交通运输单位档案管理问题与解决措施研究

2021-12-29刘晓莹

吕梁教育学院学报 2021年2期

刘晓莹

(汾阳市交通运输局，山西汾阳 032300)

对于交通运输单位的档案管理工作来说，其内容在交通运输单位、交通系统行政以及交通运输相关工作中产生的，形式多样且内容复杂，对整个交通行业的发展具有非常重要的作用。相比于其他单位的档案管理工作，交通运输档案中涉及到多个方面的内容，而在如今的发展背景下，如何使交通运输单位档案管理的作用发挥出来已经成为了整个交通行业所需要迫切解决的问题。

一、交通运输单位优化档案管理工作的重要意义

在交通运输单位中，开展档案管理工作有助于提高整个交通运输行业的现代化建设水平。通过档案能够详细的记录交通运输行业的各项信息，这也就说明交通运输单位的档案管理工作水平会直接影响整个交通运输行业的稳定性。因此，在现代化经济的发展背景下，交通运输单位必须要做好档案管理工作，建设信息化、现代化档案管理系统，真正的实现档案管理与行业的同步发展，促进资源、信息的共享。同时，交通运输单位也要提高对档案信息的利用率，合理利用现代化信息技术收集各种行业信息，从而确保整个行业信息网络的通畅性，全面提高工作效率与工作质量[1]。

二、交通运输单位档案管理工作存在的问题

(一)新旧信息链接性较差，电子化程度不足

相比于其他行业，交通事业的发展历史非常悠久，但是因为早期缺乏网络建设，加上设备不够先进，所以遗留下了大量陈旧的纸质版档案，其中所记录的档案信息资料不完善或模糊不清，同时，因为保存档案信息资料的空间有限，一些信息的记录也不够详细，若想将所有的纸质版档案信息转换成为电子版信息也需要耗费大量的人力和时间，从而导致新旧信息的链接性比较差，整个档案管理工作的信息化建设程度不足，从而降低了档案信息资料的利用效率。

(二)工作人员专业能力有待提升

从事交通运输行业档案管理工作人员的工作能力和工作水平会直接影响到工作效率与工作质量，但是一部分工作人员缺乏正确的认知，认为自己只是小小的资料保管员，因为这种错误观念的影响，降低了对工作的重视程度，导致其在工作中缺乏认真性和严谨性，经常会出现一些信息丢失等问题，甚至可能会造成更严重的事件。同时，还有一部分工作人员年龄偏大，无法接受和理解新的观念与管理模式，对新知识的接受水平有限，无法对档案管理工作模式进行创新，导致档案管理工作无法与时俱进，最终影响到整个档案管理工作的有序开展[2]。

(三)规范性不足

在如今的交通运输行业档案管理工作中依然存在着管理工作不规范这一问题，主要就是因为缺乏明确的标准与规范，工作人员开展工作时无章可依、无据可循，只能按照自身的习惯完成工作。比如，编制的检索工具精确度不足，导致检索效果比较差，无法及时检索出需要的信息，从而浪费大量的时间与精力，严重的影响到工作质量，而且也会降低公众满意度[3]。

(四)设备落后

现如今，人们已经步入了网络信息化时代，而网络技术的更新换代速度非常快，常常一种工作系统在应用几年后就无法满足新的发展需求，在交通运输行业的档案管理工作中也存在着这一问题。比如，一些软件系统和硬件设备比较落后，使用、扫描和打印的效率比较差，系统软件升级之后，增加了信息录入的难度，对工作效率造成影响。

三、交通运输单位档案管理工作存在问题的解决措施

(一)加强档案管理工作的信息化建设

目前，传统的纸质版档案已经无法满足现代交通运输行业发展的需要，在大势所趋的背景下，必须要构建信息化档案管理工作系统，从而满足交通运输行业发展的需求。

首先，应设计档案信息网站，构建网络平台，从而打破空间和时间的限制，提高档案管理工作效率[4]。同时，利用该信息平台也能够实现对信息的快速检索。另外，应在网上建立档案服务咨询窗口，从而满足广大用户的需求。

其次，应制定电子文件管理条例，在计算机技术被广泛应用的今天，越来越多的文件被传输到互联网中，并以电子文件的形式存在，在这种情况下，工作人员应对这些电子文件进行管理，制定详细的管理条例，对于一些已经归档好的文件将其设置为只读文件，其他人员不能更改，只能阅读，通过加强对电子文件的管理，不仅可以确保文件的原始结构，而且也能够提高电子文件的可靠性。

最后，应做好档案信息的规范化管理，严格按照国家的相关标准与规范，再结合自身发展的实际情况，制定切实有效的管理体系，统一文件格式，使整个档案管理工作更加规范。

(二)完善档案管理制度

俗话说，没有规矩不成方圆，所以，任何一项管理活动开展前都需要制定完善的管理制度，利用管理制度作为约束，确保活动可以有序开展，交通运输单位的档案管理工作也不例外。因此，交通运动单位的档案管理工作必须要建立完善的管理制度。对于档案管理工作来说，其属于一种自上而下层层进行监管的工作，上到管理层，下至具体的工作人员，都应该制定明确的标准，从而确保档案管理工作开展的规范性。同时，应明确档案管理工作的内容，掌握每一个工作流程和工作环节，尽可能的避免工作中可能出现的问题，掌握快速、便捷完成工作的方法，结合实际需求快速调取档案信息[5]。

(三)强化工作人员专业能力

对于参与档案管理工作的工作人员来说，在其上岗工作前需要统一对其进行培训，在获取上岗资格证后方可上岗工作，同时，应通过高薪等福利待遇，吸引更多高端人才，从而提高整个工作团队的专业性。另外，在日常工作中，应定期组织工作人员进行测评考试，并根据成绩给予适当的奖励，以此提高工作人员工作的积极性和紧张感，使工作人员能够长期保持一种坚持不懈、努力奋进的精神面貌和工作态度。工作人员也要注重自我提升，闲暇之余多学习有关档案管理学方面的知识，转变工作观念，乐于接受新鲜事物，从而促进档案管理工作的长效开展。

(四)提升档案管理工作的安全性

虽然利用信息技术可以实现电子化档案信息资源，但是信息化技术也存在稳定性不足等问题，为了保证档案资料的安全，必须要注重档案管理工作的安全问题。首先，应及时备份，避免互联网或计算机发生故障时导致资料丢失；其次，应做好数据的集成处理，开发数据集成软件；最后，应该做好档案信息数据的保密工作，设置权限，避免信息被不法分子盗用，全面提高信息资料的安全性。