湖北省科技计划项目档案管理现状及对策

杨梅云 刘延滨

(湖北省科技信息研究院，湖北 武汉 430071)

0 引言

科技计划项目档案是指组织实施各类不同的科技计划过程中形成的具备保存价值，应该归档的立项文件和资料，包括项目申报材料、专家评审材料、项目任务书、项目验收材料等，它是科技计划项目管理过程中各项工作的真实记录，实施科技计划的重要参考依据，也是一种重要的科技信息资源。为加强科技计划项目档案的管理，发挥其在科技项目研究中的作用，提升科技管理的规范性和效能，对科技计划项目档案管理的现状与对策进行梳理与探讨十分必要。

1 湖北省科技计划项目档案管理现状

湖北省科技计划项目档案馆在湖北省科技厅的委托下由湖北省科技信息研究院组织实施建设。通过对省科技厅各处室移交的科技计划项目申报材料、评审材料、立项材料、验收材料等纸质材料进行数字化加工、整理和保存，最大限度地确保了科技计划项目档案材料的完整性，形成了可追溯的痕迹，基本实现了档案的纸质化和电子档案规范化管理，对于提升与推动省科技计划项目管理工作的效能起到了积极作用。

1.1 档案设施及人员配置基本到位

湖北省科技计划项目档案实体馆目前建有专用库房，内置密集档案架、空调、抽湿器、消防设施等，用于存放科技计划项目纸质档案。另设数字化加工室，配有电脑、打印复印机及高速扫描仪等设备，用于档案数字化加工及查询借阅服务。根据相关规定，各处室主要负责同志为科技计划项目档案管理工作的第一责任人，同时明确一名兼职档案管理员集中管理工作中所形成的文件与材料，并定期向省科技计划项目档案馆移交。省科技计划项目档案馆安排专职人员具体承担档案的清点接收、分类整理、数字化加工、归档上架保存、到期报废清查、查询借阅服务等项工作。

1.2 档案管理办法与规范初步建立

为规范湖北省科技计划项目档案管理，湖北省科技厅依据《科学技术研究档案管理暂行规定》《湖北省科技计划项目管理暂行办法(试行)》和《湖北省科技计划项目管理规程(试行)》，制定了《湖北省科技计划项目档案管理办法(试行)》，并于2013年11月正式下文到厅各处室开始执行。省科技计划项目档案馆制定了《湖北省科技计划项目档案馆档案管理规范》《湖北省科技计划项目档案馆数据加工流程》《湖北省科技计划项目档案馆借阅管理规定》等系列日常管理规范，在工作中遵守与使用。

1.3 档案日常管理与运转整体顺畅

根据需求，湖北省科技计划项目档案馆不定期对湖北省科技厅各责任处室移交的科技计划项目档案材料进行核对接收；档案管理人员对接收的项目材料进行清理剔重、分类著录，切割后进行扫描形成的PDF文档集中导入光盘，分年度长期保存；数据同时著录入档案管理系统；还原胶装后的纸质档案按年度、类别标引入库；根据相关规定，立项的科技计划项目档案纸质材料保存5年，未立项项目的申报书保存1年，对于超过保管期限的科技计划项目纸质档案进行登记造册后，送省保密局集中销毁。

1.4 档案查询与利用功能日渐凸显

湖北省科技计划项目档案馆遵循“边移交、边加工、边服务”的原则，及时、高效地开展科技计划项目档案的建设维护与对外查询借阅服务工作，每年接待相关单位(部门)的借阅查询均达到千余项(人次)，主要为湖北省科技厅项目立项、中期检查、结题验收、绩效评估等科技管理环节提供旁证查考；配合省财政厅、省审计厅对项目资金的使用情况进行检查、监督与审计；面向项目承担单位，对其往年承担的项目材料进行查阅利用等。

2 湖北省科技计划项目档案管理中存在的问题

2.1 档案管理的意识有待进一步加强

科技计划项目档案管理虽然是科技管理工作的组织部分，但长期以来，并没得到应有的重视。虽然此前，湖北省科技厅已经出台了《湖北省科技计划项目档案管理办法(试行)》，提出了相应的工作程序和要求，但由于没有建立相应的监督与考评机制，在执行过程中难免会存在一定偏差。也由于科技项目管理本身所具备的特点，不同的科技计划类别由省科技厅不同的业务处室组织实施，再加上有些科技计划项目，执行周期较长，移交什么材料，什么时候移交材料，都由移交方自行把握，移交行为相对随意。档案的接收方基本处于被动状态，致使移交、管理过程中会出现一些难以避免的问题，如：档案管理层级、服务边界、移交材料的完整度欠缺、移交材料时间上的滞后等。

2.2 档案设施和人员配置需进一步优化

目前常规设备和档案库虽配置齐全，基本能满足档案管理日常的一般需要。但有些专业化设备(如高速扫描仪)使用多年，故障频出，不能完全满足大批量的档案材料进行电子化扫描的需要。另外，虽然科技计划项目档案馆目前配备了工作人员，专职从事科技计划项目档案的管理及服务工作，但这些人员差不多都是半路出家，几乎没有档案管理的专业背景，工作的能力较为薄弱。由于没有专业培训的渠道与途径，大家对档案管理知识的了解，全凭平时在工作中摸索，缺少系统化与专业度。而又由于在实际工作中缺乏档案管理服务的专业化知识，也难以从专业化角度对档案管理工作的提升与优化提出合理化的建议。

2.3 档案管理系统还不够完善

随着数字技术的广泛应用，传统的档案工作观念和方法已经不能完全适应档案工作的需要，档案信息化建设也必将成为档案管理的一项基础性业务工作。建馆之初，档案馆曾购进通用的档案管理系统，以期实现档案管理的信息化，但通过一段时间的运行，对照科技计划项目档案管理的实际，该系统模块并不完全契合。但由于档案工作经费所限，无法对系统进行升级改造，由此导致了现有大部分工作仍由手工完成，耗费了相当的人力，严重影响了档案管理工作的效能。

2.4 档案资源的深度开发利用尚未起步

《湖北省科技计划项目档案管理办法(试行)》明确指出，要加强项目档案信息资源的开发使用，研究分析项目管理过程中的特点和规律，为科技计划管理提供咨询服务。但目前限于人力、物力、财力与能力等因素，只是实现了全省科技项目档案管理工作的基础功能，即对全省科技项目档案材料进行数字化加工、归档，做好查询、借阅管理服务，而将科技计划项目档案视作一种信息资源进行深度挖掘、开发利用，尚未起步，如何对科技计划项目档案进行分析、研究、挖掘，为科技管理、科研研究、企业研发提供决策参考，值得深入思考。

3 加强湖北省科技计划项目档案管理工作的对策

科技计划项目档案管理是全省科技管理的一项基础性工作，同时科技计划项目档案也是一种重要的信息资源，在当下环境中，它对科技研究活动全过程轨迹的记录还原功能不可替代，其富含的大量信息与数据作为大数据的来源之一的地位不可替代，需积极探索并用好用活档案信息资源。

3.1 增强档案管理意识，理顺档案工作流程

增强档案管理意识是做好科技档案管理工作的前提，要提升对科技计划项目档案重要性的认识；要进一步理顺档案的管理层级与服务边界，明确档案移交方与接收方的职责和任务，从源头上保证科技计划项目档案的完备性，使档案管理工作不缺位、服务不越位；根据工作实际，进一步制订完善各类档案管理服务制度及规范；另外，科技计划项目档案的管理人员也要增强档案管理的主动作为意识，从被动接收材料变为主动收集材料，以提高档案管理工作的效能。

3.2 完善硬件配套设施，加强档案队伍建设

硬件设施是档案管理的必备基础与支撑，每年必须保证相对固定经费的投入，建议科技管理部门将档案工作经费纳入科技项目经费的预算，每年按比例划拨科技档案管理经费，以保证档案管理配套设施的建设。另外，随着现代化管理手段在科技档案管理上的广泛应用，对档案管理人员也提出了更高的执业要求，不仅需要具备档案专业知识和业务技术，还要具备相关的现代科技能力，并且能够将这种能力运用到工作实际中去。因此，加强档案管理队伍建设，是当务之急。除了适时引进专业人才，现有档案管理人员也应在工作中不断学习新技术，新知识，以适应工作的需要；不定期组织内部专业培训或轮派工作人员参加档案管理部门组织的专业化培训与学习，也是提升素质的必要路径。

3.3 优化档案管理系统，推动信息整合共享

组织技术人员对现行档案管理系统深度梳理，查摆系统在原有功能设计上存在的缺陷，在资金到位的前提下，建立科技计划项目档案管理系统(科技计划项目全过程管理系统)，进一步提升档案管理水平。同时，积极探索档案管理系统与湖北省科技管理工作其它相关联信息系统互联互通的路径。目前，湖北省科技厅已建成并已投入使用的有：科技计划项目申报系统、网上评审系统、科技报告共享服务系统，这些系统独立运行，有各自的特色与侧重，但又都与档案管理系统存在着某些功能与模块的相似与交叉。如何将档案管理系统与这几个系统打通，有机地关联起来，加强相关数据的整合、资源共享和功能优化，实现信息联动，值得我们去进一步探究。

3.4 开发档案信息资源，提升档案利用水平

科技计划项目档案管理的最终目的是服务于科技工作，服务于科技生产和科技管理者。科技计划项目档案是科技活动的过程性记录，包含了大量的科技信息，如科技活动的步骤，科技研究的方法，科技创新的思路等，而这些信息资源深藏原始档案其间，只有通过开发利用才能实现其价值。要转变长期以来档案管理“重收藏、轻利用”的观念，由关注档案的载体管理逐步向关注档案的内容管理转变，通过对档案材料中相关信息的采集、分析、加工、整理，进行编研，形成具有特色性、专业性的专题产品，提供给科技管理部门决策参考或者其他档案利用者使用，使科技管理部门及档案利用者能够在最短的时候内直接获得需要的信息，避免一些时间上的消耗，将更多的精力投入到科技管理与科学研究中去，也由此实现科技计划项目档案管理工作品质的提升。

4 结语

完善科技计划项目档案管理，需提高对科技计划项目档案管理工作重要性的认识，积极探索适宜于科技计划项目档案管理工作良性发展的管理体制和运行机制，最大限度地发挥科技计划项目档案的利用价值，使其更好地服务于全省的科技管理及科学研究工作。