浅谈生态工程档案的系统性

孙艳霞

(青海省工程咨询中心，青海 西宁 810008)

一项重大的生态工程，涉及农、林、牧、水、气等多个部门、多个行业，横跨多州多市，生态工程布局面积辽阔，建设周期长，社会关注度高。档案作为生态工程项目的重要组成部分，在生态工程项目建设上发挥着重要作用，生态工程管理的好坏，都集中反映在生态工程档案之中。档案管理工作跟不上或滞后于生态工程建设，就不能客观真实地反映工程建设的全貌，就不便于接受各级检查和监督 ，就难以组织有效的生态工程验收，甚至会拖工程建设的后腿，阻碍工程建设的协调发展。由于重大生态工程建设项目工期长，要求高，涉及面广，参与建设单位多，所以是一项庞大的系统工程。系统的生态工程档案，是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，是全面翔实地记录和反映工程建设从立项、勘察、设计、招投标、施工、监理，直至竣工验收等各个环节所直接形成的具有归档价值的文字、图表、声像等各种形式的真实写照。本文就生态工程档案如何加强系统性，使档案管理水平再上一个新台阶，结合青海省重大生态保护建设工程项目的档案收集、管理等简述如下。

1 建立工程档案组织管理体系

生态工程档案实行“分级负责，属地管理”的原则。如青海省发展和改革委员会下达的重大建设项目，省级主管部门实行总协调、总督察，全面负责工程档案管理的协调、监督、检查和验收；青海省有关部门作为省级行业主管部门，负有各自归口项目档案的组织协调、监督管理、归档验收等职责；州县(市)主管部门负责对本辖区内工程档案的综合管理。项目法人单位为项目档案管理的第一责任人，为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，项目各建设单位负责监督管理本单位和项目各参建单位做好档案的形成、积累、整理和归档工作，并负责验收和集中保管本单位和各参建单位移交来的本项目全套档案。建立行之有效的档案组织管理体系，是维护档案系统性的关键。

2 建立档案的归存、分类及编号、归档及组卷规范要求

生态工程档案的系统性是指同类事物各个时期、各个阶段的文件材料按一定顺序和内在联系组合为一体。由于重大生态工程建设涉及的部门多、地域广，为了便于档案对各项目的建设、管理和维护服务，采取集中统一管理，分级保管的原则，以项目组织实施管理单位为主归存档案。为便于生态工程档案统一管理，使生态工程建设过程中形成的全部档案成为一套科学的有机整体，因此采取统一的分类和编号方案。通过分类编号，充分反映工程档案之间的内在联系，揭示生态工程档案的投资计划下达年度、生态工程标识、档案种类、项目类别、档案归档单位类别、案卷数量；归档组卷及要求是依据基本建设程序建立归档范围，能够详尽体现项目建设全过程；归档范围分为：项目依据性文件、项目管理文件、项目建设勘察设计文件、项目招投标文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工验收文件。因此档案的归存、分类及编号、档案及组卷要求，是维护档案系统性的依据。

3 建立生态工程档案管理规范

青海省生态保护和建设办公室为加强三江源生态保护和建设工程档案管理工作，联合青海省档案局，结合三江源工程建设实际，依据《中华人民共和国档案法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等有关规定及要求，建立和完善了适用于三江源生态保护和建设工程及所有子项目的《青海三江源生态保护和建设工程档案资料管理规范》，主要包括青海三江源生态保护和建设工程档案资料管理规范(总章)、会计档案管理规范、设备档案资料管理规范、声像档案资料管理规范、招投标档案资料管理规范及农牧项目档案规范、林业项目档案规范、水利项目档案规范、人工增雨项目档案规范、能源建设项目档案规范、生态监测项目档案规范、科研课题及应用推广项目档案规范、科技培训项目档案规范共14个部分。《规范》从三江源生态保护建设工程涉及的各行业和各阶段的组织管理、档案归存、分类编号、归档组卷、档案验收、档案移交、档案保管、适用范围、职责范围、归档项目、保管期限等不同角度提出档案管理的基本要求，并对规范三江源工程档案管理工作发挥了重要的促进和支撑作用。

4 建立工程档案检查监督机制

生态工程档案的收集整理要与生态工程进度保持同步进行，并建立有效的工程档案监督、检查和指导工作机制，是维护档案系统性的保障。为使工程档案实现准确、系统、完整三大目标，生态工程项目档案负责部门根据《国家重大建设项目档案验收办法》和制定的工程档案资料管理规范的要求，省级档案管理部门，要转变工作作风，重心下移，坚持细为先、严为本、规为策的原则，做好档案监督检查、协调指导和服务工作。档案业务指导人员要主动深入一线，有针对性地对建设单位、施工单位、监理单位跟踪服务，耐心讲解档案收集、整理、归档的要求，对施工中档案存在的问题进行业务指导。

5 完善和规范收集生态工程档案资料

归档的文件材料不应是一堆杂乱无章的材料，生态工程各子项目的实施和管理单位必须严格按照生态工程档案分类方案的要求进行档案的分类组卷和系统整理、组成案卷。组卷要遵循生态工程档案文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，按照生态保护工程全过程各阶段顺序进行组卷，便于保管和利用，分类科学、组卷合理、手续齐备，要符合生态工程档案管理要求。归档的生态工程档案文件应为原件，应完整、准确、系统。应记述和反映生态工程建设项目的规划、设计、施工、监理及竣工验收的全过程，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备，文件质量要符合归档要求。例如：要求生态工程文件原件归档；工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合；工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料；工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁；竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，做到文、图、物相符等。从而提高工程档案报送的质量，以及成套性和系统性。

6 生态工程档案资料的系统性

按照国家《重大建设项目档案验收办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的总体要求，须对建设项目档案工作管理体制和管理制度进行验收，并对档案资料的完整性、准确性、系统性和案卷质量以及安全保管条件和提供利用情况等做出综合评价和验收。生态工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照生态工程档案资料管理规范的要求，对生态工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求。把好竣工验收关，以确保生态工程档案的完整性、准确性、系统性。国家重大建设项目，要按照国家《重大建设项目档案验收办法》，工程验收在县级自查验收和省州联合验收的基础上，还要完成国家验收的总体目标要求，因此，生态工程档案资料的系统性，是工程验收的必备条件，是生态工程验收的重要依据。在国内没有案例可循的情况下，三江源生态保护和建设一期工程档案管理工作一次性通过国家验收。

7 进一步加强生态工程档案信息化建设

档案信息化是信息时代档案事业发展的必然选择，是档案工作适应国家和社会发展的需要，是传统方式的档案工作向现代化方式的档案工作转变的必由之路。按照国家《重大建设项目档案验收办法》要求，三江源工程档案要全面推进档案信息化管理工作，实现档案存储数字化，为档案提供利用网络化和目录化管理，切实把电子档案录入的过程作为档案再次检查的过程，进一步加快电子档案建设步伐 ，实现电子档案与纸质文件并存，三江源生态保护和建设工程档案建立了全国唯一的生态保护类项目档案信息化管理系统，档案管理信息系统的开通与运行，为今后实现档案管理信息化、利用网络化、查询目录化提供方便快捷的服务创造条件，也对全国同类工程档案工作起到一定的垂范和借鉴作用。

习近平强调，生态兴则文明兴。我们要站在对人类文明负责的高度，尊重自然、顺应自然、保护自然，探索人与自然和谐共生之路，促进经济发展与生态保护协调统一，共建繁荣、清洁、美丽的世界。生态工程档案管理工作是一项长期性、系统性的综合工程，我们要具有高度的责任感和使命感，不断加强档案管理的科学化、规范化和现代化，创新管理，创新服务，切实提高档案管理质量水平，更好地为生态工程建设服务，促进生态工程档案事业健康发展。