新形势下高校档案管理工作的创新研究

霍成龙

(吕梁教育学院，山西 吕梁 033000)

高校档案管理工作能够对高校所开展的各项活动进行详细的记录，而且也是学校开展教学评估、科学研究等活动的信息资源主要来源。现如今，随着教育形式发生的变化，针对高校档案管理工作的要求也越来越高，为了能够更好的适应形势的变化，必须要加强高校档案管理工作的水平，从而促进高校的建设发展。

一、新形势下高校档案管理工作的特点

(一)开放性

目前，随着信息技术水平的提升，互联网技术被广泛的应用到各个领域与行业，而且相关技术也更加成熟，从而促进了国家之间、组织之间以及个人之间的交流，在这种情况下，也影响了高校档案管理工作的形式，一些非涉密档案的封闭性逐渐被打破，并成为公众资源[1]。

(二)虚拟化

由于信息化技术的影响，高校档案管理表现出非常明显的虚拟化特点，其中包括教学管理主体和客体的虚拟化、教学资源的虚拟化以及教学管理环境的虚拟化等。

(三)交互性

学校管理平台的交互特点，可采用信息技术不断增加，有效提升高校档案管理工作及主客观间的交流，其中主要以非同步交互为主。

二、新形势下高校档案管理工作存在的不足

(一)日常归档意识有待加强

对于高校的档案来说，并非在一日形成的，而是需要不断积累的，只有这样形成的档案才能够作为信息资源供后续使用。但是，在一些高校的日常管理工作中，因为传统观念的影响，大部分教职工只关注教学工作，在一定程度上忽略了对教学资料进行收集、整理与保存的档案管理工作，缺乏对档案管理工作价值和重要性的正确认知。由于认知的偏差，导致大量有价值的文档无法及时归档，致使一些珍贵的材料流逝，从而也影响了教学档案应用的价值与作用[2]。

(二)管理制度有待完善

在高校中虽然设有专业的档案管理部，但由于制度不完善，所以在开展有关工作时“缩手缩脚”的，整个档案管理工作非常随意化。同时，还有一部分高校至今都尚未建立分层次的教学档案管理部门，无法对档案进行统一管理，更不能将所有档案进行汇总。另外，还有部分高校虽然能够将资料归存于档案室内，但是却缺少与档案管理部门的沟通和交流，导致档案无法发挥作用[3]。总而言之，因为缺乏完善的管理制度，在没有制度保障的情况下，导致档案资料不完整、不齐全，特别是在电子化档案的冲击下，电子档案与纸质档案的内容无法对接，最终对档案材料的质量造成影响，也弱化了教学档案的利用效果。

(三)管理方法有待创新

伴随信息技术的提高，大数据以及互联网技术运用至档案管理中，这也就意味着传统的档案管理方法已经无法适应新的工作形势。但很多学校档案管理工作却没有现代化管理的要求，未能有统一管理的系统，只能采用传统的方法完成档案管理工作，无法深入的挖掘档案信息材料具有的内在价值，整个档案管理工作的现代化水平有待提升。

(四)工作人员能力有待提升

因为传统观念的影响，在高校从事档案管理的工作人员大多数都是从其他岗位调来的，甚至一部分人员身兼数职，这些人从未接受过正规的档案管理工作培训，专业化程度比较低，缺少相关的管理技能和管理理论，这样一来就会对档案管理工作的质量造成严重影响。

三、新形势下创新高校档案管理工作的方法

(一)创新管理观念

为了能够形成现代化档案管理工作形式，必须要转变管理观念，在这种情况下，也就要求从事档案管理的工作人员必须要转变自身固有的思想管理，积极学习各种新的管理方法，认识到档案管理工作的重要性，将档案管理工作作为高校日常管理工作中的重要一项[4]。同时，领导人员应引导校内师生学会使用教学档案，从而更好的利用和开发档案的价值与作用。在此基础上，应调动广大师生参与档案管理工作的积极性与主动性，使师生能够配合档案管理工作人员完成资料信息的收集与统计工作，确保教学档案的准确性和完整性。此外，应对传统的管理模式进行革新，有效提升信息沟通，有效提升档案管理开放性，有效提高高校档案管理的工作质量。

(二)完善管理制度

现如今，随着高校教学工作的多样化发展，高校档案管理工作也越来越复杂，为了能够更好的适应目前高校的发展，必须要对档案管理工作制度进行创新，使管理制度能够真正的走到实际工作之前，从而对档案管理工作进行有效的约束与管理。

各大高校应根据国家发布的《高等学校档案工作规范》《普通高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》中的相关要求与规定，对高校原有的档案管理制度进行完善与补充，结合本学校的特点优化管理制度，真正的实现各司其职，提高工作的严谨性和规范性，构建一套程序严谨、职责明确且落实有力的工作机制。另外，拟定档案管理的工作目标，开展有效的培训工作，吸收高校优秀档案管理工作的经验，做好总结工作，有效提升档案管理规范性，让高校档案管理工作可进入到正常轨道范围内，并发挥出应有的作用与价值[5]。

(三)创新管理方法

由于科学技术水平的提升，传统的纸质版档案管理工作模式已无法满足高校档案管理工作的需求，数字化档案已经逐渐取代传统纸质版档案管理工作的位置。因此，在高校中应增加资金投入，引进更多现代化管理设备，使其能够为档案管理工作服务，构建现代化、信息化的档案管理工作模式，促进档案信息资源的共享。

(四)创新人才培养

档案管理工作质量、效果会受工作人员素质及能力的影响。因此，应做好人才培养工作，使其能够更好的为档案管理工作服务。首先，应对在岗的档案管理工作人员进行再教育与培训，组织工作人员进行进修，拓展其知识层面和思维层面，使其能够充分的认识与了解工作是十分重要的，提升工作人员本身业务水平、能力。其次，应提高档案管理工作人员对现代化技术的运用能力，使其能够熟练的运用计算机，从而为档案管理工作的现代化建设做出贡献。最后，高校也可以通过招聘的方式，吸纳更多有能力的人才，以此满足新形势下档案管理工作对人才的需求与要求。

四、结语

综上所述，在新的教育形势下，档案管理的重要性也得到了凸显，不仅能够对高校的日常活动进行记录，而且也有助于提高高校的教学质量与教学效果。因此，高校档案管理工作必须要根据外界环境的变化与要求，及时创新管理观念、管理制度与管理方法，真正的做到开拓进取、求实创新，只有这样才可以实现系统化、制度化、现代化和规范化的档案管理，确保高校档案管理工作可以长远发展，从而为高校各项工作的开展提供更加有力的支撑。