智能病案库房建设及思考

陈俊樱 庄加川 梁碧玉 周火明 潘宗林 叶锡湛 洪泽坛 赖伏虎

1 深圳市宝安纯中医治疗医院 广东深圳 518102; 2 深圳市中西医结合医院 广东深圳 518100; 3 深圳市龙华区人民医院 广东深圳 518109;4 深圳市宝安区人民医院 广东深圳 510100

自1914年北京协和医院形成最早的完整病案开始, 病案管理工作在我国已有百余年的历史[1]。病案保管工作的好坏，直接关系着医疗凭证的价值，影响着服务患者效能的发挥。目前普遍存在纸质病案、电子病案或电子同纸质病案并轨存在3种存储形式[2]， 医院现在多以电子与纸质病案相结合为主流，纸质病案归档上架是主要的保存形式。病案库房是收纳纸质病案的最佳场所，也是病案保护工作最基础的物质保障。本项目组探索性地把智能家居的设计理念引入到病案库房的建设，现将整个实践过程及相关思考总结如下。

1 病案库房防护要求及现状

病案隶属于专门档案类别，是医院最珍贵的科技档案[3]。病案室的基础设施理应按照档案馆(室)的配备规范执行。不管是医院档案室或病案管理部门，均应参考住房和城乡建设部与国家档案局联合发布的《档案馆建筑设计规范》(JGJ25—2010)、国家档案局发布的《绿色档案馆建筑评价标准》(DA/T 76—2019)相关细则规划病案库房建设[4]。

实行科学的保管方法,防止和减缓病案制成材料的损坏，维护病案的原貌，最大限度地延长病案的使用寿命，维护病案的安全是病案保护的必要工作。为使病案长久保存和安全利用，病案库房的防护措施包括防水、防火、防盗、防尘、防光、防潮、防高温、防虫和有害微生物。但目前很多医院病案管理部门无法做到真正的“八防”，达不到档案馆建设标准的下限，甚至连库房都移作他用，这一现象出现的主要原因是未重视硬件设备管理[5]。①未能配置齐病案库房“八防”要求的设备；②对配置了的设备缺乏系统管理。病案库房管理人员无法做到24 h监测库房环境，有的医院病案库房有好几个而且分在不同的地方，对于存放较久远病案的老库房会很长时间都没有人踏足，出现库房渗水等问题也只有等到被病案管理人员发现，此时病案的保护程度取决于病案库房管理人员发现问题并做出处置之间时间的长短。

2 智能病案库房设计

为实现库房环境的实时监控、智能调控、及时反馈及做出处理，本项目组尝试在病案库房的管理中加入智能家居的设计理念，打造智能病案库房。

医院智能化系统的设计不但要考虑技术的可行性, 还要关注其合理性、投资的经济性, 各系统功能应作到整体规划，再按用户需求取舍，分步实施, 为将来医院智能化发展留有冗余扩展[6]。智能病案库房设计需满足节能、安防、消防、环控、告警管理一体，采用物联网传感器、控制器为病案库房搭建一套环境全面感知的传感网络，并通过连接云平台设定业务逻辑，进行数据管理和设备管理，最终在运维管理APP上实现病案库房的状态监视、报警管理和远程控制功能。整套系统选用的基于Zigbee协议模组的低功耗传感器和控制器，所有传感设备通过Zigbee无线通讯并基于电池供电，安装对环境零干扰，免布线免装修破坏，高清摄像头和门禁控制系统采用无线/有线网络。基于以上的因素，本项目组选用了智能家居市场上技术相对成熟配套、性价比较高的小米设备，以及“米家”解决方案。

具体设计思路见图1。

图1 智能病案库房设计思路图

3 智能病案库房实际应用

在基础环境搭建后，接下来的重点是通过病案库房管理的业务要求来组合传感设备、控制设备的联动逻辑，实现病案库房的智能管理，主要实现以下几方面的功能。

3.1 安全访问管控

通过门禁系统、视频系统来完成人员的安全访问管控，本项目组选用的是虹膜识别门禁系统。所有病案管理人员需在系统后台录入身份信息和生物特征，在访问病案库房时需通过虹膜识别完成身份认定和访问记录，同时联动摄像机对访客在病案库房内部的操作自动录像和事件关联。如发生安全事件(如盗窃破坏)，可通过时间或人员检索来回溯存在云平台上的视频，以分析事件过程，满足防盗要求。

3.2 消防安全管控

病案库房配备了独立的烟雾报警器和无管网气体灭火装置。烟雾报警器可通过后台系统调节烟雾敏感度设定，最高级可达到抽烟烟雾监测报警，满足病案库房对防火的高标准要求，烟雾报警器具备本地报警和远程报警能力，当检测到烟雾时将发出本地声光报警，并联动运维APP以短信方式推送报警。如发生明火将触发无管网气体灭火装置，自动释放惰性气体七氟丙烷，第一时间扑灭明火，满足消防要求。

3.3 温湿度监测防潮防虫与环境控制

病案库房的温度应保持在14～20 ℃，相对湿度为45%～60%。当库房温度在20 ℃以下，相对湿度≤65%，则可有效地抑制害虫的生长繁殖，达到预防害虫的目的[7]。本项目组改造了原有的中央空调，通过物联网平台设定温湿度传感器和空调、抽湿机的自动化联动策略来满足以上要求。在病案库房多个位置布放温湿度传感器，并设定控制策略，当其中一个传感器监测到温度大于20 ℃就自动开启空调，当所有传感器监测到温度低于14 ℃就自动关闭空调。湿度控制也采用类似设定，当其中一个传感器监测到湿度大于60%就自动开启抽湿机，当所有传感器监测到湿度低于45%就自动关抽湿机，以满足节能要求。通过自动化联动策略，满足了病案库房恒温恒湿要求，具备了防高温、防潮湿、防霉变的功能。

3.4 防尘防光防水与环境控制

病案要求避免灰尘、水浸和阳光直射。为实现防尘和防光的功能，病案库房装有大气压传感器、照度传感器和窗磁传感器。空调新风系统可以持续送风保持房间静压，避免灰尘侵入，当气压传感器监测到室内压强变化，以及窗磁传感器检测到窗户被打开都将联动系统进行提示告警。照度传感器监测窗口的光照强度，如有人打开窗帘，将联动系统进行提示告警，并能自动控制窗帘开合。病案库房档案柜区域部署了水浸传感器，如发生水管破裂、雨水倒灌等情况，水浸传感器会联动报警，提醒管理人员尽快处理。

3.5 智能照明控制

本项目组在病案库房打造了智能照明的应用场景，当人员来访推门进入病案库房，房间灯光自动开启，当人员要离开房间，无需去找灯光控制面板，通过人体传感器检测，人员离开2 min后自动关闭灯光，满足节能要求。

这些智能家居的设备与病案库房的各种硬件设施系统地关联，除了实现以上场景的方案之外，运维管理APP还提供了远程监控、集中告警、历史数据查看、联动策略配置、运行日志管理等功能。病案管理人员可在家中、外出等环境下，通过手机APP设定联动策略和运行日志，进行病案库房环境状态的远程监测，设备智能控制，并可及时收到短信，掌握高温告警、高湿告警、漏水告警、消防告警、开窗告警、光照告警等紧急数据。也可在手机端查看病案库房的实况画面、历史画面，对环境变化的历史曲线进行管理，从而实现病案库房的智能运营。

从成本来看，智能家居的传感器、控制器均为在家装行业中近几年广泛应用的物联网设备，如果不考虑虹膜门禁系统，总价就在千元左右，应该在病案管理部门认可的价格范围之内。

4 未来病案库房的去留及功能思考

在传统的纸质病案管理中,需要大量的人力、设备和储存空间。纸质病案数量的快速增加,会使库房紧缺[8]。纸质病案的整理、查找需要花费大量的时间及精力，同时不断重复翻找缩短病案的寿命。为解决纸质病案的存放、保管和提高病案信息的有效利用，医院会采用病案扫描、缩微等数字化技术以扫描文档格式存储病案信息[9]，再把纸质病案托管到更低成本的外包仓库。

电子病案取代纸质病案将是必然的趋势。《医疗机构病历管理规定(2013年版)》第一章第四条规定，按照病历记录形式不同，可区分为纸质病历和电子病历。电子病历与纸质病历具有同等效力。这一规定的出台，为病案无纸化奠定了基础。电子病案的应用是网络技术发展在医学领域的一大进步，电子病案的发展是医院信息化发展的必然趋势[10]。推动病案无纸化，将员工从劳动密集型事务中解放出来，转而关注病案管理技术性工作，探索价值型科室建设[11]。

无论纸质病案外包托管亦或病案无纸化，病案库房将腾空或仅保存少量的知情同意书等纸质材料，这给传统的病案库房管理模式带来了冲击和挑战。腾空的大部分面积如病案室没有更好的使用去向，最大的可能是医院收去另做他用，成为其他科室的办公场所，或者又被其他科室的纸质文件占领。

未来没有纸质病案后，病案库房是否必然要撤销建制呢？上海、深圳已有几家医院这样做了。但本项目组从病案管理高质量发展的层面，不认同取消病案库房的做法。没有任何一家医院可以做到资料百分之百无纸化，喊了这么多年“无纸化”，但办公纸张的需求量和消耗量仍在增长。根据中国造纸协会的数据统计：2019年全国纸及纸板生产量10 765万吨，相比2018年的10 435万吨，增长3.16%。消费量10 704万吨，同比增长2.54%[12]。病案无纸化，也不代表医院其他部门和其他行业不需要纸质载体。本项目组坚持认为：对珍贵病案、研究型病案、教学型病案、评出的优秀病案或者是丙级病案、纠纷病案等仍有必要打印出来保存、研究和展示。

病案管理部门或许应该从传统病案管理思维提升至新时代卫生信息管理，服务对象和内容涵盖全社会人群的全生命周期的卫生健康信息需求。具体到病案库房，应从病案分级管理的角度来考虑珍贵病案和一般病案。对于一般价值的历史纸质病案，在已有数字化备份的前提下，可以异地存储，不占用智能病案库房；对于珍贵病案：如一个医疗机构的第一份病历档案、每个临床科室开科的第一份病历档案，以及每一类新技术应用于诊断治疗、检验检查和护理服务等的第一份病历档案等都应该永久保存，并不受限于病历档案保管期限的约束[13]。另外，在医疗、教学和研究价值方面具有价值的病案，如特色病例、疑难病例、罕见病例以及知名人士的病历和国医大师的医案等，还是应当在智能病案库房安全长期保管。也许医院病案库房的未来功能不再是单纯保管病案，还是可以拓展到院史相关文物保管及优秀病案的收藏展览等诸多应用。

正是基于分级病案管理的需求出发，本项目组引入智能家居的理念，构建智能病案库房，达到了档案库房的国家建设标准，实现了病案管理“八防”的功能，为新时代的卫生信息管理打下信息化、数字化、智能化的基础。