高等学校教学秘书职业能力研究

吕海燕

(四川外国语大学成都学院，四川 成都 611844)

近二十年来，伴随着高校的逐年扩招，高等教育逐渐进入了大众化阶段，部分高校出现了人才培养质量下降的问题。2019年，教育部出台了《关于深化本科教育教学改革，全面提高人才培养质量的意见》。此后，各高校开始将工作重心从招数学生数量开始转向人才培养质量方面。

高等学校要培养合格的社会需要的人才，就必须重视教学工作。在教学工作的开展过程中，教学秘书扮演着非常重要的角色，其肩负着保障教学活动有序开展的重要工作任务，他们既是学校教学管理部门与所在二级教学单位之间的纽带，又是所在二级教学单位内部院系领导与教师之间、教师与学生之间的信息中心。可以说，高校教学秘书是教学管理工作中的重要管理者、参与者、协调者和服务者，更是教学管理工作改革、创新的执行者和见证者。一个优秀的教学秘书可以使所在学院的教学工作开展得更为顺畅，各项教学工作任务完成得更为顺利。在当前各高等学校狠抓教学质量水平的新形势下，身为一名教学秘书，理应提前做好工作谋划，努力提升自身业务水平，以更好的服务人才培养工作需要。

1 高校教学秘书队伍现状

1.1 人员水平参差不齐，缺少专业人才

从目前各个高校的整体状况来看，从事教学秘书工作的人员大多为本校毕业生留校、校内转岗或者各高校引进人才的家属这几类情况，秘书学或者教育管理专业类人才较少，他们大多没有相关专业背景和教学管理专业知识，特别是在接手教学秘书初期时开展工作时困难较多，需要教学秘书在实际工作中不断学习，摸索前进。

1.2 职业发展空间不足，容易产生职业懈怠

各高校在专业技术人才岗位设置来看，分为教师岗、辅导员岗、专业技术岗，相关待遇亦是从高到低，在大部分高校，教学秘书都是属于其他专业技术岗的教辅岗位，甚至有些高校在教学秘书职称评定方面都没有相应专业技术职务。这就必然形成教学秘书承担了大量的日常教学管理工作，但是却在整个高校人员体系中地位偏低，这就非常容易导致教学秘书的职业发展空间较窄，职业上升前景不乐观，进而非常容易产生职业懈怠。

1.3 人员待遇不高，队伍稳定性较差

在高等学校人才队伍中，作为教辅人员的教学秘书，与同级别的专职教师或者辅导员相比，其工资待遇和绩效方面，有比较明显的差距；再加上本职岗位事务性工作繁忙，根本没有时间和精力申请项目或者课题，甚至也较少有时间就自己的工作进行总结分析，形成有效的科研论文，难以取得教学科研成果，长此以往，必然会影响教学秘书岗位的人员稳定性。

1.4 工作内容烦琐，心理压力较大

教学秘书的工作主要是辅助所在二级教学单位领导，做好学校教学管理部门安排的师生日常教学管理工作，但是各高校教学秘书的人员配置相对较少，甚至有的院校只配备一名教学秘书。近年来，教育主管部门经常要对高校进行评估、考察，因此高校教学秘书的事务性工作量更是逐渐增加，他们的工作涉及方方面面，既要服务所在二级教学单位全体师生，又要及时准确处理好院系与学校间的各类事务，这对于教学秘书的职业素养是一个非常大的考验，工作稍有偏差，就会给教学工作带来影响，甚至会造成教学事故，进而需要接受通报批评，严重者甚至影响年度考核评优、降低绩效等级等各类处理。因此，教学秘书的工作环境也会给教学秘书带来巨大的心理负担。

2 高校教学秘书职业能力创新

2.1 要有较强的学习能力和主动学习意识

如前所述，高校教学秘书大都不是专业人员，为了提高日常工作水平和服务师生质量，作为一名二级教学单位的教学秘书，在日常工作中，他们必须不断主动开展学习，努力提升自身工作能力。

2.1.1 努力提升公文写作水平。作为一名教学秘书，需要经常与学校的教学管理部门进行各类业务工作往来，经常需要处理各类报告、申请、请示等各类公务文书，而各类公务文书皆有固定的格式要求及规范语言，为了规范自身的业务工作，提升工作效率及工作水平，高校教学秘书应该积极学习秘书学及相关公文写作知识。

2.1.2 主动加强计算机知识学习，提高办公软件应用水平。由于目前各高校教学秘书配备不足，教学秘书工作非常繁杂，他们经常需要处理各类文档及报表，绝大多数报表需要涉及师生信息、学生成绩及教师课时计算等，这期间不能有任何错误，这就需要教学秘书不断增强文档处理能力，熟练掌握各类办公软件的高级应用，特别是在熟练操作Word文档编辑、Excel公式及各类函数的套用后，不但可以提升工作效率，更可以提升工作完成的精准度和质量水平。

2.1.3 加强所在院系相关专业知识的学习，提升工作交流的顺畅度。作为一名教学秘书，必须要对本专业的人才培养方案、教学计划等有详细的了解，才能更好地协助院系领导开展教学管理工作。因此，在繁忙的工作之余，挤出时间学习了解本院系相关专业的基础课程知识后，在与所在二级教学单位师生的沟通交流工作中将更加顺畅，进而有助于更好地开展教学管理工作。

2.2 培养良好的沟通协调能力

教学秘书是学校与院系领导及师生之间的联结枢纽，正确及时做好信息的上传下达是保证教学管理工作的重要保证。在实际工作中，因为信息的不对称，院系师生了解接触学校教学管理部门的机会较少，再加上个人理解偏差，时常会因为误解而出现各类矛盾，甚至有时出现矛盾激化的现象。因此院系教学秘书应该加大师生之间信息交流的渠道，应及时向教学管理部门反馈相关情况和实际工作中出现的各种矛盾和冲突，为教学工作的顺利开展提供有效的帮助。

2.3 正确处理人际关系，不断提升沟通交际能力

作为一名教学秘书，①要摆正自己的位置，平等的与领导及师生沟通交流，要倾听师生的想法；②当师生中出现情绪或者矛盾时，要站在对方的立场上，换位思考，积极解决处理问题。同时要将师生的情绪或者矛盾状况尽快反馈给领导，并积极协助部门领导正确处理与学校领导、同事、学生及相关单位工作人员之间的关系,促进教学工作顺利开展。

2.4 具有良好的身心健康管理能力

高校教学秘书作为一名教学管理人员，面向众多的领导及师生，工作任务繁重而且责任重大，在工作遭到误解时，要以大局为重，不计较个人得失，用一颗平常的心沉着冷静客观地应对每项工作，控制自己的情绪，时刻保持轻松心态，与领导及师生融洽相处，努力创造一个轻松愉悦的工作氛围。但是，作为高校的教学秘书，经常还要从事大量事务性工作，如果件件都能顺利完成当然是好事，然而如果在某一环节稍有疏忽，将会造成不可挽回的教学事故进而需要承担相应的后果，因此，教学秘书时常会存在负面的思想和压抑的情绪，因此需要具有良好的身心健康管理能力。

当教学秘书在工作过程中产生负面情绪时，要及时调整心态，积极与领导、同事或者家人沟通交流，听取他们的意见和建议；工作之余，丰富自己的业余爱好，闲暇时间看书学习或者适当进行一些适合自己的运动健身，以便排解工作上、心理上的压力。

当然，面对工作中出现的各种问题，作为一名教学秘书，自身也需要客观、理性、冷静地分析出现问题的原因，及时总结经验教训，避免后面再出现相同的错误。与此同时，教学秘书也要正确认对自己的工作价值，增强职业自豪感和认同感，进而充满信心地做好教学秘书的工作。

2.5 增强组织纪律，提升保密意识

高校教学秘书，时常会接触到一些敏感信息，作为一名优秀的教学秘书，在日常工作中要明确自己的位置，认真做好信息的上传下达，做好不该问的不问，不该说的不说，认真做一名信息搬运工，做好领导的参谋。

2.6 永远保持一种谦虚的状态

任何人的所知所视都是有限的，如果我们以这种有限的眼光去看待事物，就会产生成见，进而产生无畏的矛盾和问题，正如盲人摸象故事中的盲人，虽然摸到大象尾巴的盲人感知到的大象确实像一把扫帚，摸到大象耳朵的盲人感知到的大象也确实像一把蒲扇，但如果我们都将自己感知到的东西当作大象本身，就会出现认知的问题、矛盾。反之，如果我们知道自己的所知所视是相对的、有限的，就能消除无谓的争论、矛盾。进一步而言，如果我们不仅知道自己的所知所视是相对有限的，而且还能忘我地与事物融为一体，那么我们无须思考就能处理好世事，无须用心就能合乎世俗习惯，恰如庖丁解牛故事中的庖丁，无须刻意运用感官就能将宰牛变得像演奏乐曲一样轻松自在。一旦达到了这种境界，我们就能和谐于领导、老师、学生的天地之间。以此境界对待工作，就能爱自己、爱他人；以此境界与人交往，就能在教学工作中如鱼得水；以此境界工作学习，就能不断达于老子“无为”的善道，水善利万物而不争。

3 结束语

当前，相当部分高校已经认识到教学秘书工作在学校的重要性，不但增加了教学秘书人员数量，而且开始改革教学秘书的职称晋升相关工作。作为新时代的高校教学秘书，应与时俱进，不断地提升自己，高质量高效率地完成各项工作，做好服务育人工作，为高校发展贡献力量。