我的档案工作笔记

▎文∕王薇

2017 年，是我进入江苏省南京市江宁区社保中心工作的第一年。年轻的江宁区社保中心成立不久，便进驻多家单位联合办公的江宁区市民中心。我们都像刚出生的孩童，迅速适应着新的环境与要求。

“初初相见，挨挨挤挤的密集架上整齐陈放着一盒盒档案，有多年来业务经办的档案，有企业退休人员的档案。它们记录着曾经每一个职工平凡岁月里的工作，也在一张张泛黄的纸张上描写着一个人的半生。——2017 年9 月”。

我开始学习社会保险业务，也接触到社保档案。不时会有市民前来调档、登记、查询、复印，在尘封的档案海洋中寻找有时仿佛大海捞针。长久的年份积累，多次的搬迁整理，数量巨大的基础档案，都成为查询调档中可能存在的困难。在这种情况下，江宁社保人兢兢业业服务着全区近7 万退休人员与1 万多家企业，一步一步坚定地走向未来。

2020 年，面对突如其来的新冠疫情，江宁区社保在积极探索落实“不见面”经办模式和线上网办的同时，提出了要加快社保档案信息化管理转型，并于同年11 月启动了为期3 年的江宁区社保档案规范化整理及数字化建设工作。

“今天我们去参观了南京市社保中心的档案室，他们多年来在档案管理工作方面积累了很多经验，将‘沉默’的纸质档案变成‘智慧’的数字档案，也许我们也可以，真心期待那一天早一点到来！——2020 年1 月”。

江宁区社保以《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》及《江苏省机关、事业单位档案工作测评标准》为依据，加强社保档案业务建设，逐步实现档案工作规范化、标准化、现代化，切实提高社保档案服务社会的能力。通过对1987 年以来江宁区办理社会保险业务过程中形成的具有保存和利用价值的档案进行规范化整理及数字化，全面落实社保档案管理制度，明确各类档案保管责任、保管时限、保管场所、移交程序、类别界定和入库标准，实现江宁社保档案以纸质为主要介质的管理模式向以数字技术支持的信息化档案管理模式转型，同时延伸档案功能，利用大数据实现社保档案信息共享。

“最近档案数字化工作总有好消息，我们还收到了表扬信和12345 热线的表扬工单，回访时，一位需要办理退伍军人优待证来调取档案的老师傅称赞调档案‘真是太快太便捷了’，原来我们为老百姓多做一点，他们就更方便一点，我们服务百姓，百姓信任我们，这才是真正的‘双向奔赴’。——2022 年6 月”。

我们在对1987 年以来的所有纸质档案材料进行重新整理、审核、归档、扫描的过程中，定制个性化档案盒，按照“一人一档、一人一盒”的要求上架存放，共完成全区1987 年至2020 年5 月共6 万多名退休人员221 万多页退休档案的整理及数字化工作；整理完成1987 年至2020 年8 月征缴类业务档案84 万多件167 万多页，装订完成社保征缴类、失业保险类业务档案5900 多盒。

为了加强档案数据库建设，实现“一键秒查”高效管理，江宁区社保中心对档案数据库（系统）进行权限配置，支持内部查阅、在线借阅登记和授权利用等功能。先后为9000 多人次提供了快速便捷档案查询服务，档案数字化建设便民利民效应初步显现。与此同时，通过对档案信息的变化趋势进行深入研究分析，能对区域社保工作的未来发展作出预测，为区委、区政府决策提供参考。

“今年即将召开党的二十大，江宁社保档案数字化建设的步伐也越来越快，漫漫长路我们探索走过，一年又一年的奋斗，时光匆匆而去却留下了坚定的脚印，我们社保人始终会坚守那一抹社保蓝，用奋斗与创新为参保群众更好服务，永远做人民的温暖依靠与坚实后盾！——2022 年9 月”。

工作笔记未完待续。未来，我们仍坚持耕耘不辍，笃行不怠，书写属于社保档案工作新的篇章。