法院诉讼档案电子化管理探析

杨 慧

(杭锦后旗人民法院，内蒙古 巴彦淖尔 015499)

目前，档案工作者正面临着过渡挑战，即从实体的档案保管员向档案知识者的转变。这也是当前档案管理所面临的重要问题之一。法院诉讼档案作为当前最为重要且专业程度极强的档案，在电子化管理时代，整个管理模式不仅要满足自身专业性，而且要适应社会对其管理档案的需求。这才是诉讼档案进行电子化管理的重要目的。

1 法院诉讼档案电子化管理现状

随着科技水平不断提高，全国各个地方的法院都加快了法院信息化建设的进程。并且在进行的过程中，许多的法院为了高效地进行管理，采用了和高校或者软件开发商进行合作的方式。就现阶段的管理系统而言，法律综合管理系统是当前最具有代表性的管理系统。它在一定程度上结合了现阶段的审判综合和相应的管理综合，通过这样的相互结合，保证法院对于档案的管理能够清晰，并且对于整个管理的分配和后续的流程能够有所掌握。该系统的应用不仅对每个工作环节进行了相应的优化，还让管理者在工作的过程中提高了他们的工作效率，从而更好地对法院诉讼档案进行管理。虽然这种趋势总体来说是好的，但是从全国的法院诉讼管理范文来说，因为整体的设计开发没有统一，导致各个地方的信息管理系统存在着一定的差异。可以这么说，虽然档案电子化管理提高了效率，但是其整体的状态却是处在“各自为政”的状态，这种管理模式非常不利于现阶段的诉讼档案共享，而且各个地区对于档案数字信息化工程的进行程度差异相对较大。很多法院整体的档案诉讼管理还处在实体利用阶段，并没有实现全面数字化的管理方案，导致办案人员在进行卷宗查阅的时候不能在相关计算机上查到内容，而不得不去档案室找卷宗所在地。这样的调查模式不但浪费了工作人员的时间，而且对于档案本身的保护也存在着一定的弊端。

2 法院诉讼档案电子化管理面临的问题

2.1 当前电子诉讼档案管理标准问题

对于当前电子化管理的标准来说，基础信息模式化是当前的重点。然而由于各个地方的法院信息管理系统内容不一致，在进行相应的软件设计时，每个地方都按照自己的指导思想进行设计。另外，因为诉讼档案的专业性特点，一些普通电子文件及其标准在一定程度上不能满足当前的信息化系统的整合要求。并且对于数据共享来说，诉讼档案的匹配程度也没有相应的管理标准。

2.2 电子诉讼档案的长期保存问题

当前，电子诉讼档案的主要问题就是如何才能进行电子文件的长期保存。诉讼档案的来源相对比较特殊，对于诉讼档案所提交的证据材料，比如说当事人提供的各种证据，或者是公安和检察院所给予的鉴定材料等，他们在很大程度上都是以照片或者纸质形式存在的，所以在进行电子诉讼档案管理的时候，需要把他们转化成图像的形式。因此，在进行档案管理的过程中，确保图像能够长期保存和可读是当前诉讼档案管理所面临的重要问题。2001年，国家档案局在《档案管理软件功能要求暂行规定》中明确指出，在进行档案数据文件管理的过程中，推荐使用JPEG和TIFF等方式进行数据文件的保存。但是，随着相关技术的不断发展，JPEG压缩模式的弊端就显现出来了，它的压缩功能并不是无损压缩，而是每经历一次压缩模式其图像就需要被重复压缩一次，并且对于图像格式的占用储存空间相对较大。这样的压缩模式在一定程度上会导致档案数据在传递的过程中越来越慢，给当前的档案数字化保存和相关的利用带来了很大的挑战。

2.3 网络安全问题

随着网络化的发展以及科技水平的不断提高，诉讼档案信息化管理得到了明显的改善，却也显露出其相应的缺点。其加密技术和防火墙技术的不足，以及黑客的攻击手段的升级，在很大程度上威胁着诉讼档案管理的安全。当前的诉讼档案在网络中的安全已经成为网络安全技术发展的重点内容。如果诉讼档案在网络安全中得不到良好的保护，那么整个诉讼档案电子化管理将会受到制约。另外，诉讼档案在一定程度上涉及许多重要的秘密，如果这些机密得不到保护，那么整个电子诉讼档案的管理就形同虚设。

3 电子化智能化管理诉讼档案是时代趋势

随着时代发展，诉讼案件相比于以前大大增多，电子化管理诉讼档案，将大大降低纸质诉讼档案的翻阅频率，从而保护实体档案安全，延缓实体诉讼档案损坏。纸质诉讼档案与电子化诉讼档案相辅相成已是时代趋势。随着时代不断发展，法院的角色也在不断发生变化，电子化诉讼档案管理也必然向更纵深的层次发展，因而诉讼档案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都将发生明显的变化，由原来的偏保守封闭状态变为现在较为开放的状态。在这种情况下，电子化诉讼档案有其得天独厚的优势：①各级法院直接通过数字化信息技术手段，能做到随时传递文章、图片、影音消息，可以更加方便快捷地做到自上而下的管理。②一般县级法院经历案件较少、数据不足，可以实时了解其他法院以丰富资料，更加完美地处理案情，提高办案效率。③电子化诉讼档案管理由最高院牵头，统一组织、统一管理、统一规划，最终实现全国法院内部人员均可浏览的全国四级法院诉讼档案数据库系统。④电子化诉讼档案管理使网络办案得以实现，现在观看网络开庭已成为不少公民的习惯，“云开庭”已经不止一次登上热搜，这将极大促进公民的法制意识。⑤由国家牵头与公检等多种部门的档案管理系统对接，在保证安全、设定完善的查询权限前提下，实现公、检、法信息资源共享，完善多个部门之间的工作衔接，提高工作效率。

4 加强法院电子档案的几点建议

4.1 科学规划实现梯次推进建设

法院档案本身具有保密性比较高、保管时间比较长等多方面的特点，对此要进行有效的使用，遵循相应的建设方针，做好科学的规划。根据实际发展需求以及形势的变化，制定具体的计划及要达到的目标，使得档案电子化管理和审判信息化管理工作两者彼此可以相辅相成，衔接在一起，形成一个关于档案管理的长效机制。

4.2 加强电子化设施建设投入

目前，对于诉讼档案电子化建设还需要尽量加快，需要做好电子系统的基础设施建设、服务建设，主要包括：①法院的档案存放库，还有平板电脑、计算机、服务器等电子设备以及各种操作系统等电子系统的基础性设施；②打印机及复印机，还有录音设备等外部的输入及输出设备。即一方面需要有相对独立的服务器存储设备，还有高速扫描设备及打印机，这些比较常用的设备，从而快速地进行案件的扫描及案件的有效录入，包括各种信息数据的存储、提供硬件的支持；另一方面还需要有与法院档案管理相适应的系统软件、安装入侵报警及防盗屏障，为诉讼档案的有效整理工作，包括各种存储管理工作，提供技术方面的平台。

4.3 规范管理注重法院电子档案的安全

为了使规章制度更加严密，需要不断地对这方面的制度体系进行更新完善。信息化时代信息传输快，泄露信息也更加方便，因此需要制定严格的上网标准：①建立一个相对完善有效的电子档案系统，并及时对该软件的漏洞进行有效的修补。②建立完善的内部网络，禁止将装有电子化诉讼档案系统的计算机接入外网。③不能用U盘、移动硬盘等移动存储工具，也不能在计算机上面擅自安装一些来历不明的软件。④安排专门的工作人员对其监督管理，做到定期检查其防火墙、杀毒软件、系统漏洞等各种风险问题。对使用计算机的人员进行统一记录管理，不同职级人员设定不同的访问权限。在电子档案上传下载的时候建立访问权限，还有安全等级等多方面的系统工作。硬件设备方面则是需要对电子信息设备保管得更加合理，对这方面的环境进行优化，强化防磁设计，进行科学建设，确保档案电子信息数据在进行有效运输和传输的过程当中的安全性及信息传输的稳定性。

5 结束语

时代在发展，科技在进步。如何做好电子化诉讼档案管理是每个法院都要面对的问题。对监察机关来说电子化诉讼档案既是挑战，更是机遇。要完善好电子化诉讼档案数据库，优化好电子化诉讼档案操作难度和软件反应速度，从而使查阅、检索等工作更加方便快捷。当然诉讼档案电子化过程中还会出现其他各种问题，遇到问题时应当充分结合工作实际，提出有针对性的解决办法，从而真正提升电子化诉讼档案管理的水平。