高校审计档案管理规范化策略探析——以内蒙古广播电视大学为例

李 兴

(内蒙古广播电视大学，内蒙古 呼和浩特 010010)

一、审计档案管理工作的作用与意义

(一)高校审计档案在实际工作中的作用

1.审计档案是评估审计工作质量的重要依据

高校内部审计档案包括高校内部审计工作中的所有重要资料，审计档案是高校审计部门行使监督职能过程的充分记录，在评估审计工作的工作质量与成果时，审计档案材料可以成为考核审计部门工作效果的重要参考材料。

2.审计档案是决策的重要参考材料

审计档案材料不仅能够反映出审计部门的工作情况，还能够真实记录下被审计部门对各项规章制度的执行状况与经济运行情况，因此可以利用审计档案材料来衡量高校发展过程中各项决策的执行效果，方便领导班子对校内经费使用、招生就业等具体决策进行战略性调整，以达到优化内部经济资源配置，提高办学效益的目标。

(二)审计档案管理工作的意义

1.做好审计档案管理工作，是履行好内部审计监督职责的重要需求。十八届四中全会已经将审计监督列入到了“八大监督”之一。因此，作为审计监督工作中重要的一部分，做好内部审计工作的重要性不言而喻。管理好、利用好审计档案材料，丰富内部审计工作内容，完善审计工作成果，是审计档案管理工作的目标。

2.做好审计档案管理工作，有助于提高我校审计档案管理的科学化、信息化、规范化水平，能够提高档案材料管理工作在整体审计工作中的重要地位，进一步完善校内审计工作，提升审计工作价值。

二、高校内部审计档案的管理存在的问题(以内蒙古广播电视大学为例)

随着开放大学建设的不断开展，我校的教育事业不断向更大范围拓展，审计工作在我校的内部管理工作中的地位和作用也不断凸显。但就现阶段而言，我校审计档案的管理工作在以下方面还存在着一些问题：

(一)人力资源不足

与其他档案管理部门相比，内蒙古广播电视大学审计处专职档案管理人员数量少，在实际审计项目的开展过程中，材料的归集、立卷与查询工作全靠一人进行，只能对审计档案材料进行最基础的归集、收纳和封存，没有余力进行档案材料的电子化归档、查询、调取等工作。同时，审计部门缺乏具有对口高学历的专业人才，只能依靠现有人员边学边做，专业能力不足。目前审计部门人力资源不足的状况严重制约了审计档案材料的管理效率。

(二)硬件设施不健全

我校目前的审计处办公室办公设施相对老旧，并且缺少专门的审计档案室，行政档案和审计项目档案都保存在同一个办公室内，使用档案盒进行装订，统一存放在传统钢制文件柜内，这对审计档案的查看和调取工作造成了不便；同时由于没有专业设备可以对纸质材料进行电子化存档工作，一旦纸质文件、档案盒意外遗失或者残损，将造成巨大损失，严重影响审计档案信息安全。

(三)信息化发展落后

由于制度建设的不完善和硬件设施的不健全，当前我校的审计档案仍以纸质档案为主，影音材料等没有作为审计档案材料纳入归集范围。审计档案材料按照项目类别分类归集，在统一装订之后保存在文件柜内，既占用了大量的储存空间，又不利于审计档案的即时查询与利用，在办公自动化逐步普及的今天，传统的纸质材料保存法已经落后，亟须进行电子化升级。

三、审计档案管理规范化策略探析

(一)制度与流程方面

要实现审计档案的规范化管理，必须加强思想意识，针对具体存在问题进行分析和研究，不能照搬其他类型档案的管理办法，更不能直接套用其他单位或审计机关的管理办法，必须实事求是采用适合本校的方法，提升审计档案管理水平。

1.建立并完善审计档案管理制度

要实现管理工作的规范化必须要制定行之有效的管理制度与简洁明了的工作流程。应当在充分实地调研和分析后，严格依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国审计法》《教育系统内部审计工作规定》等相关法律法规制定适合本校的审计档案规章制度。

在制度的设计过程中，首先必须规范化审计档案的归集、立卷和归档流程，对收录入卷宗中的审计材料范围标准和归集要求作出统一规定，并对立卷材料的装订规格、存放标准进行规范化，保证审计档案材料的一致性和有序性。

其次，必须制定一个行之有效的审计档案的查询与调用制度，方便校内各相关部门调取审计档案材料使用的同时，确保内部审计档案材料的安全性和保密性。

最后，必须制定并完善针对审计档案管理工作的监管制度，严格“谁审计谁立卷”的主要责任人制度，确定各类审计档案材料的保存年限，完善与档案主管部门的工作对接流程，实现审计工作全流程全面监督，并将监督结果及时通报校纪委等部门。

2.实现审计档案电子化管理

随着网络技术在审计工作中的全面应用，审计档案管理工作全面电子化已经成为大势所趋，通过信息化的档案管理方式，可以让审计档案管理工作更加适应现代社会管理工作的需求，极大提升审计档案管理工作的工作效率。

第一，在电子化工作开展之前，要进行详细的调查研究，对比分析市场上销售的各类档案管理软件，结合学校工作实际选择可用的软件系统，并对软件系统的安全性进行严密的认证，最后经过正规的招投标流程完成软硬件设施采购。在调研和采购的流程中均要做到公平、公正、公开，并接受相关部门的监督。

第二，加强培训提升信息化应用水平，确保专职工作人员学会管理系统的操作流程，了解基本的故障排查操作，明确管理责任人，通过网络技术加强各相关部门之间的联系，促进电子化、信息化管理的全面开展。

第三，必须加强电子化档案的网络安全管理，不在接入外网的电脑设备上存储涉密信息，对管理人员进行网络安全教育，保护学校信息财产安全。

(二)人力资源管理方面

1.提升审计档案管理人员工作素质

审计档案管理人员的道德水平和业务素质直接关系到审计工作的全局质量。由于审计档案材料不仅涉及高校内部各项经济决策的执行信息，还会涉及被审计对象的家庭或个人隐私信息。因此，审计档案管理对工作人员的思想道德、职业道德水平有着相当高的要求。档案管理工作人员必须时刻牢记公平性、保密性和客观性原则，遵纪守法、克己奉公，培养良好的工作习惯，时刻保持实事求是的工作作风，适应新时代审计档案信息化管理的工作要求。

在审计档案管理人员的专业素养方面，高校要加强对工作人员的专业技能培训，及时学习档案管理工作的新知识、新技术，确保审计档案材料的归集与立卷保存工作达到专业水平。同时，要加强业务流程的学习，让审计档案管理人员充分熟悉审计工作的全部流程，对审计材料充分了解，保证审计材料及时合理归档，合规有效利用。

在制定具体管理制度同时，明确审计档案管理人员的行政岗位设置，规范化档案管理人员的考核要求与职务晋升流程，从制度上对人力资源实现规范化管理。

2.逐步进行专业化管理团队建设

在团队建设方面，校方应当逐步引入高学历、高水平的对口专业人才到审计部门参与审计档案的管理工作，组建一个优秀的专业化管理团队，形成从上而下沟通顺畅的团队化工作模式，并不断完善审计档案管理模式和工作流程，提升审计档案材料管理工作的内部控制水平。

(三)开展审计档案的创新性运用

1.拓宽审计档案材料利用范围

从审计工作的职能方面来说，审计档案是高校内部管理工作的重要材料，对反腐倡廉工作具有重大的参考价值，这个价值可以称之为审计档案材料的原始价值。随着审计工作的不断发展和优化，审计档案也应当从单纯的保管存档转变为不断开发新价值，扩大审计工作影响的思路上来。例如，审计材料档案可以为校内科研工作提供数据。关于基础设施建设、校内经费使用等数据可以应用到经济、会计、审计等方面的课题研究中去，促进学校科研水平不断进步，提升学校综合实力。

同时，将审计档案材料按照不同的需求结集成册或图表，可以直观反映学校建设和发展的具体情况，便于校领导班子及时发现问题、调整思路或制定决策。例如在办学规模、经费使用和招生、就业工作等方面，都可以将审计档案材料作为战略性、决策性参考材料加以运用，充分发挥它的重要信息价值。

另外，审计档案材料还能够成为反腐倡廉宣传的重要事实依据。在遵守法律法规和学校规章制度的前提下，可以提取审计档案材料中的一些真实事例用于宣传工作，促进优良校风建设，团结师生，坚决将反腐倡廉工作进行到底。

2.开展各部门之间的协同配合

作为高校内部控制管理工作的重要部门，审计部门并不能独立于其他管理机构而存在，随着高校内部审计工作不断深入开展，今后审计工作的内容也会逐渐丰富，审计监督的环节也会逐步增多。因此，审计工作的工作内容、项目种类、项目数量也会越来越多，因此必须要加强与校内相关部门的协调合作。积极实现审计档案便捷查询和规范化使用，在方便纪委、财务、科研等部门对材料使用的同时，坚守保密底线，保证档案材料的绝对安全。与校外管理机构要保持充分密切的联系，时刻紧跟政策，遵守法律法规，做到有章可循、有序可依。

四、结语

实现审计档案管理的规范化，促进审计档案管理水平不断提升，是高校内部控制工作和审计工作中重要工作目标。要实现这一重要目标，必须从制度、管理等各个方面同时入手，把审计档案的管理工作切实纳入高校规范化管理工作之中，提升工作人员素质，为高校内部审计工作的高效发展提供有效助力。