中职学校内部控制优化方法探讨

孟 华

青岛商务学校 山东 青岛

一、引言

中职学校注重发展学生的一技之长，是国家培育相关技术性人才的重要载体。随着社会经济和科技水平进一步发展，社会对有一技之长的劳动者的需求量不断增长，中职学校恰恰满足了这方面的需求。然而，中职学校在发展过程中仍存在很多制约因素，尤其是在内部控制工作方面。为了促进中职学校持续健康发展，应当找出制约学校发展的因素，采取有效方法和措施对其进行完善，不断增强中职学校的竞争力。

二、中职学校内部控制存在的问题

1.机构部门职责不清

中职学校内部具有层次分明的机构部门，划分各机构部门的最初目的是促进中职学校快速发展，从而实现为社会相关领域培养技术性人才的目标。然而，就当前情况而言，部分中职学校的机构部门的职责划分并不明确，部分学校的内部机构部门设置不合理，存在一些问题。

例如，虽然部分中职学校设有一些部门机构，但并没有具体明确应该设置何种科室，也没有明确科室的权责范围，也不清楚应配置多少人员，对财务审计的管控也不严密，导致相关工作人员办事积极性不高，存在互相推卸责任、协调配合不足等诸多问题。如果学校管理出现问题，将会增加中职学校的办学难度，甚至降低学校的声誉。一些中职学校的机构部门缺少整体性和协调性，权责关系不清，造成各部门出现处理问题不及时甚至没人处理的现象，对于中职学校的长远发展也较为不利。

2.内部控制体系薄弱

当前，大多数中职学校都建立了内部控制制度，并且内部控制是中职学校管理体系的一个重要组成部分。但是，部分中职学校在内部控制制度建设过程中，并没有做到规范性与整体性相结合，内部控制体系仍然存在薄弱环节，对考核审批流程、财务工作分配、学校运作流程等方面并没有做到严格约束。

除此之外，较多中职学校建立的内部控制制度缺乏指向性，导致内部控制制度存在薄弱环节。例如：一些中职学校对于资金的利用度不高，存在一些财务管理问题，导致经费滥用或低效使用；没有对学校现有资产进行合理管理，导致资产闲置、浪费；没有建立完善的预算管理制度和资金考核审批流程，导致对学校资金支出的控制力不足；跟踪管理措施不成熟，在管理中出现的问题也并没有得到反馈和分析。因此，要想中职学校发展能够有所突破，应当建立和完善内部控制制度，充分发挥内部控制制度在中职学校管理中的积极作用。

3.缺乏有效的风险管控机制

中职学校作为教育机构，在运作过程中可能会存在多种复杂问题，也会有一定风险存在。现阶段，中职学校的数量有较大增长，然而部分中职学校在自身发展过程中管理不善，而风险因素往往是容易被人忽略的地方。例如，大多数中职学校每年会面临招生难的问题，为吸引更多学生来到本校，扩大学校的影响力，每年会对学校的招生政策进行一定的调整。在政策变动过程中，由于之前没有案例参考，也未对预期效益进行评估，因此存在一定风险；或者中职学校在建设过程中，只看到对学校有利的因素，相关管理者往往忽视管理细节，认为发生风险的概率很小，从而给学校的发展带来一定的隐患。为了降低风险发生率，减少风险问题对学校发展产生的负面影响，风险管控机制的建立与完善对每个中职学校来说都至关重要。

当前，大部分中职学校的内部风险管控机制不完善，是因为中职学校内部缺乏监督和评价体系，难以对学校内部控制相关工作进行有效监督。相关工作人员在开展内控工作的过程中比较松懈，没有对内部控制工作进行及时的监督和评价，管理人员也不了解内控工作中存在的各类问题，不利于内部控制工作的有效开展。因而，中职学校应该注重加强对内部控制的监督和评价工作，从而降低中职学校运行的风险。

4.信息沟通交流不畅

信息交流通畅对中职学校的发展十分重要，部分中职学校尚未认识到信息沟通的积极作用，无论是内部还是外部信息交流都较为闭塞，内外部信息沟通交流不畅。长此以往，学校获取的信息也较为片面，对于中职学校管理会产生不利影响。

与此同时，内外部信息交流通畅所带来的效益是不言而喻的，有助于中职学校开展内部控制，可有效降低中职学校日常管理的风险。构建良好的内外部信息沟通交流渠道，并在此基础上实施有效的内部控制措施与方法，再对学校内部控制中存在的问题进行较为准确的分析，对存在的缺陷进行查漏补缺，可以有效提升内控工作有效性。

5.信息化平台建设不完善

中职学校内部控制工作要想有序开展，需要结合日新月异的信息技术，不断完善内部控制环境，提高内部控制水平。利用信息化平台，不仅能够提高中职学校内部控制工作的高效性，还能保障内部控制工作的准确性，对中职学校的健康发展具有极其重要的作用。加强信息化平台建设，不仅可以利用先进的信息技术规范内部控制工作，还能有效避免内部控制的一些风险问题。

但是结合实际情况来看，大部分中职学校并没有结合社会经济发展形势，适应工作的新需求，不太重视内部控制信息化平台建设。虽然很多学校在教学和管理过程中逐步应用互联网技术，然而在内部控制的过程中没有充分利用信息化技术，还是选择传统的内部控制管理方式，导致中职学校内部控制工作还停留在低水平层次，难以及时发现中职学校运行过程中出现的各种风险，难以对风险问题进行有效分析，在风险问题发生时也难以有效应对，不利于中职学校的长远发展。

三、中职学校内部控制的强化措施

1.合理划分各机构部门的权责，提高工作效率

中职学校设置相关机构部门的初衷是促进学校进一步发展，提高学校竞争力。中职学校要加大力度规范机构部门设置，合理划分各部门的权责关系，规范各部门工作人员的行为，各机构部门要各司其职，增强责任感。学校管理人员也要根据学校的性质、特点、历史、环境、任务、需求等因素，适当精简和完善组织部门，将横向管理和纵向管理相结合，提高机构部门办事的效率，为中职学校提供一个良好的办学环境，同时也充分激发各部门的活力。

中职学校各机构部门间并非完全独立，日常工作中应相互联系沟通、相互协作交流。由于中职学校的业务范围较为广泛，各机构部门应该明确业务范围和权责关系，制定合理的部门工作目标。机构部门需要明确各自的权责关系，逐步提高办事效率，这也是学校内控工作顺利开展的重要保障。

只有中职学校的全体员工参与内部控制活动，才能真正提高学校的内部控制水平。因而，中职学校在开展内部控制工作的过程中，首先就要让全体员工意识到，内部控制工作并不哪一个部门的工作，而是需要全员积极参与和配合。只有全员参与，才能提高内部控制水平。在学校内部加强宣传，积极讲解各种内部控制知识，不断增强员工的内部控制意识，从而确保内控工作的有序进行。另外，还可以加强内控培训，让全体员工学习最新的内控理念和方法措施，在内控工作过程中提升相关技能。

2.完善内部控制制度，规范内部控制活动

中职学校普遍存在内部控制制度不完善的问题，部分中职学校并不是十分重视内部控制管理，无法真正发挥内部控制的作用，不利于中职学校长远发展。通过完善学校内部控制制度，不断优化内部控制环境，有助于提高中职学校的竞争力。

在当前大力发展职业教育的背景下，很多中职学校也具有多元化、多层次的办学模式，所面临的生源竞争也更加激烈。只有加强内部管理，完善内部控制制度体系，不断提高中职学校教学质量，提升综合竞争力，才能够在教育行业占有一席之地。

对于中职学校而言，要把完善的内部控制制度作为引航标，不断规范内部控制活动，及时发现中职学校日常教学活动和运转过程中的风险、问题和漏洞，查缺补漏，充分地利用现有资源，真正发挥内部控制制度的积极作用。中职学校在发展的过程中，要想保证内部控制的实效性，就应该结合社会经济发展需求和学校发展规划，不断优化内部控制的流程，结合各项业务活动的特点，有针对性地完善内部控制体系，从而形成一套科学合理、可操作性强的制度体系。

中职学校可以成立相应的内部控制小组，配备具有相关技能的人员，对学校各个部门的职责进行明确，加强部门之间的内部控制工作交流，加强与其他院校的沟通和合作。结合各部门的特点及各项管理工作环节，采取有针对性的内控措施，将风险点监控纳入日常工作，充分发挥内部控制的作用，确保中职学校能够健康稳定发展。

3.建立风险管理制度，加大监督管理力度

风险贯穿于社会经济活动的始终，对于中职学校来说也不例外。中职学校在快速发展过程中，不能只注重眼前机会和利益，而需要加强风险管理，留意业务活动背后的风险因素。中职学校应当建立合理的风险管理制度，分析可能存在的各类风险，既要突出重点，抓好重要岗位和主要环节的风险防范；同时，也要注重细枝末节，不能忽视潜在的隐患和风险，严格落实内控制度的相关要求，将风险降到最低。

中职学校要强化风险管理，明确划分好各部门、各岗位的风险管理责任，建立风险管理的追责制度，完善相应的奖惩措施。对没有落实风险防控措施的，或者已经影响到中职学校平稳发展的部门或个人，予以严肃问责，确保各部门和各岗位积极落实风险管控措施，从而有效规避风险。可以考虑将内控工作及风险管理工作成效，与岗位绩效挂钩，加大奖惩力度，督促全体工作人员认真对待相关工作。

应该结合社会经济发展和学校运营的具体需求，不断完善中职学校内部控制的监督和评价体系。通过定期或者不定期监督的方式，对中职学校内部控制的相关工作进行科学合理的评价，加强工作考核，不断提升内控工作的效果。中职学校应该对内部控制的相关工作进行全过程监督，对于其中涉及的各方面信息进行全面分析，从而及时调整内部控制工作，并且完善内部控制系统，将中职学校运行的风险降到最低，促进中职学校的稳定发展。

4.促进内外部信息交流畅通、高效

在新时代背景下，信息交流更加频繁和便捷，同时也为中职学校提升管理质量提供了有利条件。中职学校要利用好信息资源，借鉴现有经验，按照学校的实际情况，不断转变中职学校教育的传统理念和模式，优化中职学校的发展环境，积极克服困难。

中职学校应采用信息化技术，通过发挥信息技术手段的便捷性、精确性、时效性，确保内外部信息交流通畅，从而整合内部资源，积极利用外部机遇，为中职学校发展提供支撑。另外，对于中职学校来说，要不断加强师生间的有效沟通，拉近师生间的距离，进一步融洽学校氛围；同时，也要促进各个机构部门的互动和协调，减少矛盾和摩擦，完善管理流程，提升整体管理水平和工作效率。

5.加强信息化平台建设

为了能够更好满足现代化发展的需求，进一步提高学校内部的控制水平，中职学校应该加强信息化平台建设。通过信息化平台建设，全面实现中职学校内部控制的信息化管理，提升内控工作效率，提高中职学校内部控制的管理水平，确保学校各种信息数据的真实性和有效性，为管理决策提供依据。

首先，中职学校在发展过程中应该结合实际情况，在学校内部建立一个适合自身发展的信息化管理平台。通过信息化管理平台，将中职学校内部的一些信息公布到该平台上，从而确保学校信息的透明性和公开性，有助于中职学校更好地接受社会大众的监督，推动中职学校的健康发展。

其次，在完善信息化管理平台建设的过程中，学校可以把相关数据归纳整理，通过平台传递和查询，并且设置一定的使用权限，确保相关工作人员在查找信息数据资料时，能够及时从信息化管理平台找到，为相关工作的开展提供坚实可靠的数据基础，从而提升工作效率。

最后，中职学校在搭建信息化平台时，一定要结合业务特点，不断完善内部控制信息化平台，确保相关信息能够得到及时整理和保存，确保相关信息的安全，从而为审计工作及其他相关监督提供基础信息，有效推动内部控制工作的顺利开展，促进中职学校更好发展。

四、结语

综上所述，中职学校内部控制工作在开展过程中，仍然有许多需要改善的地方。随着职业教育被社会各界重视，国家不断出台相关的教育扶持政策，中职学校面临的竞争压力也越来越大。中职学校要想把握发展机遇，还需认清内部管理现状，通过完善内控工作，寻找和解决风险问题，改善不足之处，确保中职学校能够脱颖而出，为社会提供更多的优秀技术人才，实现中职学校的持续、健康、稳步发展。