浅谈科研院所科研物资采购管理系统设计和应用

刘星辰 孙 辉 王 珊 孟庆勇

中国科学院海洋研究所 山东 青岛

科研经费是科研院所开展各类科研活动的基础。近年来，国家对科技领域投入力度不断加大的同时，国务院、财政部、科技部等相继出台各类规章制度，要求各级单位高效使用科研经费，合理规范经费支出。如何规范、高效地利用科研经费，避免经费使用过程中发生业务风险是科研院所经费使用管理的重要课题之一。

科研物资在本文中指的是科研院所在科学研究和行政管理等工作中使用的不纳入固定资产管理的各类物资，包括材料和低值易耗品，例如实验试剂与耗材和办公用品等。科研物资是科研院所流动资产的重要组成部分，也是科研经费支出的主要项目之一。科研物资采购与固定资产采购不同，具有种类繁多、采购频繁、采购分散等特点，科研物资采购管理是单位内部风险防控的重要内容。

一、科研物资采购管理系统建设背景

1.科研物资采购管理问题分析

从采购角度，采购科研物资常常是由于某项科研业务活动需要临时发起的采购需求，采购呈现分散零星特点。因采购选择途径限制，采购人往往通过自行询价或网络查找方式，一般较难高效、便捷地获得所需物资。同时因内部财务管理要求，采购人自行采购物资报销手续因采购方式不同存在差异，零星的采购业务往往要求采购人花费较多时间成本完成采购物资的报销手续。

从供应角度，分散采购订单对于物资供应商是不利的。供应商只能点对点进行业务沟通，需要调动更多资源完成销售业务，同时期间发生的业务成本极有可能会转嫁给采购方。另外分散的供应源头，增加了对供应商的管理难度，无法有效监督供应商销售行为。

从管理角度，一是如何判断采购真实性，由于科研物资采购分散、数量较多等客观原因，存在虚假采购或发票与实际采购物资不符等问题；二是如何确保采购合规合法性，常常由于采购人未能准确理解和把握国家、相关部门及单位规定要求，导致采购行为与相关规章制度不符，可能会给审核、审批增加难度，甚至给经费执行或项目审计埋下隐患，在日常管理中常遇到不合理采购或用某专项经费列支另一项目物资等现象。

2.科研物资采购管理信息化建设必要性

科研物资管理是高校和科研院所管理工作的基本组成内容，也是相关管理人员日常研究的重要对象。优化科研物资采购管理工作，解决物资管理实际问题，包括建立健全管理制度，加强物资采购内部控制建设，提高重视程度，加强管理人员业务培训，以及建设物资采购平台等建议或措施。

因科研物资具有种类多、数量大、价格区间广等特点，科研物资采购管理面临采购业务频繁、审核要点多样、人工管理难度较大等问题。信息化系统在构建物资采购管理体系中具有先天优势，标准化的程序设计有利于管理流程的规范化，自建系统的功能调整自由度高，符合管理制度定期修订或调整的需求，同时现代信息化建设能够保证节约资源、提高工作效率，因此需要借助信息化手段优化采购管理业务。

二、科研物资采购管理系统建设要求

1.符合经济活动内部控制和廉洁从业风险防控要求

近年来，党和国家在加强社会廉政建设方面做出巨大努力，并提出严肃要求。随着我国科学事业迅速发展，科研单位的经费使用情况逐渐成为公众日常关注的内容之一。为符合党和国家对科研工作廉政建设的指示要求，同时符合单位内部经济活动控制规范，建设科研物资采购管理系统时，应在重要采购环节或业务节点重点部署监控机制，通过信息化系统实时监控与管理人员动态关注，无疏漏、无延迟、无偏差及时发现并处理科研物资异常采购业务，同时要求系统能够对异常采购情况自动识别，并将异常情况通知采购人员，提高采购人自我约束意识，防范违规采购业务风险。

2.满足上级管理部门监管及单位管理制度的要求

科研单位采购业务受到国家、各级管理部门相关制度约束，同时单位内部应依据上级部门管理要求及本单位自身特点，制定采购管理办法，制定规范的网上业务流程，设置符合规范的采购业务审批条件，具备动态可调整的人员角色配置功能等。另外，科研物资采购业务程序会随着国家、行业以及内部制度完善而发生变化，因此要求科研物资管理系统定制化能力强，功能开发自由度高。

3.符合单位实际情况，契合日常业务需求

使用采购系统的初衷是满足单位物资采购需求，因此采购系统功能应与单位实际需求相符。科研物资采购具备复杂性与简单性双面属性。复杂性体现在采购物资时，例如实验试剂耗材，往往采购的物资种类繁多，但符合实验业务需求的物资具有不可替代性，因此采购人需要花费较多精力用于比选采购物资。简单性体现在科研物资采购比价环节简单，采购基本遵循合理低价原则。因此设计采购系统时，系统应为采购人细化分类产品并提供必要比对信息，重点突出如产品生产方、规格、价格等信息，弱化采购诱导信息如广告推荐等，减少采购人在采购环节的时间成本消耗。

三、科研物资采购管理系统设计内容

1.采购用户端

首先应设计面向用户网站采购页面，借鉴互联网购物平台网站展示内容，科研物资采购网站页面包括产品分类、公示公告、产品搜索框、产品明细展示等基础功能，原则上网站设计应简洁明确，减少不必要的信息推送。用户在搜索产品时，搜索到的产品信息列表应提供支持对品牌、规格、供应商等基本产品信息的筛选功能、价格排序功能，方便用户按需采购。用户拟采购的物资，将先保存在“购物车”中，最终确认采购物资后，可一并提交订单。设计用户端“个人中心”页面，主要功能模块应包括订单审批、订单查询、订单验收、供应商评价等。具有审批权限的人员可在“订单审批”模块审核部门业务单据，提交审批意见。申请人可在“订单查询”模块中跟踪审批结果，也可依据审批结果修改订单内容并重新提交。审核通过的订单由供应商配送对应货物到指定地点后，用户可在“订单验收”模块对物资进行验收确认，验收通过的物资进入待结算状态。用户也可在个人中心维护账号基本信息，发起供应商评价以及申请退换货等操作。

2.供应商端

设计面向供应商的网站页面及主要功能，包括产品维护、订单查询、结算管理、基本信息维护等。供应商可在“产品维护”模块中更新产品图片信息、添加产品介绍、修改产品参数等，确保提供产品信息的及时性、准确性。“订单查询”模块中，供应商可查询用户下单信息，依据下单信息发起货物配送，同时可查询历史订单，查看往期供货情况。供应商可在“结算管理”模块查看待结算订单和已结算订单，依据结算情况按时提供发票等报销材料。基本信息维护包括供应商登录账号、密码和联系方式等内容。

3.后台管理端

管理端应包括业务审批、账号维护、产品维护、统计分析、结算等功能模块。管理部门在“业务审批”模块审核订单单据，管理人员通过该模块可实时跟踪全部订单动态，了解采购情况，对用户提出的具体要求及时跟进。在“账号维护”模块，管理人员后台控制采购账号的开通与停用，可根据实际情况设置人员的审批权限，实现账号密码重置等操作。“产品维护”模块是管理人员对系统中上传的产品信息全面核查或批量处理的功能区域，确保采购系统展示内容的合规性，把控供货质量。“统计分析”模块可实现对产品数据和采购数据各层面的统计与分析，监控采购平台运行情况，为物资采购管理决策提供依据。管理端中的“结算”模块包括统一结算和自行结算两种方式。统一结算由采购管理人员发起，用户确认结算信息后，管理人员统一汇总结算数据，并将决算情况经采购系统通知供应商，供应商提供结算发票及必要单据后，交于管理人员统一办理财务结算。统一结算节省了采购人员的时间成本，但是往往整个流程因涉及多个业务流程，办理周期较长。为满足部分用户自行结算需求，系统同时应设计自行结算操作流程，自行结算由用户发起，管理人员在系统上审核通过后，用户便可自行办理财务结算。

四、科研物资采购管理系统应用成效

1.减少业务沟通时间成本，提高物资采购效率

线下采购业务审核过程因空间等限制，采购申请人往往需要花费更多时间用于采购审核，采购订单信息无法及时有效推送给供应商，采购人、供应商、管理人员三方对单笔业务跟进程度不同，导致采购过程中沟通成本增加。信息化采购系统中采购物资进展情况经由系统同步发送给采购人、供应商及管理人员，线上数据流转极大减少了业务办理时间，提高了采购效率。

2.规范采购流程，防控采购风险

信息化管理的突出优势在于流程的标准化、程序化，程序化的管理模式下没有任何个人可以规避或者脱离管理部门的监管。科研物资采购管理系统在设计原则上严格按照科研经费管理及风险防控要求设计，符合财务审核和专项审计检查要求，可实现从管理根源上对采购业务风险点的防控和监管。个性化开发的信息管理系统的另一优势为模块功能可依据实际情况及时调整，信息化系统灵活性高，线上采购流程可随时按照管理要求进行优化。

3.实现痕迹式的全过程管理

科研物资采购管理系统实现了物资采购活动全过程的痕迹管理。从登录系统到下单订购，再到内部审批直到订单最终结算完成，每个人在系统中所做的每个动作都被记录在系统后台数据中。痕迹式的全过程管理将所有采购数据展示在后台系统，审计部门可以随时监督每个单品的采购过程，及时发现采购风险点。线上痕迹化管理也方便采购环节中各个用户随时查询自身在系统中的操作记录，采购人员可查看历史采购情况，及时找到合适产品重新下单，而审批人员可查看历史审批记录，掌握部门采购物资的基本情况。

4.加强内部控制，提高采购的真实性、合法性、相关性

采购系统有采购物资的展示功能，采购订单经逐级审批通过后，订单内容才会发至供应商，供应商配送货物时，管理人员将依据系统记录的订单内容对配送物资进行实物核验，整个流程保证了采购环节的事前审批，同时对采购行为进行有效监督和控制，达到规避虚假采购业务的目的，确保采购业务真实性。采购物资范围将依据采购管理规定由管理人员进行控制，采购审批过程中系统将采购经费来源、采购物资分类等信息推送审核人员一并查看，大大提高了采购行为的真实性、合法性、相关性。

5.集中采购促成买方市场，保证质优价廉

科研物资种类繁多，各研究项目需求多种多样，采购时如各项目“各自为战”，消息闭塞，采购物资货源单一，市场主导地位将被卖方占据。上线采购管理系统，单位作为整体实现了对供应商的“团购”，同时要求供应商每月采用“背对背”的模式以折扣价进行报价，且报价为最高限价，遇大宗采购业务时采购人还可与供应商进行沟通，使单位在采购活动中占据主动。系统作为买方平台代表着采购者利益，对供应商采用信用评价体系，如供应商发生以假乱真、以次充好等问题，将被直接取消系统使用资格，并停止供应商在本单位的所有销售活动，保证了采购物资的质优价廉。

五、开发设想

科研物资采购系统在物资采购管理工作中发挥了重要作用，基本满足了采购管理需要，同时应继续开发完善系统功能，下步开发内容包括以下几个方面。

1.提升系统智能化水平

目前系统能够实现采购物资的全流程管理，但在某些方面仍需要人工参与，应考虑优化系统，由系统代替更多人工工作。例如，现阶段采购管理人员需要对供应商上传产品信息进行批量审核，该工作随系统中产品数量的增加难度增大。因此应考虑设计产品审核方案，开发系统功能，由系统进行产品审核，进一步提高采购管理效率。其他智能化改造工作还包括采购异常提醒、新上线产品智能推送等。

2.扩展系统使用范围

科研物资种类繁多，现阶段通过系统采购方式无法满足全部科研采购需求，用户不使用采购系统而自行采购的情况时有发生。接下来还需进一步扩大采购系统的产品覆盖范围，遴选更多优质源头供应商加入系统。另外随着科研物资采购越来越受到重视，已经出现了相当数量的第三方科研物资采购平台，因此要积极对接第三方采购平台，通过完善自建的采购系统产品体系，提高采购人系统使用意愿，减少自行采购业务。

3.积极对接其他信息化系统

单位科研物资采购管理是整体业务的一部分，物资采购与单位人员管理以及财务管理具有密不可分的关系。应积极关联内部其他的管理系统，主要包括人事相关系统和财务相关系统，避免采购系统成为孤岛式信息化平台，实现业务完整性。

六、总结

在国家科研投入持续增加、科研经费持续受到关注的大背景下，依据各级科研物资采购管理制度规范，结合各项巡视和审计工作对采购管理的要求，利用信息化手段打造规范化的科研物资采购管理业务程序是现代科研单位管理体系建设中不可或缺的重要内容。采购管理系统的设计与应用，在规范采购业务流程、监管购销双方行为及符合内控制度要求等方面发挥了积极作用。现阶段科研物资信息化系统形式多样，科研院所应结合自身特点，综合考虑开发投入和应用范围等问题，合理选择采购管理系统实现方式，充分利用第三方平台资源，实现院所科研物资采购高效、透明和可控的管理目标。