关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

王琼

摘 要：在新时期发展形势下，如何做好档案信息化建设与档案管理，适应社会新时期发展需要，值得相关部门及人员深思，为此，文章从档案信息化概念及特征出发，通过对档案信息化建设相关内容的阐述以及当前档案管理上常见问题的思考，提出一些有利于档案信息化建设与档案管理相关对策，从而促进档案管理工作跟上时代发展的节奏。

关键词：档案;信息化建设;档案管理

引言

推动档案管理工作信息化不但可以提高档案利用的效率、加强对档案实物的保护，还可以挖掘档案资源在多方面的应用，充分发挥档案资源的价值。在档案馆（室）建设中，必须要对档案信息化建设的作用进行深入研究，通过多种方式提高对档案管理信息化的重视，从档案管理机制、设备等多个维度切入，积极推动信息化建设工作，引入多元化的技术手段， 切实提升档案信息化建设工作的效率以及建设质量，确保该工作的具体效用可以得到充分展现，以此促进档案管理工作实现快速化发展。

1档案信息化概述与特征

1.1档案信息化概述

档案信息化是指在国家档案管理部门的统一规划和组织领导下，在档案管理活动中应用现代化的信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。从档案管理模式上讲，是利用计算机和网络技术，从档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。以往传统档案管理通常以纸质档案为主，在档案归档整理上工作量大、效率不高，很难在档案资料整理过程中不出现失误或错误，保存过程中还会出现丢失或损毁等问题，在信息化时代发展中，该模式已经不能适应当前社会的需求。档案信息化管理能较好改善传统档案管理工作存在的问题，使档案管理的质量和水平得到有效提升。

1.2档案信息化的特征

档案信息化建设工作主要是突破传统档案管理的模式，向信息化和多元化方向发展。在档案日常管理工作中，通过建立电子文件管理和数据库，加强现代信息化技术的应用，从而促进档案信息化建设，使得档案信息化建设成为档案管理的主要形式。另外，档案信息化管理还具有较多的特点及优势，如：有效提高档案管理工作效率、便于档案资料查找、有效保护实物资料等。

2档案信息化建设与档案管理的常见问题

2.1无法正确认识以及应用档案信息化

信息技术不断发展，公文处理、合同管理、人力资源管理和财务共享等多种管理系统出现在大众视野，传统的档案管理模式已经无法顺应新时期的发展要求。对此，需积极转变传统的管理方式，跟上时代发展的脚步，引导工作人员高度重视档案管理。如今，部分档案管理人员并不重视档案管理工作，认为档案管理工作采用传统的工作模式即可满足现阶段的工作要求，无需设置现代化的档案管理系统。这些人员从思想上便忽视了档案管理工作，阻碍了企业信息化建设的长足进步，同时也降低了档案管理的效率。

2.2对信息资源的利用观念存在很大问题

传统的档案管理目的是对信息进行管理和保存，而在这个信息化的时代，信息资源的重要性越来越受重视，档案管理信息化建设就是为了企业单位更好地分享资源、使用资源。但是目前许多档案管理人员的想法较为保守，只在意档案信息的存放，对于档案信息的分享和共享的概念存在着很大的问题，最终导致档案管理水平无法提高。

2.3档案工作的重视程度不够

目前很多企业单位都在向互联网媒体转变，现在较火的短视频平台就是一些企业单位宣传和拓宽业务的好渠道。对于档案管理工作而言，企业单位相关负责人的重视程度存在一定的问题，尤其是对档案管理信息化建设的意识和重视程度十分欠缺，导致档案管理的改革创新受阻，此外，许多企业单位的档案管理人员年龄较大，他们对于新事物的接受能力较差， 思想观念比较保守，这对于档案管理的发展有着严重的影响，而且他们一直在使用纸质的档案管理模式，对于新型的网络技术的使用并没有很大的意愿，更谈不上档案管理信息化建设。

3对于档案信息化建设的档案管理工作的优化对策

3.1通过科学的方式对档案管理机制进行优化

对于档案管理机制不完善等一系列矛盾问题，档案管理部门应当扭转传统思维观念，正确认识档案管理机制的重要性，并结合具体工作需求， 通过科学的方式对档案管理机制进行改进以及优化，从而为档案管理工作提供重要的参考依据。在实际操作的过程中，各地企事业单位必须要制定与本单位实际工作高度相符的管理机制，对国家有关法律法规进行综合性考虑与分析，保障档案管理机制具备相对较强的科学性以及合理性，确保档案管理机制的效用得到充分展现。在开展档案管理工作的过程中，可以利用完善制度的模式对消除档案管理工作中所存在的不足之处，妥善处理档案管理工作中所存在的矛盾问题。与此同时，还必须完善绩效考核机制、奖惩机制，对明确落实档案管理人员的基本任务，围绕档案管理工作开展绩效考核，要按照相关规定给予其一定的奖励，对于那些以一颗消极态度进行工作的人员给予惩处，充分展现出该制度在约束、激励两个方面的重要性作用，保证档案管理工作的开展是以公平、公正为原则，充分激发管理人员的积极性，推动档案管理工作实现健康可持续发展的目标。

3.2加强信息化管理技术的应用

档案信息化建设与档案管理中，应注重其信息化管理手段的提升，是保证档案管理效率和质量的重要基础。首先要完善信息化管理制度，并严格执行档案管理制度，促进实际管理水平的提高。其次要积极应用先进的管理方式，突破传统档案管理方式的局限性，确保最大限度上提高档案管理的信息化水平，促进现代档案信息化建设的健康发展。

3.3增加档案管理人员的专业能力

人才是当今社会发展中重要的因素，档案管理人员是主要的落实者和信息管理的推动者，也是档案信息化建设中的重要保障，增强自身的管理能力和素养，对档案的管理工作有直接的影响。因此，单位想要加快档案信息化进程，就可通过培训、开交流会、专题讲座等形式，对档案管理人员技能进行培训，从多方面提高档案管理人员的专业水平、能力。同时， 还可以培训其先进的管理思想、理念等，培养其创新意识，让培训者在培训的过程中通过专业知识的理解能够累计更多知识，掌握核心内容，相关部门还应该做到：招人才、爱人才、留人才的良好工作氛围，工作单位应该赏罚分明，这样可以促進档案管理工作者在工作实践中、工作岗位能发挥自己的特长，将自己饱满的热情投入档案管理工作，为促进档案信息化建设的快速发展。

4结束语

综上所述，关于档案管理信息化建设工作，其可以促使档案管理工作的服务水平得到显著化提升，为管理者、应用者带来极大的便利，保证档案资源得到良好运用，使档案管理工作的效用得到充分展现。同时，有关单位还必须要进一步强化档案管理工作，找出档案管理工作过程中所存在的一系列不足之处，然后结合具体需求制定科学化、合理化的信息化建设发展方案，妥善处理档案管理工作过程之中所存在的不足之处，使档案管理的效能得到充分展现。

参考文献：

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