大数据时代医院档案管理工作创新路径

南通市肿瘤医院 刘继良

档案是医院发展的重要依据和宝贵资源，能够反映医院不同发展阶段的具体情况，完善的档案管理工作能够为医院领导层提供真实可靠的决策依据，有助于提升医院的经济效益和社会效益，还有利于树立良好的社会形象。

基于此，医院档案管理部门要深入分析现阶段我国医院档案管理工作中存在的问题，并综合分析引发这些问题的原因，提出相应的解决办法，创新管理理念和管理路径，从大数据时代的角度出发，完善医院档案管理工作体系，促进医院可持续发展。

一、现阶段我国医院档案管理工作中存在的问题

医院作为我国医疗卫生体系的主要构成部分，其档案管理工作具有一定的特殊性，现阶段我国医院档案管理工作受各种内部因素和外界因素的影响，问题主要表现在以下几个方面：

第一，档案管理体系不完善。部分医院对档案管理工作的重视程度不够，每个科室的医疗档案一般由本科室的相关工作人员进行管理，缺乏对档案的整体管理，档案管理机构的职责不明确，非专业人员进行档案管理工作既影响了工作效率，又不利于保证相关档案数据的完整性以及客观真实性。此外，医院档案部门职责的模糊无形中增加了其他科室的工作量，同时还导致档案室工作人员与其他部门工作之间关系的混乱，使得档案管理工作各个流程之间无法形成有效的沟通与交流机制，从而影响工作效率[1]。

第二，“重藏轻用”现象严重。“重藏轻用”指的是忽视了档案资料在医院发展过程中的重要作用，而是过于注重档案资料的管理与收藏，失去医院档案资料的原本价值，现阶段我国部分医院还存在严重的“重藏轻用”现象，并在未来很长一段时间内影响医院的健康发展，部分具有医学研究价值的临床资料被束之高阁，缺乏真正的应用。对此要想提高档案资料的应用价值，需要提高对档案管理工作的重视程度，建立健全相关管理体系。

第三，医院档案室相关工作人员缺乏良好的专业素养和职业道德素养。由于档案室职责的不明确以及各科室相关工作人员都参与到档案管理工作当中，使得档案管理非专业人员远远多于专业档案管理人员，导致档案管理人才队伍建设不合理，是影响管理质量的主要因素。另一方面，医院的档案管理工作相比其他科室难度系数较低，导致档案管理人员在工作过程中表现出强烈的随意性，专业水平参差不齐，再加上人员流动性较强，对档案管理工作的稳定性产生了消极影响。

二、出现上述问题的原因分析

目前我国医院档案管理中存在工作人员综合素养不高、管理机制不健全和“重藏轻用”等问题，出现这些问题的原因主要是两个方面：第一，医院档案管理理念落后，没有紧跟时代的发展步伐，思想观念的落后导致档案管理方式始终得不到创新和发展，受新医改背景的影响，虽然大部分医院提高了对档案管理的认识，但没有将档案管理真正应用在医院发展的各个环节当中，阻碍了档案管理工作的创新发展[2]。导致医院的档案管理工作出现专业人员配备不足、岗位设置不合理、专业性不强和重视程度不够等问题，影响了医院的可持续发展。第二，档案管理方式固化与落后，医院在长期发展过程中已经形成了自己的档案管理方式和体系，但随着大数据时代的到来，医院无法快速转变档案管理方式，使得医院的档案管理无法适应社会的发展需求，出现档案资料收集不全、归档不规范和立卷不规范等问题，增加了档案资料的查找难度，从而影响了档案资料的应用和价值的发挥。

三、大数据时代医院档案管理工作创新路径

大数据时代的到来为各行各业提供了创新管理技术，档案管理工作也不例外，要想突破传统档案管理工作的局限性，适应社会的发展，需要将档案管理工作的创新作为医院管理工作的重点内容，结合医院的实际发展情况以及档案管理过程中存在的问题，充分利用科学技术，致力于提高档案资料的应用价值，促进医院的健康可持续发展。基于此，本文主要从以下几个方面对档案管理工作的创新路径进行了深入的探讨。

（一）创新档案管理工作的服务理念

意识对物质具有能动的反作用，意识对行为起到了先导作用，要想创新档案管理方法，首先需要转变管理理念，加强对档案管理工作的重视程度，充分利用大数据实现管理理念的创新。基于此，医院档案管理部门要深入分析社会的具体需求和时代发展的特征，对自身档案管理工作理念进行反思，改正自己的不足之处，找到档案管理工作的创新突破口，形成科学信息化的完整档案管理理念体系[3]。其次，要培养档案管理人员的创新意识，提高相关工作人员专业素养和职业道德素养，提高工作效率，在原有管理理念的基础上结合医院的发展实际进行适度的创新。最后，树立以“服务”为核心的档案管理理念，在大数据背景下，医院的档案管理工作需要良好的信息技术作为支撑，促使各项医疗档案资料的实际价值得以应用，这就需要档案管理部门转变自己的工作理念，立足于医院的根本利益并以服务医院为根本目标，树立良好的服务理念。基于此，医院应该改变“重藏轻用”的档案管理理念，将各项档案资料的价值开发和利用作为重点工作内容之一，制定完善的档案资料应用流程，根据医院的发展目标对档案资源进行科学合理的开发，为医院的下一步发展提供强有力的信息支撑，促进医院的平稳发展。

（二）促进档案管理工作的信息化与专业性

信息化建设是医院档案管理工作发展的必然趋势，在大数据背景下，信息化技术在档案管理各个环节中的应用使得档案管理高效化、规范化、标准化、专业化与科学化，为加强信息技术的应用，首先应加大对档案管理信息化建设的资金投入力度，为档案室以及相关工作人员提供良好的软硬件环境，购进先进的计算机档案管理系统，构建档案资源共享平台，加强医院各部门之间的沟通与联系，并为各部门提供良好的档案资源服务。其次，医院的检修部门要定期对档案室的计算机设备和其他软件系统进行养护和检查，确保档案智能管理体系的正常运行，从而促进档案管理工作的信息化与专业性[4]。

（三）提高档案管理工作人员的专业素养和职业道德素养

档案管理工作人员的业务水平和专业素养直接决定了档案管理工作的质量和效率，还对档案资源的开发与利用产生了一定的影响，基于此，医院人事部门以及相关管理人员应该将提高档案管理工作人员的综合素养作为员工培训的主要内容。

首先要定期开展档案管理专业知识交流活动，从多个角度建立交流通道，各个部门间要保持密切的联系，加强对档案管理工作人员工作内容和流程的监督和管理。另一方面，可以聘请档案管理专家到医院举办座谈会，提高档案管理工作人员专业知识的掌握程度，进而提高专业素养和专业操作技能，医院也可以针对档案管理相关专业知识等定期展开内部培训，并进行相应的考核，将员工的考核成绩与其绩效工资挂钩，激发员工工作积极性。

其次，健全员工奖惩机制，激发员工工作积极性，进一步完善薪酬结构和奖惩制度，对于工作表现好的员工予以适当的口头奖励和物质奖励，对于工作态度不端正、服务态度不好的档案管理工作人员予以一定的惩罚。评选优秀员工，为档案管理部门和员工树立榜样，激发员工的责任感与使命感，进而提高档案管理相关工作人员的职业道德素养，促进员工整体水平的提高[5]。

最后，为实现档案管理工作的专业化和科学化，需要为档案管理部门配备专业复合型人才，对不合理的工作岗位结构进行调整，明确每个工作人员的职责，实行责任到人制度，还要进一步明确档案管理的具体职责，将医院每个部门的档案管理工作统一到档案管理部门，禁止科室自行处理档案。

（四）对档案管理工作方式进行合理创新

档案管理工作方式的创新是保证医院正常运行的关键，需要立足于医院的发展需要，提供优质的档案管理服务，同时也为社会和患者提供了优质的服务，但要想促进档案资源的开发和利用，首先需要保证各项档案数据和信息的安全，保护病人的隐私以及医院发展的重要内容，基于此，需要医院加强网络安全管理，为档案管理工作提供安全的网络环境，健全网络安全管理体系。对此，本文从以下几个方面对档案管理工作方式的创新进行了阐述：

第一，要保证档案管理网络环境的安全性，要保持硬件系统周围环境的清洁，在电子档案室设置温度计和湿度计，始终保持室内合理的温度与湿度，严格按照相关标准在档案室配备消防等基础设施，做好防火工作。与此同时，对于秘密性档案信息要加强防盗管理，按照相关规定设置难度系数较高的密码，避免外部网络威胁到档案管理信息的完整性和真实性，相关工作人员要定期更改密码，提高档案管理网络的安全性[6]。

第二，建立完善的问责机制，为进一步优化档案管理服务平台，需要充分调动档案管理工作人员的积极性，提高档案管理服务质量。此外，医院各个科室和部门之间也要加强协同合作，加强档案信息的交流与共享，不断探究创新管理方式，实现档案资源利用的最大化，促进医院的整体发展。

（五）完善并创新医院档案管理工作制度

完善的档案管理工作制度是实现医院可持续发展的前提条件，为相关档案管理工作的顺利开展提供了可靠的保证、良好的创新和发展空间，基于此，医院档案管理部门的相关工作人员要深入分析医院在发展过程中遇到的新问题，充分了解医院的实际情况后进行有针对性的档案管理改革与创新，顺应时代的发展潮流，满足社会的需要，提高医院在医疗市场上的整体竞争力。其次要进一步完善医院的资源配置保障制度，坚持可持续发展的总体战略，最大限度地实现人力、物力和财力等资源的合理配置。最后，在有需要的条件下，档案管理部门可以向患者以及医生提供相应的服务，同时可以在条件允许的情况下适当放宽档案资源的使用权限，并借助互联网来提高档案资源的利用率，为医院树立良好的社会形象。此外，医院要进一步规范档案管理的一系列流程，明确档案归纳标准以及分类标准，完善医院档案管理工作制度。

四、结束语

综上所述，大数据时代的到来为医院的档案管理工作带来了发展机遇，也带来了一定的挑战，为最大限度地提高医院档案资源的应用价值，充分发挥信息技术的作用，促进档案管理工作的高效化、智能化和规范化，需要提供良好的软硬件环境，还要对档案管理理念和管理方式进行适当的创新，保证档案管理网络环境的安全性，确保相关信息的安全。与此同时，还要提高档案管理相关工作人员的专业素养和职业道德素养，促进档案管理工作的信息化与专业性，建立完善的问责机制，完善并创新医院档案管理工作制度，提高医院在医疗市场中的核心竞争力，促进医院的可持续发展，提高我国医疗卫生事业发展水平。