浅谈校园超市存货管理存在的问题及对策

2021-12-25

现代营销·经营版 2021年4期

（酒泉职业技术学院甘肃酒泉 735000）

为方便全校师生学习和生活，有效规避学校食品卫生安全风险，我校引进了校园超市。我校校园超市立足于食品安全，立足于服务师生，以热情的服务，优质的商品满足师生的需求，为师生提供了一个优美舒适的购物环境，切实维护了广大师生的根本权益和身心健康。近年来，随着学校的发展，校园周边逐渐涌现出了大量的私营个体商店，相互竞争给校园超市带来了巨大的压力和挑战，再加上互联网技术的不断发展和电子商务的兴起，对校园超市的发展和经营管理带来了很大的影响。因此，对校园超市的运营管理，尤其是存货的管理进行调查分析，找出存在的问题，寻求解决对策，将是非常必要的。

一、校园超市存货管理中存在的问题

（一）存货管理制度不健全、不完善

学校超市虽然制定了一些规章制度，但还不全面不完善，并没有形成严格的日常工作管理机制、没有严格的职责划分，缺乏相应的激励与约束机制、监督和管理机制有待提升和完善。尤其是考勤制度、采购制度、进货查验制度、库房管理制度、销售制度、货物盘点制度、财务管理制度、台账管理制度、风险防控制度、消防安全制度等没有严格落实到位，不能真正起到规范员工行为、规范企业管理、相互监督相互制约、防范风险，提高工作效率和经营效益等作用。有的制度还存在漏洞，给超市带来重大的经济损失和安全风险。

（二）存货管理责任分工不明确，责任落实不到位

超市管理过程中，虽然有大致的责任分工，但不具体、不明确，在遇到问题、遇到困难的时候，员工和员工之间、上级和员工之间会出现推诿扯皮、消极懈怠的现象。出现这样的情况既影响工作效率，又破坏了员工之间的和睦。存货管理方面没有安排专人负责检查和督查食品安全、存货安全、消防安全、进货质量、索证索票、疫情防控等重要环节的管理工作。由于工作人员配置少、职责分工不明确，部分人员身兼数职。在出现过期食品、劣质商品、商品丢失被盗，存货损毁、错收、漏收、诈骗、安全事故等问题时，无法准确的追查责任和追缴损失，给超市经营发展带领重大损失和风险。

（三）存货管理台账不全面，记录不及时，信息分析反馈不到位

由于校园超市的存货品种繁杂、收发频繁、流动性大，存货的日常收发过程中不能全面及时的查验和登记供货商经营资格，产品合格证明、商品标识、供货商名称及其联系方式、进货时间、生产时间及保质期，进货品名、进货规格、进货数量、进货单价、验收情况、收货人签名等详细信息，造成存货质量不能得到保证，出现劣质商品、过期食品等情况。还会因为记录不全面造成存货计量不准确、计算错误等现象，使账面数量与实际存货数量不一致，会计信息不准确不真实，致使存货结构和存货周期不合理，造成大量多余的存货成本和资金占用，超市管理者也无法精确地推断出各个商品的利润空间，更不能及时了解本超市的经营状况，给超市下一步经营管理带来困扰和负面影响。

（四）存货管理相关的硬件设施设备达不到要求，存货存放不规范

由于校园超市面积不大，存储空间有限，致使存货现场管理缺乏规范性，对存货管理影响较大。存货摆放及区域划分不明显，也不能按照标准的堆码层数码放货物，商品堆放过高，部分货物直接堆放在地上，不符合食品卫生标准，达不到货物离地离墙的要求。由于冷藏柜数量有限，无地方摆放，部分货物不能严格按储存条件进行储存，没有达到冷藏和避光的要求，存在食品安全隐患。此外，由于硬件设施设备不达标，导致防鼠、防蝇、防蟑螂、防潮、防霉变、防火、防盗、防投毒等措施不到位，存在极大的安全隐患。

（五）存货盘点不及时，盘点效果不佳

由于工作人员少，经常性盘点制度不能严格执行到位，使存货盘点不能及时完成，货物检查达不到应有的效果，不能及时发现残次、过期以及不畅销商品，存货库存情况不明晰，“先进先出”制度执行不严格，导致部分货物储存时间过长，超过保质期。不仅存在食品安全隐患，还造成经济损失和经营风险。存货的盘盈、盘亏、积压、毁损等会计信息不能及时反映出来，影响了会计报表的真实性。成本核算按照成本法计算，就容易把在计量、收发、保管中产生的差错，甚至浪费、毁损、非法盗用等流失的存货全部计入销售成本，造成账实不符，导致财务数据虚假，影响超市营业利润计算结果，还会误导管理层的经营决策。

（六）存货预算管理存在盲目性

由于校园超市的服务对象主要是全校学生及教职工，消费具有规律性，因此，校园超市的存货预算管理也应遵循这些消费特点和规律。大学生消费具有共同性和相近性，具有随大流的特点，喜欢追逐品牌和时尚。消费趋势也会随着时间和季节的变化而变化。分析和掌握大学生消费者群体的消费特点和需求趋势，是校园超市存货预算管理的重点，也是校园超市营销策略的关键。目前，校园超市存货预算管理尚处于粗放管理阶段，商品采购的批量、最佳购货时间等因素分析得不精细，超市存货预算工作缺乏科学的方式方法，随意性大，导致存货周转率低下，有的货物销售中出现高缺货和断货，有的货物则被大量积压，造成存货临期或过期，给企业造成较多的资金占用费和仓储管理费，存货预算计划存在盲目性和不准确性。

（七）进货查验不严格，货物配送不规范

进货查验是校园超市存货质量保证的第一道重要关口，尤其是食品类货物，严格的进货查验程序尤为重要。为保障广大师生身体健康和生命安全、保护消费者的合法权益，维护学校正常的教育教学秩序有着非常重大的意义。校园超市规模小、人员少、工作繁忙，往往对进货查验工作重视程度不够，不能严格落实到位，对购进商品的生产日期、保质期、贮藏条件、感官性状、检疫证明、是否转基因、来源合格证明等检查和记录不全面。有时只注重价格低廉，不重视商品质量，给超市经营管理带来安全隐患和经营风险。另外，货物配送过程中存在不规范的情况，一是因为搬运工人的不小心而使货物破损，造成资源浪费。二是由于货物配送方式的落后使得货物在运输的过程中出现货物损毁、丢失、过热或过冷造成货物变质等各种问题，给企业带来经济损失。

（八）存货管理人员专业技术水平不够

由于学校距离市区比较远，加上学校超市工资待遇又不高，多数应聘者都不愿意到学校超市来工作。因此，学校超市招聘好的员工比较困难。目前，在岗的从业人员多数都是初中或小学文化水平，文化层次低、综合素质不高、业务能力不强，工作中缺少工作热情和创新能力。由于缺乏专业知识，缺乏统一的工作标准和岗位职责，部分工作人员无法识别出哪些存货是残次品、过期品和不畅销商品，无法及时将情况反馈给超市管理者。部分工作人员服务意识薄弱、服务能力不强，对客户不够热情主动，缺乏导购技巧、缺乏应有的活力，这些情况都严重制约了校园超市的经营发展，制约了管理水平的提高。

（九）缺乏新技术新设备的及时更新

随着科技的进步，互联网的普及，信息技术的全面应用，智能化、自动化设备的投入使用，给校园超市的运营带来极大的冲击。传统的营运模式和管理手段已跟不上新时代大学生的需求，新技术新设备在校园超市的更新使用将势在必行。一些智能化设备的投入使用将大大提高校园超市的智慧化管理水平，提高校园超市的经营效率。

二、解决超市存货管理问题的对策

（一）建立健全各项管理制度，强化内部管理，提高工作效率

为加强校园超市的规范化管理，促进公司发展，提高经济效益，依据国家有关法律、法规和《企业内部控制基本规范》，针对超市经营管理中出现的新问题、新情况，努力寻求解决问题的新思路、新方法，不断完善各项工作制度，全面修订或制定学校超市《采购管理制度》《存货管理制度》《销售管理制度》《库房管理制度》《进货查验和记录制度》《存货盘点制度》《台账管理制度》《财务管理制度》《考勤管理制度》《安全管理制度》《卫生管理制度》《消防安全管理制度》《突发事件应急预案》《员工守则》《岗位职责》《从业人员健康管理和培训管理制度》等管理制度，强化工作责任、规范工作细则、落实工作任务，狠抓制度落实，严格监督措施，确保校园超市管理科学化、制度化、规范化运行，实现管理有依据、工作有程序、服务有标准的良好局面，促进校园超市经营管理高效快速发展。

（二）细化分工抓落实，明确责任促成效

根据管理制度和工作细则，明确管理层级和岗位责任，规范工作流程。按照制定的《岗位职责》，明确分工，责任到人，签订目标责任书，严格督查，狠抓落实。校园超市可结合实际情况配置店长1名、财务主管1名、货物采购员1名、存货管理员1名、收银员4名、导购员4名。店长全面负责超市的经营管理工作，统一安排和实施超市工作任务和指标，保障公司的财产及资金安全，协调人际关系，管理好工作人员，确保超市运转正常。

财务主管负责管理好超市账目，做好财务收支工作、员工工资发放工作，结算超市的销售状况，定期向店长汇报超市财务状况。货物采购员负责做好市场调查工作及商品采购工作，及时向店长反馈市场动态和采购信息，并做好货物采购记录，将购物清单账目交到财务主管。存货管理员负责库存商品的保管，负责做好出货、进货台账记录，严格执行库存货物先进先出制，负责库存商品的安全，做好防鼠、防蝇、防蟑螂、防潮、防霉变、防火、防盗、防投毒、卫生保洁等存货管理工作。收银员负责做好顾客购货结账服务、咨询服务等工作，做好现金管理及超市防损工作。导购员负责上架商品的保管和客户服务等工作，固定的导购员分管固定区域，做好商品标价工作，及时查看商品有效期，防止过期商品上架销售，在交替换班的时候做好货物数量记录，并签字认可。对店长发放的货物进行签收，并列出清单以便核对。3.建立存货管理台账，严把进货查验关，减少食品安全风险。

严格货物查验、索证索票、入库登记、存储保管、领用核销等流程，杜绝假冒伪劣货物、三无产品、过期食品进入库房；建立存货管理台账，以备随时查询存货库存情况；验收入库的存货及时办理入账手续，做到账实相符；做好存货实物日常管理，做到规范快捷，提高存货周转率；加强存货日常监管工作，实现各个环节公开透明，防止存货被盗、调换、化公为私等营私舞弊行为；防止存货被擅自转移，挪用、毁损、盘亏等不当行为发生。

（三）强化硬件设施设备建设，建立智能化监管平台

加大资金投入力度，改善校园超市设施设备条件，提高校园超市管理的智能化程度，提高空间利用率，提高存货周转率，降低人工成本，使超市利益最大化。

配备充足的制冷系统设备，预防存货腐烂变质。配备数量足够的智能化、网络化的多功能智能收银设备，提高收银员结算效率和正确性，为存货管理、会计帐务管理提供有效手段。为超市管理人员开展市场调查、内部管理、决策咨询、员工考评提供快速、准确、详细的数据信息。

配备全覆盖无死角高清智能实时监控系统，全程展示校园超市经营管理过程，并与市场监管部门互联网智慧监管平台进行对接，实现食品溯源、人员健康管理、视频监控、显示预警、信息存储、统计分析、远程监控等管理功能，切实提高超市安全监管效率和智慧化监管水平。

配备先进的智能化防盗报警系统，实现防盗、防火、防可燃气体中毒、全自动报警、求助、异地遥控、智能分析反应、智能控制等功能，保障校园超市安全。

配备数量足够功能有效的灭火器、感烟探测器、自动喷淋系统、消防水泵、应急灯、疏散指示灯等消防设备，确保校园超市消防安全。

通过图像识别技术、物联网传感技术、自动支付技术、智慧监管技术等相应智能设备的投入使用，大大提高校园超市的智慧化管理水平，提高工作效率、节约时间，降低人工成本，提高校园超市的风险防控能力和市场竞争能力。

（四）及时盘点，严格排查，掌握校园超市真实经营状况

严格落实实地盘点控制制度，对超市的存货进行定期或不定期的盘点清查，并将盘点清查结果与账面记录进行比较，确定其是否账实相符，进而发挥对存货控制作用。超市管理人员要组织人力按照计划进行存货的定期或不定期的实地盘点，及时了解超市的实际情况，找出账实不相符的存货。通过实地盘点，找出账实不相符的存货，查明原因，及时作出相应的会计处理，并追究相关人员的责任。通过实地盘点达到控制存货、指导日常经营业务、防范风险的目的。一是及时掌握超市在本盘点周期内的亏盈状况；二是找出损耗较大的存货品种，以便加强管理，控制损耗；三是发现并清除滞销商品、临期商品、过期商品、变质商品、损毁商品，整理环境，清除死角。

（五）科学进行存货预算，提高存货周转率

利用信息化手段，进行科学的存货预算，提高存货周转效率，增强计划意识，加强计划管理，确保经营活动稳定进行。利用网络优势进行全面的系统管理，通过相关软件管理存货的采购、保存、领用等环节，通过网络平台，实时掌握存货的库存品种、数量等情况，根据掌握的准确存货数据，制定科学的存货预算方案，优化资源配置，减少资金占用，加速资金周转，努力降低资金使用成本。同时，存货预算管理中还要结合校园的实际情况、超市的具体情况、大学生消费特点、当地的季节变化、特定节日等实际因素进行灵活预算和采购，选择最优的存货管理方式。学校超市面对的最大的消费群体就是学生，大学生是一个独特的群体，其消费特征既有一般消费者的特点，又兼具学生群体的个性。大学生消费喜欢追逐时尚，易于接受新事物，具有许多共同的消费点和相同的消费需求，具有随大流的特点；大学生消费对品牌的忠诚度很高，相信自己喜欢的品牌产品。从消费时间上看，每学期开学初期是消费的高峰期，节假日和双休日消费量比较大。从消费品种上看，重点在毛巾、牙膏、洗衣粉、洗发水、化妆品等日用品及饮料、方便面等快捷休闲零食。另外，娱乐、运动、手机、电脑以及新型的IT产品也是大学生消费的热点。分析和掌握大学生消费者群体的需求趋势，是校园超市存货预算管理的重点，也是校园超市营销策略的关键。通过科学综合的存货预算及管理，达到加速存货和资金周转，降低资金占用成本，增加效益，减少风险，提升竞争力的目的。确保超市持续、稳定、健康地发展。

（六）加大从业人员培训力度，提高员工技术水平

认真开展校园超市管理人员和从业人员培训，组织学习《中华人民共和国食品安全法》等相关国家法律法规，学习公司理念及规章制度，学习职业道德规范、岗位职责、业务知识和技能、存货管理知识、服务礼仪常识、消防安全知识等内容，不断提升学校超市管理人员和从业人员服务意识和业务能力，规范服务行为，提高服务质量；注重加强现代信息技术和电子商务人才的培养，提高他们的技术水平和综合素质。强化人才队伍建设，普及业务培训，强化全员服务意识，落实目标责任制，严格考核，奖罚分明，激励员工努力完成工作任务。调动工作人员的积极性，使其在工作岗位上发挥更大潜能，使校园超市更加协调稳定发展。