检查等方面对资产管理信息系统建设提出了具体要求。在应用中，系统响应率不高、功能复杂或缺失、数据不准确等，均会影响相关人员使用意愿和数据质量，无法实现平台的建设目标。因此在进行平台优化时，需遵循两个原则，一是紧跟中央和上级部门的管理需求，二是基于自身资产情况和管理目标，因需制宜。FD附中在信息化平台建设启动前先梳理了资产管理的难点、痛点、突破点，而后充分调研筛选后才正式开始搭建。从确认需求到筹备盘点，历时半年多，最终的信息化平台实现了明确资产分类、业务流程灵活、计提折旧准确、资产责任到人，解决了管理不规范、盘点难、折旧提取不准确等问题，以有效信息化解决了低效管理难题。

5.完善数据分析工作

完善数据分析首先要明确自身业务需求，确定后续数据分析方向，脱离学校资产数据治理目标的数据不具备分析价值。FD附中信息化平台的基础数据分析维度包括资产总量、价值、分布情况、使用效率、使用状态等层面，纵向上可按照时间维度进行对比分析，横向上可整合各部门数据进行比较，结合数据图表对资产的整体情况和细节有清晰直观的数据展现。立足这些数据信息，资财办和学校管理层可以及时准确地掌握资产动态，对违规使用情况及时提醒、纠错整改，精准定位问题所在，科学规范管理流程，实现数据治理目标。

6.善用数据反哺管理

在固定资产数据真实、全面的情况下，利用数据帮助学校优化管理，挖掘数据潜能，为学校内控管理工作提供辅助依据。FD附中对数据的使用有如下规划：用数据反应检验制度的合理性，以此完善各项制度建设，例如参考资产报废处置和闲置数量优化资产配置策略；用数据结合学校绩效评价体系，为学校绩效评价的创新型和多元性提供思路与方法，提高绩效评价结果的客观性和全面性；为预算编制提供依据，节省运营成本等。对财政部门和主管部门来说，通过数据图表展示可帮助实现不同维度的监管需求，也可以通过深入分析不同行业、不同管理事项的具体指标，帮助监管部门有针对性地发挥职能。

三、学校固定资产数据治理的意义

1.提升学校服务水平

衡量学校整体教学水平的因素除了师资力量、教学成果外，还有学校的基础设施状况。学校固定资产是保证学校教育教学、后勤、运营等工作的物质基础，固定资产管理工作关系到学校内部运转的流畅度。作为内控管理的一部分，固定资产数据治理工作与学校运营管理水平息息相关，做好数据治理，即可用数据支撑管理向更精细、科学的方向发展，节省学校运营成本的同时为学生和老师提供稳定适宜的学习和工作环境，有效提升学校教学服务水平，更好地服务社会。

2.保障国有资产安全

公立学校是国家公益一类事业单位，运营经费主要来源于财政拨款。学校做好固定资产管理数据治理工作，严审资产出口，严把资产进口，形成固定资产管理闭环，可以有效避免资产闲置浪费，防止固定资产流失，保障国有资产安全，为财政减负。

3.促进教育资源平衡

2021年教育部、国家发展改革委、财政部发布的《关于深入推进义务教育薄弱环节改善与能力提升工作的意见》表示，要持续改善学校基本办学条件，提高义务教育教学水平和质量，逐步实现义务教育资源均等化。教育资源平衡对国家来说是一个艰巨的任务，具体到每个学校，则表现在学生寄宿需求基本得到满足、学校教学生活条件持续改善、教育信息化水平明显提升等方面。学校固定资产数据治理工作在减少成本及保障资产安全的前提下，结合调拨及公物仓等方式，可实现资产更大空间范围内的转移使用，弥补资源相对较差的学校或地区。此外，数据治理工作可以辅助预算优化，在预算总额一定的情况下，会有更大的空间对资源进行规划，强化薄弱环节，促进教育公平。