问题导向下提高企业人事档案质量和利用效率的方法探讨

2022-01-01张旖旎

企业改革与管理 2021年8期

张旖旎

（济南国际机场股份有限公司，山东济南 250100）

一、问题导向下提高企业人事档案质量的必要性

档案管理工作是企业实现可持续发展的重要环节，目前我国企业普遍存在档案管理工作缺失、档案还未完全发挥作用等问题，这类问题一直困扰着广大档案管理工作人员，同时，也阻碍了企业相关工作的开展。从现状看，档案管理已经逐渐形成了专业化的模式，但是还有很多工作需要完善。从档案管理的角度出发，以问题为导向，补齐工作短板，提高对档案工作的认识，找到深层次原因并妥善解决，这样才能确保档案管理工作逐步完善。

二、企业人事档案质量和利用效率方面存在的问题

1.收集难，机构设置不完善

档案收集是档案工作的起始环节，档案收集及时、材料齐全是后期工作的基础。目前，企业内部机构设置和分工已经趋于完善，档案管理部门成为企业独立的管理机构。但档案收集环节存在的问题，对企业的人事档案利用效果带来一定困难。结合实际情况，档案收集难主要包括三个原因。

（1）员工普遍对个人档案保管意识较单薄

虽然档案材料随个人学习、工作经历形成，但是档案材料归档、整理、转递等环节则是由人事部门进行，本人对档案内容、存放部门的具体情况了解程度低，对档案利用价值也无明确认识[1-2]。

（2）档案存放渠道不固定

目前，人事档案主要管理单位为就读院校、人才服务机构或用人单位，企业新入职员工因个人情况不同，档案获取方式也不同。人才服务机构通常设有专门的流动人员档案管理部门，人员查找档案较为方便；各类企业中，国有企业具有保管档案的权限，其他企业不接收入职员工档案，大多数企业在员工入职、离职时也不会对档案事宜告知或提示；院校的档案管理工作水平良莠不齐，导致毕业生的档案管理不能做到齐全和转递及时，还有部分院校因政策等原因，待毕业生问询档案相关情况时，学校已更名或撤销、合并。以上原因都导致在收集档案时，档案管理部门的工作人员反复催要，而新员工提交档案不及时或无处可查的问题。

（3）档案意识缺失

入职企业后归档部门及人员档案意识缺失，企业各部门对档案管理部门认识的缺位。概言之，即：

①档案管理工作宣传力度和执行力度不尽人意，企业员工还未真正形成归档齐全的意识。

②归档责任不明确，在企业的管理制度中未明确体现，造成了归档工作出现了盲区。

③企业各部门员工未严格执行依法归档工作。

2.利用难，部分权限设置不合理

大多数情况下，档案资料长期存放在档案库房束之高阁，由于查借阅制度严格，企业部门归档积极性不高，甚至很多部门在归档之前对档案材料进行了备份，更加使档案束之高阁，而对于企业部门自行备份的档案，在使用过程中也存在着缺乏可靠性的问题。

目前，我国搭建了档案公开化平台，这是对企业档案管理工作的支持。但是很多企业由于种种原因还未完全实现档案资料的公开化。这需要企业管理者赋予归档人员优先查阅权开始，或者将审批权限划归到归档部门，通过上述措施不断激发归档人员的积极性，同时也保证了归档资料的完整性、真实性和准确性。

企业需明确的是，人事档案发挥的作用是无法比拟的，但是由于受到传统管理模式的影响，企业人事档案发挥的作用十分有限，造成企业人事档案的整理归档和管理使用的困难。同时也出现了管理人员责任意识不到位、管理不规范、收集不全、信息流失、开发利用不充分和管理方式手段落后等问题，造成企业转型、人才流动和员工维权提供的资料不够详实和不够全面。这具体体现为三个方面[3-4]。

（1）出现档案丢失情况

由于我国经济发展模式的变化，劳动力流动性较大，而且档案在传递过程中也存在着操作不规范等问题，很多员工对人事档案的重视程度不高，在辞职、就业过程中，经常出现档案传递不畅通，甚至是档案丢失的情况。

（2）档案信息不完整

目前，我国各领域企业普遍存在着人事部门忽略员工的历史档案，只是将入职手续、工作期间的绩效考核情况和劳动合同、调动和离职情况作为人事档案的主要内容，虽然人力资源管理制度不断完善，但是，企业仍然只注重员工在职期间的信息管理，当员工离职后，这部分信息将不作为管理的重点，造成了员工人事档案信息的缺失和断档。

（3）体制机制灵活性差

我国企业人事档案的管理模式主要是以集中管理为主，采用的是“档”随人走，不进行公开的原则，对企业建档的资格、组织使用、管理权限进行了界定，很多企业还未具备管理权限，机制僵硬，已经无法适应企业的发展，尤其是合资、独资和民办企业，已经难以与企业内部的人力资源管理相适应。用人单位与人事档案分离，造成了记录不及时甚至是缺失，实现不了档案信息的动态完整，很多员工的人事档案只有履历表和登记表，无法满足员工管理、人事和干部管理，对于新入职的员工，企业无法从过去的人事档案中了解员工的工作成绩、表现、能力和健康状况。在流动人口的档案管理中，该问题更加严重。

3.存在信息和档案脱节的现象

信息化背景下，档案信息化建设也影响了纸质档案管理工作。由于工作节奏快等客观原因造成了监督工作未完全到位，进而出现了信息化档案的真实性无法得到保障，甚至个别员工擅自进行修改，导致与纸质档案记录不符的情况。原件扫描是保证档案信息化真实性和完整性的重要方法，杜绝非手动信息化的抄录，是规避档案信息造假的有力保证。

三、问题导向下提高企业人事档案质量和利用效率的方法

1.提高对企业人事档案价值的认识，激发人事档案工作的积极性

企业人事档案的价值在于真实记载和反映企业员工德才、能力和经历，其中包含履历材料、劳动合同、奖惩材料和鉴定考核材料等，它是职工进行身份认定的重要依据。同时，员工在办理退休、缴纳社会保险、申报职称等时都需要出具与人事档案有关的证明材料，更是员工维护自身合法权益的主要凭证[5-6]。因此，企业人事档案在人力资源开发利用和维护员工合法权益方面发挥着不可替代的作用。

人才是企业在市场竞争中获取有利地位的重要保证。企业对人才的引进和管理过程中，首先要做好的是人事档案的归档及开发利用，这样才能够为人才在企业中的发展提供有力保障。因此，企业要转变观念，不断提高对人事档案重要性的认识，积极主动地收集人事档案的各类归档材料，充分利用好人力资源档案，为企业更好地吸引人才、留住人才提供保障。

2.坚持管理与服务相结合，提高企业人事档案质量和利用效率

（1）企业管理者要强化人事档案管理意识。企业应当通过多种渠道向企业员工和相关部门管理者宣传人事档案的意义，尤其要意识到人事档案是员工综合素质的集中体现，是企业选拔人才的重要参考，同时也是员工进行自我评价的依据。人事档案管理工作并不是“鸡肋”，它在员工的职业发展、生活以及企业人力资源开发方面发挥着重要作用。

（2）建立和完善人事档案管理机制，相关部门要适度放权，让企业具有建档和管理的资质。档案管理的主要部门要积极进行制度创新，转变工作观念，实现监督和放权的结合，建立新型人事档案管理制度。

（3）强化对人事档案管理人员的培训力度，提升业务能力。人力资源管理部门一方面要加强人事档案重要性的宣传工作；另一方面还要开展培训工作，可进行不定期和分批次培训，提高人事档案管理人员的工作能力，尤其是档案信息化技术的培训，进而为企业开展人事档案管理工作奠定基础[7-8]。